2. Gewinnung

Erstellt durch Stelleninhaber, Vorgesetzten, Personalabteilung, Personalberater oder einer Arbeitsgruppe.

-->Regelmässige Anpassungen der Stellenbeschreibung sind nötig (z.B. bei jährlichen MA-Gesprächenàkurze Überprüfung & Aktualisierung)

+Transparenz bei Verteilung der Aufgaben/Verantwortlichkeiten/Kompetenzen

+Entlastung der Führungskräfte

+Stellvertretungen werden festgelegt

+ SB geben Hilfestellung für Planung-&Personalführungsaufgaben

- Veranlasst bei MA nur das in Stellenbeschreibung zu tun

- Festschreibung kann organisatorische Änderungen behindern

- eingeschränkte Einsatz- und Entfaltungsmöglichkeiten der Stelleninhaber

Es teilt Aufgaben in einer Abteilung verschiedenen Entscheidungs- und Ausführungsinstanzen und sollte darum als Basis für Stellenbeschreibungen einer Abteilung bilden

Erstellt durch Team und betroffenen Personen.

+ hilft Doppelspurigkeiten zu erkennen

+ ungleiche Aufgabenverteilungen festzustellen,

+ Aufgabenpakete zu definieren,

+ schnell wachsende Aufgabenzuteilungen mit wenig Aufwand nachzuführen

+bei gestrichenen Stellen werden zu erledigende Aufgaben schnell den verbleibenden Stelleninhabern zugeordnet

+Aufgabenverteilung kann bei neu geschaffener Stelle geprüft und bei Bedarf umorganisiert werden

+Entscheidungsgrundlage, ob Stelle temporär, mit anderen Stellenprozenten oder mit anderem Anforderungsprofil  wiederbesetzt wird

- organisatorische Zuordnungen werden nicht sichtbar,

- Qualität des Funktionendiagramms ist abhängig von der Gliederungstiefe der Aufgaben (Keine zu detaillierte Auflistung der Aufgaben)

beinhaltet genaue Definition von Qualifikationen, Persönlichkeitseigenschaften und Erfahrungen, die der zukünftige Stelleninhaber mitbringen sollte

Linienvorgesetzte beantragen bei Vorgesetzten Wieder-/Neubesetzung einer Stelle

Das Anforderungsprofil ist häufig in die Personalbedarfsmeldung integriert. Verschiedene Unternehmen integrieren in die Stellenbeschreibung bereits das Anforderungsprofil für den Stelleninhaber. Dies kann die Rekrutierung erleichtern, andererseits aber auch dazu führen, dass man bei neuen Stellenbesetzungen das Profil nicht mehr hinterfragt und das Soll-Profil häufig am Ist-Profil des jetzigen Stelleninhabers ausrichtet. Probleme ergeben sich auch dann, wenn die Stelle von einer fachlich überqualifizierten Person besetzt wird. Dies kann zur Formulierung zu hoher Anforderungen an die Stelle führen, da man sich am Ist-Profil des Stelleninhabers ausrichtet.

Arbeitgeber-Imagewerbung und Zielgruppenwerbung
 

für konkret zu besetzende Stellen

Unternehmen und dessen Umfeld soll an den neuen Mitarbeiter verkauft werden.

- Analyse der Beschaffungsmärkte (internes & externes Beschaffungspotenzial)

- unmittelbare und mittelbare Werbung

freigestellte Mitarbeiter / Mitarbeiter, die den Aufgaben ihrer jetzigen Stelle nicht gewachsen sind / Mitarbeiter, die sich für höhere Anforderungen qualifiziert haben à internen Arbeitsmarkt wird anhand von Informationen aus dem Personaldienst analysiert (Unterlagen aus Personalbeurteilung, -portfolios, Laufbahnplanung)

Externe Arbeitsmarkt genau analysieren: z.B. Arbeitslosenquote, Qualifikationsstruktur, Beschaffungsquellen und Wege, Wertesystem des Bewerberkreises

Aufbau eines positiven Bildes der Unternehmung als Arbeitgeber (gemeinsam mit der Marketing- und Werbeabteilung)

-->Tag der offenen Tür, Sponsoring usw.

einheitliches Image vermitteln, aufeinander abgestimmte Massnahmen, sinnvolle zeitliche Streuung, wahre Aussagen

Keine generelle Werbung, sondern dann sinnvoll, wenn die Unternehmung regelmässig in grösserer Anzahl Mitarbeiter dieser Zielgruppe einstellt à gezielte Kontakte zu Ausbildungsstätten und Personalinserate für Berufsgruppen

