Eventmanagement HWZ BKO-D13

Veranstaltungen oder spezielle Ereignisse, die multisensitiv an einem Ort zu einem festen Zeitpunkt von einer ausgewählten Personengruppe erlebt werden und als Plattform zur Unternehmenskommunikation genutzt werden.

• Nach Zielgruppe und Zugang
  • Public Events: Endverbraucher, öffentlich, geschlossen
  • Corporate Events: B2B, MA, Stakeholder
• Nach Ziel: Information, Verkauf, Kundenbindung
• Nach Anlass: Jubiläum, Productlaunch, GV, Einweihung 
• Nach Dauer: Ein- oder Mehrtagesveranstaltungen
• Nach Lokalität:  Indoor, Outdoor

Event Marketing bezeichnet den strategischen Einsatz des Kommunikationsinstruments „Event“ im Marketingmix des Unternehmens.

Es ist somit integrierter Bestandteil eines ganzheitlichen Marketingkonzeptes

Event Marketing dient der erlebnisorientierten Umsetzung der Kommunikationsziele eines Unternehmens

 muss als Ziel der Marketingkommunikation definiert sein

• muss vom Management gewollt sein

• muss darauf ausgerichtet sein, als eine Einheit in der Kommunikation angesehen zu werden

• soll die Effizienz der Kommunikation steigern und durch Synergieeffekte fördern

• muss im Ergebnis darauf bezogen sein, ein Bestandteil des einheitlichen Erscheinungsbildes (Auftreten aus einem Guss) bei den (internen und externen) Zielgruppen zu sein

Die wirtschaftliche, technologische, soziale Entwicklung zieht ganz selbstverständlich die Entwicklung und den Einsatz der Live Communications nach sich. Wissenschaftliche Erkenntnisse zeigen dabei sehr deutlich, dass es nicht auf «Höher, Weiter, Schneller» ankommt, sondern eine zielgruppen- und situations-adäquate Ansprache. Nur so gelingt dem Absender der Aufbau einer glaubhaften und nachvollziehbaren Erlebnissphäre, die sich langfristig positiv beim Rezipienten = Empfänger (z. B. Zuhörer, Zuschauer, Besucher, User, Publikum) verankert.

Die Bedeutung der Messe- und Eventbranche im Kommunikationsumfeld gewinnt kontinuierlich an Bedeutung. Dabei dürfen auch die volkswirtschaftlichen Zusatzeffekte der Branche nicht unterschätzt werden. Die einzelnen Eventarten zu unterscheiden – nach Zielgruppe und Zielen – ist eine Voraussetzung, um in Folge auch eine stimmige Event-Strategie erarbeiten zu können. Hinzu kommt, dass verschiedene. Eventarten unterschiedliche Herausforderungen in der Planung/Organisation nach sich ziehen. Dennoch in der Realität bleibt: Eventmarketing ist ein häufig immer noch sehr taktisch und willkürlich eingesetztes Instrument, obwohl gerade dieses Instrument - wie kaum ein anderes - seine Effektivität und Effizienz im Konzert mit den anderen Instrumenten zeigt und bei strategischem Ausrichtung optimal entfaltet.

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Daher bietet sich eine Unterteilung der Ziele nach Zeitphasen an:

• Pre-Event (im Vorfeld)

• Main Event (der eigentliche Event)

• After-Event (Follow-up)

• Kontaktziele

• Kommunikationsziele

• Ökonomische Ziele (zweitrangig)

• Motivation

• Information über das Produkt/Unternehmen

• Verstärkung der Bindung an das Produkt/Unternehmen

• Imageverbesserung

• Pflege des Zielgruppenkontaktes

• Changekommunikation

• Kundenpflege • Produkte und Lösungen erlebbar machen • Imageverbesserung • Erhöhung des Bekanntheitsgrades • Neukundengewinnung • Pflege des Zielgruppenkontaktes • Aktivierung der Zielgruppe • Multiplikatoren gewinnen

Primärzielgruppen: das (potenzielle) Eventpublikum vor Ort, der auserwählte Kreis

Sekundärzielgruppen: nicht vor Ort, erfährt und erlebt die Eventbotschaft mittelbar

Schritt 1: Grobbestimmung nach internen und externen Adressaten

Schritt 2: (Weiter-) Bestimmung der (Primär-)Zielgruppen - nach den zu erreichenden Zielen - nach der Nähe der Zielgruppe zum Event und - nach der vorgegebenen Teilnehmerzahl

Schritt 3: Verfeinerung der Zielgruppen nach psychografischen Gemeinsamkeiten in gleichartige Teilnehmergruppen

Schritt 4: Den kleinsten gemeinsamen Nenner definieren - Welche Gemeinsamkeiten können genutzt werden, damit sich das Eventpublikum angesprochen fühlt? - Wie lange haben sie Gültigkeit?

