Personaladministration

Word

• Standartvorlage, Protokolle
• Serienbriefe
• Formulare
• Textbausteine

Excel

• Budget erstellen
• Absentismus
• Personallisten
• Formulare
• Grafische Aufarbeitung von Statistiken

Power Point

• Tage der offenen Tür, Firmenpräsentation
• Mitarbeiter-Informationen
• Medienverantstaltung
• Einführung neuer Mitarbeitenden

Access

• Datenverwaltung
• Lohnabrechnung

SAP, AS, 400

• Datenverwaltung
• Lohnabrechnung

Web

• externe Formulare
• Gesetze
• Stelleninserate
• Handbücher, Weisunge, Reglemente, Abläufe

Informationsinstrument

• Sämtliche Unterlagen von der Rekrutierung bis zur Beendigung eines Anstellungsverhältnisses
• Grundlage für Zeugnisserstellung, Referenzauskünfte

Grundlage für personelle Entscheide

• Beförderungen, Verstzungen, Rückstufungen
• Entescheide für Weiterentwicklungsmassnahmen
• Entscheide bei disziplinarischen Massnahmen

Personalien

• Stammblatt, Bewerbungsunterlagen

Verträge

• Arbeitsvertrage, Weiterbildungsvertrag, IT-Nutzungsvereinbarung

Entwicklung

• Probezeitbericht, Qualifikationen, Weiterbildungsnachweise, Verweise

Finanzielles

• Lohnentwicklung, Lohnpfändungen, Boni-Auszahlungen

Versicherungen

• AHV, BVG, UGV

Absenzen

• Ferien, Mehrzeiten, Arztzeugnisse

Diverses

• Gratulationen, Gesuche, Heiratsanzeigen

10 Jahre

• Sämtliche Geschäftskorrespondenzen wie Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Leistungsbeurteilungen, Verweise

5 Jahre

• Aktennotizen, Zeitabrechnungen, Schichtpläne, Ferienansprüche

Vernichten

• Geburtsankündigungen, Heiratsanzeigen, Gratulationen
• Jährlich vernichten: Gutachenten, Assesssements, Tests, Grafologische Gutachten

Zurückgeben

• alte Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen

Jeder Arbeitnehmer ha das Recht...

• sämtliche gespeicherten oder gelagerten Informationen zu lesen
• falsche Informationen berichtigen zu lassen
• zu Unrecht beschaffene Informationen vernichten zu lassen

Arbeitgeber hat die Pflicht

• Mitarbeiter über seine Rechte zu informieren

• Einsicht von unbefugten Personen
• Diebstahl von Personaldaten
• Veränderung von Personaldaten
• Zerstörung durch Wasser oder Feuer

• Zentrale Lagerung in der Personalabteilugn
• Abschliessbarer Raum und/oder Schrank
• Personaldossier nicht offen auf dem Arbeitsplatz liegen lassen
• Einsichtnahme der Personaldossier ausschiesslich in der Personalabteilung
• Archivierung der Daten an trocken Orten
• Feuerlöscher

Personalinformationssystem

• Informatikgestütztes Hilfmittel
• Operativ (Stammdaten, Lohnabrechnungen, Korrespondenz...)
• Taktisch (Stellenbeschreibung, Fehlzeiten, Anforderungsprofil...)
• Strategisch (Personalkosten, Personalzusammensetzung - Alter-Geschlecht-Dienstalter...)

• Vollständigkeit  (relevante und bekannte Fakten)
• Objektivität (keine Spekulationen oder Vermutungen nur Tatsachen)
• Verständlichkeit (Kurz, Einfach, Logisch, Zielgruppe beachten)
• Rechtzeitigkeit (Parallel, Wie?)

