Grundlagen der Projektarbeit

• Projektidee / Projektumfeld
• Projektteam
• Methodik
• Information
• Kommunikation
• Topmanagement

1. Vorstudie
2. Grobkonzept
3. Detailkonzept
4. Realisierung
5. Einführung
6. Erhaltung

Grundsätzlich wird in dieser Phase entschieden, ob das Projekt durchgeführt werden soll.

• Projektabgrenzung
• Schnittstellen
• Problemkatalog
• Zielsystem
• Lösungsvarianten
• Wirschaftlichkeitsvarianten
• Vorgehensplanung
• Aktualisierter Projektvertrag

Lösungskonzept auf Basis der gewählten Vorstudienvariante. Komplexität reduzieren.

• Konkretisierte Ziele
• Zerlegung des Projekts in abgrenzbare Projekte
• Prioritäten für die Projekte
• Lösungen für die Projekte
• Schnitstellen zwischen den Projekten

Vollständige und ausführungsreife Pläne aller Teilsysteme.

• Verfeinerte Pläne für alle Lösungskomponenten
• Einführungsstrategie
• Definitives Budget
• Aktualisierter Projektvertrag

Schlüsselfertiges System bzw. einzuführende Lösung

• Umgesetzte Pläne
• Testberichte
• Dokumentation

Übergabe an die Benutzer

• Durchgeführte Schulung bzw. Informationsveranstaltung
• Eingerichtete Hotline
• Erfolgskontrolle

System bzw. Lösung am Leben erhalten. 

• Erfolgskontrolle
• Nachschulungen
• Fehlerkorrekturen
• Systemanpassungen

1. Auftrag / Vertrag
2. Erhebung / Analyse
3. Würdiung / Zielrevision
4. Lösungssuche
5. Bewertung
6. Auswahl

Dieser Schritt ist zwingend bei Beginn einer neuen Phase. Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer werden verbindliche Vereinbarungen getroffen, wie z.B. Zielsetzung, Termine, Budget usw. Eine Überarbeitung des Vertrags bzw. Auftrags wird bei erheblichen Änderung von Zielen, Budget oder auch Terminen notwendig, wobei jede Vertragsversion vom Auftraggeber zu visieren ist. 

Relevante Informationen für Erhebung und Analyse des Ist-Zustands werden gesammelt und geordnet. 

Die gesammalten Daten werden noch nicht bewertet.

Tiefe und Dauer dieses Teilschritts hängen  vom Detaillierungsgrad der aktuellen Phase ab.

Der im vorherigen Schritt erhobene Ist-Zustand wird kritisch bewertet. Dabei stehen Stärken und Schwächen (gegenwartsbezogene Beurteilung) und Chancen und Risiken (zukunftsbezogene Beurteilung) im Vordergrund. 

Mit der Würdigung wird die Basis gelegt, um bei der Bearbeitung von Lösungsvarianten: 

• Stärken zu erhalten
• Chancen zu nutzen
• Schwächen zu eliminieren
• Risiken zu vermeiden

Diese Beurteilung kann dazu führen, dass die Ziele revidiert und der Auftrag neu visiert werden muss.

Besteht aus zwei Teilaufgaben

• Konzeptentwurf
• Konzeptanalyse

Konzeptentwurf:

Hier werden alle möglichen Lösungen gesammelt. In der Vorstudie sollte der Ist-Zustand auch als Lösung aufgeführt sein (Nullvariante). 

Konzeptanalyse:

Die vorher gesammelten Lösungsvarianten werden gewürdigt. Es geht darum jene Lösungsvarianten auszuschalten, die mit den vorgegebenen Zielen nicht in Einklang gebracht werden können, Muss-Ziele oder gar Restriktionen verletzen. 

Die Varianten, die noch im Rennen sind, werden beurteilt und miteinander verglichen. Zielerreichungsgrad. Der Auftraggeber erwartet einen Vorschlag für eine weiterzuverfolgende Variante.

Definitiver Entscheid. 

Der Entscheid wird grundsätzlich durch den Auftraggeber bzw. vom Entscheidungsgremium getroffen. Nicht durch das Projektteam.

• Einheitlichkeit
• Transparenz
• Klare Entscheidungsgrundlagen
• Planungs- und Steuerungshilfe
• Übersicht

1. Projektidee
2. Projektantrag
3. Antragsprüfung
4. Entscheid
5. Projektauftrag
6. Projektfreigabe

• Ausgangslage
• Probleme
• Grobe Lösungsidee
• Erwarteter Nutzen, Projektziele
• Überlegungen zur Wirtschaftlichkeit
• Grobschätzung des Realisierungszeitraums

• Projekttauglichkeit
• Vereinbarkeit mit der Unternehmensstrategie
• Risiko eines Misserfolgs
• Deckung des Ressourcenbedarfs
• Deckung des Know-Hows Bedarfs
• Wirtschaftlicher Nutzen
• Konsequenzen der Nicht-Realisierung

1. Ziele ermitteln
2. Ziele analysieren
3. Ziele klassifizieren (System- / Vorgehensziel)
4. Ziele operationalisieren (Masstab für Ziele festlegen)
5. Ziele gewichten
6. Zielentscheid herbeiführen (Zieldokumentation als Bestandteil des Projektauftrags. Nachvollziehbarkeit des Zieldefinitionsprozess gewährleisten)
7. Ziele kommunikzieren (Allen im Projekt beteiligten)

Systemziele sind wirtschaftliche Ziele, Leistungsziele, oder personelle Ziele. 

Während Vorgehensziele eher Etappenziele des Projekts darstellen.

1. Analyse des Projektumfelds
2. Auswahl der Marketingintstrumente
3. Massnahmen definieren und Einsatz planen
4. Massnahmen durchführen und Wirksamkeitskontrolle.

• Stakeholderidentifikation und -gruppierung
• Bedürfnisermittlung der Stakeholder; Ziele der Stakeholder bezüglich des Projekts, Ableitung der Anforderungen an das Projektmarketing
• Analyse von Einfluss und Interesse und Einstufung des Handlungsbedarfs (Einfluss-Interessen-Matrix)
• Analyse der Stakeholderbeziehungen (Stakeholdermap)

• Absender: Wer informiert?
• Empfänger: An wen wird informiert?
• Inhalt, Botschaft: Was wird informiert?
• Zeitpunkt: Wann wird informiert?
• Instrument, Medium: Wie wird informiert?
• Ort: Wo wird informiert?

• Reine Projektorganisation
• Stabs-Projektorganisation
• Matrix-Projektorganisation

• Lenkung
  • Auftraggeber
  • Projektausschuss
• Führung
  • Projektleiter
  • Teilprojektleiter
  • Project Office
• Ausführung
  • Projektmitarbeitende
• Fachbeteiligung
  • Teilprojektleiter
  • Mitarbeiter aus Fachbereichen