-->Zielgruppenwerbung nur dann erfolgreich, wenn ihr eine genaue Analyse der Zielgruppe & ihrer Wünsche vorausgeht

- interne Suche

- Externe Suche

Aushänge, Intranet, Mund-zu-Mund-Propaganda, Dossiers, Interner Aushang

Zeitung, Stellenrubrik online, Radio, Personalberater, Headhunter, direct mails, RAV, Schulen

Erhaltung der strategischen Vorgaben

Maximierung der Anzahl geeigneter Bewerbungen

Optimierung der Kosten

Berücksichtigung von rechtlichen Aspekten

In welchen Firmen und mit welchem Erfolg ist das Büro tätig?

Welche Qualifikationen weisen die Berater auf? Arbeiten sie seriös?

Werden neben einer reinen Unterlagendurchsicht weitere Vorselektionsmethoden eingesetzt?

Mit welchen Kosten / Ersatzgarantien ist zu rechnen?

=bes. Art von Stellenvermittlung (Eher für Spezialpositionen/sehr hoch angesiedelte Führungspositionen!

Unternehmen: 
z.B. Branche, Grösse, Betriebsklima, Führungsstil, Ort, Standortvorteile

Position: 
z.B. genaue Stellenbezeichnung, Aufgabenbereiche, per wann, Verantwortungsbereich

Anforderungen an den Bewerber:
z.B. Ausbildung, Erfahrungen, Alter, Fremdsprachen, Frauen/Männer

Leistung des Unternehmens:     
z.B. Dauerstelle, Lohnhinweise, Sozialleistungen, Einarbeitung

Medium:
abhängig von Zielgruppe und deren Gewohnheiten zur Informationsbeschaffung und -aufnahme

Grösse der Anzeige:
in Relation zur Bedeutung der ausgeschriebenen Stelle, 1 Einschaltung bewirkt mehr als mehrere

Design:
Aufmerksamkeit erwecken, Firmenimage beachten, Erinnerungseffekt, Corporate Design/Identity

Zeitpunkt:
nicht in den Ferienmonaten, an Weihnachtszeit oder Jahresende

- GIULIO

- AIDA

Glaubwürdigkeit erfüllt?,

Informationsgehalt erreicht?,

Unverwechselbarkeit sicher gestellt?,

Lesbarkeit gegeben?

 Interesse des Bewerbers geweckt?

Optik des Empfängers berücksichtigt?

Attention (zieht Inserat Aufmerksamkeit auf sich?),

Interest (Interesser zum Weiterlesen geweckt?),

Desire (Bewerberwunsch geweckt, um sich zu bewerben?),

Action (Wird Vorhaben auch ausgeführt?)

Telefonanruf: mündl. Ausdrucksfähigkeit und Gewandtheit, Schlagfertigkeit, auch weitere Indizien für Eigenschaften

Bewerbungsschreiben: Originalität/Unverwechselbarkeit, Interesse, formale Kriterien (Gestaltung/Tippfehler)

Foto: spontaner Eindruck, auch Hinweis welche Mühe der Bewerber auf Darstellung verwendet

Lebenslauf: Gestaltung, Lückenlosigkeit, Selbstdarstellung, Anzahl Stellenwechsel, fachlicher Erfahrungshintergrund

Zeugnisse: (Qualifikationsverlauf)àWird unten noch bei Arbeitszeugnisanalyse erwähnt

Formale Kriterien: Berufsabschlüsse, Altersgrenze

Auswertung zu Vorselektionsfragen: (Online-Fragenkatalog durch Bewerber ausgefüllt z.B.biograf.Fragebogen)

Tätigkeiten der Bedeutung beschrieben?

Entsprechen ausgeübte Tätigkeiten der geforderten Berufserfahrung?

Bestimmte zum Tätigkeitsbild gehörende Aufgaben nicht erwähnt?

Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, MA, Kunden?

Beurteilung der Führungsqualitäten (bei Führungskräften)

Blieben Merkmale unbeurteilt?

Grund des Ausscheidens à Bedauern

Abschliessende Dankes- und Wunschformeln erhalten?

Aussteller des Zeugnisses? Fachliche richtige Person?

Formale Standards: Datum, Name, fehlerlos, Firmenpapier,

Wahrheitspflicht kommt vor Wohlwollen! Zeugnis zuerst zur Seite legen und sich überlegen, welche Infos im Zeugnis zu dieser Funktion erwartet werden. Beim Lesen schon auf Text konzentrieren aber darauf achten, was nicht geschrieben wurde.