Instrumente der Kommunikation

• Gestaltung und Produk-tion von Informationsun-terlagen • Informations- und Ausbil-dungs-Workshops • Kreation von spezifischem Online-Content • Allfällige Streukosten 

• Warenpräsentationskosten • Display-Kosten • Zeitplanungskosten für Präsentationshilfen, Dispenser, Schüttkörbe, Stapelbau etc. • Für Sonderschauen und Ausstellungen • Prospektkosten • Gehälter für Hostessen, Merchandiser etc. • Für Konsumentenbera-tung und -information • Für Werkbesichtigungen • Für den Einsatz von Mul-timedia in den Einkaufs-stätten etc. 

• Für Zugaben, Muster, Gutscheinaktionen • Für Zugaben am Produkt • Für Direktwerbeaktionen in Briefkasten und Kun-denzeitschriften • Für Probepackungen • Gehälter für Promo-tions-Akteure, Flyer-verteiler etc. • Honorare für Influencer und deren Agenturen • Für Wettbewerbe (Preise, Promotion etc.) • Für Online-Promotions etc. 

Kontrolle:

Die Kontrolle von Verkaufsförderungsmassnahmen ist relativ einfach: Die Absatzzahlen müssen während der Aktion spürbar ansteigen. Die anderen Ziele der Verkaufsförderungsmassnahme können mithilfe von Marktforschung überprüft werden.

Event-Marketing:

Arten von Events:

- Arbeitsorientierte Veranstaltungen: Fokus auf Information, z.B. Produktschulungen.

- Infotainment: Informationsvermittlung in Kombination mit Unterhaltung, z.B. Produktpräsentationen mit Show-Elementen.

- Unternehmensveranstaltungen: Veranstaltungen für direkte Stakeholder, z.B. Mitarbeiter- oder Aktionärsversammlungen.

- Freizeitorientierte Aktivitäten: Unterhaltung steht im Vordergrund, z.B. emotionale Erlebnisse.

- Charity-Events: Benefiz-Veranstaltungen zur Förderung von Solidarität und Sammlung von Spenden.

1. Situationsanalyse:
   • Instrumente:
     • SWOT-Analyse: Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken in Bezug auf das geplante Event.
     • Zielgruppenanalyse: Untersuchung der potenziellen Teilnehmer des Events, einschließlich ihrer demografischen und psychografischen Merkmale.
     • Konkurrenzanalyse: Analyse von ähnlichen Events der Konkurrenz und deren Erfolg.

• Instrumente:
  • Zielgruppensegmentierung (Segmentierung nach Demografie, Interessen, Branche, Entscheidungsmacht)
  • Personas (Erstellung von fiktiven Teilnehmerprofilen zur besseren Ansprache)
  • Bedürfnisanalyse (Identifikation der Erwartungen und Bedürfnisse der Zielgruppe)

Absatzmittler, Lieferanten/ Eigene Mitarbeitende(Verkauf)/ Politisches Umfeld: Schweiz, Kantone, Gemeinden/ Bestehende Kunden/ Potenzielle Kunden/ Beeinflusser, Opinion Leaders/ Medien, Journalisten/ Öffentlichkeit

orientiert sich an der Marketingstrategie

• Bekanntmachung insbeson-dere neuer Produkte

• Vermittlung von Schlüssel-informationen über Pro-dukte und Informationen

• Aktivierung der Wahrneh-mung zu Unternehmen / Marken / Produkten

• Emotionales Erleben von Unternehmen / Marken / Produkten

• Integration der Marke und ihrer Inhalte in die Erlebnis-welt der Zielgruppe

• Positionierung durch Emo-tion

• Glaubwürdigkeit durch Di-alog

• Aufbau, Pflege oder Modifi-kation des Images

• Verstärkung des Markenbilds

• Markenspezifische Ge-dächtnisstrukturen auf-bauen

• Festigung der Kundenbin-dung (Kontaktpflege, Reak-tivierung inaktiver Kunden, Rückgewinnung ehemaliger Kunden)

• Direktverkauf und Verkaufs-förderung

• Anregung zu positiver Mundpropaganda

• Instrumente:
  • SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden)
  • Teilnahmeziele (z.B. Förderung von Kundenbindung und Imageaufbau)
  • Kommunikationsziele (Markenwahrnehmung und Bindung durch persönliche Interaktionen erhöhen.)

