Personaladministration

Personalplanung Organigramm, Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Budget für die Personalkosten
Personalsuche Vorlagen für Personalinserate, Bewerberüversicht, Bestätigung für den Erhalt der Bewerbungsunterlagen, Einladung zum Vorstellungsgespräch

Personalselektion Fragebogen für die Vorstellungsgespräche, Zusagebrief, Absagebrief, Checkliste für Schnuppertage

- für Leute aus Drittstaaten : AuG (Ausländergesetz, seit 1.1.08 in Kraft)
-für Leute aus EU / EFTA-Staaten gibt es das Personanfreizügigkeitsabkommen

Jeder, der sich länger als drei Monate in der Schweiz aufhält, braucht eine Bewilligung (Arbeits- oder Aufenthaltsbewilligung)

Bilateralen Verträge wurden am 2002 in Kraft gesetzt

-erstmalige Erwerbstätigkeit in der Schweiz oder nicht
-Angehörige EU / EFTA-Staaten oder Drittstaaten
-Stellen, Berufs- Kantonswechsel
-Gütigkeit von Bewilligungen

1. Gesuchseinreichung (kantonale Arbeitsmarktbehörde)
2. Prüfung (Kanton zusätzlich dem BFM zur Zustimmung)
3. Prüfung (Bund - die Verfügung berechtigt nicht zur Einreise)
4. Visumserteilung (Zustimmung über Kantonale Behörde an Schweizer Vertretung im Ausland, Abholung durch MA)
5. Einreise und Anmeldung (Arbeitnehmende müssen sich bis spätestens 14 Tage nach Einreise am Wohnsitz anmelden)

-Inländervorrang (es wurde kein Inländer gefunden)
-Kontingente (es muss noch freie Kontingente haben)
-Versicherungen (er muss KK haben)
-Orts- und berufsübliche Lohn-und Anstellungsbedingungen
- Angemessene Unterkunft

-Kantonales Gesuchsformular
- Kopie des offiziellen Reisedokumentes
-Nachweis über inländische Rekrutierungsbemühungen
-Arbeitsvertrag
-Lebenslauf, Qualifikationsnachweis MA
-bei Grenzgängern: Wohnsitz bzw Niederlassungsbewilligung

je nach Kanton können noch weitere Dokumente verlangt werden

Aufenthaltsbewilligung B:
Familiennachzug möglich und Quellensteuer bei beiden
Stellen,Berufs, Kantonswechsel bei Drittstaaten bewilligungspflichtig, bei EU/EFTA nicht, Dauer der Bewilligung bei Drittstaaten 1 Jahr, verlängerbar, bei EU/EFTA 5 Jahre, verlängerbar
Aufenthaltsbewilligung C (Niedergelassene):
Familiennachzug möglich, keine Quellensteuer (ordentliche Besteuerung), Stellen, Berufs, Kantonswechsel ohne Bewilligung bei beiden, Dauer der Bewilligung unbefristet (Erteilung bei EU nach 5 Jahren, bei Drittstaaten nach 10 Jahren)
Kurzaufenthalter L:
Familiennachzug möglich und Quellensteuer bei beiden
Stellen,Berufs, Kantonswechsel bei Drittstaaten bewilligungspflichtig, für kurzfristige Erwerbstätigkeit, i.d.R unter 1 Jahr, max 18 Monate, Dauer der Bewilligung gem. Arbeitsvertrag
Grenzgängerbewilligung G:
kein Familiennachzug, da täglich oder wöchentlich Rückkehr, Quellenbesteuerung, Stellen, Berufs-Kantonswechsel mit Bewilligung, für Grenzgänger aus Drittstaaten, die in der Grenzzone im Ausland wohnen, wurde eine Grenzzone festgelegt (z.B. Amerikaner der in Deutschland wohnt und in der Schweiz arbeitet) Dauer der Bewilligung für EU/EFTA 5 Jahre, für Drittstaaten 1 Jahr, jeweils verlängerbar

