IPMA Level D - Prüfungsvorbereitung

Engerer Sinn

• Die Projektidentität festlegen bzw. die grundlegenden Freiheitsgrade klären
• Vom operationellen Projektgeschäft noch unbelastet Ideen und Material sammeln, die in die weitere Projektbearbeitung einfließen
• Grobe – noch provisorische – Projektziele definieren
• Den Go/Nogo-Entscheid für die inhaltliche Bearbeitung des Projekts treffen
• Die notwendigen Voraussetzungen schaffen, um erfolgreich ins Projekt einzusteigen.

Weiterer Sinn

• Eine Informationsgrundlage schaffen
• Dem Projekt die definitive Identität geben und ein gemeinsames Verständnis des Projekts entwickeln
• Die Erwartungen von Stakeholdern und Beteiligten klären
• Die Projektziele konkretisieren, Anforderungen an die Lösung formulieren
• Die Ziele und Anforderungen mit dem Entscheider vereinbaren und kommunizieren
• Das Projekt strukturieren und detailliert planen
• Zuständigkeiten und Verantwortungen klären, Verbindlichkeit schaffen
• Die benötigten finanziellen, personellen und weiteren Ressourcen und Rahmenbedingungen sicherstellen
• Das Projekt und dessen Priorität mit dem übergeordneten Projektport folio abstimmen

Kick-Off ist der Startschuss des Projekts – mit offizieller Bekanntgabe und In-Kraft-Setzung der Ziele und des Regelwerks für das Projekt

Projektstartworkshop ist der Workshop des Projektteams, in dem die Projektziele, die Projektorganisation, Verfahrensweisen usw. erarbeitet und vereinbart werden

Start-Brainstorming (Das Projekt wird dabei in seinen verschiedenen Facetten möglichst tiefgründig durchleuchtet)

0. Gebot: Es gibt mehr Wissen auf dieser Welt, als sich der Projektleiter vorstellen kann..." => Fragen, fragen fragen und nochmals fragen! Aber :"Alles Wissen ist am Projektanfang nicht zwingend erforderlich, am Ende wohl aber zwangsläufig vorhanden!

• Projekt(ziel)definition,
• Projektumfeldanalyse,
• Risikoanalyse,
• Projektstrukturierung,
• Projektorganisation,
• Termin- und Kostenplanung.

Grundlage für Informationsaustausch im Projekt

• Sender-Empfänger-Modell
• Modell der Sach- und Beziehungsebene
• Modell der inneren Landkarte
• Selektive Wahrnehmung
• 4-Ohren Modell
• Modell des Inneren Teams

Innere Landkarte

• Ein Sender sendet Informationen immer auf der Grundlage seiner „innere Landkarte“ – seinen Überzeugungen und Annahmen über die Welt
• Sein Kommunikationspartner kann diese Informationen nur aufnehmen, wenn er in der Lage ist, sie in seine „innere Landkarte“ sinnvoll zu integrieren
• Irrtum: Wir gehen stillschweigend davon aus, dass der Kommunikationspartner die Welt genauso sieht wie wir
• Folge: Kommunikation gelingt nur, wenn beim Sender und beim Empfänger die jeweiligen „inneren Landkarten“, die, zumindest punktuell zusammenpassen.

Selektive Wahrnehmung

• Menschliche Wahrnehmung ist immer selektiv – es werden nur bestimmte Aspekte der Umwelt wahrgenommen.
• Gelungene Kommunikation setzt demnach – vergröbert – voraus, dass uns die kommunizierten Inhalte bereits in gewissem Maße bekannt oder plausibel sind.

1. Zuhören: Was sagt der Partner? Welche Worte benutzt er? 
2. Beobachten: Wie verhält sich der Partner? Welche Körper sprachlichen Signale sendet er, ggf. unfreiwillig? 
3. Verstehen: Welche Zusammenhänge stelle ich zwischen den Äußerungen her? Was teilt der Partner als Gesamt-Botschaft mit? 
4. Rückmelden: Was habe ich verstanden? (Sachebene) Welche Botschaft kam bei mir an? (Beziehungsebene)

• Angemessene Startphase mit Begrüßung der Teilnehmer, Bekanntgabe der Themen, Zielstellungen und ggf. Vorgehensweise. 
• Struktur und Klarheit der Aussagen: Neben einer gut nachvollziehbaren inhaltlichen Struktur Einfachheit (geläufige Worte, kurze Sätze...) und Prägnanz (Ergebnisse auf den Punkt bringen)
• Verdeutlichung durch Beispiele: Problemen oder Sachverhalten durch Beispiele illustrieren
• Beschränkung auf Kernaussagen: nicht alle erdenklichen Ergebnisse zu präsentieren, sondern sich auf Kernaussagen konzentrieren. 
• Aktiver Einbezug der Zuhörer: Nicht nur vortragen, sondern die Zuhörer einbeziehen, durch Fragen, eigene Beiträge etc. 
• Zielorientierter Abschluss: Präsentation mit einem Ausblick, einem Appell oder einer (kurzen) Zusammenfassung, die auch nicht gelöste Probleme beinhalten kann, beenden.

• Projektmanagementwerkzeug zur Dokumentation der Kommunikationswege im Rahmen eines Projekts
• In der Kommunikationsmatrix wird die Kommunikation mit den Stakeholdern (externen und internen) systematisch dokumentiert

Steuerung der Einzelaktivitäten im Projekt im Hinblick auf die Projektziele sowie als Handlung ein soziales System aufzubauen in dem Führende und Geführte zusammen eine Aufgabe/Problem mit einem Minimum an finanziellen, zeitlichen, emotionalen und sozialem Aufwand optimal lösen oder zu lösen versuchen.

