Personalassistent 2015 / Gehaltswesen

Nein, es muss keine Anmeldung der Neuzugänge erfolgen, da in der Versicherungsdeckung das gesamte Personal während eines Jahres eingeschlossen ist. Mit der Deklarationsstatistik der jährlichen Lohnsumme, die HR anfangs Jahr bei den Versicherungen einreichen muss, sind sämtliche Angestellten während eines Jahres einbezogen.

Nur bei enormen Personalschwankungen müsste eine Anpassung gemeldet werden. 

Wenn nichts anderes vertraglich vereinbart ist, gehen 

• Beiträge für BU vollumfänglich zulasten des AG
• Beiträge für NBU vollumfänglich zulasten des AN, wobei sich der AG häufig paritätisch beteiligt oder die Beiträge sogar vollumfänglich übernimmt (Fringe Benefits)

Wenn ein MA einen längeren unbezahlten Urlaub nimmt oder seine Erwerbstätigkeit aufgibt, so kann die NBU-Versicherung durch eine Einzel-Abredeversicherung für höchstens 6 aufeinanderfolgende Monate nach Vertragsende verlängert werden.

(Für die Praxis / Achtung: Man kann die Monate auch einzeln verlängern, muss aber unbedingt darauf achten, dass man den Folgemonat immer bereits während dem noch laufenden Monat wieder einzahlt und verlängert. Wenn einmal unterbrochen, gilt die Abredeversicherung nicht mehr.) 

Es dürfen grundsätzlich keine unnötigen Daten erhoben oder angesammelt werden.

Für die Lohnadmin dürfen nur diejenigen Daten zugänglich sein, die für den Lohnprozess benötigt werden. 

• Entgelt:   bezeichnet die in einem Vertrag vereinbarte Gegenleistung.
• Salär:   ist die schweiz. Bezeichnung für geldwerte Entlöhnung
• Honorar:   ist die Vergütung für freiberufliche Leistungen.

Das Schweizer Gesetz kennt keine fixierten MIndestlöhne. Mindestlöhne können im GAV vorgesehen sein. Bei Abweichungen von dem was üblich ist, gilt das Günstigkeitsprinzip zugunsten des AN.

• Der Lohn muss spätestens Ende jedes Monats auf das Konto des AN überwiesen (OR 323 I) oder während der Arbeitszeit bar übergeben werden (OR 323b I).
• Der AN hat Anspruch auf schriftliche Lohnabrechnung und
• die Lohnzahlung muss in der gesetzlichen Währung erfolgen (OR 323b I). 

Der AG kann seine Gegenforderung nur bis zum betreibungsrechtlichen Existenzminimum des AN mit dessen Lohn verrechnen (OR 323b II).

Das Gesetz schreibt vor, dass ein Mitarbeiter, welcher seit mehr als 3 Monaten bei der Unternehmung beschäftigt ist und ohne sein Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert ist, während einer bestimmten Zeit (min. 3 Wochen im 1. Dienstjahr und anschliessend entsprechend länger) Anrecht auf die vorangehende, übliche Lohnfortzahlung hat (OR 324a I). Die Dauer der Lohnfortzahlung ist beschränkt und richtet sich nach der Dauer der Anstellung. Geregelt wird die Dauer der Lohnfortzahlung entweder im EAV, GAV oder nach Basler, Berner oder Zürcher Skala.  

Wir der MA im gleichen Dienstjahr auch aus unterschiedlichen Gründen mehrmals unverschuldet arbeitsunfähig, so werden die Absenzen zusammengezählt und an den Lohnfortzahlungsanspruch angerechnet.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit im neuen Dienstjahr an, dann erneuert sich der Lohnfortzahlungsanspruch des AN entsprechend der konkreten Anzahl Dienstjahre.

Als selbstständig erwerbende Personen gelten Personen, die:

• nach aussen mit eigenem Firmennamen auftreten.
• ihr eigenes wirtschaftliches Risiko tragen.
• ihre Betriebsorganisation frei wählen können.
• für mehrere Auftraggeber tätig sind.
• andere Personen beschäftigen.

Ein gutes Lohnsystem muss nicht jede kurzfristige Veränderung mitmachen. Es ist aber wichtig, dass flexibel auf die wichtigsten Trends reagiert werden kann. das System sollte möglichst für das ganz Personal anwendbar sein.

Die sich in jüngster Zeit stark veränderten Normen und Werte in der Gesellschaft beeinflussen die Vorstellung von Lohngerechtigkeit stark.

