Personaladministration, Teil 2 - Personalassistent NbW 2013
3. Personaldossier 5. Personalaustritt
3. Personaldossier 5. Personalaustritt
Fichier Détails
| Cartes-fiches | 26 |
|---|---|
| Utilisateurs | 53 |
| Langue | Deutsch |
| Catégorie | Gestion d'entreprise |
| Niveau | Autres |
| Crée / Actualisé | 11.05.2013 / 18.09.2020 |
| Lien de web |
https://card2brain.ch/box/personaladministration_teil_2_personalassistent_nbw_2013
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| Intégrer |
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Welche Gründe können zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses führen, die weder vom AG noch vom AN beeinflusst werden können?
Pensionierung
Invalidität
Todesfall des AN (stirbt der AG, geht das Arbeitsverhältnis auf die Erben über)
Von vornherein befristeter Einsatz
Keine Verlängerung der Arbeitsbewilligung
Durch wen und auf welche unterschiedlichen Arten (Gründe) kann ein Arbeitsverhältnis beendet werden?
Kündigung durch Arbeitgeber:
- Betriebsschliessung, Standortwechsel
- Wirtschaftliche Gründe (Stellenabbau)
- Strukturrelle Gründe (rationellere Arbeitsabläufe)
- Mangelnde Leistung oder Verhalten des AN
Kündigung durch Arbeitnehmer:
- Berufswechsel oder -aufgabe
- zu tiefer Lohn oder keine Erhöhung
- zu anspruchsvolle oder unterfordernde Tätigkeit
- schlechtes Arbeitsklima (VG, Team)
- keine Entwicklungsmöglichkeiten
- keine Beförderung
- Rückstufung
- Mobbing oder Burnout
Aufhebungsvertrag:
nur bei gemeinsamer Einigung über Beendigung des Arbeitsverhältnisses; im gegenseitigen Einvernehmen
Was sind die Vorteile eines strukturierten Austrittsgespräches?
- Möglichkeit der Präsentation eines strukturierten Gesamtergebnisses aus allen Einzelaustrittsgesprächen (Aggregation/Zusammenfassung aller gleichen Einzelaussagen zu einem Thema)
- spontanere Antworten
- innert kurzer Zeit viele Feedback-Informationen
- Möglichkeit der besseren Überprüfbarkeit durch grössere Objektivität der Aussagen (aufgrund der Aggregation durch eine grossen Fallzahlen-Menge)
Welche Arten von Austrittsgesprächen gibt es?
unstrukturiertes Gespräch
standardisiertes / strukturiertes Gespräch (Befragung aller austretenden MA zu den gleichen Themen)
Was sind die Ziele eines Austrittsgespräches?
Der AG hat die Möglichkeit Feedback vom AN über folgende Themenkreise zu erhalten:
Arbeit/Aufgaben
Arbeitsplatz/Infrastruktur
Mitarbeiterführung durch VG / Zusammenarbeit
Lohn / Sozialleistungen / Fringe Benefits
Aus- und Weiterbildung / pers. Entwicklungsmöglichkeiten / Karriere
um Mängel im Arbeitsverhältnis (nicht erfüllte Erwartungshaltung der MA) zu verbessern oder zu beseitigen.
- Erfassung der wahren Austrittsgründe
- Grundlage für Verbesserungen, Korrekturen
- Feedback an Linie
- Förderung des Firmenimages
- Wiedereinstieg ermöglichen
- Arbeitsverhältnis mit Dank abschliessen
Kann der AN den Versicherungsschutz im Falle von Krankheit nach dem Austritt bei der AG-Versicherung verlängern?
Wer kommt im Kranheitsfall für den Lohn auf, wenn der AG keine KTG-Versicherung abgeschlossen hat?
Der AG muss für die Lohnfortzahlung sorgen; dies ist eine gesetzliche Pflicht basierend auf den Dienstjahren des AN und wird anhand der Berner / Zürcher / Basler Skala berechnet.
Nach welcher Zeitspanne und welche Versicherungsdeckung läuft bei der Pensionskasse/BVG nach dem Austritt ab?
Die Risikoversicherung gegen Invalidität/Tod -
30 Tage nach dem Austritt
Die Gelder werden i.d.R. in die Pensionskasse des neuen AG oder auf ein Sperrkonto einer Freizügigkeitsstiftung einbezahlt.
Was ist grundsätzlich beim Personalaustritt über den Versicherungsschutz der Unfallversicherung (BU/NBU) zu beachten?
