Lernkarten zur Prüfungsvorbereitung GPM Zertifizierung 2014

• Kernteam für Projekt bilden
• Definition der Ziele
• Lasenheft und Pflichtenheft erstellen
• Meilensteine definieren
• Schätzungen der Aufwände
• Machbarkeit bewerten
• kritische Erfolgsfaktoren ableiten

• Festlegung was, wann, wie durch wen gemacht werden soll
• Erstellung eines Projektstrukturplanes (PSP)
• Planung Termine, Ressourcen, Kosten
• Erstellung Projektplan
• Projekt ist definiert und geplant
• Freigabe von Auftraggeber

• Start der Phase mit Kick-Off
  • Vorstellung an die beteiligten Personen
    • Ziele
    • Planung
    • Organisationsform
    • ggf. erste Schritte zur Teambuilding- und Entwicklung
• in dieser Phase erfolgt nun die Umsetzung der definierten und geplanten Aktivitäten des Projektes
• Vergleich Ist-Stand mit Planwerten bzgl. Ziele, Termine, Kosten, Ressourcen, Qualität, Risiken; bei Abweichungen Gegensteuerung mit geeigneten Maßnahmen (iterativer Prozess)
• ggf. Rücksprung in die Definitions- und Planungsphase möglich
  • Nachforderung ("claims") gegenüber Auftraggeber möglich
• mit Erreichen des Projektzieles wird dem Auftraggeber Ergebnis zur Abnahme vorgelegt

• Nachkalkulation
• Durchführung einer Abschlussbesprechnung
• Erstellen eines Abschlussberichtes
• Archivierung wichtiger Unterlagen
• Mittelpunkt steht die Erfahrungssicherung (lessons learned)
• Ressourcen zurückgeführt, Projektorganisation aufgelöst, Projektmanager von seiner Verantwortung entbunden

• Kontextbereich
• fachlich-methodische Kompetenzen
• Kompetenzen des Verhaltensbereich (soziale und personale Kompetenz des Projektmanagers)

• Klassifizierung der Projekte mit Hilfe von Projektarten
• Projekte der gleichen Projektart weisen einen vergleichbaren "Projektcharakter" auf (ähnliche Herausforderung, Arbeitsweise, Risiken, Chancen)

• externes Projekt
• internes Projekt
• statetegisches Projekt
• taktisches Projekt
• Investitionsprojekt
• Forschung- und Entwicklungsprojekt
• Organisationsprojekt
• Innovationsprojekt
• Fachprojekt
• Routine-/Wiederholungsprojekt
• Standardoprojekt
• Akzeptanzprojekt
• Potentialprojekt
• Pionierprojekt
• Einflussprojekt
• Matrixprojekt
• Autonomes Projekt
• Technokratisches Projekt
• Agiles Projekt

• Projektauftraggeber (welche Stellung hat Auftraggeber)
  • internes, externes Projekt
• Projektinhalt (Welchen Beitrag leistet Projekt)
  • strategisches, taktisches Projekt
• relative Neuartigkeit (wie bekannt ist Zweck/Mittel)
  • Innovationsprojekt, Fachprojekt, Routine-/Wiederholungsprojekt
• Komplexität (sozial-kommunikative, fachlich-inhaltlich)
  • Standard-, Akzeptanz-, Potential-, Pionierprojekt
• Projektorganisation (Befugnisse des Projektleiters)
  • Einfluss-, Matrix-, Auitonomes-Projekt
• Projektsteuerung (wie wird Projekt gesteuert)
  • Technokratisches Projekt, Agiles Projekt
• Geografie
  • Nationales, internationales Projekt
• Projektgröße
  • Kleinprojekt, Mittleres Projekt, Großprojekt
• Projektrolle
  • Auftraggeberprojekt, Auftragnehmerprojekt

Routineaufgaben sind in der Regel zeitlich unbefristet und erfordern keine projektspezifische Organistaion sondern werden innerhalb der Linie erbracht. Bei Projekten spielen Dauer und Budget eine Rolle.

Prozesskoordination:

• Vorauskoordination als vorausschauende Abstimmung
• Feedback-Koordination als Reaktion auf Störungen

Mechanismen:

• Hierarchie
• Selbstabstimmung
• Programme und Regeln
• Koordination durch Pläne bzw. Planung

Wenn ein Unternehmen die Definition und Kriterien für ein Projekt selber festlegt.

