Auswahl und Führung Bewirtschaftung

• Eigentümertyp als Grundlage der Selektion
• Auftragsarten für grössere Bestände
• Generelle Auswahlkriterien aus Studien
• 3 zentrale Selektionskriterien

Anforderungen der EGT 

Eigentümertyp 1-2: Gross-Verwaltung, über 100’000 Mietobjekte, gesamte CH, über 250 MA, Prozesse, Organisation, Q-Managemen

• Umsetzung der vorgegebenen Eigner- / Immobilienstrategie
• Vertrauen in Firma, Systematische Prozesse
• Fähigkeit, hohe Volumen zu bewältigen, nationales Filialnetz

Eigentümertyp 3-4: Klein-Verwaltung 500-10' Mietobjkete, regional/lokal, bis 30 MA,  persönlicher Einsatz

• Beratung betreffend Strategie / Ansprechpartner im gesamten Immobilienwesen
• Persönliches Engagement des Bewirtschafters, Loyalität, Vertrauen in Person

• In House: Eigene Bewirtschaftung; Aufbau eigene Bewirtschaftungsorganisation
• Gesamtauftrag an eine Firma; Gesamtes Volumen wird an eine Bewirtschaftungsfirma übergeben
• Mehrere Gesamtaufträge pro Gefäss oder Region; Einzelne Gefässvolumen oder regionale Pakete werden als Gesamtauftrag an ausgewählte Firmen vergeben
• Trennung techn/kfm Bewi; Aufteilung techn. Bewi. auf mehrere Firmen; eine Firma für kfm. Bewirtschaftung
   

Vorteile:

• Direkter Zugriff auf Personen / Daten
• Einflussnahme durch Asset Mgmt hoch, Abgleich der Interessen
• Hohe eigene Gestaltungsmöglichkeit

Nachteile:

• Intensiv in Aufbau und Betreuung /Suche Mitarbeiter

Vorteile:

• Verantwortung bei einer Firma
• Klar definierte Zuständigkeit, ein oder wenige KAM
• Evtl. tiefere Kosten dank Skaleneffekt

Nachteile:

• Abhängigkeit von einer Firma
• Verzettelung der Qualität beim Auftragnehmer

Vorteile:

• Verantwortung pro Gefäss / Region bei einer Firma
• Klar definierte Zuständigkeit, ein oder wenige KAM
• Qualitätsvergleich zwischen Auftragnehmern

Nachteile:

• Bedarf Konsolidierung
• Verzettelung der Qualität beim Auftragnehmer

Vorteile:

• Flexibilität im Beizug technischer Bewirtschaftungen, regionale Präsenz
• erhöhte Prozessqualität
• Check & Balances

Nachteile:

• Zusätzliche Schnittstelle für Asset Management
• Höhere Kosten

Wichtigste Faktoren gemäss EY Studie 2012:

• Geografische Nähe zu Objekten
• Qualität der Leistungen
• Qualifikation des Personals
• Korrektes Datenmanagement

Noch nicht entscheidend:

• Spezialisierung auf Nutzungsarten

Wichtigste Faktoren gemäss Sigrun Wonnerberger (2009):

• Qualität der Leistungen
• Qualität der Mitarbeiter
• Flexibilität
• Reputation / Referenzen
• Preismodell

• Fit: Leistungsumfang
• Fit: regionale Abdeckung
• Fit: Volumen des Auftrags
• Fit: Kompetenz, Kultur
   

• Fit: Prozessintegration
• Fit: Strategie- und Kulturverständnis
• Kultur- Fit

• Bedarf an gemeinsamem
Kulturverständnis
• People Management:
professioneller, respektvoller Umgang zwischen Asset Manager und Bewirtschafter

Fit Systemkompatibilität: EDV-Systeme / Einsatz KI sind optimal aufeinander abzustimmen und zu integrieren

• Bewirtschaftung: Basisinformationen in Bewirtschaftungs-Software
• Asset Management: Marktdaten / Strategiedaten, Finanzzahlen, Kennzahlen

Digitalisierung / Einsatz KI:

• Mieter-Management
• Auftrags-Management
• Kreditoren-Workflow
• Dokumenten-Management

• administrative Bewirtschaftung (Stammdaten, technische Angaben, Buchführung etc.)
• operative Bewirtschaftung (Erstellung Mietverträge, Mahnwesen, Mietzinsanpassungen etc.)
• wichtige Auswertungen (Mieterspiegel, Abschlüsse etc.)

