Administration RH/Fin des rapports de travail/année 2016

Le dernier jour effectif de travail:

Dernier jour sur le lieu de travail (sortie physique)

Date de sortie officielle:

Date de la fin du contrat en tenant compte du solde de vacances

Envoi d'un courrier (courrier A+ avec suivi internet) ou courrier remis en main propre / accusé de réception (courrier A+) ou signature du document (avec date/"remis en main propre le..") en cas de main propre

Utilité:

• Pièces justificative pour l'assurance chômage (preuve pour inscription)
• Confirmation de départ à la hiérarchie
• Preuve d'information à l'employé (pour la couverture d'assurance ANP/couvert pendant 30j.)

Salaire :

• Tous les versement de salaires (continue à être versé mensuellement en cas de nombreux salaires à verser)

Caisse de pension:

• La prestation de libre passage (LPP)

Certificat de travail:

• La délivrance d'un certificat de travail

Acquittement:

• Les vacances restantes
• Les heures supplémentaires 
• Les commssions
• Les participations au résultat

Assistance (démarches administratives):

• Obligation d'assistance - bienveillance

Remboursement de l'employé:

• Avance sur salaire
• Cautions
• Frais spécifiques

La prescription pour ses prétentions est de 5 ans (intérêt moratoire sur les prestations non remplies)

- Indemnité de départ CO art. 339b en cas de :

• Décès (versée à/aux héritier/s)
• Longue activité au sein de l'entreprise 
• Les personnes de plus de 50 ans (si depuis 20ans ou plus en fonction dans l'entreprise)

- Restitution du matériel / rétention CO art. 339a

- Devoir de discrétion/secret professionnel CO art. 321a

- Prohibition de faire de la concurrence CO art. 340 qui doit être:

• Limité dans le temps
• Limité géogrphiquement
• Dans un/des secteurs d'activité précis
• Doit être indiquée sur le contrat de travail ou l'avenant

- Etablissement et envoi du décompte final

TOUT DOIT ETRE RENDU ET RESTITUER (prétentions exigibles CO art. 339a)

• Les instruments de travail
• le véhicule de fonction / service
• Les listes et fichiers clients
• les clés
• le matériel publicitaire et échantillons
• l'argent du client
• les avances (salaire et frais)
• les cautions
• les documents informatiques

FAIRE CHECKLIST A L'ARRIVEE DU COLLABORATEUR!!!

Montant à créditer (à payer au salarié):

• salaire, heures supplémentaires et vacances non prises
• prorata du 13ème salaire ou gratification, prime, bonus, si applicable
• remboursement des frais professionnels

Montant à débiter (à déduire):

• retenues usuelles (AVS/AIAPG, etc.)
• avances sur salaires ou sur les frais
• créances ou prêts consentis si applicable

Indication "Par la signature du solde de tout compte, l'employeur et l'employé confirment que le décompte de sortie est remis et payé."

ASSURANCES:

AVS (rien à effectuer)

LPP (annoncer la sortie)

LAA (rien à effectuer)

ALLFam (annoncer la sortie)

AI (rien à effectuer sauf si le salarié est partiellement à l'AI)

- La "non-entrée en fonction" ou "l'abandon injustifié d'emploi

• Indemnité à payer par le travailleur si ne se présente pas à son poste

- Décès du travailleur

• Versement par l'employeur, à/aux héritiers d'un mois de salaire ou de 2 mois de salaires pour plus de 5 ans de fonction

- Départ à la retraite

• Informer le travailleur 2 ans à l'avance au cas où il choisirait la pré-retraite et sinon faire le nécessaire 6 mois avant 

- L'invalidité

CO Art. 334 à 340C 

1. le contrat de durée déterminée et indéterminée
2. le délai de congé
3. le licenciement collectif
4. le licenciement abusif
5. le licenciement avec effet immédiat

etc.

Période d'essai:

7 jours net pour chaque échéance

1ère année de service:

1 mois pour la fin d'un mois

2ème année de service:

2 mois

Dès la 10ème année de service:

3 mois

Art. 323 alinéa 3:    Exigibilité de lapart aux bénéfices de l'entreprise

Art. 323a:               Retenue sur la salaire

Art. 329a alinéa 3:  Temps libre pour la recherche d'un emploi

Art. 330 alinéa 2:    Restitution de la sûreté 

Art. 339:                Conséquences de la fin des rapports de travail/exigibilité des créances