Checkliste machen

• Wem will ich etwas mitteilen
• Was will ich mitteilen
• Was will ich erreihen
• Wann will ich es mitteilen
• Wie soll ich es mitteilen

• MA-Versammlung
• Weihnachtsessen
• Sitzung
• Schulung
• Tag der offenen Tür

• MA-Brief
• Mail / SMS
• Intranet
• Handbuch
• Hauszeitung
• Internet

Personalplanung

Personalsuche

Personalselektion

Arbeitsvertrag

Vorbereitungszeit  (Eintrittscheckliste)

Eintrittstag (Programm Eintrittstag; Einführungsprogramm)

Probezeit (Formular; Feedback; Probezeitbericht)

Für einmalige Geschäfte wie Bank, Lieferanten; können nicht Kader Ma machen.

Handelsregistereintrag nicht nötig

Regelmässige Handlungen der täglichen Arbeit wie Einkaufen von Ware, Entgegenehmen von Zahlungen.

Kann aber keine Darlehen aufnhemen oder Grundstücke verkaufen.

Kein Handelsregistereintrag nötig

Kann praktisch sämtlicht Geschäfte erledigen wie Vertragsabschlüsse

Kann keine Immobilien verkaufen oder Grundstücke belasten

Meistens Kollektivprokura (Unterschrift zu zweien)

Handelsregistereintrag zwingend nötig

Für Geschäftsführer, Direktoren ist parktisch alles möglich, tätigkeit aller Geschäfte

Kann das Unternehmen nicht verkaufen!

Handelsregistereintrag zwingend nötig

• Beförderungsantrag
• Beschluss & VR-Protokoll
• Notarielle Beglaubigung der Unterschriften
• Anmeldung an HR
• Veröffentlichung

Meldung an HR-Amt mit rechtsgültiger Unterschrift des VR-Präsidenten und des Sekretärs

Kündigungsschreiben des Mitglieds oder Meldung an HR-Amt mit VR-Protokoll

Meldung der Namensänderung an HR-Amt und notarielle Beglaubigung der neuen Unterschrift

Meldung an HR-Amt

Eintrag löschen lassen und Vorgehen beginnt von vorne

Personalien ( Name, Vorname, Heimatort und Wohnadresse)

VR-Protokoll vom VR-Präsident und Sekretär unterschrieben sein

Unterschrift notariell beglaubigen lassen

Art der Zeichnungsberechtigung (Kollektivunterschrift - zu zweien oder Einzelvollmacht)

1. Arbeitszeit (Zeit während der sich Arbeitnehmende zur Verfügung des Arbeitgebers halten müssen)
2. Gesetz (Einhaltung der gesetzlichen Regelungen)
3. Ansprüche Kunden (Jederzeit Dienstleistung beziehen zu können)
4. Ansprüche Arbeitgeber (Optimale Auslastung der Produktionslage, Flexibilität)
5. Ansprüche Arbeitnehmer(Felxible Arbeitszeit, alles unter einen Hut bringen)

• Ziel, Zweck, Grundsätze, Geltungsbereich
• Arbeiszeit, Arbeitsmodel
• Pausen
• Überzeit, Vorholzeit, Kompensation
• Ferien, Ferientage
• Absenzen
• Zeiterfassung und Kontrolle
• Schutzbestimmung, gestzliche Vorgaben
• Folgen bei Reglementsverstössen
• Inkraftreten

Tägliche Arbeitszeit ist vorgegeben 

+AG

• Einfache Kontrolle
• Weiss immer wann die MA anwesend sind

-AG

• Keine Flexibiliät bei Produktionsschwankunen

+AN

• Gleiche Bedingungen für alle
• Weiss woran er ist

-AN

• Keine Flexibilität für persönliche Bedürfnisse

Wochen-Soll-Stunden und Blockzeiten sind bekannt.

+AG

• Motivationssteigerung bei MA
• Verspätung MA gehen zu ihren eigenen Lasten
• Fördert Eigenverantwortung MA

-AG

• Erschwerte Kommunikation
• Mehrkosten für Zeiterfassung
• Höhere Anforderung an Organisation und Führung

+AN

• Anpassung persönliche Bedürfnisse
• Mehr Selbstbestimmung
• Bessere Anpassung bei Arbeitsanfall

-AN

• Erschwerte Kommunikation
• Höhere Anforderung an Teamarbeit