Personalassistentin

• Interne: z. B. der Mitarbeitenden oder des Personalmanagements
• Externe: der Sozialversicherungswerke, die über Lohnprozente finanziert werden (gesetzliche Vorschriften)

Lohn-, Sozial- und übrigen Personalaufwand 

• das Entgelt für Arbeitsleistung: Bruttolohn (= Lohnaufwand), wovon die Beiträge des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin (AN, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen abzuziehen sind und der Rest als Nettolohn ausgezahlt wird,
• den Sozialaufwand: Beiträge des Unternehmens als Arbeitgeber (AG, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen und
• den übrigen Personalaufwand: insbesondere Aufwand für Personalsuche (Stelleninserate, Honorare an Personalvermittlungen o. Ä.), für Aus- und Weiterbildung der Arbeitnehmenden, für Personalanlässe (z. B. Betriebsausflüge) usw.

Konti:

Nettolohn: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Bank, Post, Kasse (liquide Mittel)

AN-Beiträge: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten

AG-Beiträge: Sozialaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten

Übr. Personalaufwand: Übr. Personalaufwand oder mehrere Konten - Verb. L+L bzw. liquide Mittel

internes Kontrollsystem

Dient zur Sicherstellung, dass Prozesse , welche zur finanziellen Berichtserstattung führen, dokumentiert sind.

IKS dient dazu, dass Abläufe korrekt umgesetzt und überwacht werden.

Im Vordergrund steht die ordnungsgemässe Buchführung und finanzielle Berichtserstattung

Für das Unternehmen selbst werden folgende Ziele damit verfolgt:

• Sicherstellung der internen Prozesse
• Vermeidung resp. Aufdecken von Fehlern
• Erreichung der Unternehmensziele

Es gibt kein Standard-IKS, da jedes Unternehmen eigene Risiken, SChwerpunkte etc. hat

• Jahresrechnung: Erfolgsrechnung und Bilanz
• Deklaration aller Angaben (in der Lohnbuchhaltung geht es hier um Verbuchungen, Berechnungen, Deklarationen etc.)
• Punktuelle Überprüfung wichtiger Positionen (in der Lohnbuchhaltung können das z. B. Löhne, Sozialversicherungen und vertragliche Vereinbarungen mit dem Top Management sein)

Wenn eine Revision ansteht, ist eine gute Vorbereitung unverzichtbar. Die Revisionsstelle zeigt in der Regel bei der Vorankündigung der Revision auf, welche Dokumente bereitgestellt werden müssen. Eine Checkliste zur Vorbereitung einer Revision in der Lohnbuchhaltung könnte wie folgt aussehen.

Eine Revision ist sozusagen eine Prüfung. Üblicherweise sind Unternehmen verpflichtet, durch eine externe Revisionsstelle eine jährliche Revision durchführen zu lassen. Hier werden die ordentliche (d. h. umfassende) und die eingeschränkte Revision unterschieden. Einzelfirmen, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften sind von dieser Pflicht befreit.

• Zeitgerechte und korrekte Verarbeitung und Dokumentation
• Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und reglementarischen Rahmenbedingungen
• Einhaltung und Optimierung von Prozessen (Arbeitsschritte, Instrumente, Rollen)
• Funktionstüchtigkeit der Systeme (PIS, Zeiterfassung etc.)
• Laufende Abstimmung aller Transferkonten
• Abstimmungen zwischen Finanz- und Lohnbuchhaltung
• Etc.

Die erste Pflicht betrifft die Prüfung, ob eine Quellensteuerpflicht besteht und die Anmeldung der ausländischen Mitarbeitenden beim kantonalen Steueramt am Wohnsitz des Arbeitnehmers. Die Steuerämter stellen entsprechende Formulare zur Verfügung, auch hier gibt es Online-Möglichkeiten.

Anmeldung wird unterzeichnet durch AN und AG -> muss spätestends 8 Tage nach Vertragsbeginn eingereicht werden (gilt auch bei Mutationen)

Nach der Anmeldung: AG legt Tarif fest und wendet diese an. 

