IPMA GPM Level D/C Kapitel C

Vgl. Fragen & Antworten D5.13 und weitere (von außen und von innen blockiertes
Projektteam)

Definition laut ICB:
„die Beendigung der Projektarbeit bei Fertigstellung des
Projektgegenstandes“
Damit werden zwei Prozesse verknüpft:
• Die Übergabe des Projektergebnisses und dessen Abnahme durch den
Kunden.
• Der Abschluss des Projekts mit Dokumentation der Erfahrungen und deren
Weitergabe.
Drei verschiedene Projektenden:
• Leistung erbracht
• Kosten evaluiert ==> kfm. Abschluss
• Projekt ausgewertet

Aufgaben auf der Sachebene:
• Abnahmen, Prüfungen, Reviews
• Erbrachte und noch offene Leistungen
• Auflösung der wesentlichen Umfeldbeziehungen (z.B. Berichte für das
Topmanagement)
• Prüfen der endgültigen Kosten, Ertrags- und Finanzsituation
• Übergabe

Aufgaben auf der Beziehungsebene:
Der PM muss den Auflösungsprozess der Gruppe begleiten und unterstützen.
Hierbei muss er mit folgenden Problemen umgehen:
• Identitätsverlust (Wir-Gefühl geht verloren)
• Unnötige Verlängerung (Angst der Mitarbeiter, dass neue Aufgaben weniger
attraktiv sind bzw. keine Perspektive vorhanden ist)
• Freiwilliger Rückzug („rechtzeitiger“ Absprung in andere Projekte)
==> Es muss für einen klaren Neuanfang der Mitarbeiter gesorgt werden
==> Projektbeendigung durch gemeinsames Erlebnis

• Fazit des Projektleiters: welche Ziele wurden / wurden nicht erreicht
(Projektergebnisse)?
• Feedbackrunde: Jeder Teilnehmer kommt einmal zu Wort – Schwächen und
Verbesserungsbereiche. Aussprache zur Feedbackrunde
• Projektlernen: Was können Team und Unternehmen aus dem Projekt lernen?
Welche Maßnahmen werden getroffen, um Fehlerwiederholungen zu
vermeiden?
• Vergabe der restlichen Aktivitäten.
• Feierlicher Ausklang.

Es gibt keine allgemein gültige Empfehlung. Es sollten allerdings folgende
Mindestinhalte genannt werden:
1. Sachebene -> Aussagen über
• Zu Beginn geplante und tatsächlich erreichte Leistungsziele
• Die ursprünglich geplanten und am Ende tatsächlich angefallenen Kosten
• Terminabweichungen
==> Bei allen drei Parametern sollten eventuelle Abweichungen begründet
werden:
2. Beziehungsebene -> Die Frage,
was im Team und in den Beziehungen zum Projektumfeld besonders gut und was
schlecht gelaufen ist
3. Informationen über Konsequenzen für künftige Projekte, die aus den
Abweichungen gezogen werden, und eine Liste mit Aufgaben, die noch abzuarbeiten
ist.

• Nach dem offiziellen Projektabschluss Personal bereitstellen für eine
gründliche Auswertung.
• Beauftragten im Unternehmen für Projektlernen über die im Projekt
gemachten Erfahrungen informieren.
• Berücksichtigung des Faktors Mensch und nicht nur „harte“ Fakten.
• Offenes konstruktives Feedback -Lernkultur etablieren, die verhindert, dass
einmalige Fehler negative Konsequenzen nach sich ziehen.
• Wissen ist Macht – Wissen zu teilen bedeutet Machtgewinn.
• Projektlernen als Projektziel aufnehmen.
• Formalisierten Prozess für Projektlernen und Ablage der Erfahrungen im
Projektlernsystem, so dass gezielt nach ihnen gesucht werden kann.
• Management lässt sich regelmäßig zu Maßnahmen und Erfolgen zum
Projektlernen berichten.
• Feedbackmechanismen aufbauen.
• Projektlernen zum „Faktor Mensch“ dokumentieren.
• Motivator einsetzen, falls systematisches Lernen aus Projekten schwerfällt.
• Schulung der Mitarbeiter
• Vor Beginn eines Neuen Projektes sollte nachgesehen werden, ob nicht etwa
schon Wissen vorhanden ist.
• Coach / Mentorensystem einrichten
• Erfolgreiche Teams sollten wenn möglich in neuen Projekten wieder
zusammenarbeiten
• Bewusstsein schaffen, dass der gemeinsame Wissenspool genutzt wird

Projektanalyse auf der Sachebene:
• Nachkalkulation: Identifikation wesentlicher Kosten- und Termintreiber
• Projektkostendatenbanken
• Kennzahlen und Kennzahlensysteme
• Kundenbefragung
Projektanalyse auf der Beziehungsebene:
• Fragebogen
• Feedbackgespräche
Projektanalyse auf der Sach- und Beziehungsebene:
• Modell for Project Excellence
• Befragung von Beteiligten
• Projekterfahrungsdatenbanken

Prozessbasierte Methoden:
• Projektnachbewertung
• Manöverkritik

Dokumentenbasierte Methoden:
• RECALL (Formular via Internetbrowser werden Erfahrungen erfasst. Ziel ist,
Erfahrungen leichter und automatisiert zu erfassen und zugänglich zu
machen)
• Projektlerngeschichte (Der jeweilige Verfasser stellt die wichtigsten
Ereignisse des Projektes aus dem Bereich „Faktor Mensch“ in
chronologischer Reihenfolge zusammen)
• Mikroartikel (DIN A4 Seite in unkomplizierter gesprochener Sprache, den
jeder Projektmitarbeiter nach Projektabschluss verfasst. Ziel ist Erfahrungen
möglichst authentisch wiederzugeben)

• Prozessorientierte Multiprojektmanagement-Systeme, die sich auf Qualitätsund
Prozessmanagement konzentrieren
• Ressourcenorientierte Multiprojektmanagement-Systeme mit Schwerpunkt
auf der Einsatzmittelplanung sowie der Aufgabe einen Ressourcenpool zu
verwalten
• Umfassende Projektmanagement-Systeme (Enterprise Project Management
Systems)
• Plattformen zur Unterstützung der Zusammenarbeit innerhalb des Projekts
(Project-Collaboration Platforms)

Es muss ein Projektmanagement-Konzept vorliegen, welches auf die Organisation
abgestimmt wurde. Denn nur wenn die Projektmanagement-Prozesse sorgfältig
beschrieben sind, können auch Anforderungen an die Software definiert werden.
Eine Einführung von Projektmanagement über den Kauf einer Softwarelösung ist
zum Scheitern verurteilt.