Merkmale und Elemente Prozesse

- Prozessorganisation: Unternehmen sind durchgängig prozessorientiert.  
- Prozess Owner / Prozesseigner: Verantwortlich für Führung, Verantwortung und Koordination.  
- Hauptziele: Kundenorientierung, Wertschöpfung, Prozesseffektivität und Effizienz.  

- Kundenorientierung: Wird durch Kundenanforderungen ausgelöst.  
- Kenngröße für Prozesse: Kundenzufriedenheit.  
- Leistung: Muss einen Wert für den Kunden darstellen.  

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- Wertschöpfung: Produktionswert abzüglich der Vorleistungen.  
- Output des Prozesses: Ergebnis der Wertschöpfung.  
- Vorleistungen: Fremd bezogene Güter und Dienstleistungen, die im Prozess verbraucht werden.  
- Transformationsprozess: Umwandlung von Inputs (Ressourcen) in Outputs (Produkte/Dienstleistungen).

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- Aktivitäten: Interne Tätigkeiten wie Personalrekrutierung, Kontrolle und Buchhaltung.  
- Vermeidbare Aktivitäten: Verschwendung durch Wartezeiten und Fehlerbuchungen.

• Geschäftsprozess-Management: Steigerung der Effizienz durch Qualität, Kosten und Zeit.
• Anforderungen an Prozesseffizienz: Möglichst kurze Zeit, möglichst niedrige Kosten, möglichst hohe Qualität.
• Zielkonflikt Zeit und Qualität: Häufig steht die Verkürzung der Zeit im Widerspruch zur Qualität.
• Kosten und Zeit: Zeiteffizienz kann höhere Kosten erfordern (z.B. mehr Ressourcen für schnelleren Prozess) oder Kosten senken, wenn Zeit effizient genutzt wird.
• Qualität und Kosten: Ziel ist es, durch Qualitätsmanagement Fehlerkosten zu senken und die Gesamtkosten im Rahmen zu halten.

GPM: Konzept zur zielgerichteten Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen zur nachhaltigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit.

Unterteilung: Konzeptionelle Ebene und operative Ebene.

Konzeptionelle Ebene:

• Beinhaltet die Planung und Gestaltung von Prozessen.

Operative Ebene:

• Fokussiert auf die Umsetzung und Durchführung der geplanten Prozesse im täglichen Geschäft.
• Beinhaltet die Steuerung, Überwachung und Anpassung von Prozessen zur Sicherstellung von Effizienz und Qualität.

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• Kapitalgeber:

  • Kostensenkung
  • Effizienz
  • Transparenz

• Kunden:

  • Qualitätsverbesserung
  • Verkürzung der Lieferzeiten
  • Preissenkung
  • Einfluss

• Lieferanten:

  • Transparenz
  • Effizienz
  • Verkürzung der Zahlungsfristen

• Mitarbeitende:

  • Einfluss
  • Mitbestimmung
  • Transparenz

• Unternehmensstrategie
• Prozess / Geschäftsprozess
• Informationssystem

- Unternehmensstrategie: Langfristiger Plan zur Zielerreichung und Wettbewerbsfähigkeit.  
- Zielsetzung: Was das Unternehmen erreichen möchte (z.B. Marktanteil, Umsatz).  
- Wettbewerbsposition: Wie das Unternehmen im Vergleich zu Konkurrenten auftritt (z.B. Kostenführerschaft, Differenzierung).  
- Ressourcennutzung: Einsatz von Kapital, Personal und Technologie zur Zielverwirklichung.  
 

Prozesse setzen die Unternehmensstrategie in die Praxis um

Wertekette nach Porter: Modell zur Analyse der Aktivitäten, die Wert für den Kunden schaffen.  

Prozesstypen:  

  - Wertschöpfungsprozesse: Schaffen direkten Wert für den Kunden (bereit zu zahlen).  
  - Unterstützungsprozesse: Unterstützen die Wertschöpfungsprozesse.  
  - Führungsprozesse: Setzen Rahmenbedingungen und sichern die Qualität.  

Prozessmodelle sind Darstellungen von Geschäftsprozessen, die Abläufe, Aktivitäten und Rollen zur Analyse und Optimierung zeigen.

