Lernkarten zur Prüfungsvorbereitung GPM Zertifizierung 2014

1. Kundenorientierung
2. Führung
3. Einbeziehen der Personen
4. Prozessorientierter Ansatz
5. Systemorientierter Managementansatz
6. ständige Verbesserung
7. Sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung
8. Lieferantenbeziehung zum gegenseitigen Nutzen

Ein System zum Festlegen von Politik und Zielen sowie zum Erreichen dieser Ziele durch Leiten und Lenken einer Organisation bzgl. der Qualität.

• Qualität des im Projekt erstellten Produktes
• Produktrealisierungsprozess
• Projektmanagement-Prozess
• Mitarbeiter im Projektteam

Die Qualität des Produkts steht im direkten Zusammenhang mit der Qualität der jeweiligen Produktrealisierungsprozesse. Wenn die Produktrealisierungsprozesse nicht unter beherrschten Bedingungen ausgeführt werden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass auch das Endprodukt fehlerhaft ist.

strategisch: Festlegung von Qualitätsnormen

operativ: Qualität im Projekt

Verifizierung

• Überprüfung und eindeutiger Nachweis der Erfüllung der Spezifikation
• bauen wir das Produkt richtig?

Validierung

• Dokumentierte Beweisführung, dass ein System die Anforderung in der Praxis erfüllt
• bauen wir das richtige Produkt?

Für ein erfolgreiches Projekt müssen die Stakeholder mit dem Projekt zufrieden sein. Das bedeutet

• vereinbarte Vorgehensziele müssen erreicht werden
• Stakeholder mit Art der Zusammenarbeit im Projekt, dem Informationsfluss und der Kommunikation zufrieden sein sollten
• Team nach dem Projekt nicht "ausgebrannt" sein darf sondern individulle Ziele verwirklichen können

• für ihre Tätigkeit entsprechend qualifiziert (Fach- und Methodenkompetenz, PM-Kompetenzen)
• entsprechend ihren Fähigkeiten eingesetzt
• sich jeweils ihrer Rolle und Verantwortung bewusst sind
• Zugriff auf die notwendigen Infarstruktur haben
• durch ihre Tätigkeiten keinen gesundheitlichen Schaden nehmen

Von einen unabhängigen Projektauditor durchgeführte Projektanalyse

• zu einem Stichtag durchgeführt
• Gegenstaned, Inhalt und Ziele vorweg festgelegt
• Überprüfung des Projektes auf Ergebnisse, Risiken oder Schwachstellen

Audit: von einem unabhängigen Auditor durchgeführte Analyse

PM-Audit: Untersuchgung aller Bereiche des PM

• ob sie richtig festgelegt wurden
• einwandfrei und nachweisbar durchgeführt 
• dokumentiert
• Vorgaben des PM-Handbuches eingehalten

QM-Audit:

• bezieht sich hier auf die Bereiche des Qualitätsmanagement
• Vorgaben des QM-Hnabuches eingehalten

Überprüfung der Einhaltung der Qualitätsanforderungen durch externe oder interne Projekt-Audits und Projekt-Reviews

• Überprüfung Projekt- bzw. Phasen-Ergebnisse
• Überprüfung Verlauf bzgl. der PM-Prozesse
• gerlente Lektionen können in die Durchführung der nächsten Projektphasen fließen

1. Ursache-Wirkung-Diagramm
2. Qualitätss-Regelkarten
3. Flussdiagramm
4. Histogramm
5. Pareto-Diagramm
6. Streudiagramm

Qualitätsplanung

• Festlegen der Qualitätsmerkmale
• Festlegen der Metrik für Messung
• Festlegung der Verfahren und Ressourcen für die Qualitätssicherung

Qualitätslenkung

• Überprüfung der Erfüllung der Qualitätsanforderung
• Ausführungskorrektur

Qualitätssicherung

• Ausführungsüberwachung

Qualitätsverbesserung, Erfahrungswerte

• Auswertung
• Festhalten der gelernten Lektionen

• inhaltlich richtig
• formal richtig
• aktuell
• vollständig
• relevant
• rückverfolgbar

• Präventionskosten
• Prüfkosten
• interne Fehlerkosten
• externe Fehlerkosten

• so früh wie möglich erkennen
• Investition in Präventivmaßnahmen
  • Review Pflichtenheft/Produktentwürfe
  • Schulung des Teams

• Erstellung des Projektauftrages und der -ziele (gemeinsam mit dem PL)
• Budget für das Projekt bereit stellen
• Steuerung des Projektes (zusammen mit PL)
• Freigabe des Abschlusses der jeweiligen PM-Phase
• Projektergebnis abnehmen
• PL entlasten
• Abstimmung mit Unternehmensziele
• Eskalation bei Problemen

• Entscheidung über Projektabbruch
• Entscheidung über Austausch des PL
• Beauftragung des Projektes

Ist ein übergeordnetes Entscheidungsgremium, z. B. für einzelne Projekte, eine Gruppe von Projekten und/oder einem Programm.

