Organisation DA 1
Grundlagen der Organisation
Grundlagen der Organisation
Set of flashcards Details
Flashcards | 43 |
---|---|
Language | Deutsch |
Category | General Education |
Level | Primary School |
Created / Updated | 01.10.2011 / 02.04.2013 |
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Die 4 Führungsfunktionen (Management Regelkreis)?
1. Planen
2. Entscheiden
3. Umsetzten
4. Kontrollieren
Planen und Entscheiden = ? Prozess
Willensbildung
Umsetzen - Kontrollieren = ? Prozess
Willensdurchsetzung
Was sind Ziele?
Ziele sind zukunftsgerichtet ung beschreiben einen SOLL-Zustand
Was sind die Aktivitäten in der Planung?
- Zielsetzung definieren
- Problemlösungsprozess anwenden
Planungsregeln befolgen:
- Zukunftsgerichtet
- Miteinbezug Mitarbeiter
- Risiko-/Sicherheitsbewusstsein
Problemlösungsprozess?
- Ausgangslage analysieren
- Ziele festlegen SMART
- Massnahmen entwickeln (Was ist zu tun)
- Mittel zuweisen
- Realisierung der Massnahmen (zeitliche Koordination)
- Kontrolle der Massnahmen
3 wichtige Regeln in der Planung?
1. Vorausschauend handeln
2. Mitarbeiter einbeziehen
3. Risiko- und Sicherheitsbewusstsein entwickeln
3 Verhaltensregeln bei Entscheidungen einer Führungskraft?
1. bestmögliche Entscheidung (nicht nur für sich selbst)
2. Verantwortung für die Entscheidung tragen
3. Verlässlichkeit (zu Entscheidungen stehen, auch bei Widerstand)
Entscheidungsprozess:
1. Entscheidung vorbereiten (Mit W-Fragen)
2. Entscheidungen treffen (
3. Entscheidung kommunizieren (Wer muss von der Entscheidung erfahren, Wie ist die Entscheidung zu kommunizieren, Wann ist die Entscheidung zu kommunizieren
Regeln die Vorgesetzte bei der Entscheidungsfindung beachten sollten!
1. Beteiligen (betroffene Mitarbeiter)
2. Delegieren (nicht delegierbar sind streng vertrauliche, direkte Führungsentscheidungen, Zielvorgaben der Mitarbeiter).
3. Korrigieren (falsche Entscheidungen korrigieren)
4. Nicht, nicht entscheiden
3 Punkte für den Umsetzungsprozess (Auftragserteilung)?
1. Auftrag muss vollständig und klar sein (W-Fragen)
2. Angemessen (bewältigbar, frühzeitig)
3. Begründet (sonst ist es kein Auftrag sondern ein Befehl)
Der Ablauf der Kontrolle (Kontrollprozess) gliedert sich in 4 Teilschritte?
1. Ist-Situation erheben
2. Soll/Ist-Vergleich durchführen
3. Abweichungsursachen ermitteln (Ursachen ermitteln um darauf reagieren zu können.
4. Korrekturmassnahmen einleiten
3 Kontrollregeln die in der Führungstätigkeit befolgt werden sollten?
1. Angemessen kontrollieren (eindeutig messbar und für Erfolg auch relevant ist)
2. Adäquat kontrollieren (Soll/Ist Vergleich oder Ist/Ist Vergleich) S. 21
3. Resultate und nicht das Verhalten kontrollieren (ergebnisorientier und nicht verhaltensorientiert)
- Quantitater Massstab (Wie viel ist geleistet worden)
- Qualitativer Massstab ( Wie gut ist die Aufgabe erfüllt worden)
- Zeitlicher Massstab ( Wie schnell ist eine Aufgabe erfüllt worden)
Planen nach der ALPEN-Methode?
A = Aktivitäten und Aufgaben notieren
L = Länge abschätzen
P = Pufferzeiten reservieren
E = Entscheidungen über Prioritäten treffen
N = Nachkontrolle/ Unerledigtes auf den nächsten Tag übertragen
Was sind typische Zeitfallen?
- Keine Pufferzeiten
- Ablenkung
- Aufschieben von Pendenzen
- Mangelnde Organisation
- Zu viele Routineaufgaben
- Operative Hektik
Was sind die Vorteile eines schriftlichen Zeitmanagements?
- Verbindlichkeit schaffen ( Vetrag mit sich selbst)
- Denkkapazitäten richtig nutzen (Gedächtnis entlasten)
- Selbstmotivation fördern
Was bedeutet das Subsidiaritätsprinzip?
Entscheidungen werden auf der untersten dafür geeigneten hierarchischen Ebene getroffen. Geeignet ist die Ebene, die bereit und in der Lage ist, ein bestimmtes Problem kompetent zu lösen.
Was heisst Top-down Planung?
erfolgt in der hierarchischen Struktur gemäss von oben nach unten. Die oberste Führungsebene gibt mittels Vision und strategischer Ziele die Leitplanken vor. Die Planung der mittleren und unteren Führungsebene richtet sich danach.
Was heisst Bottom-up Planung?
Die oberen Führungsstufen integrieren die Planungsergebnisse der unteren Führungsstufen in ihre Planung.
S. 27 - 31 OM lesen
Planungshorizont / Termine setzen
Termine setzen!!
Bei der Planung stets verbindliche Termine setzen. Keine vage oder undefinierte Angaben wie möglichst schnell oder gelegentlich.
Wie sieht ein Planungshorizont aus?
Langfristig: Mehrjahresplanung 3-5 Jahre
Mittelfristig: Jahresplanung für 1-3 Jahre
Kurzfristig: Quartalsplanung Monate - ein Jahr
Laufend: Monats-, Wochen- und Tagespläne
Wie sieht ein Planungshorizont aus?