• Autoritär
• Patiarchisch
• Beratend
• Konsultativ
• Partizipativ
• Delegativ
• Demokratisch

.

• Aufgabenbezogen
  • Unmittelbare Konzentration auf Bewältigen der Aufgabe (IPMA PM-Kompetenzen)
• Mitarbeiterorientiert
  • Konzentration das Team zu unterstützen, dass das Potential voll entfaltet wird 
  • Durch Team Empowerment, Team Coaching, Zielvereinbarungen, Feedback und Unterstützung

• Mentor, Unterstützer, Innovator, Vermittler, Produzent, Direktor, Überwacher, Koordinator
• Stabilität versus Flexibilität
• Interner Fokus versus externer Fokus

Auf Projektmitglieder und Aufgaben maßgeschneiderte Führungsstile 

Telling ,Selling, Participating, Delegating (siehe Hersey und Blanchard)

• Reifegrad 1: nicht fähig und nicht willig
• Reifegrad 2: nicht fähig und willig
• Reifegrad 3: fähig und nicht willig
• Reifegrad 4:fähig und willig

Beeinflusst das Handeln und Entscheiden im Projekt

Gut <-> Böse, Richtig-Falsch

Ethik Beschreibt, analysiert, bewertet Moral, folgt Wertanschauung, zukunftsbezogen, wie es sein soll

Moral: aktuelle Handlungsregeln von Individuen und Gruppen, schlechtes Gefühl wenn dagegen verstoßen wird

Unterteilung nach Ansätzen bei der Suche nach dem richtigen Handeln:

• Gesinnungsethik: Ideen und Handeln
• Verantwortungsethik: Entscheidungen und 
• Folgenethik: Auswirkungen

• Gesinnungsethik
  • Gesinnung: individuelles Phänomen, Denkweise, entwickelt sich im Kindesalter, nicht vererbbar, nicht lernbar, nicht übertragbar, durch Person unbewusst änderbar, unabhängig von Handlungsfolgen
  • Ziel: dem eigenen Gewissen gutes Gefühl zu geben
  • Gesinnungsethik: Typ moralischer Theorien, bewertet Handlungen nach eigenen Werten ungeachtet Handlungsfolgen.
• Verantwortungsethik
  • Wer (Akteur) verantwortet wann (vorher/nachher) wovor (Instanz) was (Handlung) wofür (Folgen) weswegen (Werte)?
  • Verantwortbarkeit der Ergebnisse und der Folgen einer Handlung
  • Ziel: den anderen Objekten nicht zu schaden und möglichst Gutes tun
• Folgenethik
  • Nutzen einer Handlung für Menschen
  • bezieht Nachhaltigkeit ein
  • Ziel: Maximierung der Gesamtmenge an Glück für andere Menschen

• Moral ist kulturabhängig
• Wissen und beim Handeln berücksichtigen 
• Loyalität: Fehlerverzeihung und höfliches Beibringen

Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen in Quantitt und Qualität im finanziellen und zeitlichen Rahmen

Zufriedenstellung aller Stakeholder

Positive Beurteilung des Projekts

Anerkennung der Projektergennisse durch die maßgeblichen Interessengruppen

Effektiver und effizienter Einsatz der Methoden und Intrumente des PM

Auch projektübergreifend für Projektportfolio und Organisation

Erfolgskriterien sind messbare Merkmale für die Unterscheidung eines Zusatndes, sache oder Person, z.B. Anwesenheitsquote

Erfolgsfaktoren sind die Einflussmittel dafür, z.B. Mitarbeiterbeteiligung

1. Unternehmensleitung
   • Freistellung, PM-Kultur
2. Projektleitung
   • klare, erreichbare, kommunizierte und dokumentierte Ziele, Projektkultur
3. Projektmitarbeiter
   • Verantwortung übernehmen, Unternehmerisches Denken
4. Auftraggeber
   • Realistische Vorstellungen, Bonität, Motivation
5. Projektgegner
   • Einbezug, Information

Lieferobjekte sind materielle oder immaterielle Ergebnsse des Projekts.

Der Leistungsumfang definiert die Grenzen des Projekts und legt fest, was darinenthalten ist.

Aus Produktsicht bestimmt er die Eigenschaften ud Funktionen des Produkts.

Aus Prozesssicht sämtliche Aufgaben, die für das Produkt erledigt werden müssen.

Lastenheft: Vom Autraggeber festgelegte Lieferungen und Leistungen

Pflichtenheft: Vom Auftragnehmer ausgearbeitete Umsetzung aufgrund des Lastenhefts

Zusammenfassung des Projekts auf einer Seite, Eckdaten des Projekts.

Auftrag zur Durchführung des Projekts, mit

• Zielen, Ergebnissen
• Randbedingungen
• Verantwortlichkeiten, Ressourcen
• Gleiche Sicht von Auftraggeber und Projektverantwortlicher

Permanente, projektunabhängige Organisationsstrukturen

Summe aller dauerhaft wirksamen Regelungen des Aufbaus und der Prozesse im Unternehmen 

Einlinienorganisation:

• nur einen direkten Vorgesetzten
• klare Zuständigkeit
• wenig Abstimungsaufwand

Mehrlinienorganisation:

• mehrere spezialisierte Vorgesetzte
• Erhöhte Abstimmung, dadurch oft mehr Qualität

Bildet den Rahmen für die Arbeit in Organisationen durch denkweisen, Werte und Normen

Temporäre administrative Untersctützung des Projekts