SB Projektmanagement

Die Ersten drei Phasen gehören zur Planung, nämlich die Vorstudie, das Grob- und das Detailkonzept. In den einzelnen Planungsphasen, die mit zunehmendem Projektfortschritt detaillierter ausfallen, werden jeweils mehrere Lösungsvarianten ausgearbeitet.

Die Realisierung ist die Umsetzungsphase des Konzepts, sodass die fertige Lösung in der Phase der Einführung den späteren Nutzern übergeben werden kann. Die letzte Phase des Basis-Phasenkonzepts betrifft die Erhaltung der eingeführten Lösung, d.h. die laufende Qualitätssicherung.

Nein, je nach Projektgrösse und -komplexität können einzelne Phasen zusammengelegt oder auch ganz weggelassen werden.

Benennen Sie die Zielsetzung und typischen Ergebnisse der folgenden Projektphase. Sie kennen die Bedeutung dieser Phase(Bemerkung)

Zielsetzung: Gibt es wirtschaftlich, sozial und politisch vertretbare Lösungs-varianten?

Typische Ergebnisse: • Projektabgrenzung • Schnittstellen • Problemkatalog • Zielsystem • Lösungsvarianten • Wirtschaftlichkeitsanalyse • Vorgehensplanung • Aktualisierter Projektvertrag 

Bemerkungen: Grundsätzlich wird in dieser Phase entschieden, ob das Projekt überhaupt durchge-führt werden soll.

Zielsetzung: Globales Lösungskonzept auf Basis der gewählten Vorstudienvariante.

Typische Ergebnisse: • Konkretisierte Ziele • Zerlegung des Projekts in abgrenzbare Projekte (Unter-oder Teilsysteme) • Prioritäten für die Projekte • Globale Lösungen für die Projekte • Schnittstellen zwischen den Projekten 

Bemerkungen: Bei Informatikprojekten wird in dieser Phase, spätestens aber im Detailkonzept, das Pflichtenheft erstellt und die Evaluation durchgeführt.

Zielsetzung: Vollständige und aus-führungsreife Pläne aller Teilsysteme (Teilprojekte) 

Typische Ergebnisse: • Verfeinerte Pläne für alle Lösungskomponenten • Einführungsstrategie • Definitives Budget • Aktualisierter Projektvertrag

Bemerkungen: Das Detailkonzept sollte voll-ständig fertig sein, bevor mit der Realisierung begonnen werden kann. Ausnahme: Projekte können separat realisiert werden. 

Zielsetzung: Schlüsselfertiges System bzw. einzuführende Lösung 

Typische Ergebnisse: • Umgesetzte Pläne • Testberichte • Dokumentation 

Bemerkungen: Vor allem bei Informatikpro-jekten kommt dem Test eine starke Bedeutung zu. 

Zielsetzung: Übergabe an die Benutzer 

Typische Ergebnisse: • Durchgeführte Schulung bzw. Informationsveranstaltung • Eingerichtete Hotline • Erfolgskontrolle 

Bemerkungen: Je nach Einführungsstrategie ist für die betroffenen Benut-zer ein beträchtlicher Zusatz-aufwand einzuplanen. 

Zielsetzung: System bzw. Lösung am Leben erhalten 

Typische Ergebnisse: • Erfolgskontrolle • Nachschulungen • Fehlerkorrekturen • Systemanpassungen 

Bemerkungen: Für Erweiterungen oder grös-sere Modifikationen ist ein neues Projekt zu beantragen. 

Typische Aufgaben: • Informationen erheben und analysieren • Situation modellieren • Projekt abgrenzen • Zielverfeinerung (auf der Basis von Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken) • Wichtigste Funktionen der Lösung ermitteln (Was muss, soll sie leisten können?) • Grobe Lösungsvarianten bzw. prinzipielle Lösungs-richtungen entwerfen • Realisierbarkeit prüfen (machbar, durchsetzbar, sozial verträglich, wirtschaftlich sinnvoll?) • Bewertung durchführen • Empfehlung erarbeiten • Entscheidungspräsentation vorbereiten und durchführen 

Beispiel Umbauprojekt: • Ziele des Bauherrn konkreti-sieren • Restriktionen vervollständigen • Lösungsskizzen (Grobvarianten) entwerfen

Typische Aufgaben: • Verfeinerung der modellierten Situation • Fachliche Benutzeranforderungen ermitteln (im grösst-möglichen Detaillierungsgrad) • Qualitätsanforderungen ermitteln und detailliert beschreiben • Globale Lösungsvarianten für die abgegrenzten Projekte erarbeiten • Lösungsvarianten (Kosten / Nutzen) bewerten • Empfehlungen für eine Lösungsvariante erarbeiten • Technische Realisierbarkeit prüfen 

Beispiel Umbauprojekt: • Varianten für die Büroaufteilung erarbeiten • Varianten für die Eingliederung und Nutzung der gemeinsamen Aufenthaltsräume (Kaffeeraum, Sitzungszimmer, Eingangsbe-reich usw.) erarbeiten • ... 

Typische Aufgaben: • Zusätzliche Informationen bedarfsgerecht erheben und analysieren • Funktionale Anforderungen und Ziele vervollständigen • Ausführungsreife Pläne erstellen • Quantitative und qualitative Bedarfsermittlung (Finanzen, Personal, Raum und sonstige Sachmittel) • Pflichtenhefte / Anforderungskataloge ausarbeiten • Ausschreibungsunterlagen erstellen • Angebote einholen und bewerten • Einführung planen • Entscheidungsreife Vorlagen für die Realisierung erarbeiten 

Beispiel Umbauprojekt: • Varianten für Bodenbelags-, Farb- und Beleuchtungskonzept für die Räumlichkeiten erarbei-ten • Ausschreibung der Elektro- und Sanitärarbeiten etc.

