Lernkarten zur Prüfungsvorbereitung GPM Zertifizierung 2014

• schriftliche Projektfreigabe erhalten
• Kickoff-Präsentation durchführen
• Startworkshop durchführen

Wenn Projekt offiziell freigegeben ist.

Agenda:

• Hintergrund/Anlass des Projektes
• Ziele
• Umfeld- und Stakeholder
• Risiken
• Zeitrahmen
• Aufwand und Kosten
• Projektorganisation 
• erster PSP-Entwurf
• weiteres Vorgehen, Termine und Aufgabe
• Feedbackrunde

Bedeutung: 

• wichtig, da ein unausgereifter Start später zu massiven Problemen führt.
• Basis für das Projekt

Fehlerquellen

• ungenauer Auftrag liegt vor
• Zeit und Geld für eine vorgeschaltete Machbarkeitsstudie fehlen
• spätere Nutzer des Projektergebnisses werden aus Zeitmangel nicht eingeladen
• Risiken werden übersehen

• Freigabe

• lässt sich nicht eindeutig definieren
• kann so definiert werden, dass Informationen ausreichen, um zwischen Projekt und wesentlichen Auftraggebern klare Vereinbarungen zur Leistungserbringung im Projekt vorliegen

• unterschiedliche Vorstellungen/Erwartungen durch die verschiedenen Projektbeteiligten
• unklare Zuständigkeiten
• unklare/unrealistische Ziele
• wichtige Stakeholder werden nicht eingezogen
• laufende Anpassungen von Zielen und Anforderungen
• notwendige Bearbeitungsressourcen fehlen

• eine Informationsgrundlage schaffen
• Projekt definierte Identität geben
• Grundlage für konstruktive Zusammenarbeit
• Erwartungen der Stakeholder klären
• Projektziele konkretisieren
• Zuständigkeit u. Verantwortung klären
• finanzielle, personelle und weitere Ressourcen und Rahmenbedingungen sicherstellen

• Teambuilding
• Projektziele vertraut machen
• schwelende Konflikte diskutieren

• offizielles Ende durch Entscheidungsgremium beschlossen u. verkündet
• Beendigung der Projektarbeit bei Fertigstellung des Projektgegenstandes
  • Übergabe der Proejtkergebnisse und Abnahme durch Kunde
  • Abschluss des Projekts mit Dokumentation der Erfahrung und deren Weitergabe

• Produktabnahme
• Projektabschlussanalyse
• Erfahrungssicherung
• Projektauflösung

• Fazit PL: Zielerreichung Projekt, Feedback ans Projektteam
• Feedbackrunde Projektteam
• Projetklernen
• Vergabe restlicher Aktivitäten
• feierlicher Ausklang 

• Aussagen zu geplanten u. tatsächlich erreichten Leistungszielen
• geplante und tatsächliche Kosten
• Terminabweichungen
• was ist gut, was ist schlecht gelaufen
• Informationen über Konsequenzen für künftige Projekte

• Berücksichtigung auch von "weichen Faktoren"
• Projetkkernen als Projektziel aufnehmen
• gründliche Auswertung nach Projektabschluss durchführen
• offne Feedback-Lernkultur etablieren
• Formalisierter Prozess etablieren
• Schulung Mitarbeiter
• Coach/Mentorensystem entwickeln

• Fragebogen
• Feedbackgespräche
• Projekterfahrungsdatenbanken
• Projektskostendatenbank
• Kundenbefragungen
• Nachkalkulation
• Kennzahlen

• Projektnachbewertung
• Manöverkritik
• Projektlerngeschichten
• Recall

• Übergabeprotokoll
• Abnahmeprüfung
• Übernahmeprotokoll
• Produktabnahmebericht

• Kunden kann Zahlungen solange zurückhalten, solange er den Projektgegenstand noch nicht abgenommen hat
• verursacht sonst weiterhin Kosten aufgrund des noch nicht übergeleiteteten Personals
• Konventionalstrafen u. Zahlungsverzögerungen verursachen Unkosten

• Stresstoleranz
• Gesundes Selbstvertrauen
• Kontrollorientierung
• Emotionale Stabilität
• Integrität
• sozialisierte Machtmotivation

• Management by Exception

Führung nach Ausnahmeprinzip

• Management by Delegation

Führung durch Aufgabenübertragung

• Management by Objectives

Führung durch Zielvereinbarung

• Autoritärer Führungsstil

Projektmitarbeiter haben keinen Einfluss auf Entscheidung

• Kooperativer Führungsstil

Kompromiss zwischen Vorgaben und Selbstbestimmung

• Laissez-faire

keine Führung

• situatives Führungsverhalten

Kompination der Führungsstile

In Abhängigkeit der Situation sind verschiedene Führungsstile anzuwenden

• Telling (arbeiten)

PL definiert Aufgaben, teilt seine Entscheidung mit und kontrolliert Stand der Umsetzung

