Personaladministration

• Stellenwechsel möglich
• Berufswechsel möglich
• Kantonswechsel möglich
• Unbefristet gültig; erneuerung nach 5 Jahren
• keine Quellensteuer
• Erhalt nach 5 Jahren B-EG Bewilligung
• Familiennachzug möglich

• Stellenwechsel möglich
• Berufswechsel möglich
• Kantonswechsel möglich
• Arbeitsvertrag von 4 bis max.12 Monate; Verlängerung ohne Unterbruch von 12 Monaten möglich
• Familiennachzug möglich
• Quellensteuer

• Stellenwechsel möglich
• Kantonswechsel möglich
• Berufswechsel möglich
• Kein Familiennachzug das 1 Mal pro Woche nach Hause
• Quellensteuer sofern kein besonderes Abkommen (Dopppelbesteuerungsabkommen DE & FR)
• 5 Jahre gültig oder wie befristetet Arbeitsvertrag

Art wie eine Arbeit oder Aufgabe ausgeführt wird

Zeit optimal nutzen

Stressfreier Umgang mit der Zeit, richtig Planen, prioritäten setzen und Ziel vor Augen

Personal Digital Assistans

spezielle Software unterstützt das Planen der Arbeitszeit

• Arbeit
• Individuum (Selbstentscheid)
• Beziehung / Familie

Kann aus dem gleichgewicht fallen, jedoch nicht für lange Zeit sonst kann dies zu langfristigen Schäden führen.

• Einstellung gegenüber des Zeitmanagements (Sich slebt die positive Wirkung eines guten Zeitmanagements eingestehen)
• Zu erfüllende Aufgaben und Verpflichtungen (Ehrlich zur Fehlhaltung stehen, dass man zu viele Verpflichtungen angenommen hat und akzeptieren, dass man sich von der einen oder anderen trennen muss)
• Eingeschätzte zeitliche Beanspruchung (Beanspruchte Zeit realistisch und nicht nach Wunschdenken einschätzen)

Hilfestellung um Ziele richtig aufzusetzten

S= Specific (konkret)

M= Measurable (messbar)

A= Achievabel (erreichbar)

R= Result-oriented (ergebnisorientiert)

T= Time-related (terminiert)

Alpenmethode für die Planung für etwas (Tagesplanung; Lernplanung)

A= Aufgaben aufschreiben

L= Länge einschätzen

P= Pufferzeit einplanen (60%Planen rest Pufferzeit)

E= Entscheidung (delegieren, selber machen)

N= Nachkontrolle (prüfen was erledigt wurde und auf nächsten Tag übertragen)

Augenmerk auf die wichtigen Dinge legen

A-Aufgaben = sehr wichtig (nicht delegieren sofort erledigen)

B-Aufgaben = wichtig (terminiert erledigt werden, allenfalls delegieren)

C-Aufgaben = weniger wichtig (delegieren oder eliminieren)

Es wird unterschieden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit

• Erhebung (IST-Zustand beurteilen, Arbeitszeit einteilen, Selbstbeobachtung, Fremdbeobachtung)
• Auswertung (Beobachtungen auswerten, Schwachstellen suchen und Verbesserungsmassnahmen vorschlagen
• Massnahmen (Verbesserungsmassnahmen umsetzen)

• 5 Minuten erledigt werden können sofort beabeiten und danach löschen oder archivieren
• Mehr als 5 Minuten als Aufgabe oder Termin einplanen
• Posteingang nur für neue E-Mails und wenn möglich am Abend leer. Andere Mails lösche, archivieren oder terminieren
• Ordnungssystem (Odner und Unterordner) anlegen
• 2-3 Mal am Tag E-Mail bearbeiten, vorher nach Dringlichkeit und Wichtigkeit prüfen
• Signale auf neue E-Mail ausschalten
• Viele E-Mails von Vorteil mit Regeln arbeiten Z.B. Newsletter direkt in separaten Ordner verschieben

Nach Ablauf der Kontingentsregelung kann aufgrund einer Schutzklausel die Zahl der Arbeitsbewiligungen (Kontingente) erneut beschränkt werden, wenn eine ernste Störung des Arbeitsmarktes festgestellte wird.