1. Strategische Ausrichtung:

• Eventstrategietypen:
  • -Einführungsstrategie: Neue Produkte oder Dienstleistungen werden gezielt bei bestimmten Zielgruppen eingeführt.
  • Zielgruppenerschliessungsstrategie: Unbearbeitete Zielgruppen werden angesprochen und mit den Marken vertraut gemacht.
  • Imageprofilierungsstrategie: Ein Unternehmen oder Produkt wird stärker positioniert und mit einem definierten Image verankert.
  • Erlebnisstrategie: Zielgruppen erleben Produkte oder Dienstleistungen live, um einen hohen Erinnerungswert zu schaffen.

• Instrumente:
  • Positionierung (Die Eventbotschaft klar und überzeugend in den Vordergrund stellen.
  • Storytelling (Eine emotionale und einheitliche Geschichte über das Event und die Marke erzählen.)
  • Networking-Strategie (Planung von Aktivitäten, die das Netzwerken und die Interaktion mit den Teilnehmern fördern.)

• Event-Ort:
  • Exklusivität, Freizeitmöglichkeiten, Bezug zu Event-Typ und -Inhalt, Geografische Lage, Infrastrukturelle Anbindung, Klima, Komfort, Sicherheit, Image, Kapazität, Räumlichkeiten, Präsentations-möglichkeiten, Technische Ausstattung, Kosten, Stornofristen, Nutzungs-bestimmungen und -vorschriften

1. Maßnahmenplanung:
   • Massnahmen vor dem Event:

Programmplanung, Einladungsschreiben, Mailings, Inserate, Plakataktionen, Social Media, TV-Sponsoring, Schulung des Personals, Einkauf von Materialien, Vorbereitung der Customer-Care-Maßnahmen, Standbau und Infrastruktur, Versicherungen, Pressekonferenz.

In die Einladung gehören die folgenden Informationen:

• Datum, Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung

• Ort

• Anlass der Veranstaltung

• Die wichtigsten Programmpunkte

• Eventuell Dresscode (d. h. Vorgaben zur Bekleidung)

• Eventuell Art der Verpflegung

• Eventuell Parkmöglichkeiten / eventuell Garderobe ja / nein

Zum Anmeldemanagement gehört:

• Auslösen von Nachfassaktionen, wenn zu wenig Anmeldungen eingehen

• Schliessen der Anmeldemöglichkeit, wenn das Limit erreicht wird, inkl. Führen einer Warteliste

• Verschicken der Anmeldebestätigung

• Versand des Erinnerungsmails kurz vor dem Anlass

• Überblick über die Anzahl Personen, die Sie dem Caterer 3–7 Tage vor dem Event melden müssen

• Teilnehmerliste, Erstellung von Namensschildern

• Information der Mitarbeitenden, welche Kunden und Partner am Event dabei sein werden

• Nach dem Event: Verdankung und Versand von versprochenen Materialien (Dokumentation)

• Massnahmen während dem Event:

Attraktionen, Wettbewerbe, Gästeempfang und -betreuung, VIP-Lounge, Werbegeschenke, Dokumentationen, Fahnen, Banden, Aufkleber, Transportmaßnahmen, Medienbetreuung, Übernachtungen, Verpflegung.

• Massnahmen nach dem Event:

Nachbearbeitung, Wirkungskontrolle, Manöverkritik, Überwachung von Abbau- und Aufräumarbeiten, Kontaktaufnahme mit den Besuchern (Dankesnachrichten, Festlegung weiterer Schritte).

• Instrumente:
  • Event-Aktionen: Live-Demonstrationen, Vorträge, Gewinnspiele oder Erlebnisstationen.
  • Bühnen- und Eventdesign: Gestaltung der Eventfläche mit interaktiven Erlebnissen und emotionalem Design.
  • Merchandising: Verteilen von Event-spezifischen Werbeartikeln.
  • Gastredner und Promoter: Einladen von Fachleuten oder Influencern, die das Event bereichern.