Dem Steueramt reicht der AG die Quellensteuerabrechnung fristgerecht + korrekt ein & bezahlt die in Rechnung gestellte Quellensteuern

Für diese Aufgabe erhält der AG eine Bezugsprovision. Diese bezieht er mit der monatlichen Abrechnung, die Provision beträgt 2% des Quellensteuerbetrages

Der Arbeitgeber reicht monatlich eine elektronische Abrechnung oder ein Formular beim kantonalen Steueramt ein. Mit dem Steueramt können unter Umständen auch andere Fristen vereinbart werden.

Zudem werden für alle betroffenen Mitarbeitenden folgende Informationen ausgefüllt:

• Angaben zum Mitarbeiter (Name, Vorname, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum sowie Anzahl Kinder)
• Angaben zum Kanton (Wohnsitz des Arbeitnehmers und Arbeitsort)
• Daten zu Ein- oder Austritt resp. Tarif- oder Wohnsitzwechsel
• Satzbestimmende Leistung sowie steuerbare Bruttoleistung
• Angabe des Tarifs
• Angabe, ob Kirchensteuer bezahlt wird und zu welchem Steuersatz
• Steuerbetragstotal pro Mitarbeiter

Eine Meldung erfolgt erst mit Eintritt des Mitarbeiters und zwar mit der Anmeldung.

Er weist darauf hin, dass die Austrittsleistung an die Vorsorgeeinrichtung des neuen Arbeitgebers oder auf ein Freizügigkeitskonto überwiesen resp. in einer Freizügigkeitspolice angelegt werden muss.

• Korrekte Berechnung der Beiträge und Deklaration der Löhne
• Zeitnahe An- und Abmeldung von Mitarbeitenden
• Zeitnahe Meldung von Mutationen
• Meldung Arbeitsunfähigkeit oder unbezahlter Urlaub

Sowie den MA folgende Anliegen beantworten können

• Antrag für einen Einkauf von Leistungen
• Antrag auf Wohneigentumsförderung (WEF)
• Antrag auf Kapitalbezug
• Anmeldung Alters-, Hinterlassenen- oder Invalidenleistungen

Die Lohndaten der Mitarbeitenden werden einmal jährlich an die Vorsorgeeinrichtung gemeldet, online oder über Formular. Oftmals lassen die Einrichtungen gegen Jahresende den Unternehmen eine «Lohnmeldeliste» zukommen, in der die (mutmasslichen) Löhne für das Folgejahr eingetragen werden können.

Die Vorsorgeeinrichtung schreibt die Beträge dem individuellen Konto gut, stellt jährlich einen Pensionskassenausweis aus und sendet diesen direkt an die Mitarbeitenden.

? Zeitnah nach dem Eintritt (10 bis max. 30 Tage) müssen die Mitarbeitenden bei der Vorsorgeeinrichtung angemeldet werden. Auch hier erfolgt dies online oder über ein Formular, das die Einrichtung zur Verfügung stellt. Folgende Angaben sind grundsätzlich erforderlich:

• Angaben zur versicherten Person
• Wahl Vorsorge-, allenfalls Zusatzplan
• Versicherungsbeginn
• Jahreslohn, Beschäftigungsgrad
• Etc.

Auch Mutationen, die einen Einfluss auf die berufliche Vorsorge haben, müssen zeitnah gemeldet werden. Zum Beispiel:

• Lohnänderungen
• Beschäftigungsgrad
• Adress- oder Zivilstandsänderungen
• Geburt von Kindern
• Tod rentenberechtigter Personen
• Austritt (inkl. Angaben zur Verwendung der Freizügigkeitsleistung) oder unbezahlter Urlaub
• Etc.

• Anschluss an eine bestehende Vorsorgeeinrichtung, das können Sammeleinrichtungen einer Versicherung, einer Bank oder eines Berufsverbands sein
• Errichtung einer eigenen Vorsorgeeinrichtung
• Anschluss an die Auffangeinrichtung

Wenn der Arbeitgeber sich neu einer Vorsorgeeinrichtung anschliesst oder diese wechselt, haben die Arbeitnehmenden ein Mitbestimmungsrecht bei der Wahl der Einrichtung.