Für Bürger aus EU / EFTA-Staaten gelten das Ausländergesetz und die Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit nur, wenn durch die Verürdung aus dem Freizügigkeitsabkommen (VEP) keine bessere Rechsstellung entsteht

-geographische und berufliche Mobilität
-gleiche Arbeitsbedingungen
-koordinierter Versicherungsschutz
-Familiennachzug
-gegenseitige Diplomanerkennung
-Erwerbstätigkeit von Familienangehörigen

15 Gründerstaaten ((Belgien, Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Grossbritannien, Irland, Italien, Luxemburg, Niederland, Österreich, Portugal, Schweden,Spanien) plus Malta und Zypern, also 17
ab 1.5.04 kamen 8 weitere dazu (1, Osterweiterung), Estland, Lettland, Litauen, Polen, Tschechien, Slowakei,Slowenien, Ungarn
ab 1.1.07 kamen 2 weitere dazu (2. Osterweiterung): Bulgarien und Rumänien, hier gelten bis 31.5.14 noch spezielle Bedingungen, Ventilklausel, ähnlich wie Drittstaaten
EFTA-Staaten: Island, Norwegen, Fürstentum Liechtenstein, Schweiz

Arbeitgeber:
-Beschränkte Anpassung an Auftragslage möglich  (In der freien Zeit kann der MA mehr oder weniger arbeiten)
-Verspätungen der MA gehen zu Lasten der MA (Muss er somit selber wieder aufholen)
-Motivationssteigerung der MA
-Fördert die Eigenverantwortung der MA
Arbeitnehmer:
-Anpassung an persönliche Bedürfnisse (Zug, Familie)
-Mehr Selbstbestimmung
-Bessere Anpassung an Arbeitsanfall

Arbeitgeber:
-Erschwerte Kommunikation
-Mehrkosten für Zeiterfassung (Zeiterfassungssysteme sind teuer)
Arbeitnehmer:
-Erschwerte Kommunikation (Man weiss nicht wer wann da ist)
-Höhere Anforderungen an Teamarbeit

Vorteile

AG

• Bessere Auslastung der Produktionsanlagen
• Ausweitung des DL Angebots
• Gesetzliche Anforderungen (Polizei)

AN

• Höheres Einkommen (Schichtzulagen) freiwillig
• Abwechslung durch versch. Arbeitszeiten
• Andere Freizeitmöglichkeiten

Nachteile

Arbeitgeber:
-Höhere Lohnkosten (freiwillig)
-Gesundheitliche Probleme bei MA (Fehlzeiten)
-Rekrutieren von Schichtarbeitern nicht immer einfach
-AG muss jährlichen Arztbesuch bez. (Sicherstellung ob es ihm weiterhin möglich ist gesundheitlich)
- Schicht "Nachtarbeit" ist bewilligungspflichtig (Teilw. Sonntagsarbeit > Bewilligung Kanton)

Arbeitnehmer:
-Gesundheitliche Probleme (Schlafrythmus)
-Sozialkontakte können eingeschränkt sein
- Kein geregelter Alltag

Nachteile

AG

• Mehraufwand bei Kommunikation, Organisation, Admin.

AN

• Weniger Einkommen
• Altersvorsorge wird mit kleinerem Pensum schlechter

Vorteile

Arbeitgeber:
-Weniger Lohnkosten
-Gezielter Einsatz von Spezialisten
-Steigerung der Arbeitszufriedenheit der MA
-weniger Fehlzeiten
Arbeitnehmer:
-Anpassung an persönliche Bedürfnisse
-Steigerung der Arbeitszufriedenheit
-Arbeitplätze können erhalten werden

Eine Variante der Teilzeitarbeit, mehrere Arbeitnehmer teilen sie eine volle Arbeitsstelle.