Langfristig: Mehrjahresplanung 3-5 Jahre
Mittelfristig: Jahresplanung für 1-3 Jahre
Kurzfristig: Quartalsplanung Monate - ein Jahr
Laufend: Monats-, Wochen- und Tagespläne
Entscheiden heisst Prioritäten setzen.
Was für Werkzeuge gibt es?
- Pareto-Prinzip (Perfektion nur wenn auch notwendig)
- ABC-Analyse
- Eisenhower Prinzip
Was ist das Pareto Prinzip?
Verhältnis 20/80 % dass zuviel Arbeit in 80% der Zeit gemacht wird, wo auch schon 20% gerreicht hätten. Der Drang nach Perfektion.
Prioritäten setzten bedeutet folgende Entscheidungunen zu fällen:
- Welcher Perfektionsgrad soll erreicht werden
- Welche Aufgaben sollen verwirklicht werden
- In welcher Reihenfolge
ABC-Analyse?
Ist die Frage nach der Konsequenz, die die Erfüllung der Aufgabe bzw. nicht Erfüllung einer Aufgabe hat.
Unterteilung der Aufgaben in:
A: Wichtige sofort erledigen, Nur ich kann erledigen, keine Verschiebung möglich
B: weniger wichtig, teilweise delegierbar, für später terminieren
C: nicht wichtig oder zeitlich nicht dringend (Papierkram, Ablegen usw. Delegieren oder verschieben
Was ist wichtig beim Umsetzen der eingeteilten Aufgaben?
1. Persönliche Leistungsfähigkeit berücksichtigen
2. Störungsfreie Zeit vereinbaren (um während Leistungshoch ungestört zu arbeiten)
3. Kurzpausen einschalten (alle 1Std. 5-10 min)
4. Tag am Vorabend einplanen
5. Aktivitäten abschliessen (keine Unterbrechungen)
Was verdeutlichen die zwei Sprichwörter:
- Was ich nicht weiss, macht mich nicht heiss
- Wissen ist Macht
- Beim einen geht es um zuviel Informationen die uns beschäftigen und unsere Zeit in Anspruch nehmen.
- Welche Informationen brauche ich oder meine Mitarbeiter unbedingt.
Was ist das Ziel eines optimal funktionierenden Informationsmanagement?
Jedem einzelnen Mitarbeiter die für die erfüllende Aufgaben notwendigen Informationen in der geeigneten Form, am gewünschten Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen
Was gehört zu einer guten Sitzungsplanung?
1. Prüfung der Notwendigkeit
2. Ziel klären (informieren, ein Problem lösen, eine Entscheidung treffen)
3. Teilnehmer definieren
4. Bekanntgabe Themen und Vorbereitungsaufträge
Gesprächsmanagement "face to face" kontaktsuchende Person?
1. Was ist der Grund und das Ziel
2. Vorgängig Fakten studieren
3. Einwände und Fragen überlegen
4. Schnell zur Sache kommen
5. Vereinbarungen repetieren und notieren
6. Notizen während des Gesprächs machen
Gesprächsmanagement "face to face" kontakempfangene Person?
1. Nach Grund und Zweck erkundigen
2. Um Geduld bitten um Fakten zu studieren
3. Ziel im Auge behalten (während des Gesprächs)
4. Nicht sofort führen, sondern einen anderen Termin vereinbaren (Ausser es ist so dringend das es sofort erledigt werden muss.)
Positive Punkte der Delegation? Ausreden Lesen S. 53 OM
1. Entlastung
2. Zeitgewinn
3. Motivation der Mitarbeiter
4. Nutzbarmachen der Mitarbeiter
Die 6 W-Fragen des delegierens?
1. Was: Um welche Aufgabe handelt es sich?
2. Wer: Wer soll die Aufgabe übernehmen?
3. Warum: Warum muss die Aufgabe erledigt werden (Zweck)?
4. Wann: Welche Termine müssen eingehalten werden?
5: Wie Welche Vorgaben sind einzuhalten
6. Womit: Welche Ressourcen, Hilfsmittel oder Methoden sollen angewendet werden.
Die 6 W-Fragen des delegierens? Kriterien lesen S. 53 OM
1. Was: Um welche Aufgabe handelt es sich?
2. Wer: Wer soll die Aufgabe übernehmen?
3. Warum: Warum muss die Aufgabe erledigt werden (Zweck)?
4. Wann: Welche Termine müssen eingehalten werden?
5: Wie Welche Vorgaben sind einzuhalten
6. Womit: Welche Ressourcen, Hilfsmittel oder Methoden sollen angewendet werden.
Was für einen Zweck erfüllt die Kontrolle im Zeitmanagement?
1. Soll/Ist-Vergleich des Erreichten
2. Planungsgrundlage
Ich beantworte mir selbst die Frage ob ich die Ziele erreicht habe. Erfolgserlebnisse wirken motivierend auf künftige Leistungen.
Durch Analyse der Abweichungen gewinne ich Erfahrungen für mein künftiges Zeitmanagement. Durch kritisches Hinterfragen, positver Effekt auf Zukunft
Zeiterfassungsbogen?
Durch Analyse der Zeiterfassung bekomme ich Hinweise wo meine Stärken und Schwächen liegen. Dadurch kann ich Verbesserungsmassnahmen für die Zukunft entwickeln.
Was für Planungsinstrumente gibt es?
Manuelle (Zeitplanbuch, Terminkalender=
Elektronische (PDA, Computerprogramm)
Keines ist grundsätzlich besser. Es hängt vom Aufgabenbereich und vom Nutzer ab.
Das Zeitmanagement wird erleichtert und gib einem eine Übersicht, Termine gehen nicht vergessen