Informationspflicht 

Der AG muss auf die Möglichkeit eines Übertritts von der Kollektiv- in die Einzel-Krankentaggeldversicherung hinweisen. Der Abschluss der Versicherung liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters. Sie kann mittels Formular oder online der Krankentaggeldversicherung des Arbeitgebers abgeschlossen werden.

Die Lohnsumme wird einmal jährlich, im Januar, für das Vorjahr deklariert. Die Versicherer stellen entsprechende Formulare oder Online-Tools zur Verfügung.

Zudem müssen die Detaillöhne gemeldet werden. Je nach Versicherer müssen weitere Angaben gemacht werden.

Die Arbeitgeber können mit einem frei gewählten Versicherer eine entsprechende Versicherung abschliessen und individuelle Regelungen vereinbaren, sofern die gesetzlichen Vorgaben (hälftige Prämienteilung, mind. 80% des versicherten Verdiensts während 720/730 Tagen) erfüllt sind.

Individuelle Regelungen können z. B. sein:

• Wartefristen (zwischen 0 und 360 Tagen)
• Höhe des Krankentaggelds (zwischen 80% und 100%)

Der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung ist für Arbeitgeber grundsätzlich freiwillig. Einige Gesamtarbeits- und Normalarbeitsverträge (hauswirtschaftliche Arbeitnehmende) sehen den Abschluss einer solchen Versicherung vor.

Mit einer Krankentaggeldversicherung soll das Einkommen bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit gesichert und verhindert werden, dass eine längere Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitenden für den Arbeitgeber zu einer finanziellen Last werden. 

Ereignet sich ein Unfall oder muss eine Berufskrankheit angemeldet werden, muss die Arbeitnehmerin umgehend die erforderlichen Informationen an den Arbeitgeber übermitteln. Der Arbeitgeber muss den Unfall unverzüglich der Versicherung melden. Dies erfolgt online (für SUVA z. B. über «Sunet») oder mittels eines Formulars.

Unterschieden werden dabei die «Bagatell-Unfallmeldung» und die «Unfallmeldung» resp. «Schadenmeldung». Die «Bagatell-Unfallmeldung» wird ausgefüllt, wenn keine Arbeitsunfähigkeit nach dem Unfall besteht oder diese inkl. Unfalltag höchstens 3 Kalendertage gedauert hat.

Folgende Angaben sind dabei relevant:

• Angaben zur verletzten Person, den Arbeitgeber und die Anstellung
• Angaben zum Unfall (Datum, Ort und Beschreibung) und zur Verletzung
• Angaben zur ärztlichen Behandlung

Das Original geht an die Versicherung, die Kopie bleibt beim Arbeitgeber. Zudem wird automatisch ein Apothekerschein ausgestellt, falls der Bezug von Medikamenten erforderlich ist.

Bei einem Unfall mit längerer Arbeitsunfähigkeit wird eine umfassendere «Unfallmeldung» ausgefüllt.

Pflicht des AG bei Austritt -> Hinweis auf Abredeversicherung. Mittels Formular oder online kann der AN die Versicherung verlängern

Die Lohnsumme wird einmal jährlich, nämlich im Januar, für das Vorjahr deklariert. 

Unternehmen müssen sich entweder bei der SUVA oder bei einer anderen Versicherung gegen Unfälle versichern. . Gemäss UVG, Artikel 69, haben die Arbeitnehmenden ein Mitbestimmungsrecht bei der Wahl des Versicherers. Anmeldung der neuen MA erfolgt durch Jahresenddeklaration

Das UVG, Art. 66 I, regelt, welche Betriebe bei der SUVA versichert sind. 
Bsp: industrielle Betriebe, Betriebe mit Bau- und Installationsgewerbe, Forstbetriebe, Optikergeschäfte, Bijouterie - und Schmuckgeschäfte etc.