Der Versicherungsschutz läuft im Falle eines Unfalles grundsätzlich bis 30 Tage nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter (d.h. letzter vertraglicher Arbeitstag oder Tag, an dem der Anspruch auf min. halben Lohn oder Lohnersatz aufhört)
Der AN kann jedoch den Versicherungsschutz für Nichtberufsunfälle (NBU) durch eine Abrede-versicherung für max. 6 aufeinanderfolgende Mte. über das Ende der obligatorischen Unfallversicherung hinaus verlängern. - Dies muss aber vor Beginn der Nachdeckung (spätestens am 30. Tag nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses) einbezahlt werden.
Aus welchem Grund und über welche Punkte muss der AG den AN beim Austritt informieren?
Aufgrund der Fürsorgepflicht des AG muss der AN über folgende Punkte informiert werden:
- Deckung im Rahmen der Unfallversicherung nach dem Austritt
- Deckung im Rahmen des BVG/Pensionskasse
- Deckung im Rahmen der Krankentaggeldversicherung (KTG)
Welche Punkte gehören in eine Checkliste für ein Personalaustritt und wie sehen die Zuständigkeiten aus?
- Kündigung prüfen & Erhalt schriftl. bestätigen --> HR
- Klärendes Gespräch mit MA --> HR/VG
- Interne Meldung an GL/VG/IT machen --> HR
- Klären der gegenseitigen Forderungen wie Ferien, Überstunden, Darlehen, etc. --> HR
- Festlegen des Austrittstermin --> VG
- Nachfolgeregelung --> VG
- Arbeitsorganisation während der KF --> VG
- Schlussqualifikation/Zeugnisentwurf --> VG
- Aufklärung über Versicherungsschutz (nach Austritt) -->HR
- Abmeldung bei den Sozialversicherungen --> HR
- Zeugnis ausformulieren / übergeben --> HR
- Schlusslohnabrechnung veranlassen --> HR
- Austrittsgespräch --> HR
- Verabschiedung --> VG
- Materialrückkabe/Schlusskontrolle --> VG
- Personaldossier bereinigen, schliessen & archivieren --> HR
Wie kann sich der AG vor missbräuchlichen Anfragen von Drittpersonen über Personendaten der MA schützen?
Aus Sorgfalts- und Beweisgründen schriftliche Anfragen verlangen und diese schriftlich beantworten.
Wann und in welchen Fällen darf der Arbeitgeber Auskunft über Personaldaten an Dritte geben?
- bei Anfragen von Banken, Kreditkartenherausgebern und Vermietern:
nur mit Zustimmung des Mitarbeiters
- bei Anfragen von Amtsstellen/Behörden (z.B. Organe wie Sozialversicherungen, (Fremden-)Polizei, etc.):
ohne Zustimmung des MA aufgrund Kraft gesetzlicher Verpflichtungen
- in allen andere Fällen (z.B. Referenzauskunft): keine Auskünfte ohne Zustimmung des MA
Wie lange müssen Unterlagen eines Personaldossier aufbewahrt werden (Aufbewahrungspflicht des AG)?
Gemäss OR 962 müssen ein- und ausgegangene Kopien der Geschäftskorrespondenz während 10 Jahren aufbewahrt werden.
10 Jahre:
- Verträge
- Lohnabrechnungen und -ausweise,
- Sozialversicherungsunterlagen
- Mitarbeiterbeurteilungen und Zeugnisse
5 Jahre (aus arbeitsrechtlicher Sicht):
- Akten- und Gesprächsnotizen
- Verweise, Verwarnungen, Belobigungen
- Zeiterfassungsblätter
- Spesenbelege
Einsicht Personaldossier:
Kann die schriftliche Auskunftspflicht des Arbeitgebers auch durch eine andere Form (Art und Weise) ersetzt werden?
Einsicht Personaldossier:
Welche Daten/Informationen muss der AG dem AN nicht zeigen?
- überwiegende Interessen des Arbeitgebers
- überwiegende Interessen von Drittpersonen
(z.B. Namen von Verfassern von graphologischen Gutachten) - persönliche Notizen des Arbeitgebers
- Unterlagen über Personal- und Karriereplanung (beabsichtigte Beförderung des Arbeitnehmers)
- Unterlagen über laufende Verfahren
Wer hat ein Recht auf Einsichtnahme des Personaldossiers?
- jeder Mitarbeiter hat das Recht auf umfassende Einsichtnahme / Auskunftserteilung - schriftlich und kostenlos (Kopie oder Ausdruck)
- der direkte Vorgesetzte --> arbeitsplatzbezogenes Interesse
- Mitarbeiter der Personalabteilung
Welche Vorteile bieten elektronische Personaldossiers?
