Betriebliches Management

Systematische Steuerung und Kontrolle des im Betrieb vorhandenen Wissens, Behandlung als eigener Produktionsfaktor.

Ziel: das gesamte für die betriebliche Leistungserstellung relevante Wissen, auch das aller Mitarbeiter, allen Mitarbeitern bei Bedarf zugänglich machen.

• Kunden
• Lieferanten
• Wettbewerber
• Märkte
• Produkte
• Patente
• Gesetze
• Methoden

Speicherung von spezifischem Wissen über Strukturen, Prozesse und Produkte des Unternehmens. Ziel ist die Verallgemeinerung von individuellem Wissen, die Sicherung des Wissens äterer Mitarbeiter, die schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Vermeidung der Fehlerwiederholung, Vereinheitlichung von Entscheidungen und Vorgehensweisen, Qualitätssicherung.

Weitergabe von fachlichem Wissen und/oder methodischen Kenntnissen durch einen erfahrenen Mitarbeiter (Mentor) zu Förderung eines jüngeren bzw. neuen Mitarbeiters (Mentee). Zugleich Sicherung des impliziten Wissens älterer Mitarbeiter für das Unternehmen.

• Kostensenkung
• Fehlervermeidung
• Entscheidungsfundierung
• Prozessoptimierung
• Qualitätsverbesserung
• Managementunerstützung

Interne Informationsquellen (Warenwirtschaftssystem, Betriebsdatenerfassung, Kosten- und Leistungsrechnung, Personaldaten)

Externe Informationsquellen (Bibliotheken, selbstständige Institute, Kammern, Statistisches Bundesamt)

Es ist ein einfaches, pragmatisches Hilfsmittel, um schnell Prioritäten zu setzen. Man unterscheidet bei einem Vorgang zwischen der

• Dringlichkeit (Zeit-/Terminaspekt) und der
• Wichtigkeit (Bedeutung der Sache)

in den Ausprägungen "hoch" und "niedrig". Ergebnis ist eine 4-Felder-Matrix, die eine einfache aber wirksame Handlungsorientierung bietet.

Generell die Erkenntis, dass ca. 80% aller Ergebnisse aus 20% der Ursachen entspringen. Hier: 80% der Aufgaben werden in 20% der Arbeitszeit erledigt. Folgerung: Wege suchen, die 20% der Aufgaben mit 80% des Zeitbedarfs zu reduzieren.

Erweiterung des Pareto-Prinzips auf drei Kategorien zB A-, B- und C-Kunden. Mit unterschiedlichen Relationen verbunden: 20% der Kunden bringen 80% Umsatz, 30% weitere 15% und die restlichen 50% nur noch 5%. Hier: am Ergebnis gemessen bringen 15% der Arbeit 65% des Ergebnisses (A), 20% weitere 20% (B) und die restlichen 65% nur 15% (C).

A = sehr wichtig, erledigen
B = wichtig, zur Not delegieren und kontrollieren
C = unwichtig, delegieren, reduzieren

Planung der Tagesaktivitäte in den Schritten:

A ktivitäten auflisten
L änge zeitlich abschätzen
P ufferzeiten einplanen
E ntscheidungen treffen
N achkontrollieren

Vorgehen:

1. Problemdefinition
2. Feststellen der Einflussfaktoren
3. Sammeln möglicher Ursachen
4. Bewertung und Einordnung
5. Auswertung

Menschen: Kompetenz, Motivation, Qualifikation
Maschinen: Fehlfunktion
Material; Qualität, Eignung
Methoden: Abläufe, Prozessgestaltung
Milieu: nicht kalkulierte Umweltbedingungen
Messung: Zuverlässigkeit der Daten
Management: Entscheidungsgrundlagen, Beeinflussung

Ermittlung einer Kennziffer für die Größe eines Risikos ("Risikoprioritätszahl") aus der Kombination von Eintrittswahrscheinlichkeit des Fehlers, Bedeutung des Fehler gemessen an seiner Wirkung, Endeckungswahrscheinlichkeit als Chance, das Auftreten zu bemerken

Bekannteste Technik, die schöpferische Diskussion durch Bermeiden von Denk- und Sprech-Hemmungen ermöglichen soll.

Durchführung:

• Vorbereitung (Auswahl der max. 15 Beteiligten nach erforderlichen Kenntnissen, Bestimmen des Moderators, organisatorische Voraussetzungen für ungestörten Verlauf)
• Durchführung (max. 30 Minuten freier Austausch von Ideen ohne Kritik und Killerphrasen mit konstruktivem Aufgreifen und Weiterspinnen ohne Urheberansprüche)
• Auswertung (Abklopfen der gesammelten Ideen auf verwertbare oder ggf. weiter zu prüfene)

• 6 Mitglieder machen
• 3 Vorschläge auf einem Vordruck und haben dafür
• 5 Minuten Zeit, dann werden die Vordrucke weitergegeben

Visualisierung von Strukturen in einem meist baumförmigen Diagramm, das durch die flexible Sammlung und Zuordnung von Stichworten und Ideen auch die Darstellung komplexer Zusammenhänge ermöglicht.

Verbindung von Biologie und Technik durch Erschließen von in der Natur im Laufe der Evulution entstandenen Strukturen für eine technische Umsetzung.

Systematische Erfassung aller Lösungsmöglichkeiten einer komplexen Fragestellung zur Analyse der bestehenden Möglichkeiten, unterschiedliche Lösungen verschiedener Teilaspekte zu kombinieren.

