Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute

• Der Kunde gibt in Form eines Auftrages, Anfrage oder Problems die Kundenanforderungen bekannt
  • Kunden können Personen, Organisationseinheiten oder Unternehmen sein
• Die Kunden erhalten Leistungen vom betreffenden Prozess

• Ein Prozess besteht aus einer Aufgabenfolge
• Zeitlich logischer Ablauf der Aufgabenfolge
  • nach einander
  • parallel
  • unabhängig
• Aufgabenfolge hat 2 Komponenten
  • Verrichtung (Was?)
  • Objekt (Woran?)

• Die Befriedigung von Kundenbedürfnissen mit eine attraktiven Produkt
• Der Prozess muss Wertschöpfend sein und dem Kunden einen Nutzen bringen
• Der Prozess muss effizient sein

• Erheben
  • Wo stehen wir?
  • Ist-Prozesse ermitteln
• Analysieren
  • Wohin wollen wir?
  • Ist-Soll-Vergleich der Prozesse
  • Problemursachen ermitteln
• Modellieren
  • Welche Alternativen gibt es?
  • Neue Prozesse definieren oder bestehende verbessern
  • Prozesse testen
• Bewerten
  • Welches ist die beste Lösung?
  • Prozesse vergleichen und entscheiden welcher Prozess weitergeführt wird

• Einzelne Aufgaben innerhalb eines Prozesses und deren fachlich korrekte Abfolge definieren
• Darstellung in Tabellenform ermöglicht eine bessere Übersicht

Bei der Analyse werden die Schwachstellen des erhobenen Ist-Prozesses aufgedeckt und auf mögliche Ursachen untersucht

• Welche Aktivitäten..
  • ..sind überflüssig / werden mehrfach ausgeführt / können vereinfacht werden?
  • ..können automatisiert werden?
  • ..können in einem anderen Prozess schneller / besser erledigt werden?
• Wo / warum ist der Ablauf nicht optimal / gibt es Engpässe?
• Welche Koordinationsprobleme zwischen Schnittstellen gibt es?
• Wo gibt es Probleme im Informationsaustausch / werden Daten mehrfach erfasst?
• Wo werden Ressourcen eingesetzt, die nur unzureichend zur Prozessleistung beitragen?
• Bei welchen Aktivitäten sind die Zuständigkeiten unklar / gibt es umständliche Entscheidungswege?

Prozess modellieren bedeutet einzelne Aufgaben oder Teilprozesse in zeitlich-logischer Abfolge darzustellen

Prozesse können 6 Folgebeziehungen aufweisen

• Unverzweigte Folgebeziehungen
  • Kette von Aufgaben
• Verzweigte Folgebeziehungen
  • UND-Verzweigung
  • UND-Verknüpfung
  • ODER-Verzweigung
  • ODER-Verknüpfung
  • ODER-Rückkopplung

Aufgabefolgeplan = Flussdiagramm = Float-Chart

Siehe Bild

Siehe Bild

Siehe Bild

• Eine Schnittstelle ist derjenige Punkt im Prozessablauf, bei dem die Verantwortung von einer Stelle / Person / Organisationsheit an eine andere übergeben wird
• Die Schnittstellen können die Effizienz und die Effektivität von Prozessen beeinträchtigen (siehe Bild)
• Typische Schnittstellen Probleme sind:
  • Längere Durchlaufszeiten wegen "gestörtem Material- und Informationsfluss"
  • Reibungsverlust wegen unterschiedlichen Anforderungen oder Prioritäten bei den Stellen
  • Kommunikationsprobleme: Fehlende oder falsche Informationen
  • Konflikte wegen unklarer Verantwortlichkeit und Zuständigkeit

• Sachmittel bestimmen die nötig sind um die Aufgaben zu erfüllen:
  • Maschinen
  • Fahrzeuge
  • Mobiliar
  • Werkzeuge
  • ICT-Systeme
    • SAP
    • Kundendatenbank
    • Textverarbeitungsprogramm
    • Auftragsabwicklungsprogramm
    • usw.
  • usw.

• Informationen definieren die für die Erledigung der Aufgabe benötigt werden
  • Welche Informationen werden benötigt?
  • Wie müssen diese Informationen aufbereitet sein?
  • In welchen Systemen sind diese Informationen enthalten?
  • Wie schnell müssen die Informationen verfügbar sein?
  • Wie aktuell müssen die Informationen sein?
  • Wie häufig wird auf die Informationen zugegriffen?

• Kundenorientierung
  • bei internen und externen Kunden
• Konzentration auf die Wertschöpfung
  • Kontrollfrage für jede Aktivität: "Wäre der Kunde bereit, dafür zu bezahlen?"
• Effektivität der Prozesse
  • Kundenerwartungen erfüllen
• Effizienz der Prozesse
  • Ressourcen optimal einsetzen
  • Schnittstellenminimierung

• Zielkonflikte (Trilemma der Prozessorganisation)
  • Qualität und Kosten: Hohe Qualität kostet mehr
  • Zeit und Kosten: Möglichst geringe Durlaufszeite führen zu höheren Kosten
  • Qualität und Zeit: Hohe Qualität braucht viel Zeit

Prozessorientierte Reorganisation

• Geschäftsprozess-Optimierung
  • Permanente Verbesserung der bestehenden Prozesse (bottom up)
    • Vorschlagswesen
    • Kaizen (KVP)
    • Lean Mangement
    • Benchmarking
• Business Process Reengineering (Erneuerung)
  • Neugestaltung der Prozesse
  • Radikaler Umbruch (top down)

• Auslagern (Outsourcing)
  • in einen anderen Prozess
• Parallelisieren
  • wenn Prozessschritte nicht hintereinander erfolgen müssen
• Zusammenlegen
  • wenn mehrere Prozessschritte von einer Stelle erledigt werden können
• Weglassen
  • wenn der Prozessschritt keinen Kundennutzen hat