IT in der Beschaffung
Einkaufsleiter HF
Einkaufsleiter HF
Set of flashcards Details
| Flashcards | 59 |
|---|---|
| Students | 41 |
| Language | Deutsch |
| Category | Micro-Economics |
| Level | Other |
| Created / Updated | 26.06.2015 / 25.04.2023 |
| Weblink |
https://card2brain.ch/box/it_in_der_beschaffung1
|
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Definition von E-Procurement?
E-Procurement unterstützt die Prozesse und Beziehungen eines Unternehmen zu seinen Lieferanten mittelselektronischer Medien
Was bedeuten die Begriffe:
- Business Software
- Enterprise Resource Planning (ERP)-System
- Supply Chain Management (SCM)
- Supplier Relationship Management (SRM)
- E-Procurement
- E-Procurement-Systeme
- E-Purchasing
- E-Sourcing
- Business Software: Überbegriff für betriebswirtschaftliche Software, dazu gehören ERP-Systeme, E-Business-Software und Lösungen für isolierte Funktionsbereich, z.B. Buchhaltungssoftware, Lohn-/Personalprogramme, Warenwirtschaft etc.
- Enterprise Resource Planning (ERP)-System sind integrierte Systeme aus mehreren ERP-Modulen. ERP-Module entsprechen betriebswirtschaftlicher Software für einzelne Funktionsbereiche (primär unternehmensinterne/ konzernale Integratioin)
- E-Business-Software unterstützt primär unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse (z.b. E-Shop, Buy-Side E-Produrement-Lösungen)
- Moderne ERP-Systeme integrieren auch E-BusinessSoftware und machen sich Vorteile von Internetanwendugnen zu Nutze.
- Supply Chain Management (SCM) ziel auf die am Kudenbedarf ausgerichtete Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette (mind. 3)
- Supplier Relationship Management (SRM) steht für ein gesamtheitliches Konzept zur Optimierung der Lieferantenbeziehungen, dabei muss es sich nicht zwingend um IT-gestützte Massnahmen handeln.
- E-Procurement unterstützt die Beziehungen und Prozesse eines Unternehmens zu seinen Lieferanten durch elektronische Medien.
- E-Procurement-Systeme sind IT-Lösungen, mit dem Ziel, die Beziehungen und Prozesse zu den Lieferanten effizienter zu gestalten.
- E-Purchasing (auch Virtua Purchasing, Desktop Urchasing) unterstützt die Bestellabwicklung indirekter Güter mittels elektronischer Medien.
- E-Sourcing unterstützt die Identifikation von Lieferquellen mittels elektronischer Medien, insbesondere die Prozesse der Suche, Selektion sowi die Verhandlung mit Lieferanten.
Was sind die Kosten und Nutzen von E-Procurement?
Kosten:
Initialkosten:
- Software
- Hardware
- Implementierung
- Prozess Redesign
- Lieferanteneinbindung im Initialprojekt
- Schulung und Kommunikation
Wiederkehrende Kosten:
- Lieferanteneinbindung im Roll-Out
- Bezogene Dienstleistungen
- Schulung und Kommunikation
- Wartung und Unterhalt
- Lizenzen
- Releasewechsel und Upgrades
Nutzen:
Quantitative messbarer Nutzen
- Personalkosteneinsparungen
- Einkaufspreisreduktionen
- Kapitalkostenreduktion
- ggf. Bedarfsreduktion
Qualitativer Nutzen
- Erhöhte Transparenz
- Erhöhte Qualität/Konsistenz
- Schnelligkeit
- Moderne Arbeitsumgebung
- Zufriedenheit interner Kunden
Was sind die Beteiligten aus Geschäftssicht, die Informationsansprüche stellen?