Deskriptive Prozessmodelle:

• Ziel: Beschreiben, wie Prozesse tatsächlich ablaufen.
• Inhalt: Fokussiert auf die Ist-Situation und dokumentiert die realen Abläufe.
• Einsatz: Hilfreich zur Analyse und Identifikation von Schwachstellen.
• Beispiel: Flussdiagramme, die die aktuelle Prozessausführung zeigen.

Normative Prozessmodelle:

• Ziel: Definieren, wie Prozesse idealerweise ablaufen sollten.
• Inhalt: Fokussiert auf Soll-Situationen und Best Practices.
• Einsatz: Dient zur Optimierung und Verbesserung von Prozessen.
• Beispiel: Standards oder Richtlinien, die den optimalen Ablauf beschreiben.

Informationssysteme (IT):  
IT-Systeme sammeln und verarbeiten Daten zur Unterstützung von Entscheidungen.  
Beispiel: Ein CRM-System zur Verwaltung von Kundeninformationen.  

Business Engineering:  
Business Engineering optimiert Geschäftsprozesse und Strukturen.  
Beispiel: Neugestaltung eines Bestellprozesses zur Verkürzung der Lieferzeiten.  

- E-Procurement: Online-Einkauf von Waren.  
- E-Organisation: Nutzung von Technologie zur Prozessverbesserung.  
- E-Commerce: Verkauf von Produkten im Internet.  
- DSS: Unterstützung bei Entscheidungen mit Daten.  
- EIS: Infos für das Management mit wichtigen Kennzahlen.  
- MIS: Verarbeitung von Daten für das Management.  
- SRM: Verwaltung von Lieferantenbeziehungen.  
- ERP: System für die gesamte Unternehmensverwaltung.  
- SCM: Planung der Lieferkette.  
- CMS: Verwaltung von Inhalten auf Webseiten.  
- DMS: Speicherung und Verwaltung von Dokumenten.  
- PPS: Planung der Produktion.  
- E-Shop: Online-Shop zum Verkauf.  
- CRM: Verwaltung von Kundenbeziehungen.

Die Prozesshierarchie zeigt die Struktur von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen. Es gibt drei Hauptdarstellungen:

1. Prozesslandkarte:  
   - Übersicht aller Hauptprozesse.  
   - Zeigt, wie Prozesse miteinander verbunden sind.

2. Prozesshierarchiediagramm:  
   - Detaillierte Darstellung der Haupt- und Unterprozesse.  
   - Klärt Verantwortlichkeiten und Beziehungen.

3. Ablaufdiagramm:  
   - Visualisiert die Schritte eines spezifischen Prozesses.  
   - Zeigt Entscheidungen und Abläufe in einem Prozess.

Ist-Modellierung:
Beschreibt, wie ein Prozess aktuell abläuft. Es zeigt, was gerade funktioniert und wo Probleme bestehen. Ziel ist, den aktuellen Zustand zu verstehen.

Soll-Modellierung:
Definiert, wie der Prozess idealerweise aussehen sollte. Sie beschreibt die optimalen Abläufe und Ziele für Verbesserungen.

Pro:

1. Transparenz: Klare Übersicht über Abläufe.
2. Problemerkennung: Schwächen im Prozess identifizieren.
3. Basis für Verbesserungen: Ausgangspunkt für Optimierungen.

Kontra:

1. Zeitaufwand: Kann viele Ressourcen benötigen.
2. Status Quo: Bestehende Abläufe werden nicht hinterfragt.
3. Widerstand: Mitarbeiter könnten Veränderungen ablehnen.

1. Vorbereitung: 

• Verantwortlichkeiten 
• Informationsquellen 
• Modellierungs- und Prozessvorgaben 

2. Eingrenzung: 

• Untersuchchungsbereich und Priotäten festlegen

3. Erhebung: 

• Ist-Aufnahme 
• Informationen beschaffen 
• Ist-Modell erstellen und Schnittstellen definieren

4. Analyse: 

• Ist-Modell prüfen
• Schwachstellen und Schnittstellenprobleme identifieren 
• Massnahmen definieren 

1.Grundsätze der Prozessdokuemtation 

2. Gliederungstiefe

3. Modellqualität

• Verständlichkeit 
• Erlernbarkeit 
• Genauigkeit 
• Korrektheit 
• vom Groben ins Detail

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• Inhaltlich vollständig? 
• Organisatorische Einheiten richtig? 
• Sachmittel richtig zugeordnet?
• Schnittstellen richtig angelegt?

