Bürowirtschaft, KfB, Sommer 2014

Verantwortung des Arbeitgebersfür das Fehlverhalten:

• unklare Arbeitsanweisungen des Arbeitgebers
• erheblicher Arbeitsdruck z.B durch Personalmangel
• Mangelnde Einarbeitung
• langjähriges Dulden bestimmter Arbeitsabläufe/ eines bestimmten Verhaltens

mögliche Ziele des Arbeitgebers

• Verhaltensänderung des Arbeitnehmer bewirken
• Kündigung "unliebsamer" Mitarbeiter vorbereiten
• Abbau von Personal vorbereiten

Was tun im Falle einer Abmahnung?

• Inhalt auf Richtigkeit prüfen
• bei Annahme nichts unterschreiben
• bei Gespräch mit dem Vorgesetzten: -> Betriebsratsmitglied hinzuziehen

Was tun, wenn die Abmahnung unberechtigt erscheint?

• schriftliche Stellungnahme verfassen -> Beratung mit Betriebsrat
• Aufforderung an Arbeitgeber, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen
• Achtung! Entfernungsanspruch innerhalb von 6 Monaten geltend machen

Was tun wenn der Arbeitgeber an der Abmahnung festhält?

• Stellungnahme als Gegendarstellung in die Personalakte aufnehmen
• Klage
• Beschwerde beim Betriebsrat einlegen
• -> Einigungsstelle kann angerufen werden

- Vorstufe zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen -

Inhaltliche Aspekte

• 1. Schilderung des Fehlverhaltens (sachliche und konkrete) Darstellung
• 2. Warnfunktion -> Androhung von arbeitsrechtlichen Konsequenzen (Versetzung, Umgruppierung, Kündigung)
• -> Warnung beinhaltet, dass eine Verhaltensänderung notwendig ist
• -> Vorraussetzung: Arbeitnehmer hat genügend Zeit und Gelegenheit

Formal-rechtliche-Aspekte

• keine bes. Formvorschrift -> Schriftform bietet sich an, wg Beweiskraft
• Das Wort "Abmahnung" muss nicht unbedingt enthalten sein
• Zeitnah
• Der Arbeitgeber muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers beweisen
• Die Entfernung aus der Personalakte ist vom Einzelfall abhängig (ggf. 2 Jahre)
• Zur Aussprache einer Abmahnung sind berechtigt: Jeder zur Kündigung berechtigte und Weisungsbefugte Vorgesetzte

• "Lohnsteuerkarte"
• Urlaubsbescheinigung
• einfaches Zeugnis
• qualifiziertes Zeugnis auf Verlangen des Arbeitnehmers
• Sozialversicherungsausweis

einfaches Zeugnis

-> rein sachlich, nur Tätigkeit, Zeitraum

qualifiziertes Zeugnis

-> Tätigkeit wird umfangreich beschrieben

-> Zeugnis enthält "versteckte" Bewertung

Das Kündigungsschutzgesetz findet Anwendung, wenn

• der Arbeitnehmer 6 Monate ohne Unterbrechung im Unternehmen beschäftigt ist und
• der Betrieb in der Regel mehr als 5 Mitarbeiter beschäftigt (Auszubildene zählen nicht dazu)
• in Betrieben mit max 10 Mitarbeitern: KSchG gilt nur für solche Arbeitnehmer, die vor dem 31.12.2003 ihre Tätigkeit im Unternehmen begonnen haben

Gründe für eine "sozial gerechtfertigte" Kündigung

1. Personenbedingte Kündigung

z.B

• dauerhafte Erkrankung mit negativer Prognose
• mangelnde qualifikation für den Beruf

2. Verhaltensbedingte Kündigung

z.B

• permanente Verspätung
• unfreundlicher Kundenumgang
• Arbeitsverweigerung

Besonderheiten:

• i.d.R muss eine Abmahnung vorausgehen

3. Betriebsbedinge Kündigung

-> "dringende betriebliche Erfordernisse"

zB

• schlechte Auftragslage
• Stillegung von Teilen des Betriebs
• Rationalisierung
• Verlagerung ins Ausland

Zwingend für den Arbeitgeber (§ 1 Abs.3)

Sozialauswahl treffen nach:

• Betriebszugehörigkeit
• Alter
• Unterhaltspflichten
• Schwerbehinderung

Unverzichtbare Mitarbeiter sind von der sozialauswahl ausgeschlossen!!!

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Die Kündigung ist sozial ungerechtfertig, wenn

• a) gegen Regelungen des BetrVerfG verstoßen wird
• oder
• b) Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz möglich ist
• und
• der Betriebsrat Widerspruch einlegt hat (schriftlich)

Bei wem ist eine Kündigung unzulässig?

• Mitglieder des Betriebsrates, Jugend- und Ausbildungsvertreter

In welchen Fällen können die o.g Mitarbeiter laut Gesetz trotzdem gekündigt werden?

• Betriebsstillegung
• Schließung der Abteilung (falls Versetzung aus betr. Gründen nicht möglich)

Die Zustimmung welchen Amtes ist erforderlich für eine Kündigung eines Schwebehinderten?

• Integrationsamt

Welche Formvorschrift ist bei der Beantragung einer Kündigung eines Schwebehinderten einzuhalten?

• Schriftform

In welchem Zeitraum soll das Integrationsamt seine Entscheidung treffen?

• innerhalb eines Monats

Für wen gilt das Mutterschutzgesetz?

• für Frauen im Arbeitsverhältnis und Heimarbeitende

Was sind Wöchnerinnen?

• Frauen die nach der Entbindung in Elternzeit sind

Was ist nach § 9 unzulässig?

• Kündigungsverbot: Während der Schwangerschaft + 4 Monate danach

Wann kann die Frau kündigen?

• Während der Schwangerschaft
• nach der Entbindung ohne Einhaltung einer Frist

Sind Grundwehrdienstleistende & Zivildienstleistende ordentlich kündbar?

• nein

Mitglieder von Betriebsverfassungsorganen

Vorraussetzung für eine Kündigung

• Kündigung aus einem wichtigen Grund/ außerordentlich (Zustimmung des Betriebsrates)
• Betriebsstillegung
• Abteilung schließt und Versetzung ist nicht möglich

Wie lange besteht der besondere Kündigungsschutz?

• Dauer der Amtszeit
• 1 Jahr nach der Amtszeit

Besonderheiten:

• Abteilungsschließung: Beförderungsversetzung, falls keine Versetzung auf gleichwertige Stelle möglich

Schwerbehinderte

Vorraussetzung für eine Kündigung

• Zustimmung des Integrationsamtes
• -> ordentliche Kündigung
• -> außerordentliche Kündigung
• AG beantragte Kündigung

Wie lange besteht der besondere Kündigungsschutz?

• dauerhaft solange Schwerbehinderung vorliegt

Besonderheiten:

• Arbeitsverhältnis muss länger als 6 Monate bestehen
• Arbeitnehmer ist jünger als 58 und hat keinen Anspruch auf Abfindung

(Werdende) Mütter

Vorraussetzung für eine Kündigung

• Vorliegen eines wichtigen Grundes
• -> z.B Diebstahl, Unterschlagung

Wie lange besteht der besondere Kündigungsschutz?

• während der Schwangerschaft
• 4 Monate nach der Entbindung (Mutterschutz)

Besonderheiten:

• Kündigung durch AN
• -> fristlos möglich
• während der Schwangerschaft
• 4 Monate nach der Entbindung (Mutterschutz)

i.d.R 24 Werktage pro Jahr oder 20 Arbeitstage

Werktage = Mo-SA

Arbeitstage = Mo- Fr

• jede Abteilung muss ganzjährig besetzt sein
• soziale Kriterien (z.B schulpflichtige Kinder)
• mind. 1 mal im Jahr müssen 2 Wochen zusammenhängender Urlaub gewährleistet sein
• "alter" Urlaub wird vorrangig genommen
• Azubis werden in den Ferien bevorzugt
• Wer zuerst kommt malt zuerst
• Bei Uneinigkeiten entscheidet der Abteilungsleiter

Folgen wenn ein Termin übersehen oder vergessen wird:

Zahlungstermin verpasst

• kein Skontoabzug
• Zahlung von Verzugszinsen und Mahngebühren

Material nachzubestellen

• Machinen stehen still

Dem Schuldner eine Rechnung zu schicken

• Forderung verjährt

einen Kundenbesuch zu verlegen:

• Der Kunde muss warten oder noch einmal kommen
• Kunde ist verärgert

Unter Terminen versteht man einen Zeitpunkt, an dem etwas wichtiges stattfindet

• Geburtstag
• Beginn und Ende der Ferien
• Klassenarbeit
• Arztbesuch

Termine müssen richtig geplant werden! Vorher wichtige Fragen:

• Warum findet der Termin statt?
• Wer kommt zu dem Termin?
• Wann findet der Termin statt?
• Wo findet der Termin statt?
• Wielange dauert der Termin?