Die anderen Unternehmen und Angestellten können sich nach UVG, Art. 68 I, bei einem anderen Versicherer versichern:
Bsp: private Versicherungsunternehmen, öffentliche Unfallversicherungskassen, Krankenkassen 

Für die Einreichung eines Gesuchs um Insolvenzentschädigung sind die Mitarbeitenden verantwortlich.

Zuerst müssen Arbeitnehmende ausstehende Lohnforderungen beim Arbeitgeber geltend machen. Das heisst, sie fordern – am besten schriftlich und per Einschreiben – die Lohnzahlung. Wenn dies nicht zum Erfolg führt, machen sie ihre Forderungen beim Konkurs-/Betreibungsamt im Kanton des Unternehmenssitzes geltend. Spätestens 60 Tage nach der Veröffentlichung des Konkurses im SHAB muss ein Gesuch um Insolvenzentschädigung an die öffentliche Arbeitslosenkasse im Kanton des Unternehmenssitzes eingereicht werden. Hierzu stellen die Behörden ebenfalls ein Formular zur Verfügung.

Wenn dem Gesuch entsprochen wird, erhält der Angestellte die Entschädigung direkt ausbezahlt.

Die Insolvenzentschädigung greift, wenn der Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz insolvent, d. h. zahlungsunfähig wird. Damit die Existenz der Mitarbeitenden nicht bedroht wird, haben betroffene Mitarbeitende Anspruch auf Insolvenzentschädigung, wenn sie keine Arbeitslosenentschädigung beziehen können, weil sie in ungekündigtem Arbeitsverhältnis stehen.

Entschädigung möglich, wenn Umsatz aufgrund Schlechtwetter max. 25% der im Durchschnitt der letzten 5 Jahre erzielten Umsätze beträge

Beispiele:

• Aufgrund ausserordentlich starken Schneefalls kann auf der eingeschneiten Baustelle nicht gearbeitet werden.
• Umgekehrt bleiben in einem Skigebiet wegen fehlenden Schnees die Gäste fern.
• Aufgrund aussergewöhnlicher Trockenheit kann in einem Rebbaubetrieb nicht gearbeitet werden.

Nicht jede Branche hat Anspruch auf Schlechtwetterentschädigung

Vorgehen analog Kurzarbeit. Spätestens am 5. Tag des Folgemonats muss der Arbeitsausfall bei der kantonalem Amtsstelle des Unternehmenssitzes gemeldet werden. Kantonale Amtsstelle überprüft den Antrag und informiert, ob und für welche Tage die Entschädigung entrichtet werden kann. Nach dieser Voranmeldung muss der AG nach Ablauf jeder Abrechnungsperiode innerhalb von drei Monaten den Antrag auf Schlechtwetterentschädigung bei der Arbeitslosenkasse einreichen

muss vom AG 10 Tage vor Beginn derselben bei der kantonalen Amtsstelle (des Unternehmenssitzes) schriftlich angemeldet werden. Ausnahme: wenn kurzfristiges unvorhersehbares Ereignis, auch 3 Tage vor Beginn i.O.

Auf dem entsprechenden Formular sind im Wesentlichen folgende Informationen erforderlich:

• betroffener Betrieb(steil)
• Personalbestand und Anzahl betroffener Arbeitnehmenden
• Dauer und voraussichtlicher Arbeitsausfall in Prozent
• Weitere Angaben, wie z. B. geplante Betriebsferien, Angaben zur Ausgleichskasse etc.
• Verschiedene Angaben zum Unternehmen und zur Kurzarbeit, wie beispielsweise die Veränderung der Auftragslage

Eine Voranmeldung ist auch online über eService des SECO möglich. Zudem müssen verschiedene Dokumente beigelegt werden:

• Organigramm
• Kopie des Handelsregisterauszugs
• Formular «Zustimmung zur Kurzarbeit»

AN, welche von der Kurzarbeit betroffen sind, können diese ablehnen. Schriftliche Zustimmung der AN wird benötigt. -> dann müsste der AG weiterhin der normale Lohn bezahlen

Arbeitslosenversicherung informiert, ob und für welche Dauer die Kurzarbeit genehmigt wurde
Antrag auf Kurzarbeitsentschädigung muss bei der Arbeitslosenkasse eingereicht werden.

