Arbeitstechnik und Zeitmanagement
Sachb. Personal
Sachb. Personal
Set of flashcards Details
| Flashcards | 71 |
|---|---|
| Language | Deutsch |
| Category | General Education |
| Level | Other |
| Created / Updated | 27.08.2016 / 13.02.2024 |
| Weblink |
https://card2brain.ch/box/arbeitstechnik_und_zeitmanagement1
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| Embed |
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Zeitbedarf richtig einschätzen
Ziele formulieren
Formuliere ein kurzfristiges persönliches Ziel, welches die SMART Kriterien erfüllt?
Ich möchte ab 1. Mai (e)
regelmässig einmal in der Woche für eine Stunden (b) das Fitness besuchen (a) + (c) um so mein Abo besser zu nutzen und fitter zu werden (d)
a b c d e
SMART
Zeitbedarf richtig einschätzen
Zeitmanagement
Nenne Tipps zum Zeitmanagement?
- nicht mehr Zeit, als zur Verfügung steht verplanen
- beanspruchte Zeit realistisch einschätzen
- dem Sog der Zeitnot entkommen (Aufgaben oder Verpflichtungen ändern)
- Zeitplan erstellen
- Auch mal nein sagen
- Zeitpläne nicht zu voll packen
- Pufferzonen berücksichtigen
- Pendenzen nicht aufschieben
- pers. Leitbild erstellen
- Ziele nach SMART Formel formulieren
Planen
Definition von Planen?
Planen ist die zuleistende Denkarbeit zum erreichen von Zielen.
(Gedankliches Vorwegnehmen der Mittel u. Schritte sowie deren Abfolge zu effektiven Erreichung eines Zieles.)
Planen
Was bedeuted gründliche Planung und zu was führt sie?
Zuerst denken, dann handeln
. das heisst die Handlungsschritte im Kopf Vordenken, mölgicherweise verbessern, dann umsetzen.
Planen führt zu mehr Lebensqualität
Planen
Zeit für 10 Dinge
- Nimm Dir die Zeit zum Arbeiten - das ist der Preis zum Erfolg
- Nimm Dir die Zeit zum Nachdenken - das ist Quelle der Kraf
- Nimm Dir Zeit zum Spielen - das ist das Geheimniss der Jugend
- Nimm die Zeit zum Lesen - das ist das Fundament des Wissens
- Nimm Dir Zeit für die Andacht - das wäscht den irdischen Staub von deinen Augen
- Nimm dir Zeit für deine Freunde - das ist Quelle des Glücks
- Nimm die Zeit zum Lieben - das ist das einzige Sakrament des Lebens
- Nimm dir Zeit zum Träumen - das zieht die Seele zu den Sternen hinauf
- Nimm dir Zeit zum Lachen - das ist die Erleichterung, welche die Bürden des Lebens tragen hilft.
- Nimm dir Zeit zum Planen - denn dann hast du auch Zeit für die ersten neun Dinge
Planen
Was ist übergründliche Planung?
zu viel Planung kann die Aufmerksamkeit auf unnötige Detail lenken die wegen der Planung zum Problem werden.
Zu genau Planung kann einem den Mut nehmen.
Planen
Situative Planung?
hat Platz für ein Tun und lassen, weches von Lust und Unlust und Spontanität gesteuert wird.
Planen
Zähle 2 Vorteile einer gründlichen Planung auf?
- gründliche Planung spart Zeit
- werden Handlungsschrittte zuerst im Kopf vogedacht und dadurch meist verbessert
Planen
- Vorteile der schriftlichen Planung?
- Welche Instumente können verwendet werden?
- entlastet Gedächnis
Denkkappazität wird frei, Fehler sind leichter zu erkennen
präzise Erkennung wo und warum Engpäse entstehen
Erhöht die Verindlichkeit (Vertrag mit sich selbst) - To do oder Checkliste
Planen
Nenne verschiede Planhorizonte + Planwerkzeuge?
Tages, Wochen, Monats, Jahresplan
Je höher die Funktion in der Hierarchistufedesto zentraler werden Monats + Jahrespläne
Werkzeug:
Terminkalender Zeitplanbuch
To-do-Listen, Checklisten PDA
Planen
Was ist die Alpen Methode und wo wird diese am besten eingesetzt?
Aufgaben aufschreiben
Länge einschätzen
Pufferzeit (max. 60% verplanen)
Entscheidung (Prioritäten setzen, ev. Aufgagen delegieren)
Nachkontrolle (am Ende des Tages)
Ideal für Tagesplanung
Planen
Was ist eine Leistungskurve und wie nützt man diese?
Die individuelle Leistungskurve Ist starkTageszeitabhängig.
Generell bis Mittag höhere Kurve, nachher tiefere abends nochmals ansteigend.
Wichtige Arbeitsn in Hochphasen und Routinearbeiten in Tiefphasen eredigen
Planen
Wie sollte ein Tag eingeteilt werden?
Richtwert
- 60% verplant
- 20% Reserve
- 20% Soziale Kontakte
Planen
Nenne 4 Tipps zum planen?
- Tag am Vorabend planen
- Wochenpläne sinnvollerweise am Freitag planen
- kleine Portionen sind besser verdaulich
- Unterteilen von grossen Arbeiten oder Zeiträumen
Planen
Auf was ist zu achten, wenn bei der Aufgabenplanung
auch die persönliche Leistungskurve zu berücksichtigen ist?
