SB Projektmanagement
ProjektmanagementKommunikation und PräsentationstechnikSelbstmanagement und Methodenkompetenz
ProjektmanagementKommunikation und PräsentationstechnikSelbstmanagement und Methodenkompetenz
Set of flashcards Details
| Flashcards | 501 |
|---|---|
| Language | Deutsch |
| Category | Marketing |
| Level | Other |
| Created / Updated | 30.10.2022 / 07.03.2023 |
| Weblink |
https://card2brain.ch/box/20221030_sb_projektmanagement
|
| Embed |
<iframe src="https://card2brain.ch/box/20221030_sb_projektmanagement/embed" width="780" height="150" scrolling="no" frameborder="0"></iframe>
|
Was verstehen wir unter "Strukturelemente kennzeichnen "?
Strukturelemente kennzeichnen Die konsequente Gliederung erlaubt es, rasch und gezielt alle Elemente des Projektstruktur-plans zu finden, d. h. die Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete, die für die Planung und Abwicklung des betreffenden Projekts wichtig sind. Diese Elemente werden auch Struktur-elemente genannt. Ausserdem erleichtert eine konsequente Gliederung die Kommunikation innerhalb des Projektteams.
Damit die Strukturelemente jederzeit eindeutig identifiziert werden können, empfiehlt es sich ...
Diese gemäss den Ebenen in der Strukturhierarchie systematisch zu kennzeichnen. Nor-malerweise werden sie nummeriert, wie Sie dies auch in der Abb. 6-2, S. 54 nachvollziehen können.
Halten Sie ein Beispiel von "Strukturelemente kennzeichnen" Diagramm vor Augen.
Diagramm S57folgt
Arbeitspakete beschreiben Nachdem Sie alle wichtigen Aufgaben (Strukturelemente) des Projekts ermittelt und gekenn-zeichnet haben, beschreiben Sie in einem nächsten Schritt diese Aufgaben in Form so genannter «Arbeitspakete». Ein Arbeitspaket (AP) stellt somit die unterste Ebene des Pro-jektstrukturplans dar; es wird nicht noch weiter untergliedert.
Zu diesem Zweck ergänzen Sie die ermittelten und gekennzeichneten Aufgaben des Projekts um die in der Abb. 6-9 aufgeführten Informationen.
Erläutern Sie die inhalte einer Arbeitspaketbeschreibung. (6P)
Allgemein
Ziele
Ergebnis
Schnittstellen
Aktivitäten / Termine / Aufwand
Voraussetzungen / Restriktionen Anhang
Wir kennen Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung. Erläutern Sie einige Punkte zu "Allgemein".
• Eindeutige Kennzeichnung des Projekts
• Eindeutige Kennzeichnung des Arbeitspakets
• Titel des Arbeitspakets
• Verantwortliche Person
• Projektleiter als Auftraggeber
• Start des Arbeitspakets (Anfangstermin)
• Ende des Arbeitspakets (Endtermin)
Wir kennen Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung. Erläutern Sie einige Punkte zu "Allgemein".
• Eindeutige Kennzeichnung des Projekts
• Eindeutige Kennzeichnung des Arbeitspakets
• Titel des Arbeitspakets
• Verantwortliche Person
• Projektleiter als Auftraggeber
• Start des Arbeitspakets (Anfangstermin)
• Ende des Arbeitspakets (Endtermin)
Wir kennen Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung. Erläutern Sie einen Punkte zu "Ziele ".
• Definition der mit diesem Arbeitspaket zu erreichenden Ziele
Wir kennen Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung. Erläutern Sie einige Punkte zu "Ergebnis ".
• Beschreibung des Ergebnisses
• Quantität und Qualität des Ergebnisses
• Form der Präsentation und Prüfung des Ergebnisses
Wir kennen Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung. Erläutern Sie einige Punkte zu "Schnittstellen ".
• Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen im Projekt
• Schnittstellen zu Arbeitspaketen in anderen Projekten
Wir kennen Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung. Erläutern Sie einige Punkte zu "Aktivitäten / Termine / Aufwand ".
• Teilschritte zur Erledigung des Arbeitspakets
• Termine für die einzelnen Teilschritte
• Aufwandschätzung für jeden Teilschritt
Wir kennen Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung. Erläutern Sie einige Punkte zu "Voraussetzungen / Restriktionen ".
• Finanzielle Ressourcen (Kostenbudget für das betreffende Arbeits-paket)
• Personelle Ressourcen (Wer mit welchem Aufwand?)
• Zu beachtende Dokumente
• Verfügbare Sachmittel
Wir kennen Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung. Erläutern Sie einige Punkte zu "Anhang ".
• Dokumente • Pläne
Erst nach der detaillierten Beschreibung der Arbeitspakete kann eine fundierte Planung des Projekts vorgenommen werden. Gleichzeitig erfolgt die Vergabe von Arbeitsaufträgen an die dafür vorgesehenen Mitarbeitenden. Diese sogenannten Arbeitspaketaufträge dienen im Rahmen der Projektfortschrittskontrolle als Sollwerte.
Stimmt diese Aussage?
Ja
Die Vorteile der sorgfältigen Arbeitspaketbeschreibung liegen auf der Hand. Erläutern Sie.
• Anhand der detaillierten, schriftlichen Informationen sind die Projektmitarbeitenden in der Lage, ihr Arbeitspaket auftragsgemäss zu erledigen.