Lenkungsausschuss: temporäre Form für spezielle Projekte 

Steuerungsgremium: übergeordnete, ständige und strategisches Gremium, das die Projektlandschaft in einer Unternehmung steuert

Alternative Namen für Lenkungsausschuss:

• Steering Committee
• Steering Board
• Steuerungsausschuss
• Lenkungskreis
• Steuerungskreis
• Lenkungsboard
• Entscheidungsgremium

• PL ernennen
• Unterstützung des PL
• Überwachen des Projektfortschrittes
• Berichtserstattung gegenüber Unternehmensleitung
• Abschlussberichte genehmigen
• PL entlasten

• Entscheidungen über Korrekturmaßnahmen
• Entscheidung über Änderung der Projektinhalte, -termine, -kosten
• Entscheidung über Prioritäten von Projektaufgaben

• strategisches Projektmanagement
• notwendige Projeke und Programme identifizieren
• Projekte und Programme auswählen u. genehmigen
• Unterstützung des LA`s
• Überwachung des Fortschrittes aller Projekte u. Programmme
• Zuweisung u. Freigabe von Projekt- u. Programmbudget
• Projekte/Programm anhalten, abbrechen oder Ende genehmigen

• Entscheidung über Wertigkeit von Projekten u. Programmen und Steuerung der Projektlandschaft auf Basis dieser Entscheidung

• Operatives Projektmanagement
  • Abstimmung Projektauftrag und -planung mit LA
  • Beschaffung geeigneter Ressourcen
  • Koordination, Führung u. Motivation des Projektteams
  • Repräsentation des Projektes nach außen
  • Durchführen des Projektabschlusses

weitere Aufgaben

• Identifikation der Projektsbeeinflusser und deren Einfluss auf das Projekt
• Innerhalb des Projektteams die Schlüsselperson ermitteln
• Verantwortlichkeiten verwalten
• bei Problemen innerhalb des Projektes als Katalysator fungieren
• Konflikte innerhalb des Projekts lösen

• Mitwirkung bei Bestimmung der Projektziele
• Mitwirkung bei der Besetzung der Projektrollen
• Fachliche Weissungsbefugnis
• je nach Projektorganisation auf disziplinarische Weisungsbefugnis
• Entscheidungsbefugnis für alle Aufgaben im Projekt
• Ressourcenzusagen anfordern

• für die Realisierung der Projektziele, die in der Projektdefinition festgelegt sind
• Koordination der Projektbeteiligten und ihrer Arbeitspakete

• sorgt  für Transparenz des Projektes für alle sichtbar
• Bereitstellung geeigneter System für Projektplanung und Kontrolle

• Einfluss-Projektorganisation (Stabsorganisation)
• Matrixorganisation
• Autonome Projektorganisation

• PL ist koordinierend und beratend tätig
• Weisungsbefugnis verbleibt in der Linie
• PL als Stabsstelle
• sinnvoll wenn PL durch seine Kompetenz bzw. Autorität Einfluss auf die Linie nehmen kann

Vorteile:

• Mitarbeiter bleiben in ihren Linienabteilungen
• hohe Fexibilität bei Ressourcenbeschaffung
• optimierte Auslastung von Ressurcen möglich

Nachteile:

• aufwändige Prozesse zur Koordination u. Abstimmung
• PL hat keine Möglichkeiten für Maßnahmen
• Linie wird stark belastet

• die PL hat fachliche u. disziplinarische Weisungsbefugnis
• Mitarbeiter sind nur dem Projekt unterstellt
• Projekt wird eigenständige Organisationseinheit auf Zeit
• Auflösung der Organisationseinheit nach Projektende

Vorteile:

• eindeutige Befugnisse und Verantwortlichkeiten
• kein Konfliktpotential durch unterschiedliche Aufgabenzuteilung
• Identifikation mit Projekt
• einfache Kommunikationswege

Nachteile:

• Auslastungsprobleme durch Zuweisung nur zu einem Projekt
• Konfliktpotential bei Wiedereingliederung
• erhöhte Umstellungskosten bei Aus- und Wiedereingliederung
• Know-How Abfluss

• Mitarbeiter der Linie werden für die Projektarbeit abgestellt
• Linienvorgesetzte behält disziplinarische Verantwortung
• PL erhält fachliche Verantwortung

Vorteile:

• Ressourcen flexibel eingesetzt
• kein herauslösen aus Linie
• einfacher u. schneller Wissensaustausch

Nachteile

• Konfliktpotential durch Projekt- und Abteilungsziele
• Gefahr der Überlastung der Mitarbeiter
• erhöhter organisatorischer Aufwand
• Vernachlässigung der Projektarbeit durch Tagesgeschäft

starke Matrix-Projektorganisation

• PL besitzt die vollständige Projektveranwortung
• PL ist selbst auch in Linie eingebunden
• orientiert sich an autonome Projektorganisation

schwache Matrix-Projektorganisation

• orientiert sich an Einfluss-Projektorganisation
• PL übernimmt hauptsächlich Koordinationsfunktion

• Projektgrösse
• Projektdauer
• Erfahrung mit PM
• Projektstandort
• Unternehmensorganisation
• Unternehmensstrategie
• verfügbare Ressourcen
• Art des Projektes
• Bedeutung des Projektes

• wenn es sich um nicht komplexe Projekte handelt
• Projekte innerhalb einer Linie und keine Linienübergreifende Koordination notwendig