Art. 339b:               Indemnité de départ

Art. 330a:               Certificat

• Si le règlement interne de la société ou la CCT le prévoit
• Si les rapports de travail d'une travailleur d'âgé d'au moins 50 ans prennent fin après 20 ans ou plus 
• Si le travailleur décède pendant les rapports de travail (versé à/aux héritier/s)

Les indemnités de départ sont cumulatives

Egal à 10 dans un établissement employant habituellement plus de 20 et moins de 100 travailleurs

De 10% du nombre de travailleurs dans un établissement employant habituellement au moins 100 travailleurs et moins de 300 travailleurs

Egal à 30 dans un établissement employant habituellement au moins 300 travailleurs

___________________________

Licenciement collectif =

Congés donnés dans un entreprise par l'employeur:

• dans un délai de 30 jours
• pour des motifs non inhérents à la personne du travailleur

Trois conditions CUMULATIVES doivent être remplies:

1. Une cause distincte
2. Un nombre déterminé de travailleurs concernés
3. Une période de référence précise

Procédure à ne surtout pas oublier:

• La consultation des représentations des travailleurs
• la notification, par écrit, à l'Office cantonal du travail

Le rôle des travailleurs ou leur représentation:

L'obligation de les consulter par l'art. 335f du CO constitue la charnière des dispositions sur le licenciement collectif. Cette article leur confère un rôle actif.

le rôle de l'office cantonal du travail:

Il a un rôle de conseiller et de coordinateur pour chercher et proposer toute solution qui permettrait d'éviter le licenciement collectif ou les licenciements voire, par défaut, parvenir à atténuer au maximum les effets négatifs pour les travailleurs.

• Code d'accès, badge, autorisations
• Fichiers tehniques, documents protégés ou maîtrisés
• Bibliothèque personnelles effacée

En effectuant une check-list et en faisant signer ce formulaire à/aux supérieur/s, il est au courant des conséquences directes liées à la suppression des données rattachées à la personne quittant l'entreprise.

- Il faut rectifier le dossier (archiver, détruire ou restituer les documents)

Pour rappel, certains documents doivent être conservés pendant 10 ans (possibilité d'établissement d'un certificat de travail ou d'une attestation)

Accusé de réception de la lettre de congé (en cas de congé donné par le collaborateur)

• tâche à effectuer de suite par les RH

Entretien explicatif (en cas de congé donné)

• tâche à effectuer de suite par les RH

Rédiger un avis de sortie

• tâche à effectuer de suite par les RH

Clarifier les dettes, les avoirs réciproques

• tâche à effectuer par les RH d'entente avec la Ligne

Fixation de la date de sortie

• tâche à effectuer par la Ligne qui doit aviser le Service du personnel

Evaluation finale - projet de certificat

• tâche à effectuer par la Ligne

Clarification de la couverture d'assurance

• tâche à effectuer par les RH qui doit remettre une notice au travailleur

Signaler le départ auprès des assurances

• tâche à effectuer par les RH

Protection d'assurance par l'assureur accident de l'employeur:

• se termine 30 jours après la fin des rapports de travail.
• Obligation de l'employeur d'informer le travailleur par écrit pour que celui-ci puisse conclure une nouvelle assurance accident
• Assurance conventionnelle :
  • elle peut être choisie comme possibilité de pont pour conserver la protection d'assurance pendant maximum 180 jours.
• Assurances complémentaires

Pour l'employeur:

Le nombre et les motifs des départs consituent des bons indicateurs de la santé et du climat de travail.

Elle sert à une analyse quantitative avec le calcul du "turn-over" et qualitative avec les entretiens de départ.

Pour l'employé:

C'et un moment priviligié où il peut s'exprimer librement car il n'a aucune crainte de se confier sur les raisons de son départ car la confientialité doit être assuré.

Qu'est-ce qui vous a donné envie de venir travailler chez nous?

Que pensez-vous de l'évolution de votre rémunération depuis votre embauche?

En quoi avez-vous trouvé que votre emploi correspondait ou différait du poste qu'on vous avait décrit?

Qu'est-ce qui vous a apporté le plus et le moisn de satisfaction chez nous?

De quels moyens supplémentaires auriez-vous en besoin pour exercer vos fonctions?

Quelles possibilités d'évolution envisagiez-vous dans l'entreprise?

Est-ce que la formation que vous avez reçue dans l'entreprise vous a permis d'améliorer vos compétences?

Avez-vous un message à faire passer au management?

Si vous étiez à la place du dirigeant, quelles améliorations apporteriez-vous en termes d'organisation, de managemnt ou d'investissement?

Quel est l'élément qui vous a vraiment décidé à quitter l'entreprise?