IT in der Beschaffung

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• Geschäftssicht
• Prozesssicht
• Anwendungssicht
• Technische Sicht

Durch Austausch von Produkten, Informationen und Finanzmittel

Mögliche Kunden können über unsere Einkaufs-Website mit uns in Kontakt treten. Idealerweise, kann man hier schon soweit aussortieren (z.b. durch Lieferantenselbsauskunftsbogen), dass nur noch die bei uns auftreffen, die auch das Potenzial und die Bedingungen von uns erfüllen.

Verzeichnisdienste unterstützen die Lieferantensuche und die Anbahnung von neuen Geschäftsbeziehungen.

Online Ausschreibungen eignen sich als Methode zur Lieferantenqualifikation und -selektion sowohl für dei Beschaffung komplexer Produkte oder Leistungen als auch für das Ausloten des aktuellen Marktpreises. Es gilt für ausgewählte Lieferanten.

Ein RFI wird durchgeführt, um Basisinformationen über Produkte und Leistungen einer ausgewählten Gruppe von Anbietern einzuholen und sich dadurch ein Bld über das Leistungsvermögen und die Lieferbereitschaft der Anbieter machen zu können. In der Regel werden Listenpreise angegeben. Der RFI kann dazu dienen, neue Alternativen für Produkte, Lösungen oder günstigere Lieferquellen zu identifizieren.

Ein RFP wird duchgeführt, um Angebote zu einem Produkt oder Vorschläge zu einer Problemstellung, ggf. mit Attributen wie Preis, verfügbare Menge oder Lieferzeit einzuholen. Diese Form der Ausschreibung eignet sich für Situationen in denen die benötigten Produkte oder Leistungen eine gewisse Komplexität aufweisen und die Lieferanten auch aufzeigen müssen, wie sie den formulierten Anforderungen gerecht werden können. Meist wird auch beschrieben wie und aufgrund welcher Beurteilungskriterien die Lieferantenauswahl erfolgen wird.

Mittels Online-Einkaufsauktionen sollen gezielt ausgewählte Lieferanten innerhalb einer Auktionsfrist ihre Angebote zu einem spezifizierten Bedarf via eine webbasierte Applikation abgegeben.

• Business Software: Überbegriff für betriebswirtschaftliche Software, dazu gehören ERP-Systeme, E-Business-Software und Lösungen für isolierte Funktionsbereich, z.B. Buchhaltungssoftware, Lohn-/Personalprogramme, Warenwirtschaft etc.
• Enterprise Resource Planning (ERP)-System sind integrierte Systeme aus mehreren ERP-Modulen. ERP-Module entsprechen betriebswirtschaftlicher Software für einzelne Funktionsbereiche (primär unternehmensinterne/ konzernale Integratioin)
  • E-Business-Software unterstützt primär unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse (z.b. E-Shop, Buy-Side E-Produrement-Lösungen)
  • Moderne ERP-Systeme integrieren auch E-BusinessSoftware und machen sich Vorteile von Internetanwendugnen zu Nutze.
• Supply Chain Management (SCM) ziel auf die am Kudenbedarf ausgerichtete Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette (mind. 3)
• Supplier Relationship Management (SRM) steht für ein gesamtheitliches Konzept zur Optimierung der Lieferantenbeziehungen, dabei muss es sich nicht zwingend um IT-gestützte Massnahmen handeln.
• E-Procurement unterstützt die Beziehungen und Prozesse eines Unternehmens zu seinen Lieferanten durch elektronische Medien.
• E-Procurement-Systeme sind IT-Lösungen, mit dem Ziel, die Beziehungen und Prozesse zu den Lieferanten effizienter zu gestalten.
• E-Purchasing (auch Virtua Purchasing, Desktop Urchasing) unterstützt die Bestellabwicklung indirekter Güter mittels elektronischer Medien.
• E-Sourcing unterstützt die Identifikation von Lieferquellen mittels elektronischer Medien, insbesondere die Prozesse der Suche, Selektion sowi die Verhandlung mit Lieferanten.

Kosten:

Initialkosten:

• Software
• Hardware
• Implementierung
• Prozess Redesign
• Lieferanteneinbindung im Initialprojekt
• Schulung und Kommunikation

Wiederkehrende Kosten:

• Lieferanteneinbindung im Roll-Out
• Bezogene Dienstleistungen
• Schulung und Kommunikation
• Wartung und Unterhalt
• Lizenzen
• Releasewechsel und Upgrades

Nutzen:

Quantitative messbarer Nutzen

• Personalkosteneinsparungen
• Einkaufspreisreduktionen
• Kapitalkostenreduktion
• ggf. Bedarfsreduktion

Qualitativer Nutzen

• Erhöhte Transparenz
• Erhöhte Qualität/Konsistenz
• Schnelligkeit
• Moderne Arbeitsumgebung
• Zufriedenheit interner Kunden

• Bedarfsträger
  • Produktinformation, Spezifikation
  • Verfügbarkeit, Lieferfrist
• Kostenstellenverantwortlicher
  • Preise/Kosen
  • Verbrauch, Budgetkontrolle
• Management
  • Informationen aus MIS
• Einkaufsabteilung
  • Umsätze Lieferant, Artikelgruppen
  • Qualitätskennzahlen
• Rechnungswesen
  • Cash-Management
  • Rechnungskontroll und Freigabe
• Lieferant
  • Anfragen, Aufträge, Plandaten, Feedback

• Orientierung an übergeordneten Strategien und Rahmenbedingungen
• Analyse des wertmässigen Voluens und der Transaktionszahl
• Formulierung der Zielsetzungen von E-Procurement
• Definition der Rolln und Aufgaben der Beteiligten
  • Lieferanten
  • Mitarbeitende
  • Fachbereiche
  • IT-Partner/Service Provider
• Klassifikation der Bedarfe und Ableiten von Beschaffungsstrategien

Direkte Güter

• Für den Vertrieb die Handelsware
• Für die Produktion die Produktionsmaterialien

Indirekte Güter

• Für den Gebrauch Anlagen und Geräte
• Für den Konsum Treibstoff und Büromaterial...
• Zur Unterstützung Dienstleistungen

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Prozesse definieren:

• Rollen
• Aufgaben
• Verantwortlichkeiten
• Kompetenzen
• Ziele

Veränderungen identifizieren:

• Aufbauorganisation
• Ablauforganisation

Veränderung gestalten (Change Management)

• Mögliche Widerstände identifizieren
• Massnahmen definieren
• Nutzen für Beteiligte belegen und Anreize schaffen

• Bestandsführung
• Materialbewertung
• Disposition- und Prognose-Verfahren
• Losgrössenbestimmung
• Freigabeprozesse
• Klassifizierung von Gütern
• Auswertungsmöglichkeiten
• Wertmässige Verbuchung der Vorgänge
• Integrierte Rechnungsprüfung
• Cash-Management

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Lieferantensuche:

• Bestehende Lieferanten einbinden
• Passives Sourcing
• Lieferantenverzeichnisse
• Social Media
• RFI (Request for Information = Informationsanfrage)

Lieferantenselektion/Verhandlung

• RFQ (Request for Quote = Angebotsanfrage)
• RFP (Request for Proposal = Ausschreibung)
• E-Auktion

Lieferantensuche:

• Bestehende Lieferanten einbinden
• Passives Sourcing
• Lieferantenverzeichnisse
• Social Media
• RFI (Request for Information = Informationsanfrage)

Lieferantenselektion/Verhandlung

• RFQ (Request for Quote = Angebotsanfrage)
• RFP (Request for Proposal = Ausschreibung)
• E-Auktion

Lieferantensuche:

• Bestehende Lieferanten einbinden
• Passives Sourcing
• Lieferantenverzeichnisse
• Social Media
• RFI (Request for Information = Informationsanfrage)

Lieferantenselektion/Verhandlung

• RFQ (Request for Quote = Angebotsanfrage)
• RFP (Request for Proposal = Ausschreibung)
• E-Auktion