Vorbehaltlose Systemtransparenz und gelebte Fairness schaffen für die MA eine wirkliche Vertrauensgrundlage. 

Innerbetriebliche Lohngerechtigkeit lässt sich mit einem Lohnklassensystem herstellen, in dem die MA 

• in eine ihrer Aufgabe und Verantwortung entsprechende Lohnklasse eingeteilt werden.
• gute Leistungen und fundierte Erfahrung im Lohn berücksichtigt werden.
• die Löhne im Unternehmen marktkonform sind.

• Arbeitsplatzbewertung:   Arbeitsplätze werden objektiv aufgrund sachlicher und messbarer Kriterien beurteilt und in eine bestimmte Lohnklasse eingestuft.
• Leistungsbeurteilung:   Durch regelmässige Qualifikationen aller MA im Betrieb wird leistungsgerechte Entlöhnung möglich.
• Salärvergleich:   Mehrere Unternehmungen schliessen sich für Vergleichszwecke zu einer Gruppe zusammen.

• Zeitlohn:   Im täglichen Bürobetrieb wird für übliche Büroarbeiten während einer vorgesehenen Arbeitszeit ein vorbestimmter Lohn bezahlt, ohne Rücksicht auf das Arbeitsergebnis. (Bsp. In der Personalabteilung werden Zeugnisse abgefasst, die alle individuell auf die betreffenden AN ausgerichtet sind. D.h. dass man für die einzelnen Zeugnisse unterschiedlich lange braucht, je nach Unterschiedlichkeit und Kompliziertheit des jeweiligen Zuständigkeitsbereichs. Es würde keinen Sinn ergeben, Zeugnisse in Akkordarbeit zu erstellen, deshalb wird eine solche Tätigkeit in Zeitlohn bemessen.

• Akkordlohn:    Geldakkord für Stückarbeiten. Je Stück wird ein bestimmter Betrag ausbezahlt. Zeitakkord für eine bestimmte Leistung oder Menge wird eine bestimmte Vorgabezeit festgelegt. Für diese bestimmte Zeitspanne wird dann ein bestimmter Akkordsatz vereinbart. (Einem Akkordmaurer wird auf der Baustelle für eine bestimmte Anzahl m2 Mauer, ein fixer Betrag ausbezahlt.

Einem MA wird für eine herausragende Leistung  eine Prämie als Anerkennung ausbezahlt.

• Mengenprämien (Steigerung der mengenmässigen Produktivität).
• Güteprämien (Qualitätssteigerung des Produkteergebnisses / Verhütung von Minderqualität, Ausschuss).
• Nutzungsprämien (Ausfallzeiten wie Warte-, Leerlauf-, Reparaturzeiten auf Minimum reduzieren).
• Ersparnisprämien (wenn Einsatz und Verbrauch von Werkstoffen eingespart werden konnte).

Die Provision ist auch eine Form der Erfolgsbeteiligung. Dies aber einfach nur im Rahmen von einzelnen Geschäften, die durch AN selber zustande gekommen sind.

Einem Autoverkäufer wird für jedes verkaufte Fahrzeug 5% Provision des Verkaufspreises ausgerichtet.

• Gewinnbeteiligung (Wird meistens höheren leitenden Angestellten gewährt, die den Geschäftsgang des Unternehmens direkt beeinflussen können).
• Erfolgsbeteiligung (Sollen einen Anreiz bieten, das Gesamtergebnis des Unternehmens zu verbessern).
• Umsatzbeteiligung (Leistungsanreiz für Verkaufspersonal um Verkaufserlös zu steigern).

Eine Gratifikation ist eine freiwillige Sondervergütung, die der AG dem AN zu bestimmten Anlässen (Weihnachtsgrati, Jahresendzulage) auszahlt. Die Höhe kann varieren und hängt vom Ermessen des AG ab.

Wichtig:   Anspruch auf Gratifikation besteht eigentlich nur, wenn dies so vereinbart wurde oder aber üblich ist (Gewohnheitsrecht), also über mehrere Jahre immer, auch stillschweigend, so ausbezahlt wurde. Deshalb muss der AG bei jeder Auszahlung schriftlich erklären, dass die Gratifikation aus einem bestimmten Grund als einmalige freiwillige Zusatzleistung ausbezahlt wurde. 

Fringe Benefits sind

• Zusatzanreize zum Lohn
• beeinflussen die Steuersitation des AG positiv
• gutes Image für das Unternehmen
• verhelfen zu engerer Bindung der AN an Unternehmung.

