Projektmanagement

Das Projektkontrolling überwacht, steuert und erstattet Bericht über die im magischen Dreieck befindlichen Punkte: Zeit - Aufwand - Ergebnis / Leistung)

- Istaufnahme durchführen
- Istsituation darstellen
- Stichtagsauswertung vornehmen das heißt Abweichung zur Planung
- Planungsaktualisierung durchführen
- Wirtschaftlichkeit / Effizienz beurteilen
- Prognosen aufzeigen
- Notwendige Steuerungsmaßnahmen erarbeiten
- Bericht erstattet
- Steuerungsmaßnahmeneinleiten
- Planung fortschreiben
 

Tatsächliche Leistung (bereits erbracht) = Ist-Leistung (Perfomance)

Zu erbringende Leistung = Planleistung (Scope)

Der Fortschrittsgrad (FGR) gibt in Prozent an, wie weit das Projekt tatsächlich fortgeschritten ist.

Der Plan-Fortschrittsgrad (FGRPlan) gibt an, wie viel Prozent der geplanten Zielerreichung zu diesem Zeitpunkt tatsächlich erreicht wurde. Man sollte planmäßig an diesem Punkt sein, ist aber tatsächlich hier.

Wie viel Prozent der Zielerreicht am Stichtag tatsächlich bereits erreicht wurde.

Der Fertigstellungswert gibt an, wie viel Prozent der Plan-Gesamtkosten zu dem jetzigen Zeitpunkt erreicht sind.

Plan-Gesamtkosten (PGK) x Ist-Fortschrittsgrad in %

Unter Prognose versteht man die Aussage über zukünftige Ereignisse oder Werte, beruhend auf Beobachtungen aus der Vergangenheit.

Trends sind Aufzeichnungen ausschließlich aus der Vergangenheit, die in die Zukunft übertragen werden. Daraus lassen sich Prognosen ableiten.

Sie trifft Aussage darüber, ob die geplanten Meilensteintermine voraussichtlich eingehalten werden, sich verzögen oder schon früher als geplant vorliegen.

Die Aufwandtrendanalyse (ATA) gibt Aussage darüber, ob der ursprünglich geplante Aufwand voraussichtlich zur Fertigstellung ausreichen wird, überschritten oder unterschritten wird.

Bei der Kostentrendanalyse (KTA) wird eine Prognose getroffen, ob die ursprünglichen Plangesamtkosten (PKG) bei Fertigstellung eingehalten, überschritten oder unterschritten werden.

- Veränderung der Ressourcen (mehr Personal, Fremdvergabe)

- Reduzierung des Aufwands (Technische Alternativen, Zukauf know-how, Prozessanpassung)

- Erhöhung der Produktivität (Technologie oder Methodenwechsel)

- Veränderung des Leistungsumfangs (Qualitätseinschränkung, Reduzierung Änderungswünschen, Dokumentation)

- Verbesserung der Prozessqualität (Verstärkung Projektmarketing, Bessere Identifikation mit dem Projekt, bessere Kommunikation)

Der Prozess einer Risikoanalyse:

- Risiken identifizieren
- Bewertung der Risiken
- Gegenmaßnahmen planen
- Bewertung der Maßnahmen
- Entscheidung treffen, ob Maßnahmen erfolgen sollen
- Maßnahmen planen und durchführen

Methoden der Risikoidentifikation:

- Checklisten
- Fragelisten
- Kreativitätstechniken
- Nominale Gruppentechnik
- Delphi-Methode
- Expertenbefragung
- Szenario-Methode
- Fehlerbaumanalyse
- FMEA-Verfahren
- Simulationsverfahren

Die Risikobewertung kann durch eine Portfoliodarstellung erfolgen.

Es wird die  Eintrittswahrscheinlichkeit (%) und die Tragweite (€) bewertet und die einzelnen Risiken in ABC eingestuft. A = Hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und hohe Tragweite, B = Eher hohe bis hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und / oder ehe hohe bis hohe Tragweite, C = gerine bis eher geringe Tragweite und Eintrittswahrscheinlichkeit

Das Stakeholderportfolio ist eine Umfeldbetrachtung der Stakeholder. Anhand der Parameter Betroffenheit und Macht wird eine ABC Analyse durchgeführt. Ist der entsprechende Stakeholder stark betroffen vom Risiko und besitzt eine Hohe macht, wird er in A eingruppiert, ist er mittelmäßig betroffen und besitzt mittelmäßig macht ist er in B einzugruppieren und ist er niedrig betroffen und hat wenig macht, ist er in A einzugruppieren. Dementsprechend sind die Maßnahmen abzuleiten. A = Hohes Engagement, B = Mittleres Eingagement, C = Beobachten

Die Aufwandsschätzung sollte auf Basis des Projektstrukturplanes (PSP) erfolgen. Hier sind die groben Arbeitspakete bereits definiert.

Die Einschätzung kann durch Experteneinschätzung,  Expertenworkshop oder durch parametrisierte Schätzung (Vergangenheitswerte mit unterschiedlichen Schwierigkeitsstufen)

Zur Sicherstellung des Projekterfolges sollten Informationen regelmäßig im Projektteam getauscht werden und die Stakeholder informiert werden. z.B. Jour fixe, Teammeetings, Q-Meetings oder LA-Stizungen (Leitungsausschuss)

Zum Informationsmanagement gehört auch die Projektdokumentation und die Archivierung.

