Arbeitstechnik und Zeitmanagement

Priorität heisst:

• Zeitliches Vorgehen, Vorrang
• Einordnung nach Vorrangigkeit der zu erledigenden Aufgaben

Die ABC-Analyse ist eine Technik die hilft, Aufgaben nach wichtig oder weniger wichtig einzuteilen.

Ziel ist das Augenmerk stärker auf die wichtigen Dinge zu legen.

A-Aufgaben    Sehr wichtig, höchste Priorität                     nicht zu delegieren, zur Leistungsfähigen Tageszeit

B-Aufgaben    Wichtig, meist für -A-Aufgaben notwendig  können Routinearbeiten sein, kann delegiert oder aufgeschoben werd.

C-Aufgaben    Können delegiert oder eliminiert werden

Es ist herauszulesen ob die Tätigkeit einen Mehrwert liefert oder ob Sie umstrukturiert werden müsste?

Faustregel:

A-Aufgaben 65% der Arbeitszeit

B-Aufgaben 20%

C-Aufgaben 15% (ist diese grösser als 15% besteht Veränderungsbedarf)

dass Aufgaben nach Ihrer Wichtigkeit und Dinglichkeit zu unterscheiden sind.

für schnelle Entscheide wichtig

Ferienabwesenheit:

eine Wocher vorher eine Liste mit allen Aufgaben erstellen. Festlegen welches A,B, C Aufgaben sind und einen Zeitplan erstellen. So kann ich erkennen ob alles zu bewältigen ist.

• Finde trotz Hektik die Ruhe um zu entscheiden, was wichtig und weniger wichtig ist.
• festgelegte Prios nicht beim ersten Engpass umwerfen
• sich der Gefahr, dass alles wichtig ist wieder setzen

Instrument für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

Aufgaben werden nach bestimmten Kriterien durchleuchtet

(z.B. Zeitbeantspruchung, Wichtigkeit, Häufigkeit, Delegationsmöglichkeit)

• Wann werden welche Tätigkeiten aufgeführt?
• Wie viel Zeit beanspruchen einzelne Tätigkeiten?
• Wieviel Zeit für Abklärungen?
• Wieviel Zeit durch Suchen von Dokumenten
• Wieviel Zeit durch Störungen
• Pausen
• Konflikte
• arbeitsbezogene Gespräche
• private Gespräche / Telefon

Erhebung:       IST-Zustand ist zu erheben, das Werkzeug ist Tätigkeitsanalyse, beobachten und protokollieren der Tätigkeiten

Auswertung:    Beobachtungen nach Kriterien gliedern, nach Schwachstellen (Zeitfresser) suchen,  
                        Verbesserungsmassnahmen  vorschlagen

Massnahmen:  festgelegten Verbesserungsmassnahmen umsetzen, Wirkung überprüfen

Der IST Zustand wir protokolliert

- bereits eine dreitägige Protokollierung kann zu nützlichen Erkenntnissen führen

- Aussagekräftiger min. über eine Woche

Man beobachtet und halt die Tätigkeiten feste, die man während eines Beobachtungszeitraumes asuübt.

1. Es ensteht ein klares Bild über die Arbeitstätigkeitendie man ausübt
2. Sie trägt dazu bei, am Arbeitslatz effizienter zu arbeiten

• wieviel Zeit ist für Störungen verloren gegangen?
• welches sind die Störquellen?
• welches zeitliche Ausmass umfassen C-Aufgaben
• weiviel Zeit ist für unproduktives aufgewendet worden
• welche A- und B-Aufgaben sind wann angefallen?

mit grundsätzlichem wie

1. Zeitplanung
2. Prioritäten
3. Ziele
4. Tätigkeitsanalyse

• Stressmanagement
• Zeitmanagement
• Selbstmanagement

ist die Fähigkeit seine Zeit optimal zu nutzen.

mit Problemen und Lösungen die eine hohe Anzahl von Aufgaben und Terminen mit sich bringen, wenn die Zeit begrenzt ist.

die Zeit selbst zu managen ist das Ziel und nicht das man von der Zeit gemanagt wird.

die Fähigkeit zur Anwendung bestimmter Arbeits und Lernmethoden.

ein durchdachtes Zeitmanagement und eine gute persönliche Arbeitsorganisation

• Fachkompetenz
• Sozialkompetenz
• Methodenkompetenz

• Planungssysteme
• Prioritätentechniken
• Zielsetzungskriterien

die Arbeitssituation das persönliche Umfeld und die eigene Persönlichkeit.

• chaotische Organisation
• ungenutzte ARbeitsmittel
• suchen in chaotischen Dateiverzeichnissen
• erstellen einer Leistung vor Bedarf
• warten auf Rückrufe oder Berichte
• Doppelspurigkeiten
• Rückfragen aufgrund unvollständiger Formularen

effizientere Arbeitstechnik und besseres Zeitmanagement

(Jedoch entsteht ca. 50% durch schlecht abgestimmte Prozesse)

jeder MA kann das Verbesserungspotential feststelltn und selbstbestimmt Massnahmen einleiten

Mittel dazu: pers. Arbeitsorganisation und durchdachtes Zeitmanagement

Betrifft, das Zusammenspiel mehrerer Arbeitsplätze von Aufbau und Ablaufstrukturen, Prozessktten und indiv. Arbeitstechnik.