Um einen Termin nicht zu vergessen ist es erforderlich, ihn sofort in den Kalender einzutragen und die Einhaltung zu überwachen!!!

Terminplanung meist über das Sekreteriat:

• Besprechung des Chefs/ Chefin
• Geschäftsreisen
• Kündigungen
• Messen oder Ausstellungen
• Vertreterbesuche
• Urlaub der Sekretärin und der Mitarbeiter
• Einladungen
• Liefertermine
• Zahlungstermine

- unterscheidet man in zwei Gruppen -

1. feste Termine

- wiederholen sich periodisch

- werden frühzeitig, meist am Jahresanfang eingetragen. Somit kann man spätere Terminüberschneidungen vorbeugen:

• Geburtstage
• Steuerzahlungen
• Messen und Ausstellungen
• Schul- und Betriebsferien

2. flexible Termine

- werden eingetragen sobald sie festgelegt sind

- müssen gegebenenfalls mit schon festliegenden Terminen abgestimmt werden:

• Besprechungen, Sitzungen, Tagungen
• Geschäftsreisen
• Bearbeitungs- und Planungstermine
• Wiedervorlage und Abgabetermine
• private und geschäftliche Vereinbarungen (Essen, Theaterbesuche, Sport)

Terminarten bei Terminüberwachung

• Kontrolltermine (z.B Rücksprachen)
• Erledigungstermine (z.B Projekte)
• gesetzlich vorgeschrieben Termine (z.B Steuern)

Hilfmittel zur Terminüberwachung

• Terminkalender und planer
• Planungstafeln
• Terminmappen
• elektronische Medien
• Terminkartein

Terminkalender

• in Jahres-, Monats- oder Tageskalender
• als Wand-,  Tisch- oder Taschenkalender

Terminplaner

• Jahreskalender aus kräftigem Papier der an der Wand befestigt ist
• ermöglicht langfristige Planung
• aufgeteilt ind Monate, Wochen, Tage
• Samstage, Sonntage und Feiertage farblich hinterlegt

Terminmappen

• dienen zur Aufbewahrung von Schriftstücken die zu bestimmten Terminen wieder bearbeitet oder vorgelegt werden
• am sinnvollsten geeigne ist ein Pullordner

Planungstafeln

• Terminübersicht über das ganze Jahr
• Sichtbarmachen erfolgt über farbige Kärtchen oder Symbole
• auch geeignet als Belegplaner (Reservierung)

Allgemeine Tipps zur Terminplanung und Überwachung

Planung

• Vorgesetzte und Mitarbeiter sollen getrennte Kalender führen
• eingetragene Termins müssen abgestimmt sein
• neue Termine sofort eintragen
• Zeitraum zwischen Terminen darf nicht zu knapp sein (Pufferzeiten)
• Termine nicht zu früh oder zu spät planen
• Vorarbeiten notwendig -> Unterlagen zusammenstellen
• Urlaubszeiten und Brückentage berücksichtigen
• private Termine berücksichtigen
• externe Teilnehmer -> nicht zu früh ansetzten wg Anfahrt
• Prioritäten setzen nach Wichtigkeit -> extern vor intern
• Terminblöcke bilden

Überwachung

• Termine für den kommenden Tag müssen am vortag gesichtet und vorbereitet werden
• Ende des Tages: erledigte Termine streichen und übrige neu einplanen
• Farben nutzen!