Nein, Familienzulagen sind kantonal geregelt. Zwar schreibt das Familienzulagengesetz eine Mindestzulage vor, die jedoch von vielen Kantonen unterschiedlich auf kantonale Verhältnisse angepasst wurde.

Als Übestunden gelten jene Stunden, welche über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehen und von der Höchstarbeitszeit begrenzt werden.

Im Einverständnis mit dem AN kann der AG die geleisteten Überstunden durch Freizeit von mind. gleicher Dauer ausgleichen (Kompensation 1:1). Wir die Überstundenarbeit nicht durch Freizeit ausgeglichen und ist nichts anderes schriftlich vereinbart, werden Überstunden durch einen Zuschlag von 25% zum Normallohn entlöhnt.

Es ist aber auch möglich, im Vertrag vorgängig zu vereinbaren, dass geleistete Überstunden im Lohn bereits enthalten sind.

Überzeit liegt vor, wenn die vom Gesetz vorgegebene wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 / 50 Stunden überschritten wird. Dem kaufmännischen Personal, bei technischen und anderen Angestellten sowie beim Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels ist nur dann ein Lohnzuschlag von 25% auszurichten, wenn die Überzeit 60 Stunden pro Kalenderjahr übersteigt.

Überzeitarbeit ist mit einem Lohnzuschlag von 25% zu entschädigen. (Wenn nichts speziell vereinbart wurde, erfolgt die Auszahlung mit einem Zuschlag von 25%!!)

Nur wenn AN ausdrücklich einverstanden ist, kann Überzeit auch durch Freizeit von gleicher Dauer (1:1, also ohne Zuschlag) ausgeglichen werden.  Die Kompensation muss innert 14 Wochen erfolgen.

86500 / 52 / 42.5 * 7 * 1.25 = 342.50 Lohnzuschlag für Überzeit.

Vorübergehende Sonntagsarbeit ist mit einem Lohnzuschlag von 50% zu entschädigen.

Naturallohn gibt es heute noch im Gastgewerbe und der Landwirtschaft. Der Grundlohn, der ausgezahlt wird, ist tiefer, da ein Teil des Lohns an Kost und Logis des Arbeitnehmenden angerechnet wird.  

• Effektive Spesen (können ausbezahlt werden, wenn die steuerrechtlichen Vorgaben eingehalten wurden / wie Übernachtungsspesen gegen Beleg, effektive Mittag-/Abendessen max. CHF 35.-- oder Fallpauschale pro Hauptmahlzeit von max. CHF 30.--, effektive Höhe der Spesen für Kundeneinladungen, öffentl. Transportmittel wie Bahn oder Flugzeug gegen Beleg, Kilometerentschädigung max. CHF 0.70 pro km mit Privatwagen etc.)

• Pauschalspesen (die meist leitenden MA und Aussendienst-MA monatlich als Pauschalbetrag für kleinere Auslagen und Repräsentationszwecke überwiesen werden)

• Spesenvergütungen im Rahmen des Spesenreglements, welches von der kant. Steuerbehörde bewilligt wurde. Diese haben den Vorteil, dass Spesenentschädigungen und Pauschalspesen für die Steuereinschätzung verbindlich sind.

Grundsätzlich ist ein Spesenreglement genauso wie ein MA-Reglement ein Führungsinstrument.

Es dient

• zur Schaffung von Transparenz bezüglich Spesenersatz
• zur Vermeidung von unnötigen Diskussionen mit Steuerbehörden und auch Angestellten
• dazu, den MA möglichst grosszügige Entschädigungen vergüten zu können und damit steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Belastungen zu verringern
• der Kostensenkung und Entlastung der Unternehmung
• Rationalisierung des Spesenwesens und damit der Entlastung für das Unternehmen und die Administration
• Motivierung der MA zu grösstmöglichem Einsatz für das Unternehmen.

Leistungen Dritter sind Taggelder (Erwerbsausfallentschädigungen), die der Unternehmung von Versicherungen oder durch die Erwerbsersatzordnung zurückerstattet werden.

UVG, KTG, MSE, IV, EO.

Nein, die KTG-Versicherung ist freiwillig, ausser wenn GAV vorliegen oder dies im Vertrag anders vereinbart wurde. Hat jedoch ein AG für seine MA eine Krankentaggeldversicherung abgeschlossen, muss er mindestens die Hälfte der Prämien übernehmen. Die andere Hälfte des Beitrags kann dem AN weiterverrechnet werden. Viele AG übernehmen sogar die gesamte Versicherung als Fringe Benefit.

Ja, die EO-Entschädigungen gelten als Einkommen und gehören zum AHV-pflichtigen Lohn.