AG

Vorteile

• Know-How ist verteile (Mehrer Personen haben Kenntnis)
• Stellvertretung ist einfacher möglich
• Einfacheres Einarbeiten von neuen MA
• Steigerung der Arbeitszufriedenheit und Leistungssteigerung bei MA
• weniger Fehlzeiten

AN

• Anpassung persönlicher Bedürfnisse (Familie, Freizeit)
• Steigerung der Arbeitszufriedenheit
• Arbeitsplätze können erhalten werden

Nachteile

AG

• Mehrkosten bei den Sozialleistungen
• Mehraufwand bei Kommunikation, Organisation, Führung und Admin (Übergabe der Infos / Meetings)

AN

• Flexible Arbeit wird evtl. verlangt wenn Kollegin nicht kann
• Weniger Einkommen
• Geringere Aufstiegschancen
• Altersvorsorge wird mit kleinerem Pensum schlechter
• Hohe Anforderungen an soziale Kooperation

-Fixe Arbeitszeit
-Gleitarbeitszeit
-Jahresarbeitszeit
-Schichtarbeit
-Teilzeitarbeit
-Job-Sharing
-Kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit (Arbeit auf Abruf)
-Telearbeit/Heimarbeit
-Bandbreitenmodell

- die Bearbeitung und Beschaffung von Personaldaten
- die Datensicherheit
- die Informationspflicht des Arbeitgebers beim Beschaffen von besonders schützenswerten Personaldaten und Profilen
- das Auskunftsrecht (Einsicht in Personaldossier)

Kündigungsphase:
bei Kündigung durch AN: Empfangsbestätigung mit Termin des letzten Arbeitstages an MA
bei Kündigung durch AG:. Schreiben der Kündigung
-Information zu Versicherungsfragen
-Information an Betroffene

Kündigungsfrist:
- Restliche Arbeiten im Programm erfassen > letzte Aufgaben, Nachfolger einarbeiten
- Nachfolgeplanung einleiten
- Zeugnisantrag ausfüllen
- Genauer Austrittstermin berechnen
- Abmeldung Sozialversicherung
- Schlusszeugnis schreiben
- Austrittsgespräch führen
- Übergabe Arbeitsmaterial, letzte Aufgabe
- Lohnabrechnung erstellen

Austritt und Abschluss
-Rücknahme von Schlüssel, Firmenwagen etc.
-Verabschiedung des AN
-Abgabe Arbeitszeugnis
-Abschluss Personaldossier
-Einführung Nachfolger

-Die wahren Austrittsgründe eruieren
-Salär und Sozialleistungen
-Schwachstellen im Unternehmen erkennen (Verhältnis Team, Vorgesetzte)
- Unzufriedenheit mit Arbeit klären -Zufriedenheit mit ausgeführten Tätigkeiten
- Dem MA die Gelegenheit bieten, unausgesprochenes noch im UN bei einer neutralen Person loszuwerden
- Einverständnis Referenzauskünfte einholen
-Information über Sozialleistungen (Fürsorgepflicht)
- Anstellungsbed. / Entwicklung / Arbeitszeitmodell

Daraus ergeben sich folgende Themenblöcke

-Unternehmen
-Arbeitsplatz
-Tätigkeit
-Zusammenarbeit
-Entwicklung (Weiterbildungsangebot etc.)
- Anstellungsbed.

please note: Durch ein MA Verlust verliert man meist auch viel Know-How und der Austretende wird das Unternehmensimage gegen aussen beeinflussen (Frust abholen und in Freiden gehen lassen)

Wenn die Kündigung aus Gründen ist, die in keinem Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit stehen, also z.B. Alter, Rasse, Religion, Familienstand, Freizeitgestaltung, Geschlecht etc.

Der Arbeitnehmer kann klagen, der Arbeitgeber muss beweisen können, dass die Kündigung einen anderen begründeten Anlass hatte, deshalb ist die Dokumentation der unternommenen Schritte wichtig. Trotzdem ist die Kündigung gültig, der Arbeitnehmer kriegt aber Schadenersatz.

persönliche Notizen des Vorgesetzten, Karriereplanung, Dokumente aus laufenden Verfahren