Planung und Überwachung am PC (z.B mit Outlook)

Vorraussetzung:

• alle Teilnehmer sind an ein Computernetzwerk angeschlossen
• betroffene Personen müssen Zugriff auf die Terminpläne der anderen haben um gut planen zu können
• ein festgelegter Termin steht somit in allen Kalendern

Vorteile

• Termine und Infos werden schnell gefunden
• Terminpflege ist einfach, da das verschieben, löschen sehr einfach ist und der Kalender so stets übersichtlich ist
• schnelle Terminübertragung auf andere
• akustische Erinnerung vor Termin

Nachteile

• zwischen PC, Notebook, PDA, Handy und Tablet schnell abgleichen
• besondere Planungsfunktionen an einfachen Programmen nicht möglich
• elektronische Terminpflege kan nachträglich nicht rekonstruiert werden; was gelösct wurde ist weg
• Datenverlust durch Hardwarefehler kann erhebliche betriebliche Konsequenzen haben

• Kalenderfunktion
• Terminüberschneidungsüberprüfung
• Notizfunktion
• Adressbuch
• Uhrenfunktion
• automatische Nummerwahl aus Adressbuch
• integrieter Passwortschutz

• Konferenz
• Videokonferenz
• Telefonkonferenz
• Tagung
• Kongress
• Messe/ Hausmesse
• Komission
• Lehrgang
• Seminar
• Sitzung
• Besprechung

Planung

• Tagesordnung
• Zeitrahmen
• Anfangs u. Endzeit
• Anwesenheitsliste
• Namenschilder
• Ziele
• Pausen
• Sitzungsmappe
• Getränke, Imbiss

Vorbereitung

• Themen
• Tagesordnung
• Teilnehmer
• Programm
• Veranstaltungsraum
• Inhalte
• Referenten
• Einladungsschreiben
• Rahmenprogramm

Geräteausstattung im Raum

• Beamer
• Panaboard
• Overheadprojektor
• Flipchart
• Plasmadisplay
• Smart-Board
• Diaprojektor
• Moderationsmaterial

Planung einer großen Veranstaltung

• Um welche Art Veranstaltung halteltes sich?
• Welchen Nutzen soll sie dem Unternehmen bringen?
• Welches Ziel soll erreicht werden?
• Welcher Ablauf eignet sich dazu optimal?
• Welche Mittel können angewandt werden?

Veranstaltungsarten

• Besprechung
• Tagung
• Tag der offenen Tür
• Lehrgang
• Konferenz
• Kommission
• Roodshow
• Seminar
• Kongress
• Hausmesse
• Messe
• Sitzung

Besprechungen und Sitzungen

häufigste Form im Geschäftsleben

Besprechung

• Gedankenaustausch zwischen Personen
• kann kurzfristig erforderlich sein
• meist Hausintern

Sitzung

• Treffen eines kleinen Teilnehmerkreis unter einer bestimmten formalen Regelungen z.B Einberufung, Tagesordnung

• Tagesordnung erstellen
• Formulierung der Tagesordnung nicht als Disskussionsthemen, sondern in Form von Besprechungszielen
• für jeden Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen festlegen -> signalisiert die Bedeutung
• kurze Pausen einplanen
• Einladungen und TO rechtzeitig verschicken
• Anfangs- und Endzeiten an die Teilnehme schicken
• TO oben auf die Sitzungsmappe, Unterlagen nach TO sortieren
• Anwesenheitsliste vorbereiten
• bei langen Sitzungen Getränke und Snacks bereitstellen
• Namensschilder erstellen, falls Teilnehmer unbekannt
• Hängemappe für wiederholende Sitzungen
• Auf Einhaltung der TO achten
• Abwesenheit vermerken
• Ergebnisprotokoll erstellen

• Resedauer (Aufenthalt Hin- und Rückseite)
• Anfahrt (Auto/ Bahn)
• Übernachtung & Verpflegung
• Resekosten
• Abrechnung
• Unterlagen für Termine
• Reiseprogramm
• Kontaktdaten d. Gesprächsteilnehmer

Lage

• gute Erreichbarkeit
• (Nähe zum Kunden/ Hbf/ Messe etc)

Ausstattung

• Frühstücksmöglichkeit
• Parkplatz
• Gepäckaufbewahrung
• Internetzugang
• Weiterermpfehlungsrate
• evtl. Fahrer o.ä