Digitalisierung/Nutzung KI Entwicklung eines digitalen Property-Management-Ansatzes inkl. Integration vonKI

Digitalisierungsgrad / Nutzung KI
unterentwickelt

• Bedarf an digitalen Lösungen
• KI als Beschleuniger der Automatisierung
• Jährlich grösser Fortschritte

Ansätze

• Digitales Ökosystem
• Einzellösungen

Achtung

• Hohe Anzahl Prop-Tech-Firmen
• Unübersichtliches Angebot
• Produkte teilweise unreif
• Hohe Kosten

Sicherstellung Qualität durch Steuerung und Kontrolle

• in den Aufgaben der Bewi: Mieter-, technisches, kfm. Management
• in dne wichtigen Grundlagen/Kompetenzen der Bewi: Objektkenntnisse, Datenqualität, Reporting

Die Qualitätswaage (Kundenanforderungen / Bewi-Qualität) zeigt, dass Qualität in der Bewirtschaftung das Gleichgewicht zwischen den Anforderungen des Asset Managements und der Leistung der Verwaltung darstellt. Übertragen heißt dies, dass die Anforderungen desAsset Managements an die Bewirtschaftung der Maßstab der Qualitätsstandards ist.

Informationsasymmertrie zwischn Principle: Asset Manager und Agent: Property Manager

Mittel zur Überwindung Asymmetrie / Sicherstellung Qualität

• Asset Strategien: Definition und klare Formulierung
• Auftrag mit Service Level Agreement (SLA): Definition der Qualitätsniveaus des Immobilien-Managements durch das Portfolio- und Asset Management und Festhaltung im Auftrag / SLA
• Aktive Führung Bewirtschaftung: Aktive Führung in wichtigsten Aufgaben, Vorgaben zu Kommunikation / Reporting zwischen den Parteien

• Abnahme Mietobjekte
• Wiedervermietung von gekündigten Objekten
• Führung von Leerstandslisten
• Mietzinspolitik: periodische Prüfung

• schriftlicher und mündlicher Verkehr mit den Mietern
• Durchsetzung von Haus-, Betriebs- und Benutzungsordnungen
• Durchführung der Mietzinsanpassungen
• Schlichtung von Streitigkeiten

• Fähigkeit der Wiedervermietung
• Umgang mit Mieter: c’est le ton qui fait la musique
• Vorgaben zu Mietzinsanpassungen
• Vorgaben zum Stil: Lösungs- vs. Streitkultur

Vorgaben Asset Mgmt: Orientierung an Marktmiete

• Kenntnisse der Marktmiete / Beratung Asset Mgmt
• Führen der Marktmieten auf Objektniveau / Rückkoppelung mit Bewertungen
• Neu- und Wiedervermietung: Orientierung an Marktmiete

• Rechtskompetenz einfordern (intern vs. externe Kompetenz der Bewirtschaftung)
• Vorgabe von Standard-Mietverträgen
• Sicherstellen, dass ständige Optimierungen einfliessen (periodische Überprüfung der Rechtsdokumente)

• Überwachung des Zustandes der Liegenschaft
• Vornahme der notwendigen Unterhaltsarbeiten: Auftragserteilung, Überwachung der Ausführung, Rechnungskontrolle
• Mitwirkung bei Bau- u. Garantieabnahmen in Zusammenarbeit mit der Bauleitung
• Abschluss und Bewirtschaftung von Serviceverträgen
• Gewährleistung der Funktion aller Apparaturen und Installationen
• Einkauf des Heizungsmaterials
• Einsetzung, Führung und Kontrolle des Hauswarts / der Reinigungsfirma

• Korrekte Vergabe von Aufträgen: Handwerkerliste pro Liegenschaft Handwerkerliste pro Portfolio; Ausschreibungen > Regeln erstellen
• Investitionsplanung: Fähigkeit zur Planung der Kosten der nächsten 5 – 10 Jahre: Verwaltung vs. Spezialist
• Optimierung Service-Abos: Durchführung von periodischen Überprüfungen (z.B. Lift, Lüftung, Klima, etc.)