- Bedarfsträger
- Produktinformation, Spezifikation
- Verfügbarkeit, Lieferfrist
- Kostenstellenverantwortlicher
- Preise/Kosen
- Verbrauch, Budgetkontrolle
- Management
- Informationen aus MIS
- Einkaufsabteilung
- Umsätze Lieferant, Artikelgruppen
- Qualitätskennzahlen
- Rechnungswesen
- Cash-Management
- Rechnungskontroll und Freigabe
- Lieferant
- Anfragen, Aufträge, Plandaten, Feedback
Was sind bei E-Procurment aus Geschäftssicht die Zentralen Themen?
- Orientierung an übergeordneten Strategien und Rahmenbedingungen
- Analyse des wertmässigen Voluens und der Transaktionszahl
- Formulierung der Zielsetzungen von E-Procurement
- Definition der Rolln und Aufgaben der Beteiligten
- Lieferanten
- Mitarbeitende
- Fachbereiche
- IT-Partner/Service Provider
- Klassifikation der Bedarfe und Ableiten von Beschaffungsstrategien
Was sind direkte und indirekte Güter?
Direkte Güter
- Für den Vertrieb die Handelsware
- Für die Produktion die Produktionsmaterialien
Indirekte Güter
- Für den Gebrauch Anlagen und Geräte
- Für den Konsum Treibstoff und Büromaterial...
- Zur Unterstützung Dienstleistungen
Wie sieht ein Beizug von Service Provider im E-Procurement aus?
Bild
Klassifizieren von E-Procurement Providern?
Bild
Welche Positionen muss ich Festlegen bei der arbeitsteiligen Organisation aus Organisations- und Prozesssicht?
Prozesse definieren:
- Rollen
- Aufgaben
- Verantwortlichkeiten
- Kompetenzen
- Ziele
Veränderungen identifizieren:
- Aufbauorganisation
- Ablauforganisation
Veränderung gestalten (Change Management)
- Mögliche Widerstände identifizieren
- Massnahmen definieren
- Nutzen für Beteiligte belegen und Anreize schaffen
Was für Anwendungen müssen in einem ERP für den Einkauf vorhanden sein?
- Bestandsführung
- Materialbewertung
- Disposition- und Prognose-Verfahren
- Losgrössenbestimmung
- Freigabeprozesse
- Klassifizierung von Gütern
- Auswertungsmöglichkeiten
- Wertmässige Verbuchung der Vorgänge
- Integrierte Rechnungsprüfung
- Cash-Management
Ein logisches Systemmodell aus Anwendungssicht?
Bild
Grobarchitektur Buy-Side Lösung
Bild
Nenne die generischen Hauptfunktionen im E-Sourcing?
Lieferantensuche:
- Bestehende Lieferanten einbinden
- Passives Sourcing
- Lieferantenverzeichnisse
- Social Media
- RFI (Request for Information = Informationsanfrage)
Lieferantenselektion/Verhandlung
- RFQ (Request for Quote = Angebotsanfrage)
- RFP (Request for Proposal = Ausschreibung)
- E-Auktion
Nenne die generischen Hauptfunktionen im E-Sourcing?
Lieferantensuche:
- Bestehende Lieferanten einbinden
- Passives Sourcing
- Lieferantenverzeichnisse
- Social Media
- RFI (Request for Information = Informationsanfrage)
Lieferantenselektion/Verhandlung
- RFQ (Request for Quote = Angebotsanfrage)
- RFP (Request for Proposal = Ausschreibung)
- E-Auktion
Nenne die generischen Hauptfunktionen im E-Sourcing?
Lieferantensuche:
- Bestehende Lieferanten einbinden
- Passives Sourcing
- Lieferantenverzeichnisse
- Social Media
- RFI (Request for Information = Informationsanfrage)
Lieferantenselektion/Verhandlung
- RFQ (Request for Quote = Angebotsanfrage)
- RFP (Request for Proposal = Ausschreibung)
- E-Auktion
Nenne die generischen Hauptfunktionen im E-Sourcing?
Lieferantensuche:
- Bestehende Lieferanten einbinden
- Passives Sourcing
- Lieferantenverzeichnisse
- Social Media
- RFI (Request for Information = Informationsanfrage)
Lieferantenselektion/Verhandlung
- RFQ (Request for Quote = Angebotsanfrage)
- RFP (Request for Proposal = Ausschreibung)
- E-Auktion
Was sind die eigenheiten von:
- Englischer Einkaufsauktion?
