Lernkarten zur Prüfungsvorbereitung GPM Zertifizierung 2014

• gemeinsame Spielregeln der Zusammenarbeit erarbeiten
• Sicherstellen, dass ale Projektauftrag und Ziele verstanden haben und ein gmeinsames Verständnis davon haben
• Zuständigkeiten klar regeln
• für gleichen Informationsstand sorgen
• Voraussetzung für offene Kommunikation sorgen
• regelmäßig Feedback
• Konflikte schnelltsmöglich lösen
• Schaffung einer Streitkultur

• beachten der Grundregeln der Kommunikation
• Feedback geben
• Einhaltung Regeln für Besprechungen 
• Teammitglieder informieren sich gegenseitig
• Konflikte offen ansprechen
• Respekt gegenüber anderen Teammitgliedern

• effiziente Arbeitsweise durch klar formulierte Ziele 
• Förderung der Kommunikation
• Anreize und Belohnung
• Selbsmotivation ermöglichen (Kompetenzentwicklung, Leistung wertschätzen)
• Demotivation verhindern
  • Bedürfnis nach Zugehörigkeit
  • Bedürfnis nach Sicherheit
  • Physiologische Bedürfnisse 

• Gruppe denkt nur in eine Richtung
• gruppendynamisch hat sich eine unausgesprochene Norm herausgebildet

Ein Problem ist eine Abweichung von Ist und Soll, von der nicht bekannt ist, wie sie aufgehoben werden kann.

Probleme haben Ursache und Wirkung. Was ein Problem ist,  eine Ursache und was eine Wirkung, hängt on dem jeweiligen Betrachter ab. 

Beispiel:

• Auftraggeber sieht Terminverzug des Projekts als Problem
• PL sieht die mangelnde Ressourcenbereitstellung als Problem. Die Wirkung daraus ist der Terminverzug; Ursache des Problems kann hier z. B. konkurrierende Projekte sein.

Klärungsphase

• Problem erkennen
• Ziel der Problemlösung definieren
• Situationsanalyse
• Ursachenanalyse

Lösungsphase

• Lösung erarbeiten
• Lösung bewerten
• Entscheidung (für eine Lösung)

Umsetzungsphase

• Aktionsplan erstellen
• Umsetzung
• Wirkungskontrolle durchführen
• Lessons Learned

Hauruck-Methode 

• Problem wird mit einer überraschenden, oft alle Randbedinungen vernachlässigenden Handlung gelöst

Trail and Error

• man versucht eine Lösung, prüft ob diese zielführend ist und versucht danach die nächste
• für einfache und überschaubare Probleme

Hypothesen aufstellen

• Hypothese aufstellen, überprüfen und unter den neuen Erkenntnissen modifiziert erneut prüfen

Intuitive Problemlösung

• PL haben in ihrem jeweiligen Projekttyp soviel Erfahrung, dass sie alltägliche Probleme instiktiv lösen können

Systematischer Ansatz

• Problem in einem systematischen Prozess eingrenzen und die Problemursachen daraufhin ermitteln, dann Lösungswege erarbeiten

geeignete Methode, um Ursachen einer bestimmten Problemstellung strukturiert zu identifizieren und grafisch darzustellen.

Vorgehen:

Schritt 1: Problemstellung formulieren

Schritt 2: ermitteln der Ursachen

Schritt 3: Erstellen eines Fischgräten-Diagrammes

• am Kopf das Problem notieren
• an den Gräten die Ursachenkategorien
• 5M-Kategorie: Mensch, Mitwelt, Material, Maschinen, Methoden

Schritt 4: Systematisieren der Ursachen

Schritt 5: Analyse der Hauptursachen

Methode, um Alternativen hinsichtlich ihrer Sachdienlichkeit zur Zielerreichung nachvollziehbar zu bewerten

Schritt 1: Bestimmen der Lösungsalternativen

Schritt 2: Erstellung Liste mit Beurteilungskriterien

Schritt 3: Bestimmung Gew-faktor für die Beurteilungskriterien

Schritt 4: Erstellen Matrix mit Lösungsalternativen u. Beurteilungskriterien mit Spalte Gew-Faktor

Schritt 5: Beurteilung der Alternativen je Beurteilungskriterium

Schritt 6: Multiplikation mit Gew-Fakor und Summierung der Werte

Ziel: Gewinnung einer möglichst großen Anzahl von Ideen

Ablauf:

• Leiter präsentiert Problemstellung
• Teilnehmer auf Einhaltung der Spielregeln für Kreativitätstechniken hinweisen
• alle geäußerten Ideen sichtbar dokumentieren
• Bewertung der Ideen und weitere Bearbeitung der ausgewählten Ideen

Problem

• real vorhanden und wird mit Sicherheit auftreten
• nicht gelöst, kann es zu Kristen und Konflikten führen

Risiko

• problematische Situation, die mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit eintritt

Krise

• komplexes Problem mit einer hohen Betroffenheit der Beteiligten

Konflikt

• Unvereinbarkeit zwischen zwei oder mehreren Personen oder auch innerhalb einer Person

• Analyseprobleme (identifizieren Strukturen, Zusammenhänge, Gesetzmäßigkeiten)
• Suchprobleme (Personen, Gegenstände, Strukturen, die bestimmte Eigenschaften erfüllen, finden)
• Konstellationsprobleme
• Auswahlprobleme (Alternativen finden)
• Folgeprobleme (durch Befolgen z. B. bestimmter Gesetzmäßigkeiten)

wohlstrukturierte Probleme:

• vollständige Kenntnis aller Problemelemente
• sthen in eim gesetzmäßigen Zusammenhang
• Lösungsprozess sicher, logisch

schlechtstrukturierte Probleme

• nicht alle Problemelemente bekannt
• wenig oder keine Gesetzmäßigkeiten
• Lösungsprozess intuitiv, vom Zufall bestimmt

Probleme werden

• nicht erkannt
• nicht verstanden
• fehlerhaft interpretiert
• nicht oder oberflächlich analysiert
• unterschiedlich wahrgenommen

• Problemzerlegung zur besseren Lösungsfindung
• Kreativitätstechniken (Brainstorming, MindMapping)

• grafische Darstellung
• W-Fragen
  • was ist Inhalt des Problems
  • wer ist betroffen
  • wie wirkt es sich aus
  • welche Lösungsversuche gab es schon
  • was ist zu tun, um Problem zu klären

• Erfinder
• Wegbereiter
• Koordinator
• Macher
• Beobachtr
• Mitspieler
• Umsetzer

Vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder als Liste. 

Jedes darin übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente jeweils vollständig beschrieben sein. Das kleinste Element des PSP ist das Arbeitspaket.

• Wurzelelement (als Projekt, Programm)
• Teilprojekte, Teilaufgaben, die weiter zerlegt sind
• Arbeitspakete als kleinstes nicht mehr zerlegbares Element

Der PSP soll sämtliche Leistungen für das Projekt vollständig enthalten. Grundsätzlich je AP nur 1 Verantwortlicher.

AP als kleinste Einheit des PSP kann dann fü den Ablaufplan in Vorgänge zerlegt werden.

Sonderstellung PM im PSP: PM als Teilaufgabe in jedem PSP, da PM-Prozesse Bestandteil jedes Projektes.

• Darstellung des Projektgegenstandes in seiner Gesamtheit
• Aufdeckung von Unklarheiten in der Zieldefinition
• Schaffung von Transparenz im Projekt
• Bestimmung aller operationalisierter und damit kontrollierbarer Arbeitseinheiten

• Ziele des Projektes
  • messbar, erreichbar, eindeutig, operationailisert, strukturiert in
    • Leistungs-(Funktions)ziele
    • Kostenziele
    • Terminziele
    • Nutzungsziele
• Ergebnisse und Einflüsse aus der Stakeholder- bzw. Umfeldanalyse
• Beschreibung des Projektinhaltes (Lastenheft, Pflichtenheft)
• Projektphasenplan mit Meilensteinen

• objektorientierte Gliederung
• Aktivitätsorientierte Gliederung
• Phasenorinetierte Gliederung
• gemischtorientierte Gliederung

• das AP enthält eine abgeschlosse Leistung, die sich eindeutig abgrenzt gegen andere AP
• das AP schließt mit einem definierten Ergebnis ab
• das AP kann auf allen Ebenen (Ausnahme Ebene 1) liegen
• das AP sollte vom Umfang her beherrschbar u. kontrollierbar sein
• das AP sollte eindeutig zuordbar sein 
• es ist ein AP-Verantwortlicher zu benennen
• das AP sollte über eine Code-Nr eindeutig identifizierbar sein

Ergänzend zum PSP sind die Arbeitspakete in einer Arbeitspaketbeschreibung eindeutig zu beschreiben.

