SB Marketing und Unternehmenskommunikation

• Händlertagung

 • Ausstellungen, Fachmessen • Roadshow 

• Pressekonferenzen

• Generalversammlungen 

• Persönliche, direkte Kontakte

 • Präzise Übermittlung der Botschaften möglich

 • Vergleichsweise hohe Aufnahmebereitschaft der Adressaten

 • Direkte Austragung von Konflikten möglich (Dis-kussion)

 • Guter Motivationseffekt

 • Gute direkte Erfolgskontrolle möglich 

• Meist langfristige Planung notwendig

 • Hoher organisatorischer Aufwand

 • Kostenfaktor (Kontaktkosten)

 • Je nach Veranstaltung Zeitknappheit der Adressa-ten (flüchtige Kontakte mit wenig Zeit, um einen guten oder schlechten Eindruck zu machen) • Keine hundertprozentige Verlässlichkeit der Planung 

S99 folgt

Alles beginnt mit einem Auftrag oder einem Briefing oder gleich mit einem Kick-off-Meeting. Dies sowohl bei einem einmaligen Event wie z. B. eine Jubiläumsfeier als auch wenn es um die Organisati-on eines jährlich wiederkehrenden Anlasses wie z. B. die Generalversammlung geht. 

In der Regel wird nach dem Briefing ein Grobkonzept erstellt, das die wichtigsten Eckwerte enthält. Erst wenn der Auftraggeber das Grobkonzept freigibt, geht man dann an die Detailplanung. 

• Eventziele

 • Eventzielgruppen

 • Strategie

 • Botschaft, Tonalität, Stil

 • Grobe Idee des Events (1-2 Varianten)

 • Grobbudget • Organisation, Terminplan 

Nach dem Go-Entscheid geht es um die Detailplanung des Anlasses mit allen Reservationen bis hin zu den Drehbüchern. 

• Organisationskomitee

 • Organisations- und Ablaufpläne

 • Feinplanung Veranstaltungsprogramm

 • Hilfspersonal

 • Catering, Infrastruktur, Dekoration etc. 

• Einladung

 • Mitarbeiterinfo

 • Drehbücher etc. 

S100 folgt

Wie wecken Sie Interesse für Ihren Event? Wie laden Sie ein?

• Vorbereitung der Teilnehmer auf den Event 

• Weitergabe notwendiger Daten

 • Interesse der potenziellen Teilnehmer wecken

 • Aufzeigen, was für eine Atmosphäre sie am Event erwartet 

Wo findet der Event statt? 

• Location

 • Catering

 • Logistik

 • Betreuung 

Was läuft? Wie wird unterhalten? Wie werden Botschaften vermittelt?

 • Botschaftsvermittlung

 • Information

 • Entertainment - mittels visuellen Medien (Handouts) - mittels auditiven Medien (Musik) - mittels audiovisuellen Medien (Videos) - mittels Akteuren (intern: z. B. GL, extern: z. B. Künstler) 

• Emotionale Aktualisierung – Verstärkung der Wirkung des Hauptfelds

 • Motivation für den nächsten Event • Nachbereitung in Form von Dokumentation, Dankesschreiben, Pressemassnahmen 

Der Anlass sollte wie geplant durchgeführt werden. Während der Veranstaltung selbst sollten – ohne zwingenden Grund – keine Programmänderungen mehr vorgenommen werden. Wichtig ist, den Überblick zu behalten und auf dem Laufenden sein (zentrales Sekretariat, wenn nötig Kom-mandozentrale einrichten, Walky-Talkies/Handys können wertvolle Dienste leisten). Bei kleinen Zwi-schenfällen ist Flexibilität gefragt. Gehen Sie soweit als möglich auf Sonderwünsche der Besucher ein; aber lassen Sie sich dadurch nicht von ihrer Gesamtleitung ablenken. Besser ein Besucher ist unzu-frieden als alle! 

Doch auch nach der Abreise des letzten Gastes ist die Veranstaltung nicht zu Ende. Es folgen die Abschlussarbeiten: 

• Aufräumarbeiten

 • Abschlussessen mit Personal, Danksagung an Helfer

 • Evtl. Versand von Fotos, Dokumentation, Danksagungen an die Teilnehmer

 • Evtl. Wettbewerbsauswertung und Benachrichtigung der Gewinner

 • Evtl. Auswertung der Medienberichterstattung 

• Berichterstattung in eigenen Medien (Hauszeitung, Internet und Intranet, Kundenzeitung) • Abrechnung

 • Debriefing/Manöverkritik Projektteam, Erfolgskontrolle (Anpassung Checklisten) 

• Schlussbericht, Dokumentation zuhanden der Auftraggeber • Archivierung 

- Quantitative Erfolgskontrolle 

- Qualitative Erfolgskontrolle 

• Anzahl Anmeldungen

 • Anzahl Teilnehmer

 • Rücklaufquoten auf Wettbewerbe

 • Anzahl Medienclippings (veröffentlichte Pressebeiträge)

 • usw. 

• Anzahl Anmeldungen

 • Anzahl Teilnehmer

 • Rücklaufquoten auf Wettbewerbe

 • Anzahl Medienclippings (veröffentlichte Pressebeiträge)

 • usw. 

• Anzahl Anmeldungen

 • Anzahl Teilnehmer

 • Rücklaufquoten auf Wettbewerbe

 • Anzahl Medienclippings (veröffentlichte Pressebeiträge)

 • usw. 

• Persönliche Befragungen (während oder nach der Veranstaltung) 

• Erhaltene Dankesschreiben

 • Spontanreaktionen während der Veranstaltung 

• Analysieren des Medienechos

 • Eingang von Leserbriefen für die Hauszeitung

 • Feedbacks an der Schlusssitzung des Projektteams (Manöverkritik) • usw. 