- Yankee Einkaufsauktion ?
- Holländische Einkaufsauktion?
Englischer Einkaufsauktion = Reverse Auction
- Zuschlag nach Preis / Gebotszeitpunkt / Menge
Yankee Einkaufsauktion = Reverse Auction
- Zuschlag nach Preis / Menge / Gebotszeitpunkt (Menge kann auch auf Zwei Kunden geteilt werden, da die Bieter sich auch nicht für die ganze Menge einen Preis setzen können.)
Holländische Einkaufsauktion = Vorwärtsauktion
- Vordefinierte Zeit-/Preisintervalle (man fängt hier viel tiefer an, als eines der erste Gebote und lässt im Ticker den Preis immer höher steigen, bis einer Zuschlägt)
Wie ist die Sichbarkeit der Informationen für die Bieter, welche Verfahren gibt es und was sind die Technischen Spezialitäten?
Sichbarkeit für führendes Gebot:
- Für Standardprodukte, viel Wettbewerb, Preis ist Hauptentscheidungskriterium, auch wenn nur 2 Bieter mitmachen.
Sichtbarkeit nur Rang:
- Bei stark unterschiedlichen Gebotswerten, Preise sollen verdeckt bleiben, Preis ist eines der Vergabekriterien, sinnvoll bei mind. 6 - 8 Bieter.
Sichtbarkeit für Führendes Gebot und Rang:
- Bei grosser Bieterzahl und mit Losen, ggf. für Erstellung von Shorlist
Spezielle Verfahren:
- Open Reverse Auction
- Keine Regeln zur Platzierung
- Sealed Reverse Auction
- Gebote sind für die Bieter gar nicht sichtbar
- Dynamic Sealed Reverse Auction
- Führendes Gebot ist sichtbar muss aber nicht unterboten werden
Technische Spezialitäten
- Proxy-Bidding, Stellvertretung
- Bieter kann einstellen, was der tiefste Preis ist, der angeboten werden soll.
- Multi Variable Bidding
- Weitere, gewichtete Attribute entscheidungsrelevant
Was sind aus Beschaffungs- und Lieferantensicht die Voraussetzungen und Potenziale bei den Lieferantenverhandlung?
Beschaffersicht:
Voraussetzungen
- Akzeptanz im Untenehmen
- IT-Affinität
- Strukturierte Arbeitsweise
- Genügendes Volumen
- Genügend Wettbewerb
Potenziale
- Zeiteinsparungen gegenüber Direktverhandlungen
- Nutzung der Wettbewerbsdynamik
- Objektivität und Transparenz
- Gewichtung von Kriterien
Lieferantensicht:
Voraussetzungen
- Zugang zu Internet
- IT-Affinität
- Interesse an Beziehung/Auftrag
Potenziale
- Verkürzung Verkaufszyklus
- Transparentere Abläufe
- Neue Geschäftschancen
- Fairer Wettbewerb
Für welche Normstrategien werden folgende E-Sourcing Instrumente am besten genutzt?
- Online Ausschreibung
- Online Auktion
- Einkauf/Logistik/Plattform an Dienstleister auslagern
Online Ausschreibung
- Für Strategische Güter und Engpassgüter (Versorgungssicherheit)
Online Auktion
- Für Hebelgüter
Einkauf/Logistik/Plattform an Dienstleister auslagern
- Für Standardgüter
Was bringt ein Vendor Inventory Prozess einem Unternehmen?
- Vereinfachung der Prozesse bei den Lieferanten
- Vereinheitlichung der Prozesse/Systeme
- Unterstützte Prozesse
- Stockkeeping VMI
- Stockkeeping
- Crossdocking
- Direct-to-Store
- Rackjobbing
- Direct-to-Store VMI
- Retouren
Nutzen und Hürden des IT Einsatzes in der Operativen Bestellabwicklung?