• Problemdefinition
• Entscheidungskriterien festlegen
• Lösungsvarianten finden
• Kriteriengewichtung 
• Möglichkeiten bewerten
• Entscheidung (optimale Möglichkeit wählen)

• Nutzwertanalyse
• Entscheidungsmatrix

Die Entscheidungsmatrix ist eine Darstellung von Entscheidungssituationen. Dabei wird eine Entscheidungslogik in einer Matrix in möglichst knappr Form ausgewiesen. (keine Gewichtung)

Vergleich von Entscheidungsvarianten durch Verleich der bei den verschiedenen Kritrien entstehenden Nutzwerte, meist verbunden mit einer Gewichtung der Kriterien nach ihrer Bedeutung für die Entscheidung. Problem ist damit, die Objektivität bei der Bestimmung von Nutzwerten und Gewichtungen zu wahren zB durch Beteiligung mehrerer, auch externer Fachleute.

Vorgehensweise:

1. Ziele bestimmen und gewichten
2. Punkte für die Ziele vergeben
3. Gewichte mit den zugehörigen Punkten multiplizieren
4. gewichtete Punktegesamtsumme ermitteln
5. Rangfolge des Ergebnisses analysieren

• vorgegebenes Ziel
• begrenzte Dauer
• hohe Komplexität
• begrenzte finanzielle und personelle Mittel

• Förderung durch das Topmanagement
• gutes Projektteam
• Einsatz der erforderlichen Methoden und Techniken
• gute Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten
• Projektleiter
• Projektorganisation

• Konflikte innerhalb und außerhalb des Projektteams
• Zieländerungen während des laufendne Projekts
• Ressourcen falsch geplant
• Zeitplanung (Termine)

Reine Projektorganisation: volle Kompetenz des Projektleiters, Probleme des Einsatzes von Projektmitarbeitern nach Projekt.

Stab-Projektorganisation: kaum organisatorische Änderungen für das Unternehmen bei Projekteinführung, Projektleiter hat wenig Kompetenzen.

Matrix-Projektorganisation: flexibler Personaleinsatz für Fachabteilung und Projektleitung, hoher Aufwand für die Kompetenzabgrenzung.

Linien-Projektorganisation: eher selten.

• Auftraggeber (Aufgaben)
• Projektleiter (Verantwortung)
• Projektteam (Kompetenzen)

• Orientierung (Formierung): Erste Konfrontation mit Aufgaben und Begegnung mit Team
• Konflikt (Storming): Rangordnungskämpfe, Konflikte um Stellung, Kompetenzen, Ressourcen
• Kooperation (Norming): Entwicklung gemeinsamer Normen und Werte, Herausbildung eines Wir-Gefühls
• Integration (Performing): Konstruktive Lösung von Problemen, Fokussierung auf Projektaufgabe

Unter Projektplanung versteht man die vorausschauende Festlegung der Durchführung von Projekten. In der Projektorganisation wurden die Rahmendaten festgelegt, jetzt geht es um die Abläufe innerhalb des Projekts.

• Initialisierungsphase:
  1. Projektstart
• Definitionsphase: 
  2. Situationsanalyse
  3. Stakeholder-Analyse
  4. Zielentwicklung
  5. Grobplanung
  6. Risikoanalyse
• Planungsphase:
  7. Strukturplanung
  8. Terminplanung
  9. Ressourcenplanung
  10. Liquiditätsplanung
  11. Projektplanung
• Umsetzungsphase: 
  12. Projektsteuerung
  13. Berichtswesen
  14. Dokumentation
• Abschlussphase:
  15. Projektabnahme
  16. Projektauflösung

Die Projektsteuerung ist die Realisierung und Sicherung der Abwicklung des Projekts entsprechend dem Projektauftrag und dem Projektplan. Sie ist zur geregelten Durchführung eines Projekts unerlässlich, denn es kommt in den meisten Fällen zu Abweichungen zwischen dem realen Projektablauf (Istablauf) und der Planung (Sollablauf).

Die Transaktionsanalyse ist ein Modell zur Beobachtung von zwischenmenschlicher Kommunikation, das bewusst eine seht einfach Sprache verwendet:

• Kindheits-ich
• Erwachsenen-Ich
• Eltern-Ich. 

Sachliche Ermittlung der bestehenden Differenzen durch den Mediator, gemeinsame Analyse mit den Konfliktparteien. Ziel ist ein Konsens zwischen den Parteien.

Vorgehensweise:

• Auftragsklärung (Konfliktparteien werden über beginnendes Verfahren informiert und Spielregeln festgelegt)
• Anfertigen einer Themenliste (Beide Parteien formulieren Anliegen)
• Darstellung der Positionen und Interessen (Beide Parteine stellen ihre Sicht umfassend dar)
• Versuch des Aufzeigens von Lösungsalternativen (Gemeinsame Lösungsfindung: Win-win-Situation)
• Abschlussvereinbarung (schriftliche Niederschrift)

Aktiv zuhören, non-verbale Zeichen der Aufmerksamkeit geben, positiv sprechen, bei Zweifeln nachfragen, Verallgemeinerungen vermeiden, in Ich-Form sprechen, auf Partner in Wortwahl und Sprechweise einstellen, Ablenkungen und Störungen fern halten, ggf. ignorieren.