Interne Ziele:

1. Effizienzsteigerung: Abläufe schneller und günstiger machen.
2. Reduktion von Prozesszeiten: Prozesse schneller durchführen.
3. Informationsqualität: Bessere und aktuellere Informationen nutzen.
4. Kommunikationsverbesserung: Bessere interne Kommunikation.
5. Schnittstellenminimierung: Weniger Übergabepunkte, um Fehler zu vermeiden.

Externe Ziele:

1. Effektivitätssteigerung: Bessere Ergebnisse für Kunden.
2. Kundenbindung: Kunden loyal halten.
3. Kommunikationsverbesserung: Bessere Zusammenarbeit mit Partnern.
4. Flexibilität: Schneller auf Veränderungen reagieren.

• Vorbereitung:

  • Klären, wer für die Modellierung zuständig ist.
  • Regeln aufstellen, wie man das Modell erstellt.
  • Überprüfen, ob es bereits nützliche Modelle gibt.
  • Entscheiden, wie alles dokumentiert wird.

• Grobentwurf:

  • Ein einfaches Bild des Unternehmens zeichnen.
  • Alle wichtigen Prozesse auflisten.

• Modellierung:

  • In Gruppen zusammenarbeiten.
  • Den gesamten Prozess festlegen.
  • Überlegen, wie man die Abläufe verbessern kann.
  • Anforderungen an die Technik festlegen.

• Bewertung:

  • Die verschiedenen Verbesserungsvorschläge miteinander vergleichen.
  • Die besten Ideen auswählen.

• Einführung:

  • Festlegen, wer für die neuen Prozesse verantwortlich ist.
  • Den neuen Prozess aufschreiben und Mitarbeitende schulen.

• Prozessbeschreibung:

  • Schreibe auf, was genau in einem bestimmten Prozess passiert.
  • Erkläre die einzelnen Schritte, die man machen muss.

• Schnittstellendefinition:

  • Finde heraus, wo dieser Prozess mit anderen Prozessen oder Abteilungen zusammenarbeitet.
  • Kläre, wer für was verantwortlich ist, wenn die Arbeit von einem zum anderen übergeht.

• Sachmittel und Informationsbedarf bestimmen:

  • Überlege, welche Materialien und Werkzeuge du für den Prozess brauchst.
  • Bestimme, welche Informationen nötig sind, um den Prozess gut durchzuführen.

Prozesslandkarte Abb. 4-2

Überblick über alle Hauptprozesse 

Hauptprozesse meistens Rechtecke und Leistungen Pfeile

Abb. 4-3 S.43

1. Kontextdiagramm (Umgebung eines Hauptporzess) 

Abb 4-4, S.44 

2. Prozesshierachiediagramm (Aufgliederung der Hauptprozesse und der darin enthaltenen Subprozesse) 

Oberste Ebene: Hauptprozess (Unternehmensprozess / Geschäftsprozess) 

Zweite Ebene: Subprozess 

Dritte Ebene: Aufgaben (Prozessschritte) 

Vierte Ebene: Tätigkeiten (Aktivitäten / Arbeitsschritte) 

Abb. 4-5 S.45

1.Flussdiagramm / Aufgabefolgeplan (zeitliche Schrittfolge)

2. Ergebnisgesteuerte Prozesskette (EPK) 

3. Spaghetti-Diagramm (inkl. Zuteilungen zu Stellen / Rollen 

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Abb 4-8 S.46

Und Verknüfpung = Parallel 

Und Verknüfpung = Parallel und wieder zusammenführend

Oder Verzweigung = Entweder / Oder 

Und Verzweigung = Entweder / oder mit gemeinsamer Verknüpfung

Oder Rückkopplung = Entweder oder Rückgang

Abb. 4-10 S.47

Abb. 4-11 S.48