- schneller Zugriff
- Kosten- und Platzvorteile bei der Lagerung
- bestimmte Daten können von verschiedenen Abteilungen (HR, FIBU, Controlling, Linie) genutzt werden
- besserer Schutz mittels Sicherung durch Backup
Wie kann man Personaldossiers in Papierform schützen und wo sollten diese gelagert (Standort) werden?
Art. 7 DSG besagt, dass Personaldaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden müssen.
Zum Bsp. durch:
- Zentrale Lagerung (z.B. in der Personalabteilung)
- Abschliessbarer Raum
- Feuerfester Schrank
- nicht offen und unbeaufsichtig herumliegen lassen
- Einsichtnahme ausschliesslich im Personalbüro
Welche möglichen Gefahren bestehen für Personaldossiers in Papierform?
- Einsichtnahme durch unbefugte Personen
- Diebstahl von Personendaten
- Veränderung von Personendaten
- Zerstörung durch Wasser und Feuer oder mutwillig
Was gehört nicht ins Personaldossier?
Daten über das private, öffentliche und gewerkschaftliche Freizeitverhalten ausserhalb des Unternehmens,
Beispiele:
- politische Aktiviäten und Parteizugehörigkeit
- religiöse Gemeinschaften/Zugehörigkeit
- sexuelle Vorlieben
- familiäre Verhältnisse
- Bekanntenkreis
Welche Gesetze/Artikel nehmen Einfluss auf den Inhalt und die Führung des Personaldossiers?
Art. 4 DSG:
Personendaten dürfen nur rechtmässig erhoben werden
Die Bearbeitung hat nach Treu und Glauben zu erfolgen und muss verhältnismässig sein
Art. 328b OR:
Arbeitgeber darf Daten über Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie einen Arbeitsplatzbezug aufweisen und wahrheitsgemäss sind.
Nach welchen Punkten kann man ein Personaldossier auch noch gliedern?
Personalien:
Stammblatt
Bewerbungsunterlagen
Notizen zum Interview
Referenzauskünfte
Vertragsunterlagen:
Arbeitsvertrag
Personalreglement
Vertragsänderungen
Beförderungen
Entwicklung:
Probezeitbericht
Mitarbeiterbeurteilung
Vorgestztenbeurteilung
Weiterbildungen
Finanzielles:
Lohnabrechnung
Lohnentwicklung/-erhöhungen
Lohnpfändungen
Lohnausweise
Versicherungen:
Kopie AHV-Ausweis
Unterlagen Pensionskasse
Unfallversicherung
Diverses:
Ferienübersicht
Absenzen
Zeitzettel
Nach welchen Punkten kann ein Personaldossiers gegliedert werden?
Entstehenung des Anstellungsverhältnisses:
- Bewerberbungsunterlagen
- Vertragsunterlagen
Verlauf des Anstellungsverhätlnisses:
- Mitarbeitergespräche
- Laufbahn
- Finanzielles
- Korrespondenz
- Absenzen
Beendigung des Arbeitsverhältnisses:
- Austrittsunterlagen
Was gehört in ein Personaldossiers (Inhalt)?
- Personalstammdaten (Ausweiskopien, Kontoverbindung)
- Bewerbungsunterlagen (Dossier, Notizen Interview, Stellenbeschrieb, Anforderungsprofil)
- Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag, Vereinbarungen, Vertragsänderungen, Arbeitsbewilligungen)
- Notizen MA-Gespräche (Probezeitbericht,
MA-Qualifikationen, Verweise, Verwarnungen, Belobigungen) - Laufbahn (Karriere-Entwicklung, Weiterbildungsplan und -vereinbarungen, Beförderungen)
- Finanzielles (Lohnabrechnung und -ausweise, Lohnerhöhungen, Kopie AHV-Ausweis, Unterlagen Pensionskasse, Darlehens-vereinbarung, Lohnvorschuss/-pfändung)
- Korrespondenz (Bestätigungen, Informationen)
- Absenzen (Fehlzeiten betreffend Krankheit & Unfall, Arbeitszeitrapport mit Gleit- & Mehrzeiten, Urlaubsanträge, Arztzeugnisse)
- Austrittsunterlagen (Kündigung, Notizen Austrittsgespräch, Arbeitszeugnis)
Grundsatz:
Es sollen nur Daten gesammelt werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant (Arbeitsplatzbezug) sind: so viel wie nötig, so wenig wie möglich!
Was versteht man unter dem Begriff "Personaldossier"?
Alle schriftlichen Aufzeichnungen, die sich auf den Arbeitnehmenden und den Inhalt seines Arbeitsverhältnisses beziehen.