• Angaben zur Identifikation
  • Projektnummer oder Projektname
  • Bezeichnung des AP inkl. PSP-Code-Nr
  • verantwortliche Organisationseinheit, AP-Verantwortlicher
• Angaben zum Inhalt/Leistung
  • Leistungsumfang
  • Ergebnisse
  • Aufgaben
  • Termine, Einsatzmittel
  • Kosten/Leistung
  • Schnittstellen

Identifizierende Codierung

• keine Verschlüsselung
• ermöglicht lediglich das direkte Auffinden/Erkennen eines PSP-Elementes
• Arten
  • rein numerisch
  • rein alphanumerisch
  • gemischt alpha-numerische Codierung

• Deduktives Vorgehen

vom Wurzelelement beginnend, im einzelnen Ebenen zunehmend detailliert - top down - bis zu den AP

• Induktives Vorgehen

In einem Brainstroming werden AP identifiziert zusammengefasst, von der untersten Ebene aufsteigend bis zu dem Wurzelelement - bottom up

• ein Verantwortlicher pro AP
• AP sollten einer Phase zugeordnet sein
• extern vergebene Aufgaben als eigene AP's ausweisen
• Kostenplanwert sollte groß genug sein
• klare Spezifikation pro Element des PSP

es gibt AP's, die nicht in die Termin- und Ablaufplanung eingehen müssen, wei z. B. wiederhilende Aufgaben des PM

• Einheitlichkeit der Projektplanung
• Checkliste
• Reduzierung des Planungsaufwandes

Die Leistungsbeschreibung eines Projektes dient dazu, seine Grenzen abzustecken

• Leistungsumfang
  • definiert, was in dem projekte/Programm/Portfolio enthalten ist
  • Spezifikation/Lasten-/Pflichtenheft, technische und funktionale Eigenschaften, Arbeit, Nutzerumgebung
• Lieferobjekte
  • sind materielle oder immaterielle Ergebnisse ds Projektes
  • Produkt-Bestandteile, Produkt-Dokumentation, Prozess-Dokumentation, Organisatorische Veränderungen

Gesamtheit der Produkte und Dienstleistung, die durch die Aufgabenstellung eines Projektes als Ergebnis am Ende vorliegen müssen.

• Lastenheft (WAS und WOFÜR) 
• Pflichtenheft (WIE und WOMIT)
• (eingeschränkt auch) Projektsteckbrief

Das Lastenheft stellt die Anforderungen aus Sicht des Auftraggebers dar. Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierungsvorgaben und ist vom Auftragnehmer beschrieben.

Der schleichendes Anstieg des Leistungsumfanges. Er entsteht dadurch, dass eine (stillschweigende) Änderung des Leistungsumfanges stattfindet, der Projektplan bzgl. Budget und Zeit aber nicht angepasst wird.

• werden die wichtigsten Eckdaten eines Projektes in prägnanter Form übersichtlich zusammengestellt
• soll einen Überblick über das Projekt sowie seine Besonderheiten ermöglichen
• keine genormten Inhalte

Inhalte:

• Projekttitel und Nr.
• Kunde, Auftraggeber
• Oberziel des Projektes
• Kurzbeschreibung des Projektes
• Angestrebter Nutzen
• Trägerorganisation/Umfeld
• Termine/Dauer
• Kapazitätsaufwand
• Projektbeteiligte
• mögliche Risiken, Schnittstellen, Einflüsse

Phasen

• gliedern ein Projekt in zeitliche und/oder sachliche Abschnitte
• schaffen eine erste Grobstruktur
• ermöglichen Orientierung
• reduzieren Komplexität

Meilensteine

• sind definierte Ereignisse von besonderer Bedeutung
  • Liefergegenstände, Zwischenergebnisse
  • Prüfung und Abnahmen
  • Entscheidungen
• liegen in der Regel zu Beginn oder am Ende einer Phase
• markieren die Phasenübergänge

Vorteile

• ermöglichen eine erste grundsätzliche Orientierung
• bieten Ortdnungsraster für die Feinstrukturierung
• ermöglichen phasenbezogene Zuordnung und phasenbezogenes Controlling
• phasenbezogene Planung und Anpassung
• Meilensteine reduzieren das Risiko der Fehlentwicklung
• Meilensteine ermöglichen den geordneten Abschluss eines Projektabschnittes sowe den geordneten Übergang in den nächsten Projektabschnitt
• MS sind hilfreich für die Qualitätssicherung (Quality Gate) und für den Projektabschluss
• MS sind Instrument der Führung u. Motivation

Nachteile

• kann die Felxibilität einschränken
• stößt an Grenzen wenn notwendige Erfahrung fehlt, um Aktivitäten und Ereignisse realistisch zu artizipieren