Unterscheidung nach Zweck, Ziel und Inhalt:

Bei Investitionsprojekten die Messung des Projektfortschritts durch Zählen, Messen und Wiegen relativ einfach, bereitet sie bei den anderen Projekten Probleme.

• Überblick über die Projektlandschaft schaffen
• hilft das Projektmanagement zielgerichtet auf die vorliegende Projektart zugeschnitten einzusetzen

• Bauen oder beschaffen von Sachanlagen (Gebäude, Großmaschinen)

• Entwicklung neuer Kenntnisse und Fertigkeiten
• Verhältnis von Input und Output ist vorher nicht bestimmbar

• Aufbau- und Ablauforganisationsstrukturen schaffen

• Projekterfolg ist die Erfüllung der vertraglichen vereinbarten Leistungen in geforderter Qualität und Quantität sowie im Rahmen des finanziellen und terminlichen Rahmens unter Berücksichtigung der genehmigten Nachträge (Claims) (heißt Ziele werden erreicht)
• die Stakeholder des Projektes müssen mit der Umsetzung und den Ergebnissen zufrieden sein.

Die Einhaltung der vertraglich definierten Parameter des magischen Dreiecks ist die Basis für Projekterfolg.

Ein Projekt ist erfolgreich, wenn die Ziele, die der Auftraggeber, die Beteiligten und die Betroffenen als relevant betrachten, am Ende des Projektes erreicht werden, und dies durch das Vertrags- und Nachtragsmanagement entsprechend abgesichert ist.

ist der effektive und effiziente Einsatz von Methoden und Instrumenten des PM zur Steuerung des wirtschaftlichen Erfolgs und der Zufriedenheit der Stakeholder.

effektiv: "die richtigen Dinge tun"

effizient: "die Dinge richtig tun"

Der Projekterfolg orientiert sich an den quantitativen Dimensionen des magischen Dreiecks (Lieferung des Ergebnisses in vorgegebener Qualität, Zeit und im vorgegebenen Budget) und der Einschätzung des Ergebnisses durch den Auftraggeber/Kunden und der maßgeblichen Stakeholder.

Der Projektmanagementerfolg setzt den Einsatz der Methoden und Instrumente des PM in Verhältnis zur Steigerung des wirtschaftlichen Erfolgs und Zufriedenheit der Stakeholder.

• Projektcontrolling
  • Parameter: Leistung, Kosten, Zeit
• Machbarkeitsstudie
  • Durchführung im frühen Stadium eines Projektes
  • Überprüfung der technischen, wirtschaftlichen, rechtlichen, sozialen Machbarkeit
• Szenario-Technik: Was-wäre-wenn-Situation
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Befragungen (Kunden, Mitarbeiter, Stakeholder)
• Stakeholder
• PM Benchmarking
  • vergleichen von Projekterfolgen unternehmensintern und auch -extern
• Project Excellence:Project-Benchmarking (Modell der GPM beurteilt die Bereiche Projektmanagement und Projektergebnisse)

• direkte Ergebnisse: Termin, Kosten, Leistung
• Zufriedenheit des Kunden und weiterer Stakeholder
• Ziele der Stakeholder (organisatorisch, personell, Vertriebsziele, Marketingziele)
• Abwicklungs- und Anwendungserfolg (Zeitpunkt und Erfolgsmessung)

• der Abwicklungserfolg bedeutet, dass das betreffende Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde (Kundenzufriedenheit, Termin, Leistung, Kosten)
• der Anwendungserfolg bedeutet, dass das Projektergebnis dem Unternehmen echte Vorteile bringt (Gewinn Marktanteil, Kosteneinsparungen)

Hier ist also der Zeitpunkt der Erfolgemessung wichtig.

