Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute
Kapitel 5 Prozessorganisation
Kapitel 5 Prozessorganisation
Fichier Détails
| Cartes-fiches | 19 |
|---|---|
| Utilisateurs | 14 |
| Langue | Deutsch |
| Catégorie | Gestion d'entreprise |
| Niveau | Autres |
| Crée / Actualisé | 13.06.2016 / 09.09.2020 |
| Lien de web |
https://card2brain.ch/box/organisation_und_projektmanagement_fuer_technische_kaufleute4
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| Intégrer |
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5.1 Merkmale eines Prozesses
Was sind die Merkmale eines Prozesses?
- Ein Prozess beinhaltet eine Vielzahl von Aufgaben (Aufgabenkette)
- Menschen oder Maschinen verarbeiten einen Input zu einem Output
- Ein Prozess dient dazu einen Wert für den Kunden zu schaffen (Wertschöpfung)
5.1 Merkmale eines Prozesses
Was ist in der Grafik gemeint mit Kunde?
- Der Kunde gibt in Form eines Auftrages, Anfrage oder Problems die Kundenanforderungen bekannt
- Kunden können Personen, Organisationseinheiten oder Unternehmen sein
- Die Kunden erhalten Leistungen vom betreffenden Prozess
5.1 Merkmale eines Prozesses
Was ist ein Prozess genau?
- Ein Prozess besteht aus einer Aufgabenfolge
- Zeitlich logischer Ablauf der Aufgabenfolge
- nach einander
- parallel
- unabhängig
- Aufgabenfolge hat 2 Komponenten
- Verrichtung (Was?)
- Objekt (Woran?)
5.1 Merkmale eines Prozesses
Was ist eine Prozessleistung?
- Die Befriedigung von Kundenbedürfnissen mit eine attraktiven Produkt
- Der Prozess muss Wertschöpfend sein und dem Kunden einen Nutzen bringen
- Der Prozess muss effizient sein
5.2 Vorgehen bei Prozessentwicklung
Wie ist das Vorgehen bei der Prozessentwicklung?
- Erheben
- Wo stehen wir?
- Ist-Prozesse ermitteln
- Analysieren
- Wohin wollen wir?
- Ist-Soll-Vergleich der Prozesse
- Problemursachen ermitteln
- Modellieren
- Welche Alternativen gibt es?
- Neue Prozesse definieren oder bestehende verbessern
- Prozesse testen
- Bewerten
- Welches ist die beste Lösung?
- Prozesse vergleichen und entscheiden welcher Prozess weitergeführt wird
5.3 Vorgehen bei der Prozessentwicklung
Was gehört zum Prozess erheben?
- Einzelne Aufgaben innerhalb eines Prozesses und deren fachlich korrekte Abfolge definieren
- Darstellung in Tabellenform ermöglicht eine bessere Übersicht
5.4 Prozess analysieren
Was gehört zum Prozess analysieren?
Bei der Analyse werden die Schwachstellen des erhobenen Ist-Prozesses aufgedeckt und auf mögliche Ursachen untersucht
- Welche Aktivitäten..
- ..sind überflüssig / werden mehrfach ausgeführt / können vereinfacht werden?
- ..können automatisiert werden?
- ..können in einem anderen Prozess schneller / besser erledigt werden?
- Wo / warum ist der Ablauf nicht optimal / gibt es Engpässe?
- Welche Koordinationsprobleme zwischen Schnittstellen gibt es?
- Wo gibt es Probleme im Informationsaustausch / werden Daten mehrfach erfasst?
- Wo werden Ressourcen eingesetzt, die nur unzureichend zur Prozessleistung beitragen?
- Bei welchen Aktivitäten sind die Zuständigkeiten unklar / gibt es umständliche Entscheidungswege?
5.5 Prozess modellieren
Was gehört zum Prozess modellieren?
Prozess modellieren bedeutet einzelne Aufgaben oder Teilprozesse in zeitlich-logischer Abfolge darzustellen
5.5 Prozess modellieren
Was sind Folgebeziehungen?