Hauptziel: Alle Informationen über das Personal eines Unternhemens zur Verfügung stellen.

Ziele: Vereinfachen, Vereinheitlichen, Vermeiden von mehrfachen Erfassen derselben Daten

Informieren:

• Daten verwalten, aufbereiten, mutieren, à jour halten
• Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen liefern
• Daten an Dritte weiterleiten (Sozialversicherung)

Abwickeln:

• Hilfeleistungen für dezentrale Personalarbeit  (Zeitkontrolle, Abwesenheitskontrolle... )
• Führungskräfte beim erledigen von Formalitäten entlasten
• Mutationen vornehmen

Abrechnen:

• Gehalt
• Abrechnen mit Sozialversicherungen, andere Behörden

Überwachen:

• Krankheiten, Absenzenmeldungen
• Zeit und Ferien
• Abläufe, Einhaltung von Salärpolitik, Weisungen

Formulare oder Masken (Personalien)

Standardvorlagen für Korrespondenz (Bewerbeabsage; Bestätigung Kündigung)

Textbausteine, Makros (Zeugnisse; Arbeitsverträge)

Checklisten (Eintrittschecklisten)

Handbücher, Leidfäden, Merkblätter (Unfallprävention; Ferienregelung)

Listen, Verzeichnisse (Geburtstagsliste; Kaderliste)

Flussdiagramme (Schematische Abläufe wie Beförderungen oder Lohnerhöhungen)

PIS -> Personalinformationssystem (Statistiken)

Internet, Intranet (Kommunikation; Information)

• Klarheit und Verständilchkeit des Inhaltes
• Übersichtliche und ansprechende graphische Gestaltung
• Einheitlichkeit aller Formulare
• Knappheit (nur das Nottwendigste)
• Empfangsstelle und Ablieferungsdatum
• Identifikations- und Änderungsindex für die interne Formularverwaltung

Word

• Standartvorlage, Protokolle
• Serienbriefe
• Formulare
• Textbausteine

Excel

• Budget erstellen
• Absentismus
• Personallisten
• Formulare
• Grafische Aufarbeitung von Statistiken

Power Point

• Tage der offenen Tür, Firmenpräsentation
• Mitarbeiter-Informationen
• Medienverantstaltung
• Einführung neuer Mitarbeitenden

Access

• Datenverwaltung
• Lohnabrechnung

SAP, AS, 400

• Datenverwaltung
• Lohnabrechnung

Web

• externe Formulare
• Gesetze
• Stelleninserate
• Handbücher, Weisunge, Reglemente, Abläufe

Informationsinstrument

• Sämtliche Unterlagen von der Rekrutierung bis zur Beendigung eines Anstellungsverhältnisses
• Grundlage für Zeugnisserstellung, Referenzauskünfte

Grundlage für personelle Entscheide

• Beförderungen, Verstzungen, Rückstufungen
• Entescheide für Weiterentwicklungsmassnahmen
• Entscheide bei disziplinarischen Massnahmen

Personalien

• Stammblatt, Bewerbungsunterlagen

Verträge

• Arbeitsvertrage, Weiterbildungsvertrag, IT-Nutzungsvereinbarung

Entwicklung

• Probezeitbericht, Qualifikationen, Weiterbildungsnachweise, Verweise

Finanzielles

• Lohnentwicklung, Lohnpfändungen, Boni-Auszahlungen

Versicherungen

• AHV, BVG, UGV

Absenzen

• Ferien, Mehrzeiten, Arztzeugnisse

Diverses

• Gratulationen, Gesuche, Heiratsanzeigen

10 Jahre

• Sämtliche Geschäftskorrespondenzen wie Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Leistungsbeurteilungen, Verweise

5 Jahre

• Aktennotizen, Zeitabrechnungen, Schichtpläne, Ferienansprüche

Vernichten

• Geburtsankündigungen, Heiratsanzeigen, Gratulationen
• Jährlich vernichten: Gutachenten, Assesssements, Tests, Grafologische Gutachten

Zurückgeben

• alte Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen