Personaladministration

Aus der Unternehmensvision einer Firma wird das Leitbild erstellt. Es enthält die allgemeingültigen Grundsätze über angestrebte Ziele und Verhaltensweisen des Unternehmens, an denen sich alle unternehmerischen Tätigkeiten orientieren sollten.

Die Summe aller Massnahmen und Einrichtungen, die den einzelnen Mitarbeitenden und ihren Arbeitsplatz, aber auch die Zusammenarbeit mit anderen betreffen
Gesamtheit aller Ziele, Strategien und Instrumente, die das Verhalten der Führungskräfte und Mitarbeitenden prägen.

Einfach gesagt: alles, was mit den Mitarbeitern und Führungskräften zu tun hat.

Die Aufgabe der Personalplanung ist es, dafür zu sorgen, dass

die benötigte Anzahl Mitarbeitende mit den gewünschten Qualifikationen unter Berücksichtigung ihrer beruflichen Neigungen und Interessen zum richtigen Zeitpunkt für die gewünschte Dauer am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Vereinfacht: zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtige Person

-Lohnverarbeitungsprogramm
-Checklisten (Eintritte, Austritte)
-Mitarbeitergespräche
-Vorschlagswesen
-Stellenbeschreibungen
-Statistiken
-Zwischenzeugnisse, Arbeitszeugnisse
-Handbücher
-Austrittsgespräche
-Anforderungsprofile
-Interviewleitfäden

-Ersatzbedarf (aufgrund Kündigungen etc.)
-Neubedarf (aufgrund Erweiterung Produktion etc.)
-Verminderung Personalbestand (Rationalisierungen)

-Personalbedarfsplanung (wieviele Personen bedürfen wir)
-Personalfreisetzungsplanung (wie gehen wir mit Kündigungen um)
- Personalbeschaffungsplanung (wie beschaffen wir Mitarbeiter)
-Personaleinsatzplanung (wie setzen wir die Leute ein)
-Personalentwicklungsplanung (wie entwickeln wir die Leute)

Die Personalabteilung in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und ev. Vorgesetzten. Die Personalpolitik muss vom Unternehmen getragen werden und leitet sich von der Unternehmenspolitik ab.

Grundlegende Normen, Wertvorstellungen, Denkhaltungen, die das Verhalten aller MA und damit das Erscheinungsbild einer UN prägen.

Unternehmenspolitik, Begründung: mit Personalarbeit Zielerreichung der Unternehmung unterstützen

Sicherung des MA-Potenzials, Nachwuchsförderung, Erhaltung des Know hows…..

Personalentwicklungspolitik, Salärpolitik, Kommunikationspolitik, Mitwirkungspolitik, Personalmarketingpolitik, Führungspolitik

Vermittlung grundlegender Ziele der Geschäftstätigkeit an die Anspruchsgruppen. In der Regel ist das Unternehmensleitbild eine gekürzte und öffentliche Version der unternehmerischen Strategie.

S Spezifisch (Konkret)
M Messbar
A Ausführbar
R Resultat-orientiert
T Terminiert

-Die Alpenmethode (A-Aufgabe aufschreiben, L-Länge schätzen,P-Pufferzeit einplanen,E-Entscheidung fällen,N-Nachkontrolle)
-Die ABC-Analyse (nach Prioritäten)
-Das Eisenhower-Prinzip (nach Dringlichkeit und Wichtigkeit)

Informieren (Verwalten, Pflegen und Bereitstellen von Daten: Stammdaten und Lohndaten eines MA aktuell halten, Infos an Dritte wie AHV, Pensionskasse etc.)
Abwickeln (personaladministrative Arbeiten wie Ein- und Austritt, Beförderung, Versetzung etc)
Abrechnen (Lohnabrechnung, Quellensteuer)
Überwachen (Krankheiten (>Versicherungsanspruch), Arbeitszeiterfasstung (Überstunden und Überzeit) Feriensaldo)

Überwachungsdaten werden an die GL weitergeleitet, damit nötige Grundlagen für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheide gefällt werden können. (Absenzen im zu'hang mit Krankheiten)

Hauptziel: Alle Informationen über das Personal einer Unternehmung bereitstellen

Weitere Ziele:
-Vereinfachen, Vereinheitlichen, Vermeidung von Mehrfacherfassung

-Personalien (Stammblatt, Bewerbungsunterlagen)
-Verträge (Arbeitsvertrag, Internet-Nutzungsvereinbarung)
-Entwicklung (Probezeitentwicklung, Qualifikationen, Verweise, Weiterbildungen)
-Finanzielles (Lohnentwicklung etc)
-Versicherungen (AHV, BVG, UVG etc.)
-Absenzen (Fehl, Gleit, Mehrzeiten)
-Diverses (Gesuch Unbez. Urlaub, Ausbildungszuschüsse etc.)