Prozesse können 6 Folgebeziehungen aufweisen
- Unverzweigte Folgebeziehungen
- Kette von Aufgaben
- Verzweigte Folgebeziehungen
- UND-Verzweigung
- UND-Verknüpfung
- ODER-Verzweigung
- ODER-Verknüpfung
- ODER-Rückkopplung
5.5 Prozess modellieren
Wie sieht eine Darstellung in einem Aufgabefolgeplan aus?
Aufgabefolgeplan = Flussdiagramm = Float-Chart
Siehe Bild
5.5 Prozess modellieren
Wie sehen die Symbole für den Aufgabefolgeplan aus?
Siehe Bild
5.5 Prozess modellieren
Wie sieht die Darstellung der Aufgaben im Prozesshierarchiediagramm aus?
Siehe Bild
5.6 Schnittstellen definieren
Was ist eine Schnittstelle?
- Eine Schnittstelle ist derjenige Punkt im Prozessablauf, bei dem die Verantwortung von einer Stelle / Person / Organisationsheit an eine andere übergeben wird
- Die Schnittstellen können die Effizienz und die Effektivität von Prozessen beeinträchtigen (siehe Bild)
- Typische Schnittstellen Probleme sind:
- Längere Durchlaufszeiten wegen "gestörtem Material- und Informationsfluss"
- Reibungsverlust wegen unterschiedlichen Anforderungen oder Prioritäten bei den Stellen
- Kommunikationsprobleme: Fehlende oder falsche Informationen
- Konflikte wegen unklarer Verantwortlichkeit und Zuständigkeit
5.7 Sachmittel bestimmen
Was bedeutet Sachmittel bestimmen?
- Sachmittel bestimmen die nötig sind um die Aufgaben zu erfüllen:
- Maschinen
- Fahrzeuge
- Mobiliar
- Werkzeuge
- ICT-Systeme
- SAP
- Kundendatenbank
- Textverarbeitungsprogramm
- Auftragsabwicklungsprogramm
- usw.
- usw.
5.8 Informationsbedarf bestimmen
Was bedeutet Informationsbedarf definieren?
- Informationen definieren die für die Erledigung der Aufgabe benötigt werden
- Welche Informationen werden benötigt?
- Wie müssen diese Informationen aufbereitet sein?
- In welchen Systemen sind diese Informationen enthalten?
- Wie schnell müssen die Informationen verfügbar sein?
- Wie aktuell müssen die Informationen sein?
- Wie häufig wird auf die Informationen zugegriffen?
5.9 Ziele der Prozessorganisation
Was sind die Ziele der Prozessorganisation?
- Kundenorientierung
- bei internen und externen Kunden
- Konzentration auf die Wertschöpfung
- Kontrollfrage für jede Aktivität: "Wäre der Kunde bereit, dafür zu bezahlen?"
- Effektivität der Prozesse
- Kundenerwartungen erfüllen
- Effizienz der Prozesse
- Ressourcen optimal einsetzen
- Schnittstellenminimierung
5.9 Ziele der Prozessorganisation
Was ist das magische Dreieck der Prozessorganisation?
- Zielkonflikte (Trilemma der Prozessorganisation)
- Qualität und Kosten: Hohe Qualität kostet mehr
- Zeit und Kosten: Möglichst geringe Durlaufszeite führen zu höheren Kosten
- Qualität und Zeit: Hohe Qualität braucht viel Zeit
5.10 Prozesse optimieren
Was bedeutet prozessorientierte Reorganisation?
Prozessorientierte Reorganisation
- Geschäftsprozess-Optimierung
- Permanente Verbesserung der bestehenden Prozesse (bottom up)
- Vorschlagswesen
- Kaizen (KVP)
- Lean Mangement
- Benchmarking
- Permanente Verbesserung der bestehenden Prozesse (bottom up)
- Business Process Reengineering (Erneuerung)
- Neugestaltung der Prozesse
- Radikaler Umbruch (top down)
5.10 Optimierungsmöglichkeiten
Wie lauten die 4 Optimierungsmöglichkeiten von Prozessschritten?
- Auslagern (Outsourcing)
- in einen anderen Prozess
- Parallelisieren
- wenn Prozessschritte nicht hintereinander erfolgen müssen
- Zusammenlegen
- wenn mehrere Prozessschritte von einer Stelle erledigt werden können
- Weglassen
- wenn der Prozessschritt keinen Kundennutzen hat