• Kaufmännische Buchführung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben
• Erstellen der Liegenschaftsabrechnung
• Erstellung der Nebenkostenabrechnungen
• Inkasso der Mietzinse
• Mahnungen, rechtliches Inkasso (Betreibungen, Retentionen, Ausweisungen)
• Vornahme der Mieter-Weiterverrechnungen
• Verwaltung der Sicherheitsleitungen
• Budgetierung, Planung und Reporting nach Rücksprache mit dem Auftraggeber

• Ertrag wird über Sollstellung verbucht
• Wichtige Kennzahl: Liegenschaftskosten in % Ertrag
• SIA D0213: Kennzahlen Immobilien - gute Übersicht

Exkurs: MWST-Thematik bei Immobilen
Rechtsgrundlage:

• MWSTG per 1.1.2001
• Wegleitung 2001 zur MWST
• Branchenbroschüre Nr. 16: Liegenschaftsverwaltung / Immobilien

Grundsatz: Von der Steuer ausgenommen:

• Verkauf / Vermietung, Verpachtung

Ausnahme - Freiwillige Option:

• Lösen MWSt-Nummer
• Mietvertragliche Regelungen
• Abliefern der Umsatzsteuer
• Geltendmachung Vorsteuerabzug

Aufbereitung Bewirtschaftung: > Einfordern von Besichtigungen und detaillierten Objektkenntnissen

• Objekte / Flächen prüfen
• Mieterspiegel prüfen
• Lage / Bauqualität analysieren

In der Phase der aktiven Bewirtschaftung: > Einfordern von Detailprüfungen Lage / Zustand / Mieter / Haustechnik

• Periodische Besichtigungen
• ad Hoc Besichtigungen

Flächenangaben oftmals ungenügend: Asset Manager hat zu beurteilen, ob Planqualitäten genügen.

• Empfehlung zu Projekt «Erarbeiten der Flächentransparenz»
• Ziel: korrekte Flächen-Angaben, korrekte Planunterlagen (gemäss SIA 416)
• Vorgehen: Aufnahme aller Liegenschaften in CAD: Aktuelle Grundrisspläne mit Angaben zu Mietflächen, Allgemeinflächen, Zuschlagsflächen, etc.
• Resultate: oftmals signifikante Abweichungen zu Daten in aktuellen Mietverträgen und Mieterspiegeln

Reporting = Kommunikation von Reports zum Zweck der Planung und Steuerung eines Ziels (Arten von Reports: Management Summary, Kennzahlen, Solldaten, Ist-Daten, Vergleiche Detailinformation zu Pendenzen)

Auswahl der Bewirtschaftung: Ausschreibung mit detaillierter Prüfung der Eignung

Steuerung der Bewirtschaftung: Mittel zur Überwindung der Informationsasymmetrie

Asset Management: Organisation und Durchführung einer Ausschreibung

Schritt 1: Bestimmung der Auftragsart

Schritt 2: Eignungsprüfung von 3 wichtigen Kriterien:

• Firmenverständnis: Leistungsumfang, regionale Abdeckung, Volumen, Kultur
• Management-Verständnis: Abgestimmter Planungs- und Steuerungsprozess
• System-Verständnis: Abstimmung der EDV-Systeme / Fokus Digitalisierung / KI
   

Überwindung Informationsasymmetrie durch: Asset Strategien / Auftrag mit Service Level Agreement (SLA) / Aktive Führung

Ausgewählte Vorgaben zu operativen Leistungsbereichen:

• Mieter Management: Aktive Wiedervermietung, Umgang mit Mieter, Marktmiete, Mietrechtskenntnissen
• Technisches Management: Vorgaben zu Auftragsvergabe, Unterhalt- und Investitionsoptimierung, Optimierung Service-Abonnemente
• Kaufmännisches Management: Buchhaltungsqualität, Abschlussvorgaben, Vorgaben MWST-Optierung, Budgetierung, Inkasso
• Weitere Standards: Vorgaben zu Objektkenntnisse / Datenqualität / Reporting