Eine Event-Marketingstrategie beinhaltet die bewusste und verbindliche Festlegung mittel- und längerfristiger Verhaltenspläne, die Massgaben über Anzahl, Inszenierungsrichtlinien und Typen von Event beinhalten, mit denen die Event-Marketingziele eines Unternehmens erreicht werden sollen. nach Bruhn

Vorhanden sein MÜSSEN

• Datum / Wochentag - Aufbau und Abbau nicht vergessen - Kontrolle ob während dem geplanten Zeitraum irgendwelche anderen grossen oder wichtigen Events in der Umgebung / Stadt / Land sind

• Ort und regionale Besonderheiten

• Anzahl Gäste - Ist Anzahl der Gäste fix oder ist es eine generelle oder öffentliche Einladung • Budget -Rahmen

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• Location & Infrastruktur
• Unterhaltung & Deko
• Catering
• Kommunikation
• Agentur & Personal
• interne Kosten

Eventlocation

Offlocation

Themen/Club Location

Bei Eventlocations, IMMER prüfen: • Zufahrt / Abfahrt • Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln / Parkplätze • Sanitäre Anlagen / Wasser- und Stromanschlüsse für WC-Wagen / Container / Platz für ToiToi • Strom / genügend Leistung für Catering • Heizung / Kühlung • Fluchtwege / Notfallzufahrten • Notwendige Bewilligungen • Sind Exklusiv-Verträge vorhanden, bei Bedarf nachverhandeln oder wenn nötig Dienstleister auskaufen

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Jeder Raum sollte in mehrere Richtungen entfluchtbar sein • Maximaler Abstand zum nächsten Notausgang ist 35 Meter, sofern diagonal entfluchtbar, sonst 20 Meter • Notsignaletik und Notbeleuchtung sind ein MUSS, bitte kontrollieren • Keine brennbaren Objekte in Fluchtwegnähe • Achtung bei Notausgang mit Treppen sollte Treppe beleuchtet sein Eventhaftpflicht genau klären, WER / WAS / WIE-HOCH Eventhaftpflichtversicherung ist ein MUSS, klären WER

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Wann – Timing der Einladung / Ticketing / Werbung • Wen – Welche Zielgruppe wird wann wie kontaktiert • Wie viele – Personen in welcher Welle • Wer – lädt ein • Wie – Art der Einladung

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Bei hybriden Event- und Marketingaktivitäten handelt es sich nicht um Events, bei denen ein wenig Onlinekommunikation und Social Media in der Pre- und Postkommunikation eingesetzt wird! • Es sind integrierte, konvergent* produzierte Kommunikationskampagnen, bei denen sich reale und virtuelle Elemente perfekt (inhaltlich, dramaturgisch, zeitlich) zu einer Story ergänzen und so gegenseitig optimieren! *kongruent = gleichwertig, übereinstimmend – ein Medium ergänzt das andere perfekt, Konvergenz im Sinne von Koexistenz, Erweiterung des Spektrums und nicht Extinktion 50 Nachhaltigkeit von Events (5) Hybride Formate (integrierte Eventkonzepte) (2) • Hybride Events sind - Eventmassnahmen, deren Live-Charakter nur ein Teil des Gesamtereignisses sind - virtuell ankündigt und real fortgeführt oder real stattgefunden und virtuell kommuniziert und während des gesamten Live Events virtuell begleitet… aktiv oder über Social Media • dabei bewusst auf die viralen und hochgradig glaubhaften (commonsense) Chancen der Social Media (earned media) setzt. Ziel: Die erreichbaren Kontakte vervielfachen und die realen Kontakte intensivieren! 5

Pre-Kommunikation / Post-Kommunikation • Gesamtkonzept für den Event erstellen, bei dem die verschiedenen Ebenen der Ansprache logisch ineinander greifen – keine Redundanz, keine Ineffizienz • Online / Mobile statt offline / in logischer Ergänzung • Wenn Offline: Druckerei Auswahl: Zertifiziert für CO2-neutrale Produktion? Standort? • Sinnvolle, nutzbare Gadgets und Give-Aways

Locationwahl • Neben der möglichst kreativen, coolen, nie dagewesenen Off- Location, sollten Überlegungen wie Flurschäden, Lärmbelästigung, Transportwege und -lösungen auch eine wichtige Rolle spielen • Bei der Wahl von Locations kann man auf deren Umweltbilanz achten: Erdwärme, Sonnenenergie, Wasseraufbereitung, Müllentsorgungskonzept… www.kamehagrand.com // www.umweltarena.ch • Transport: Öffentliche Verkehrsmittel anstelle individueller Anreise, regionale Eventlösungen anstelle einer Gesamtlocation, erschlossene Ressorts anstelle exotischer Destinationen

Eventrealisation Recyclingfähige Materialien, wiederholte Nutzung von Teppichen und anderen Artikeln, Pappmöbel (e-Ticketing: IATA recycelte 2008 rund 32 Mio. Flugtickets nach der Umstellung – allerdings: viele nutzen nicht die Mobile-App, sondern drucken zu Hause aus!) LED Technologie mit niedriger Wärmeentwicklung und Energieverbrauch Glas & Porzellan, regionale & saisonale Produkte, keine überfischten Fischarten, kompostierbares Geschirr, Mehrweggeschirr, Teller und Becher-Sammel-System www.viviaconaqua.ch