1. Marketing und Kommunikation: (in der Massnahmenplanung enthalten)
   • Instrumente:
     • Einladungen und Werbung: Einladungen per E-Mail, Social Media-Kampagnen, und Printmaterialien.
     • Public Relations: Pressemitteilungen und PR-Aktivitäten vor, während und nach dem Event.
     • Social Media: Live-Berichterstattung, Interaktionen mit den Teilnehmern und Event-Updates in Echtzeit.

1. Realisation, Budget und Kontrolle:

Timing und Ablaufplanung:

• Instrumente:
  • Event-Zeitplan (Detaillierter Ablaufplan für die Veranstaltung, z.B. wann Aktionen stattfinden)
  • Projektmanagement-Tools (z.B. Gantt-Diagramme zur Koordination der Eventplanung und -umsetzung)
  • Checklisten (Erstellung von To-Do-Listen für den Aufbau, Ablauf und Abbau der Veranstaltung)

Es Gibt noch einen weiteren/ unteren Teil.

1.  Budgetierung:
   • Instrumente:
     • Kostenplanung (Berücksichtigung der Kosten für Location, Technik, Personal, Catering, Marketingmaterialien und Unterhaltung.)
     • Budgetüberwachung (Verfolgung der Ausgaben gegenüber dem genehmigten Budget)
     • ROI-Berechnung (Erwarteter Nutzen des Events im Vergleich zu den anfallenden Kosten.

• Planungskosten: vor allem Personalkosten

• Vorbereitungskosten: z. B. persönliche Einladungen oder öffentliche Ankündigungen

• Durchführungskosten: Catering, Raummieten, Technik, Honorare für Prominente, Reisekosten etc.

• Nachbearbeitungskosten: Nachfassschreiben, Erinnerungsgeschenke etc.

• Wirkungsmessungen: Befragungen

1. Umsetzung und Durchführung:
   • Instrumente:
     • Eventmanagement-Tools (z.B. Software zur Koordination von Teilnehmerregistrierung, Gästelisten, Event-Apps)
     • Logistikplanung (Koordination von Materialien, Personal und Anlieferungen)

1. Erfolgskontrolle:

• Instrumente:
  • Teilnehmerstatistiken: Auswertung der Teilnehmerzahlen und deren Qualität.
  • Nachfassaktionen: Follow-up mit Teilnehmern, z.B. Dankesnachrichten, Feedback-Einholung.
  • KPI-Messung: Key Performance Indicators wie Teilnehmerzufriedenheit, Social Media-Engagement oder Markenwahrnehmung werden gemessen.

1. Nachbereitung und Evaluierung:

• Instrumente:
  • Feedbackumfragen: Erhebung des Teilnehmerfeedbacks durch Umfragen oder Online-Tools.
  • Event-Bericht: Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse und Erfolge des Events.
  • Lessons Learned: Analyse der Stärken und Schwächen zur Verbesserung zukünftiger Events.

1. Situationsanalyse:

• Instrumente:
  • SWOT-Analyse: Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken im Hinblick auf die geplante Messebeteiligung.
  • Konkurrenzanalyse: Ermittlung der Messeauftritte der Mitbewerber, deren Strategien und Stärken.
  • Zielgruppenanalyse: Analyse der potenziellen Besucher der Messe, einschließlich ihrer demografischen und psychografischen Merkmale.
  • Auswertungen früherer Teilnahmen
  • Produktportfolio: gibt es neue Produkte die Man zeigen sollte etc.

2. Zielgruppenbestimmung: (=orientiert sich an der Marketingstrategie)

• Absatzmittler, Lieferanten/ Eigene Mitarbeitende(Verkauf)/ Politisches Umfeld: Schweiz, Kantone, Gemeinden/ Bestehende Kunden/ Potenzielle Kunden/ Beeinflusser, Opinion Leaders/ Medien, Journalisten/ Öffentlichkeit