Typische Aufgaben: • Pläne in arbeitsfähige Lösungen umsetzen • Vergabe und Überwachung von Fremdaufträgen • Bauliche Massnahmen ausführen • Installation notwendiger Sachmittel • Tests • Abschluss der Projektdokumentation • Benutzerdokumentation fertigstellen • Erhaltungskonzept erstellen • Einführungsvorbereitung abschliessen

Beispiel Umbauprojekt: • Bauarbeiten ausführen gemäss Plänen • Installationsarbeiten ausführen • Möblierung der Räumlichkeiten • ... 

Typische Aufgaben: • Information der indirekt Betroffenen • Information und Schulung der direkt Betroffenen • Unterstützung der Anwender in der Anfangsphase • Störungsfreies Funktionieren sicherstellen (Stabilisierung der Lösung) • Entscheidung für die Nutzungsfreigabe vorbereiten 

Beispiel Umbauprojekt: • Bauabnahme • Einweihungs-/Informations-veranstaltung für die Benutzer • Instruktion der Hausverwaltung • ...

Typische Aufgaben: • Überwachen der Funktionsfähigkeit der Lösung • Korrektur aufgetretener Fehler • Schlussbericht erstellen • Décharge einholen • Projektorganisation auflösen • Formelle Nutzungsfreigabe durchführen

Beispiel Umbauprojekt: • Funktionsfähigkeit des Sicher-heitssystems prüfen • Baumängel beheben • Anpassungsbedarf bei der Möblierung prüfen • ... 

Planzungszyklus: Auftrag/ Vertrag > Erhebung/ Analyse > Würdigung / Zielrevision > Lösungssuche > Bewertung > Auswahl >>>(von Anfang an)

(Bild folgt S20)

Dieser Schritt ist der zwingende Beginn jeder neuen Phase. Zwischen Auftraggeber und Auf-tragnehmer werden verbindliche Vereinbarungen getroffen, wie z. B. Zielsetzung, Termine, Budget usw. Eine Überarbeitung des Vertrags bzw. Auftrags wird bei erheblicher Änderung von Zielen, Budget oder auch Terminen notwendig, wobei jede Vertragsversion vom Auftrag-geber zu visieren

Gemäss Auftrag werden die relevanten Informationen für die Erhebung und Analyse des Ist-Zustands gesammelt und geordnet. Tiefe und Dauer dieses Teilschritts hängen vom Detail-lierungsgrad der aktuellen Phase ab. Wichtig ist, dass die Informationen wohl geordnet und strukturiert, jedoch nicht bewertet werden. Für diese Phase stehen verschiedene Erhebungs-techniken zur Verfügung, wie z. B. Interview, Fragebogen, Beobachtungen usw.

Die Würdigung dient dazu, den im vorherigen Schritt erhobenen Ist-Zustand kritisch zu beurteilen. Dabei stehen die Stärken und Schwächen (gegenwartsbezogene Beurteilung) sowie die Chancen und Risiken (zukunftsbezogene Beurteilung) im Vordergrund.

- Stärke zu erhalten

- Chancen zu nutzen

- Schwächen zu eliminieren

- Risiken zu vermeiden

Die Beurteilung kann unter Umständen zu einer Überarbeitung der Ziele führen. In einem solchen Fall ist ein revidierter Auftrag / Vertrag zur genehmigung vorzulegen.

- Konzeptentwurf

- Konzeptanalyse

Deer Konzeptentwurf beinhaltet das Sammeln möglicher Lösungen. In der Vorstudie sollte der Ist-Zustand (als sog. Nullvariante bzw. Null-Plus-Variante) grundsätzlich auch eine mögliche Lösungsvariante sein.

In der Konzeptanalyse werden die im Konzeptentwurf gesammelten Lösungsvarianten gewürdigt. Es geht darum, jene Lösungsvarianten auszuschalten, die mit den vorgegebenen Zielen nicht in Einklang gebracht werden können, Muss-Ziele oder gar Restriktionen verletzen.

Bild S21 folgt. (oberes Bild)

Diejenige Varianten, welche die Mussziele und Restriktionen einhalten, werden beurteilt und miteinander verglichen. Dabei steht vielfach der Zielerreichungsgrad im Zentrum der Bewertung. Der Auftraggeber bzw. das Entscheidungsgremium erwartet als Ergebnis einen Vorschlag für eine weiterzuverfolgende Variante.

Hier fällt der definitive Entscheid für eine der ausgearbeiteten Varianten. Der Entscheid wird grundsätzlich nicht vom Projektteam, sondern vom Auftraggeber oder vom Entscheidungsgremium getroffen

- Einheitlichkeit

- Transparenz

- Klare Entscheidungsgrundlagen

- Planungs- und Steuerungshilfe

- Übersicht

Vorstudie > Grobkonzept > Detailkonzept > Realisierung > Einführung > Erhaltung

Die ersten drei gehören zur Planung

Ein ausführungsreifes Konzept

Mit der Realisierung erfolgt die Umsetzung des verabschiedeten Konzepts.

Die Einführung ist die Übergabe der Lösung bzw. des Systems an die Benutzer.

Die laufende Qualitätssicherung der Lösung bzw. des Systems erfolgt in der letzten Phase, der Erhaltung.

1. Auftrag / Vertrag

2. Erhebung / Analyse

3. Würdigung / Zielrevision

4. Lösungssuche

5. Bewertung

6. Auswahl

Verbindliche Vereinbarung, bei Änderungen Vertrag überarbeiten