• Selling (überzeugen)

PL definiert Aufgaben, diskutiert mit dem Projektmitarbeiter und passt ggf. seine Entscheidung an; PL kontrolliert Stand der Umsetzung

• Participating (einbinden)

Projektmitarbeiter definieren Aufgaben und diskutieren diese mit PL, ggf. Anpassungen; PL bietet Unterstützung bei Umsetzung; PL lässt sich über Stand unterrichten; PL übt verminderte Kontrollfunktion aus

• Delegating (delegieren)

PL wird bei Aufgabendefinition mit einbezogen, Mitarbeiter verfolgen selbstständig die Stände der Aufgabenerfüllung

• Übernahme von Verantwortung
• Vorbildfunktion
• Feedback
• Delegation & Vertrauen
• situativen Führungsstil

• gemeinsam Ziele identifizieren
• definieren, wer für welche Ziele Verantwortung übernimmt
• Ziele müssen SMART definiert sein

• Steuern von verschiedenen Einzelaktivitäten
• Handlungen zum Aufbau soziales System
• Aufgaben mit einem Minimum an zeitlichen, finanziellen, emotionalen u. sozialen Aufwand zu lösen versuchen

• alle Projektmitglieder bei der Identifikation des Problems einbeziehen
• PL als Unterstützer
• Projektmitarbeiter übernehmen Antizipieren u. Adressieren von Problemen

• wenn schnelle Handlungsfähigkeit gefordert ist
• Arbeit mit externen Mitarbeitern
• brenzliche Situationen
• Mitarbeiter noch in der Entwicklungsstufe

• unterschätzte Komplexität
• fehlerhafte Kommunikation
• mangelnde/sinkende Motivation der Mitarbeiter
• Zeit für Projektteam fehlt
• Umgang mit Macht nicht vorbereitet
• PL aus Team heraus ernannt
• zu wenig Befugnis

• Vertrauen ist das wichtigeste Schmiermittel eines sozialen Systems
• offensichtlich: durch Druck wie Zwand ködern
• verdeckt: durch Manipulation wie Verführung, Vision

• extrinsische Motivation

die Handlung selbst interessiert weniger als der damit verbundene Zweck

• intrinsische Motivation

Handlung selbst ist wertvoll u. bereichernd

• Job Enrichment
• kreative Lösungen erlauben
• Kompetenzentwicklung fördern
• Zukunftsoptionen besprechen
• Leistungen wertschätzen 
• Faires Gehalt

• stellt Grundbedürfnisse des Menschen dar
• Die Motive werden stufenweise aktiv. Erst sind die Bedürfnisse der unteren Ebene zu befriedigen, bevor die Bedürfnisse der nächsten Stufe aktiv werden
• Ebenen
  1. Physiologische Bedürfnisse
  2. Bedürfnis nach Sicherheit
  3. Bedürfnis nach Zugehörigkeit
  4. Bedürfnis nach Achtung
  5. Bedürfnis nach Selbstverwirklichung

• Möglichkeiten des PL zum Vorbeugen von Demotivation
  • Physiologische Bedürfnisse stillen
    • faires Gehalt
    • Achtung auf Balance zwischen Stress- und Ruhezeiten
  • Bedürfnis nach Sicherheit stillen
    • Klärung was passiert nach Abschluß der Projektarbeit
    • Ziele, AP-Verantwortung, Zuständigkeiten transparent gestalten
    • Zuverlässig, Glaubwürdig sein
    • Routinen schaffen
  • Bedürfnis nach Zugehörigkeit stillen
    • Rollen, Status, Pflichten, Rechte klären
    • erreichbar sein
    • gemeinsame Erfolge feiern
    • Einbindung
• motivierende Eigenschaften
  • Bedürfnis nach Achtung stillen
    • Leistungen wertschätzen
    • Mitarbeiter mit einbinden
    • Indivitualität anerkennen
  • Bedürfnis nach Selbstverwirklichung stillen
    • Job Enrichment
    • kreative Lösungen erlauben
    • Kompetenzentwicklung fördern
    • Zukunftsoptionen besprechen

• Motivatoren: ermöglichen Zufriedenheit
  • Motivatoren verhindern Zufriedenheit, wenn negativ
  • Motivatoren bedingen Zufriedenheit, wenn positiv
• Hygienefaktoren: verhindern Unzufriedenheit
  • Hygienefaktoren bedingen Unzufriedenheit, wenn negativ
  • Hygienefaktoren verhindern Unzufriedenheit, wenn positiv

• Job Entlargement (Arbeitsvolumgen vergrößern: man füge einer geistlosen Arbeit eine ebensolche hinzu)
• Job Rotation (Aufgaben wechseln)
• Job Enrichment (Arbeitsanforderung vergrößern)

Erwartungshaltung ist, dass sie einen hohen Schwierigkeitsgrad von Aufgaben erfüllen, da sie entsprechend motviert sind.