Kosten

• angemessen (Was erstattet der AG)
• Kontingente oder Rabatte

Persönliche Vorbereitung

• Raucherzimmer
• Fitnessraum/ Sauna etc

• Reisekostenabrechnung
• Sortieren/ Ablage der Unterlagen (z.B abgeschlossene Verträge)
• Protokoll/ Reisebericht anfertigen:
• Datum/ Uhrzeit
• Gesprächspartner
• Abgeschlossene Geschäfte
• Infos über geknüpfte Kontakte
• Geführte Gespräche -> Ausgang des Gesprächs (z.B Wünsche der Geschäftspartner)
• Was lief gut/ weniger gut?
• Abschlussbesprechung

1. Rasch abnehmen ( max. 3 mal klingeln lassen)

2. Begrüßung - kleine Pause- ( Hintergrundgeräusche minimieren + Lächeln)

3. Allgemeine kurzform der Firma

4. Mein Name isz (Vor- und Zuname)

5. Wie kann ich ihnen helfen?

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- Stimmung des Kunden erkennen und angemessen reagieren

1. Ende des Telefonats durch Übergangsformulierung ankündigen

2. Wiederholung der Hauptpunkte und Vereinbarung evtl. kurze Zusammenfassung des Gesprächs (Missverständnisse vermeiden)

3. Kunden über Maßnahmen nach dem Gespräch aufklären ( Kund merkt, dass nach dem Telefonat im Unternehmen etwas für sein Anliegen unternommen wird)

4. Für den Anruf bedanken und mit seinem Namen verabschieden

5. Anrufer legt immer zuerst auf

Intranet

Austausch innerhalb der Organisation

-> über Arbeitsplatz des lokalen Netzwerks, häufig mit Passwort und Nutzername

Extranet

ähnlich wie Intranet, jedoch kann man von außen (außerhalb des Firmennetzwerks) drauf zugreifen mit Zugangsdaten

Internet

Jeder kann zugreifen

Alpen Methode

Methode dient als Hilfe Zeitplanung realistisch zu machen

• A = Aufgaben aufschreiben
• L = Länge/ Dauer veranschlagen
• P = Pufferzeiten reservieren
• E = Entscheidungen über Wichtigkeit treffen
• N = Nachkontrolle + Unerledigtes neu einplanen

Geltungsbreich

• Fernabsatzgeschäfte zwischen Unternehmer und Verbraucher

Informationspflicht des Verkäufers

• Infomationen vor Abgabe der Bestellung:
• gesetzlicher Zweck
• Identität des Anbieters einschließlig Registrierungseinträge mit Ort und Registernummer
• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• sämtliche Lieferungs- und Zahlungsbedingungen
• Preise einscließlich aller Steuern und Preisbestandteile
• Merkmale der Ware oder Dienstleistung  + Infos wie Vertragszustandekommen
• Liefervorbehalte

Besonderheiten bei Telefongesprächen

• Informationen über Identität des Anbieters und gewerblichen Zweck müssen zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich offengelegt werden
• Diese Informationen müssen dem Kunden spätestens bei Erfüllun (Lieferung) in Textform vorliegen

Zurverfügunstellung der Informationen

• in Textform:
• spätestens bei Erfüllung (Lieferung) dem Kunden vorliegen

Widerrufs- und Rückgaberecht

a) Frist:

Bedingungen für die Rückgabe innerhalb der Frist: 14 Tage ohne Angabe von Gründen

b) Kosten für die Rücksendung:

Widerruft der Kunde den Vertrag trägt der Unternehmer die Kosten der Rücksendung. Außer es ist vorher vertraglich anders festgelegt und die Ware übersteigt den Wert von 40 € nicht.

c) Wertersatz durch den Verbraucher:

nach § 357 Abs. 3 BGB muss eine durch den bestummungsgemäßen Gebrauch der Sache entstandene Wertminderung vom Verbraucher ersetzt werden, wenn vorher auf diese Rechtsfolge hingewiesen wurde.

Service Provider

• Ausschließlich Zugang zum Internet ohne Serviceleistungen
• regional oder Deutschlandweit
• meist günstiger als Online-Dienste + schnellere Übertragung
• In der Lage sich flexibel an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen

Online-Dienste

• Stellen Zugang zum Internet bereit
• + Serviceleistungen (Infoangebote, Eingene E-MAil, Eigene Hompage)
• Operieren i.d.R. weltweit
• T-Online/ AOL
• Zugang zum Internet über Onlinedienst
• -> einfachster Weg/ Grundgebühr

ohne sie kein Zugang zum Internet