S103 folgt

• Erstellen Sie Checklisten für alle Arbeiten. Auch scheinbare Kleinigkeiten und Selbstverständ-lichkeiten einbeziehen. Diese gehen in der Aufregung leicht unter. • Ergänzen Sie Ihre Checklisten mit Angaben zu Verantwortlichkeiten und Terminen. • Achten Sie auf Zeitreserven, zum Beispiel Verzögerung bei der Textverabschiedung, beim Druck, bei der Übersetzung usw. • Berechnen Sie kurze Krankheit, Ferienabwesenheiten der internen und externen Mitarbeiter ein. • Bestimmen Sie eine Stellvertretung und halten Sie diese auf dem Laufenden. • Bei Drucksachen das Corporate Design beachten. • Checken Sie Referate auf die Minute genau ab. • Machen Sie bei wichtigen Veranstaltungen (zum Beispiel heikle Pressekonferenz) eine Hauptpro-be und bereiten Sie die Geschäftsleitung auf unangenehme Fragen vor. • Verlassen Sie sich nicht auf Techniker, sondern prüfen Sie selber, ob Beamer, Video usw. funktio-nieren. • Wählen Sie für die Verpflegung lieber die etwas teurere Catering-Firma mit genügend Ser-vicepersonal. • Bei Grossanlässen Sanität, Feuerwehr, Securitas, möglicherweise Räumungsplan nicht vergessen. • Achten Sie auf genügend Parkplätze in der Nähe oder organisieren Sie einen Shuttle-Service. • Pflegen Sie die Details wie kleine Geschenke, Blumendekoration; für Presseanlässe gege-benenfalls Sekretariate mit Telefon und Fax zur Verfügung stellen. • Vergessen Sie nie, auch Ihre Mitarbeiter über einen externen Anlass zu informieren. Diese sind dadurch nicht nur motivierter, sondern können auch entsprechende Auskünfte erteilen. • Evtl. Kinderhort bereitstellen. • Überkleider, Helme, Überschuhe für Betriebs- oder Baustellenbesichtigung bereithalten; mög-licherweise Duschgelegenheit anbieten. • Brauchen Sie Dolmetscher? • usw. 

• Der Text muss die W-Fragen beantworten. 

• Passen Sie die Einladung der Grösse und dem Rahmen der Veranstaltung an. 

• Versenden Sie die Einladungen früh genug. Antwortkarten mit Rücksendetermin erleichtern die Organisation.

 • Kündigen Sie nichts an, was Sie nachher nicht halten können. Sie fangen damit Besucher oder Journalisten nur einmal!

 • Vermerken Sie auf der Einladung möglicherweise Kleidervorschriften. 

• Das Gelingen einer Veranstaltung hängt massgeblich von der Motivation der involvierten Mitar-beiter ab. 

• Beginnen Sie früh, diese durch schriftliche Information und persönliche Gespräche zu motivieren. 

• Trainieren Sie Geschäftsleitung oder Kunden für Interviews oder Referate. Sie werden sicherer und arbeiten motivierter an der Veranstaltung mit. 

• Halten Sie bei Grossveranstaltungen alle Mitarbeiter auf dem Laufenden, zum Beispiel durch Hauszeitung, Rundschreiben, Anschlagbrett, Informationsveranstaltung usw.

 • Setzen Sie sich bei der Geschäftsleitung ein, dass Ihre Mitarbeiter für geleistete Überstunden eine Kompensation erhalten. 

• Das Gelingen einer Veranstaltung hängt massgeblich von der Motivation der involvierten Mitar-beiter ab. 

• Beginnen Sie früh, diese durch schriftliche Information und persönliche Gespräche zu motivieren. 

• Trainieren Sie Geschäftsleitung oder Kunden für Interviews oder Referate. Sie werden sicherer und arbeiten motivierter an der Veranstaltung mit. 

• Halten Sie bei Grossveranstaltungen alle Mitarbeiter auf dem Laufenden, zum Beispiel durch Hauszeitung, Rundschreiben, Anschlagbrett, Informationsveranstaltung usw. 

• Setzen Sie sich bei der Geschäftsleitung ein, dass Ihre Mitarbeiter für geleistete Überstunden eine Kompensation erhalten. 

• Je ausführlicher der Terminplan, desto ruhiger verlaufen die Vorbereitungsarbeiten. 

• Halten Sie sich die letzten zwei bis drei Tage vor der Veranstaltung möglichst frei. Unvorher-gesehenes tritt meistens ein! 

• Vor-Ort-Erlebnis

 • Etwas Einmaliges/Besonderes sein 

• Positive Emotionalisierung • Bedürfnis des Publikums befriedigen 

Organisatorischer Aufwand, Kostenfaktor, Unvorhergesehenes kann eintreffen und sich negativ auf die Firma bzw. das Image auswirken. 

• Quantitativ: 80 % der Mitarbeiter sollen mitmachen • Qualitativ: Stimmung unter den Teilnehmern soll ungezwungen und fröhlich sein 

z. B. Produktschulung, Workshop, Händlerinformation, Mitarbeiter-Information (ohne Show und Unterhaltung) 

• Informationsvermittlung kombiniert mit einem Unterhaltungsteil. • Beispiel: Lancierung eines neuen Produkts mit einem Show-Teil. 

• Ein Unternehmen sponsert ein Jazz-Konzert oder einen Stadtlauf etc. • River-Rafting-Ausflug mit Mitarbeitern 

• Grobkonzept

 • Detailplanung

 • Durchführung

 • Nachbearbeitung • Auswertung