-UVG-Deckung läuft noch genau 30 Tage nach Austritt weiter, also wenn er per 30.11. kündet und am 30.12. einen Unfall hat, ist er noch versichert, wenn er am 31.12. einen Unfall hat, nicht mehr!
- betriebliche Krankenkasse und Krankentaggeldversicherung kann in eine Einzelversicherung gewechselt werden
-BVG Risikoversicherung gegen Invalidität/Tod läuft noch 30 Tage nach Austritt weiter, Überweisung an neuen AG oder Einzahlung in Freizügigkeitskonto
-bei Anspruch auf ALV sind bereits während der Kündigungsfrist Bewerbungen zu tätigen

-Austrittschecklisten
-Musterbestätigungen
-Formular für Zeugniserstellung
-Austrittsmeldung
-Formular Abmeldungen Sozialversicherungen
-Merkblatt für MA (Sozialversicherungen, Datenschutz etc)
-Einverständnis für Referenzauskünfte

Es ist ein Kollege auf gleicher Hirarchiestufe, er ist die erste Ansprechperson für den neuen Mitarbeiter

Nachweis eines Arbeitgebers.

- Personelle Führung (Unternehmensleitbild, Personalpolitik etc.)
-Lohn (Lohnsystem, Bonussystem etc.)
-Versicherungen (Pensionskasse, Unfallversicherung etc)
-Aus-und Weiterbildung (Nachfolgeplanung, Nachwuchsförderung)
-Anstellungsbedingungen (Anstellungsreglement, Feiertage etc.)
-Diverses (Vorschlagswesen, Dienstjubiläum etc.)

Personalinformationssystem
Stufen:
operativ, taktisch, strategisch

1. Begrüssung durch Empfangsperson
2. Begleitung des neuen Mitarbeiters
3. Vermitteln erster Informationen
4. Einführungsplan besprechen
5. Arbeitsplatz und Hilfsmittel zeigen
6. Arbeitskleidung überreichen
7. Räumlichkeiten zeigen
8. 1. kleine Arbeit geben

-Firmenzeugnis/ Abläufe
-Personalberatung
-Organigramm
-Lohnsystem
-Vorschlagswesen
-Produkte und Dienstleistungen
-Anstellungsbedingungen

-Fortschritt der Einführung
-Schulungsbedarf
-Zufriedenheit über Tätigkeitgebiet
-persönliches Wohlbefinden
-Weiterbeschäftigung
-Ort, Datum

-Ziel, Zweck, Grundsätze
-Arbeiszeit / Arbeitsmodell
-Pausen
-Überzeit
-Ferien, Feiertage
-Absenzen
-Zeiterfassung und Kontrolle

• Personalpolitik / Strategie
• Personalführung und Personalbetreuung
  • Personalplanung
  • Personalsuche
  • Personalselektion
  • Personalentwicklung
  • Gehaltswesen
  • Sozialwesen
  • Personalfreisetzung
• Personaladmin.
• Personalmarketing
• Personalcontrolling

Interne Kunden

• Arbeitnehmer
• Vorgesetzte
• GL /Verwaltungsrat
• Finanzbuchhaltung
• Controlling
• Personal-, Organisationsentwickler

Externe Kunden

• Bewerber
• Behörden und AN
• versicherungen
• Verbände
• Andere Firmen
• Medien

• Standardvorlagen für Korrespondenz (Kündigung, Bewerbungsabsage etc.)
• Formulare (Mitarbeitergespräch, Austrittsgespräch etc.)
• Checkllisten (Mitarbeitereintritt, -austritt etc.)
• Handbücher (Personalhandbuch, Mitarbeiterhandbuch etc.)
• Listen, Verzeichnisse (Telefonliste, Mitarbeiterliste, Geburtstagsliste etc.)
• Flussdiagramme (schematische Abläufe bei Beförderungen etc.)
• Merkblätter, Leitfäden (frühzeitige Pensionierung, Unfallprävention etc.)
• PIS (Personalinformationssystem), Personaldossier (archivieren von MA-Daten etc.)
• Internet (Kommunikations- und Informationsplattform)

• Fragebogen für die Vorstellungsgespräche
• Programme für Assessments
• Checklisten für Schnuppertage
• Unterlagen für Sprachtests
• Zusagebrief für eine Stelle
• Absagebrief