• ein Erfolgskriterium bezeichnet ein Merkmal für die Unterscheidung (eines Zustands) einer Sache oder Person
• der Erfolgsfaktor stellt ein Einflussmittel über den Zustand einer Sache oder Person dar

Beispiele:

Erfolgskriterium = Anwendungsquote Mitarbeiter

• Erfolgsfaktor = aktive Einbindung Mitarbeiter

Erfolgskriterium = zeitgerechte Fertigstellung Projekt

• Erfolgsfaktor = realistische Aufwandsschätzungen der Aufgabenpakete; kontinuierliche Fortschrittskontrolle

Erfolgskriterium = zufriedene Kunden

• Erfolgsfaktor = offene, ehrliche und kontinuierliche Kommunikation

• Management hat einen starken Einfluss auf das Projektergebnis
• PL muss eine starke formale Stellung mit erheblichen Befugnissen erhalten
• PL benötigt Managementfähigkeiten
• fachliche Kompetenz des Projektteams
• soziale Fähigkeiten und Fähigkeiten zur Selbstorganisation des Teams spielen eine entscheidene Rolle
• partizipativer Führungsstil des PL
• Planungs- und Kontrollinstrumente sind wichtige Erfolgsfaktoren
• Konflikete erkennen und lösen
• vorbeugendes Konfliktmanagement
• detaillierte Zielplanung

Personen/Personengruppen, die

• am Projekt beteiligt sind
• am Projektablauf interessiert sind
• von den Auswirkungen betroffen sind

Stakeholder sind bei allen Themen des PM über den gesamten Projektlebenszyklus involviert. Häufig sind die Personengruppen nach Abschluss des Projektes auch Nutzer oder Betroffene des entstandenen Projektgegenstandes. Deshalb gilt: ein gutes Management der Stakeholder fördert ein exzellentes PM und damit exzellente Projekte.

• intern sachlich

Betriebsvereinbarungen, PM-Handbuch, Richtlinien, Umsatzentwicklung, Leistungsorientierung, Lohnniveau

• intern sozial

Betriebsrat, Abteilungsleiter, Vorstand, Beauftragte (QM, Sicherheit), Mitarbeiter (außerhalb des Projektes)

• extern sachlich

Gesetze, Infrastruktur, Marktentwicklung, Normen und Standards, Subventionen

• extern sozial

Auftraggeber und desssen Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden Mitarbeiter in Konkurrenzorganisation, Behörden

Strukturierung der Projektumfeldfaktoren:

• Sachliche Faktoren
  • natürliches Umfeld 
  • technisches Umfeld 
  • ökonomisches Umfeld 
  • rechlich-, politisches Umfeld 
  • kuturrelle und traditionelle Rahmenbedingungen 
• soziale Faktoren
  • Menschen im Projektteam und Umfeld

1. Projektumfeldfaktoren spezifizieren
2. Projektumfeldfaktoren beschreiben
3. Bedeutung des Faktors klären
4. Klärung Schnittstelle zwischen Projektumfeldfaktor und Projekt

Für das PM lassen sich durch Clusterung (Zusammenfassen einzelner Stakeholder) 5 prinzipielle Stakeholdergruppen herausarbeiten:

• Kunden
• Mitarbeiter
• Projektauftraggeber
• Lieferanten/Subauftragnehmer
• Gesellschaft

Mögliche Stakeholder:

• Kunde
• Auftraggeber
• spätere Anwender des Projektergebnisses
• Mitglieder Projektkernteam
• Betriebsrat
• Öffentliche Verwaltung
• Anwohner

Den Verantwortlichen die Möglichkeit geben bereits im Vorfeld zu agieren, statt hinterher auf äußere Zwänge zu reagieren.

Stakeholder können aufgrund ihrer Einstellung zum Projekt maßgeblich zum Projekterfolg beitragen oder ihn gefährden.

1. Identfikation (Ermittlung der Stakeholder)                                                                                                                    (Schritt 1: erkennen potentieller Stakeholder,  Schritt 2: grobe Klassifizierung)
2. Information und Analyse (Bewertung nach Betroffenheit und Macht; Einfluss auf das Projekt)
3. Aktionsplanung (Maßnahmen planen und durchführen)
4. Monitoring (Controlling/Überwachung)

• bedrohen
• bestrafen
• bestechen
• belohnen
• belobigen

Strategie

• Zwang
• ködern
• Verführung
• Vision

• partizipative Strategien

sehen Stakeholder als Partner und versuchen diese aktiv in das Projekt einzubeziehen

• diskursive Strategien

setzen auf einen Ausgleich der verschiedenen Stakeholderinteressen mit Methoden der Verhandlung und des Konfiiktmanagements

• repressive Strategien

basieren auf der Idee das Umfeld über Druck, vollendete Tatsachen, selektive Informationen und ähnliche Formen der Machtausübung zu steuern