10 Jahre: Ein- und ausgegangene Korrespondenz wie Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnausweise)
5 Jahre: Weitere Unterlagen, die aus arbeitsrechtlicher Sicht eine Rolle spielen (Schichtpläne, Ferienbezüge)
Vernichten: unwichtige Gesprächs- und Aktennotizen, graphologische Gutachten)
Zurückgeben: Bewerbungsunterlagen

Es könnte nachträglich ein Arbeitszeugnis verlangt werden, wieder ins Unternehmen eintreten oder Versicherungsfragen (z.b. bei Arbeitslosigkeit) auftauchen.

Gefahren

• Einsichtnahme von unbefugten Personen
• Diebstahl von Personaldaten
• Veränderung von Personaldaten
• Zerschörung durch Wasser oder Feuer

Massnahmen (papierform)

-Zentrale Lagerung in der Personalabteilung
-Abschliessbarer Raum oder Schrank
-Personaldossiers nicht offen liegen lassen
-Feuerlöscher
-Archivierung an trockenen Orten

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht:
-sämtliche in seinem Personadossier gespeicherten oder abgelegten Daten zu lesen
-falsche Informationen zu berichtigen
-zu Unrecht beschaffte Informationen vernichten zu lassen

Eingeschränktes recht bei persönlichen Notizen des AG und Karriere sowie Personalplanungsunterlagen. (werden oft separat geführt)

-Zugang mit Benutzername und Passwort speichern
-Überprüfung von Datenträgern auf Viren
-Firewall
-Verschlüsselte Datenübertragung
-Absicherung der Stromversorgung
-Regelmässige Datensicherung

Ein spezieller Bereich des Internets, der nur für eine definierte Gruppe (Arbeitnehmer, Lieferanten, Kunden) des Unternehmens zugänglich ist. Für den Bereich muss man sich meist anmelden

- rechtzeitig (zum richtigen Zeitpunkt)
- vollständig (so, dass alle den gleichen Wissensstand haben)
-objektiv (nicht wertend sondern beschreibend)
-verständlich (klar, einfach und prägnant)

-Textverarbeitung (Word): Protokolle, Formulare, Flyer, Textbausteine, Standardvorlagen (Briefe, Verträge)  etc.)
-Tabellenkalkulation (Excel): Budget, Absentismus, Personllisten, Statistiken, Grafiken
-Präsentationen (PowerPoint): Tag der offenen Tür, Medienveranstaltung, Firmenpräsentation, Leitbild
-Datenbankprogramme (Acess, Sage): Adressdatenbank
-Personalinformationsssystem: SAP, Sage. Zur Personalverwaltung, -planung, -entwicklung und -betreuung > Basis zur unternehmensführung. Daten können beliebig kombiniert und verknüpft werden

Einsatz eines PIS (Daten über länger Zeit erfassen um Rückschlüsse ziehen zu können)

• Operativ (Stammdaten für Lohnabr überweisung Korrespondenz)
• Taktisch (Stellenbeschreibung, Arbeitsplatzbewertung, Anforderungsprofil, Fehlzeiten)
• Strategisch (Personalkosten/MA, Personalzusammensetzung nach Alter, Geschlecht, Nationalität, Dienstalter etc.

-Internet, Intranet: Infos, Onlineschalter

-Balken- und Säulendiagramme (z.b. für Budget, Zahlen, Befragungen), Achtung, Unterschied Säule unten gegen oben, Balken links gegen rechts
-Kuchen- oder Kreisdiagramme (%, Teilnehmerzahlen)
-Punkte-, Linien- und Kurvendiagramme (Entwicklungen)

• Fehlende informationen führen zu unvollständiger, fehlerhaften und langsamer Arbeit
• Unverständnis und Misstrauen
• Keine Motivation
• Absenzen nehmen zu
• schlechtes Betriebsklima
• Doppelspurigkeiten
• Gerüchteküchen
• Kündigungen (Fluktuation)
• Verunsicherungen
• Leistungsverlust
• schlechter Geschäftsgang
• schlechtes Image