Stellenmeldepflicht

der AG muss Stellen, welche der stellenmeldepflicht unterliegen, dem RAV melden (mündlich i.O.)

Arbeitslose Person meldet sich beim RAV -> Antrag auf Arbeitslosenentschädigung

Die Person erhält "Arbeitgeberbescheinigung", welche sie an alle AG der letzten zwei Jahre übergeben muss (Bescheinigung kann online abgerufen werden)

Folgende Unterlagen muss der AG beilegen und an arbeitslose Person weiterleiten
- Kündigungsschreiben
- Lohnabrechnung der letzten 12 Monate
- Allenfals Unterlagen zu ausgericheten Renten / Pensionen sowie finanzielle Leistungen bezüglich Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Die Meldepflicht ist mit der Anmeldung bei der zuständigen Ausgleichskasse erfüllt.

Ebenso gilt mit der Lohnsummendeklaration an die Ausgleichskasse die Lohnsumme für ALV I und ALV II als gemeldet.

AN kann frühestens am 1. Tag nach dem Vaterschaftsurlaub die Anmeldung für Vaterschaftsentschädigung vornehmen - innerhalb von 5 Jahren möglich.

Anmeldeformular muss ausgefüllt an AG gegeben werden

Weitere Dokumente: Nachweis des Zivilstandesamts (zivilrechtliches Verhältnis zwischen Kind und Vater belegt) 

pro AG 1 Formular

AN übergibt ausgefülltes Anmeldungsformular an AG. 

Anmeldung kann bis 5 Jahre nach Niederkunft nachgereicht werden. Anschl. kein Anspruch auf Entschädigung. 

Weitere Dokumente werden benötigt: Geburtsschein 

Dienstleistende Person (AN) erhält Meldekarte. Einige Punkte muss AN ausfüllen (Familienstand, Angaben zur Person etc.) und gibt diese anschl. an AG. Auch der AG muss einige Punkte angeben (Lohnfortzahlung, Lohnangaben, Auszahlung an AN oder AG etc.)

Ergänzungsblätter bei 
- Pflegekindern
- mitarbeitende Familienmitglieder in Landwirtschaftsbetrieb

Die Meldepflicht ist mit der Anmeldung bei der zuständigen Ausgleichskasse erfüllt.

Mit der Lohnsummendeklaration an die Ausgleichskasse werden die Informationen gemeldet.

AG bezahlt Familienzulagen an AN

AG meldet beitrags- und leistungsrelevante Informationen an Familienausgleichskasse (AN müssen die Infos an AG geben)

• Änderungen von persönlichen Verhältnissen z. B. Geburt oder Tod eines Kindes, Wegzug eines Kindes aus der Schweiz oder Veränderungen im Zusammenhang mit der Ausbildung des Kindes, aber auch Scheidung oder Trennung usw.
• Änderung von beruflichen Verhältnissen z. B. Aufnahme resp. Aufgabe der Erwerbstätigkeit, Wechsel der Arbeitsstelle in einen anderen Kanton
• Änderung von finanziellen Verhältnissen. Dies gilt für Nichterwerbstätige, wenn sich die Einkommensverhältnisse ändern oder bei Aufnahme einer Erwerbstätigkeit.

Die Meldepflicht ist mit der Anmeldung bei der zuständigen Ausgleichskasse  erfüllt (AHV/IV)

Mit der Lohnsummendeklaration an die Ausgleichskasse werden die FAK-pflichtigen Lohnsummen gemeldet. Die Beitragssätze sind unterschiedlich 

• Zwischen 0.7% und 3.5%, je nach Kasse und Kanton – bezahlt durch den Arbeitgeber
• 0.3% im Kanton Wallis – bezahlt durch die Arbeitnehmenden
• 2% in der Landwirtschaft – bezahlt durch den Arbeitgeber