- Wichtige Aufgaben sind möglichst in der Leistungsstarken Phasen zu erledigen
- Leistungsschwache Phasen sind mit Routinearbeiten zu füllen
Prioritäten
Nenne 2 Persönlichkeitsbezogene Orientierungen?
- Lustprinzip
- Leistungskurve
Prioritäten
Definition Prioritäten?
Priorität heisst:
- Zeitliches Vorgehen, Vorrang
- Einordnung nach Vorrangigkeit der zu erledigenden Aufgaben
Prioritäten
Was ist eine ABC-Analyse und was ist das Ziel dieser?
Die ABC-Analyse ist eine Technik die hilft, Aufgaben nach wichtig oder weniger wichtig einzuteilen.
Ziel ist das Augenmerk stärker auf die wichtigen Dinge zu legen.
Prioritäten
Erkläre die ABC-Analyse nach Buchstaben?
A-Aufgaben Sehr wichtig, höchste Priorität nicht zu delegieren, zur Leistungsfähigen Tageszeit
B-Aufgaben Wichtig, meist für -A-Aufgaben notwendig können Routinearbeiten sein, kann delegiert oder aufgeschoben werd.
C-Aufgaben Können delegiert oder eliminiert werden
Prioritäten
Eine ABC Analyse ist zusätzlich zur Prioritätensetzung auch für einen weiteren Zweck hilfreich?
Es ist herauszulesen ob die Tätigkeit einen Mehrwert liefert oder ob Sie umstrukturiert werden müsste?
Faustregel:
A-Aufgaben 65% der Arbeitszeit
B-Aufgaben 20%
C-Aufgaben 15% (ist diese grösser als 15% besteht Veränderungsbedarf)
Prioritäten
Was besagt das Eisenhower Prinzip?
dass Aufgaben nach Ihrer Wichtigkeit und Dinglichkeit zu unterscheiden sind.
für schnelle Entscheide wichtig
Prioritäten
Beschreibe eine Situation aus der Arbeit, in welcher die ABC Analyse einzusetzen ist?
Ferienabwesenheit:
eine Wocher vorher eine Liste mit allen Aufgaben erstellen. Festlegen welches A,B, C Aufgaben sind und einen Zeitplan erstellen. So kann ich erkennen ob alles zu bewältigen ist.
Prioritäten
Eisenhower?
Prioritäten
Tipps zu Prioritäten setzen?
- Finde trotz Hektik die Ruhe um zu entscheiden, was wichtig und weniger wichtig ist.
- festgelegte Prios nicht beim ersten Engpass umwerfen
- sich der Gefahr, dass alles wichtig ist wieder setzen
Tätigkeitsanalyse
Für was ist die Tatigkeitsanalyse?
Instrument für mehr Effizienz am Arbeitsplatz
Aufgaben werden nach bestimmten Kriterien durchleuchtet
(z.B. Zeitbeantspruchung, Wichtigkeit, Häufigkeit, Delegationsmöglichkeit)
Tätigkeitsanalyse
Auf welche Fragen gibt die Tätigkeitsanalyse Antwort?
- Wann werden welche Tätigkeiten aufgeführt?
- Wie viel Zeit beanspruchen einzelne Tätigkeiten?
- Wieviel Zeit für Abklärungen?
- Wieviel Zeit durch Suchen von Dokumenten
- Wieviel Zeit durch Störungen
- Pausen
- Konflikte
- arbeitsbezogene Gespräche
- private Gespräche / Telefon
Tätigkeitsanalyse
Vorgehen bei der Tätigkeitsanalyse?
Erhebung: IST-Zustand ist zu erheben, das Werkzeug ist Tätigkeitsanalyse, beobachten und protokollieren der Tätigkeiten
Auswertung: Beobachtungen nach Kriterien gliedern, nach Schwachstellen (Zeitfresser) suchen,
Verbesserungsmassnahmen vorschlagen
Massnahmen: festgelegten Verbesserungsmassnahmen umsetzen, Wirkung überprüfen
Tätigkeitsanalyse
Erhebung bei der Tätigkeitsanalyse?
Der IST Zustand wir protokolliert
- bereits eine dreitägige Protokollierung kann zu nützlichen Erkenntnissen führen
- Aussagekräftiger min. über eine Woche
Tätigkeitsanalyse
Was ist mit Protokollierung im Zusammenhang mit einer Tätigkeitsanalyse gemeint?
Man beobachtet und halt die Tätigkeiten feste, die man während eines Beobachtungszeitraumes asuübt.
Tätigkeitsanalyse
Wozu ist eine Tätigkeitsanalyse nützlich?
Nenne 2 Nutzenpunkte
- Es ensteht ein klares Bild über die Arbeitstätigkeitendie man ausübt
- Sie trägt dazu bei, am Arbeitslatz effizienter zu arbeiten
Tätigkeitsanalyse
Nenne Fragen zum analysieren der Protokollierung?
- wieviel Zeit ist für Störungen verloren gegangen?
- welches sind die Störquellen?
- welches zeitliche Ausmass umfassen C-Aufgaben
- weiviel Zeit ist für unproduktives aufgewendet worden
- welche A- und B-Aufgaben sind wann angefallen?