Nutzen:
- Ausschöpfung von Rahmenverträgen ( verhindern von Maverick Buying)
- Standardisierung des Bestellprozesses
- Geringere Prozesskosten und kürzere Durchlaufzeiten
- Verfügbarkeit von Informationen
- Erhöhte Ausgabentransparenz
- Qualitätssicherung
Herausforderungen:
- Dynamik der Beziehungen und des Einkaufssortiments - Stammdatenpflege
- Medienbrüche zum Lieferanten
- Benutzerfreundlichkeit von Applikationen
- Lizenzmodelle der Systemanbieter
Aus welchen Hauptteilen besteht das E-Sourcing?
- Lieferantensuche
- Bestehende Lieferanten einbinden
- Passives Sourcing --> z.b. auf Website den Einkauf abbilden
- Lieferantenverzeichnisse --> z.b. Website von Verbänden, WLW
- Social Media
- RFI (Request for Informatio) = Informationsanfrage
- Lieferantenselektion
- RFQ (Request for Quote = Angebotsanfrage)
- RFP (Request fo Proposal = Ausschreibung)
- Verhandlung
- E-Auktion
Wo liegen die Daten bei einer Sell Side Lösung?
Wo liegen die Vor- und Nachteile?
Beim Lieferanten.
Vorteile:
- Keine Investitionen erforderlich
- Konfiguration von Produkten möglich
- Sonderangebote
- Kunden- bzw. produktspezifische Darstellung des Contents
- Zusatzdokumente
- Cross-Selling, Links
- Verfügbarkeitsangaben
- Aktualität der Konditionen
Nachteile:
- Ind. Designs / Navigation
- Mehrere Logins
- Umständliche Benutzerverwaltung
- Mangelnde Workflow-Unterstützung
- Mangelnder Gesamtüberblick über eingekauftes Volumen
- Viele Schnittstellen bei gewünschter Integration
Wo liegen die Daten bei einer klassichen Buy-Side Lösung?
Vor- und Nachteile
Bei uns
Vorteile:
- Single Login
- Einheitliches Design
- Abbildung der Einkaufsorganisation
- Unterstützung von Genehmigungsverfahren
- Sortimentssteuerung
- Beschaffung in Kontrakten
- Transparenz dank Reporting über Einkaufstransaktionen
- Zentrale Schnittstelle für Datenintegration ins ERP
Nachteile:
- Investitionskosten
- Unterhaltskosten
- Keine Produktekonfiguration
- Keine kunden- bzw. produktspezifische Darstellung des Contents
- Selten Verfügbarkeitsangaben
- Aktualisierungsrhythmus der Konditionen
- Sonderangebote nicht berücksichtigt.
Buy-Side Lösung mit Multilieferantenkatalog.
Bild
Wo liegen die Daten bei einer Buy-Side-Lösung as a Service?
Bei einem Service Provider
Buy-Side-Lösung mit PunchOut/OCI. Wo liegen hier die Daten?
Stammdaten beim Lieferanten, bestelldaten bei mir.
Wo liegen die Vor- und Nachteile bei einem PunchOut/OCI?
Vorteile:
- Single Login
- Einheitliches Design
- Abbildung der Einkaufsorganisation
- Unterstützung von Genehmigungsverfahren
- Sortimentssteuerung (teilw.)
- Beschaffung in Kontrakten
- Transparenz dank Reporting über Einkaufstransaktionen
- Zentrale Schnittstelle für Datenintegration ins ERP
Nachteile:
- Installation und Betrieb zusätzlicher IT-Komponenten
Gegenüber Buy-Side-Lösung eliminierte Nachteile:
- Keine Produktkonfiguration
- Keine Kunden- bzw. produktspezifische Darstellung des Contents
- Selten Verfügbarkeitsangaben
- Aktualisierungsrhythmus der Konditionen
- Sonderangebote nicht berücksichtigt
Wie funktioniert ein E-Marktplatz und wo liegen die Daten?