- Auftraggeber, Projektleiter
- Projektorganisation
- Auwand, Kosten
- Zeitdauer
- Veränderungen während der Projektlaufzeit
- Übergabeelemente
- Wer ist für Fehler, Nachbesserungen verantwortlich

Das im Rahmen des Projekts gewonnene Wissen, sollte in einer Datenbank gespeichert werden, um für nachfolgende Projekte und andere Mitarbeiter abrufbar zu sein. Hierbei sind die Meilenstein- und Projektabschlusssitzung wichtige Termine für die Dokumentation

- Übergabebericht für den externen Kunden
- Abschlusssitzung
- Auflösung / Verabschiedung des Projektteams zur Rückführung
- Projektabschlussbericht

Die Szenariotechnik ist ein Analyseinstrument zur strategischen Planung und Entscheidungsfindung.  Sie dient zur Prognose von zukünftigen Ereignissen. Es wird versucht Prognosen zu treffen und auf Grundlage dieser Prognosen strategische Entscheidungen zu treffen bzw. Pläne abzuleiten. Auf Grundlage der verschiedenen Szenarien können Strategien entwickelt werden, um bei deren Eintritt schnell reagieren zu können.

Schritte bei der Szenarioanalyse

1. Aufgabenanalyse
(Defnieren des Themenfeldes)
2. Einflussanalyse
(Einflussfaktoren und Einflussbereiche)
3. Trendprojektionen
(Formulieren von Deskriptoren und Annahmen)
4. Alternativenbündelung
(Bilden von alternativen Annahmen)
5. Szenarieninterpretation
(Entwickeln und Interpretieren der ausgewählten Umfeldszenarien)
6. Konsequenzanalyse
(Analysieren der Auswirkungen)
7. Störereignisanalyse
(Ableiten der Konsequenzen)
8. Szenariotransfer
(Konzipieren von Maßnahmen und Planungen)

Funktionale Bereiche eines Projektressourcenplanes:

• Personal
• Material
• Infrastruktur
• Fremdleistungen
• Kosten / Liquidität

Aufgaben des Projektinformationsmanagements:

• Erfassung relevanter Informationen auf allen Ebenen
• Auswertung der erhobenen Informationen
• Aufbereitung der Informationen
• Informationsverteilung
• Verwaltung der Informationen
• Archivierung der Informationen

Von ein Change spricht man, wenn sich während der Durchführung des Projektes Änderungen in den Anforderungen ergeben. Diese können sich durch nicht einwanfrei formulierte Anforderungen (kein gutes Lastenheft) oder durch ändernde Projektziele ergeben.

Das Change-Request-Mangagement teilt sich in die Schritte
Aufnahme
Planung
Koordination
Kontrolle
und Abrechnung

des Changes auf.

Ein Früherkennungssystem ist ein Informationssystem, dessen Ziel die frührzeitige Erkennung, Diagnose und Weitergabe von führungsrelevanten Wissen ist.

Mögliche Indikatoren:

Unternehmung:
- Leistungsprozess, Fehlerquote, Stückkosten
- Kapital: Rentabilität, Cashflow
- Technologie: Automatisierungsgrad
- Unternehmenskultur: Fluktuation, Kunden, Zulieferer

Markt:
Marktpotential: Auftragsvolumen, Kundenzahl, Status im Produktlebenszyklus
Marktstruktur: Produktnachfrage, Wettbewerbsstrategie, Marketingpolitik, Verhandlungsposition der Zulieferer

Umwelt:
Gesamtwirtschaft: Bruttosozialprodukt, Geldwert, Wechselkurs, Ifo-Index
Bevölkerung: Demografische Parameter
Technologie: Innovationen, Prozess- und Produktentwicklungen
Politik: Regierung, Gesetzlage, Abkommen, Verordnungen
Gesellschaft: Werteentwicklung
 

Das Managementinformationsystem ist ein das gesamte Unternehmen umfassendes und auf die Managementaufgaben ausgerichtetet Informationsprogramm.

Das Pre-Rating ist ein Verfahren, um sich sehr gut auf Bankgespräche vorzubereiten.

Der Pre-Rating Prozess lässt sich in fünf Phasen gliedern:

- Interviews mit der Geschäftsleitung und ausgewählten Führungskräften
- Bearbeitung mit einem Ratingtool
- Auswertung der Ergebnisse und Berechnung der Bonitätsklasse
- Präsentation der Ergebnisse mit Empfehlungen durch eine Maßnahmeplanung
- Umsetzung der Empfehlungen
 

Die Projektmanagementphasen

Contracting
- Ziele definieren
- Teamzusammenstellung
- Kick-Off-Veranstaltung

• Projektziel
• Rollenverteilung
• Groben Projektablauf definieren
• Risikoanalyse vornehmen (Brainstorming
• Regeln der Zusammenarbeit aufstellen
• Projektsteckbrief erstellen / unterschreiben

Planungsphase
- Projektphasen festlegen (z.B. Analyse, Konzept, Umsetzung, Rollout)
- Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen aufstellen
- Aufwand- und Ressourcenplanung
- Verträge erstellen
- Projektorganisation festlegen

Durchführung / Kontrolle
- Magisches Viereck (Leistung: Zeit / Aufwand)
- Berichtswesen / Meetings
- Wissenssicherung
- Abgleich mit Projektstrukturplan
- Abgleich mit Netzplan
- Meilensteintrendanalyse
- Aufwandtrendanalyse
- Kostentrendanalyse
- Change-Request-Management
- Claim-Management

Abschluss
- Projektabschlussbericht
- Projektabschlussbesprechung
- Wissenssicherung "lessons learned"
- Projektteamauflösung