Fragen

• Warum will ich informieren? (Gesetz, GL)
• Was soll die Information bei den AN auslösen? (Aktivität, Stellungnahme)
• Wen will ich informieren? (Ausländer, MA, Externe)
• Wann soll ich informieren? (Gruppen die früher informiert werden müssen?)

einheitliches Nachschlagewerk für Führungskräfte und HR Mitarbeitende mit verbindlichen Angaben über personelle Angelegenheiten, betriebliche Aläufe, Zusammenarbeit, Leitbild, Führungsgrundsätze

-Mitarbeiterversammlungen
-Firmenanlässe
-Schulungen
-Sitzungen
-Tag der offenen Tür

Vorteil: Bei Unklarheiten kann nachgefragt werden, wirkt persönlicher (wohlwollend)

Nachteile: Je grösser der Anlass desto mehr abwesende, keine Aufmerksamheit, Arbeitszeit betroffen - nicht produktiv, werden die Infos weitergeleitet ist die Gefahr einer Veränderung der Info gross

-Mitarbeiterbrief
-Hauszeitung
-E-Mail
-Intranet
-Handbuch (ISO Handbuch, Führungshandbuch, Personalhandbuch, MA Handbuch)
-Informationsschreiben

Vorteil: Zeitgleiche Info, alle erhalten die "ursprüngliche" Nachricht

Nachteile: Infromationsflut (wird nicht gelesen), keinen Zugang zu elektronischen Mitteilungen oder sich schwer tun

Es ist eine abgespeckte Version des Personalhandbuches, ohne Details zu Führung, Entlöhnung etc.

Mitarbeiterhandbuch enthält

• Vorstellung der Unternehmung (Leitbild)
• Anstellungsbedigungen (Arbeitszeit, Freizeit)
• Leistungen und Vers. (PK Reglement)
• Aus und Weiterbildungen
• Zusammenarbeit, Kommunikation
• Organisatorischen (Organigramm)
• Diverses (SUVA Merkblatt)

Ein Monat, kann auf drei Monate verlängert werden

Arbeitsvertrag

1. Vorbereitung:
Kontakt zu neuem MA halten (z.B Karte schreiben, wichtigsten Unterlagen zustellen, Veranstltung), Programm für 1. Arbeitstag erstellen (und Einführungsprogramm), Götti bestimmen, Betrieb informieren, Arbeitsplatz einrichten, Checkliste eröffnen
2. Eintrittstag:
freundlicher Empfang, erste Infos - kleiner Betriebsrundgang (Toilette, Pausen), Arbeitsplatz besichtigen, Vorstellen der wichtigen Personen, eine erste Aufgabe bereithalten, Feedbackrunde nach dem ersten Tag
3. Probezeit:
Einführung - hat er alle Infos? (Aufgabenbereicht, Teamkollegen, Organisation und Zielsetzung der Abteilung - Einblick in Unternehmensphilosophie und -kultur, Unternehmensgeschichte, Produkt und DL Angebot) Besprechung und Absolvierung von Einführungsprogrammen, evtl. Besuch eines Einführungstages, häufige Feedbackgespräche mit VG oder Götti, Probezeitgespräch, definitiver Anstellungsentscheid

Das Ziel ist dass sich der MA schnell im Team integriert fühlt und motiviert seine Aufgaben selbständig, qualitativ und quantitativ hervorragend erledigen kann.

-Beförderungsantrag
-VR-Protokoll
-notarielle Beglaubigung
-Anmeldung HR, mit allen drei vorgängigen Dokumenten
-Veröffentlichung

-Job-rotation (andere Aufgabe - Arbeitsplatz- und Aufgabenwechsel für eine bestimmte Zeitspanne), Beispiel: Nachwärter erhält einen anderen Rundgang
-Job-enlargement (neue Aufgabe auf gleicher Stufe, Aufgabenerweiterung durch zusätzliche Teilaufgaben), Beispiel: Sachbearbeiter Kreditor hilft bei Debitoren aus
-Job-enrichment (Joberweiterung auf höherer Stufe, Aufgabenbereicherung durch grössere Entscheidungs und Kontrollspielraum wie Führungsaufgaben oder Projektarbeit), Beispiel: Vertretung des Vorgesetzten während Ferien

Aufwand: sehr gering, höchstens Info von Mitarbeitern