Verschiedene Lieferanten und verschiedene Einkäufer treffen sich auf einer Einkaufsplattform. Daten liegen beim Provider.
Was sind zentrale Funktionen beim Katalog- und Content-Management und was sind deren Zielsetzungen?
Katalog-Management:
- Darstellung der Produktdaten
- Steuerung mehrerer Sprachen
- Aktualisierungs- und Übermittlungsfunktionen
- Überführung in elektronisches Katalogstandardformat (BMEcat, xCBL, cXML, CIF)
- Personalisierte Aufbereitung vo Informationen
Content Management:
- Aufbereitung und Pflege der Produktdaten
- Normalisierung und Rationalisierung der Produktdatn
- Klassifizierung de Produkte
- Ergänzung der Daten durch Bilder / Zusatzdokumente
Zielsetzungen:
- Produktdaten sind
- Verständlich
- Einfach zugänglich
- Aktuell
- und falls gewünscht individuell
- Effiziente Datenbewirtschaftung
- Content-Management ist das Schmiermittel der katalogbasierten Beschaffung.
Was für Produktbeschreibung/-klassifikation und Klassifiaktionsstandards gibt es im Katalog-/Content-Management?
- Strukturierung von Sortimenten
- Zusammenfassung von Produkten mit ähnlichen Eigenschaften
- Klassifkationsstandards:
- UN/SPSC
- eCl@ss - Deutsches Institut der Wirtschaft, Köln. In 7 Sprachen verfügbar.
- ETIM - Elektrotechnisches Informationsmodell (Elektrobranche)
Definition von E-Business-/B2B-Integration?
E-Business-Integration ist die Verbindung von unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen und den beteiligten Informationssystemen mit dem Ziel, in einer verteilten Wertschöpfungskette eine zusammenhängende Leistung (für den Kunden) zu erzeugen.
Welche Zielsetzungen und Anforderungen gibt es im elektronischen Datenaustausch im Purchase-to-Pay-Prozess?
Zielsetzungen:
- Automatischer Datenaustausch zwischen Systemen
- Reduktion von Schnittstellen
- Automatisierung von internen und geschäftsübergreifenden Prozessen
Anforderungen:
- Semantische Einigung
- Umwandlung von Formaten
- Sicherer Transport
- Sicherheit
- Verschlüsselung
- Authentizität
- Integrität
- Archivierung
Was sind die Herausforderungen im elektronischen Dokumentenaustauch?
Unterschiedliche IT-Systeme
- z.b. SAP/Navision/Abacus....
Unterschiedliche Datenbezeichnungen
- z.b. invoice_nbr --> rg_nr
Unterschiedliche Datenformate
- Zahlen mit Punkt/Komma, Mengeneinheiten in ISO
Unterschiedliche Datenbedürfnisse aus dem Prozess
- z.b. Personal-Nummer der Bestellperson
Unterschiedliche Transportkanäle
- z.b. VAN, Internet
Unterschiedliche Dokumentenformate
- z.b. Rechnung in Edifact --> Rechnung in cXML
Schnittstellen der verschiedenen Ebenen.
Bild
Was für Standards gibt es im Elektronischen Datenaustausch?
UN/Edifact
UBL
UN/Cefact XML
openTrans
Wie viele EDIFACT Nachrichten gibt es ca.?
200
Was für Varianten der Verbindungen gibt es im elektronischen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern?
- Bilateraler Anschluss
- Branchenlösung
- Service Provider
Was für Zusatzleistungen bieten Service Provider noch an?
- Mail-Box-Services
- Dienst- und Formatkonvertierungen
- Datenmutationen, Klassifizierungen etc.
- Tracking, Nachweisfunktionen
- Digitale Signatur (z.b. bei elektronischen Rechnungen)
- Transaktionssicherung (Umgang mit Störungen)
Das Spektrum der verfügbaren Dienstleistungen und Einzelfunktionen ist in der Regel auf bestimte Anwendungsfelder konzentriert.