• Der Projektleiter behält den Überblick über die delegierten Arbeitsaufträge; gleichzeitig dienen sie ihm als Massstab für die Fortschrittskontrolle.
• Die beauftragten Mitarbeitenden können die Arbeitspakete selbstständig erledigen (d. h. entsprechend den Rahmenbedingungen nach eigenem Gutdünken selber organisieren und abwickeln).
Halten Sie ein Beispiel für einen Arbeitspaketauftrag für das Umbauprojekt «Büroräumlichkeiten» zu folgenden Rubriken vor augen.
Allgemein, Ziel, Ergebnis, Schnittstellen, Aktivitäten / Termine, Voraussetzungen / Restriktionen, Anhang
- Allgemein: • Projekt «Umbau Büroräumlichkeiten Stockerstrasse 15» • Bezeichnung AP: P2.4.3 / Variantenentwurf Büroaufteilung • Beauftragte(r): Valentin Fischlin, Architekt Fischlin+Schatzmann • Auftraggeber (Projektleiterin): Daniela Gadient • Start AP: 01.04.20xx • Ende AP: 22.04.20xx
- Ziel: Die Entwürfe bilden die Entscheidungsgrundlage (Stufe Grobkonzept) für den Bauherrn.
- Ergebnis: Erwartet werden 3 Entwürfe (s. Spezifikation v. 26.02.20xx).
- Schnittstellen: • Wünsche / Anforderungen des Bauherrn (AP P1.2.2) • Restriktionen gemäss Vorstudie (AP P1.1) • Variantenentwürfe Eingangsbereich und Cafeteria (AP P2.4.1/2)
- Aktivitäten/ Termine: • Skizzenentwürfe, Ausbaupläne (gemäss Spezifikation) • Entwürfe an Projektleiterin (Termin: 18.04.20xx, 18.00 Uhr) • Korrekturen (Termin: 21.04.20xx, 18.00 Uhr) • Präsentationstermin beim Bauherrn: 22.04.20xx, 16.15 Uhr
- Voraussetzungen/ Restriktionen: • Finanzielle Ressourcen: gemäss Offerte V. Fischlin v. 01.03.20xx • Personelle Ressourcen: gemäss Offerte V. Fischlin • Zu beachtende Dokumente: s. Schnittstellen bzw. div. Planungsun-terlagen an V. Fischlin am 26.02., 06.03., 31.03.20xx
- Anhang: Keiner (Dokumente / Planungsunterlagen separat geschickt)
Zusammenfassung: Der Projektstrukturplan (PSP) ist ....
DasErgebnis der Zerlegung des Projekts in Teilaufgaben; er dient der Projektleitung dazu, alle anfallenden Aufgaben zu überblicken.
Zsusammenfassung:
Es gibt vier Gliederungsprinzipien. Welche?
• Die Gliederung nach Objekten erfolgt aufgrund der Objekte, die im Rahmen des Projekts «bearbeitet» werden müssen.
• Für die Gliederung nach Funktionen (Verrichtungen) kommen alle Tätigkeiten infrage, die im Rahmen des Projekts verrichtet werden müssen.
• Bei der Gliederung nach Projektphasen werden die Phasen gemäss Vorgehensmethodik als Strukturierungshilfe beigezogen. • Die gemischte Gliederung vereinigt die Gliederungsprinzipien nach Objekten, Funktio-nen und / oder Projektphasen.
Damit die ermittelten Aufgaben bzw. Strukturelemente des Projekts jederzeit eindeutig identifiziert werden können, empfiehlt es sich...
iese entsprechend der Strukturhierarchie systematisch zu kennzeichnen.
Die Beschreibung der Aufgaben bzw. Strukturelemente geschieht in Form von ...
Arbeitspaketen
Die Beschreibung der Aufgaben bzw. Strukturelemente geschieht in Form von Arbeits-paketen (AP), die jeweils die folgenden Informationen enthalten sollten:
Welche?
(7P)
• Allgemeine Informationen zum Projekt und zum Arbeitspaket
• Ziele
• Ergebnis
• Schnittstellen
• Aktivitäten / Termine
• Voraussetzungen / Restriktionen • Anhang
Die beschriebenen Arbeitspakete dienen als...
(2P)
Einerseits als Grundlage für die weitere Planung des Projekts und andererseits als Arbeitsaufträge für die Projektmitarbeitenden.
Der Projektleiter des Kongresses «Lernen mit Neuen Medien» weist im Projektstrukturplan die folgende Gliederung aus:
Diagramm S60 folgt
A] Um welches Gliederungsprinzip handelt es sich bei diesem Projekt?
B] Wie beurteilen Sie die gewählte Projektstruktur? Begründen Sie in Stichworten, warum Sie dieses Gliederungsprinzip gutheissen bzw. warum Sie ein anderes Gliederungsprinzip bevorzugen.
Projektstrukturplan für den Kongress «Lernen mit Neuen Medien»:
A] Gliederung nach Objekten
B] Die Gliederung nach Objekten scheint aus folgenden Gründen sinnvoll: – Logische Aufteilung von abgrenzbaren Kongress-Teilelementen – Transparente Struktur (für Entscheidungsgremien, Projektleitung und -mitarbeitende nachvollziehbar)
Der Projektleiter des Kongresses «Lernen mit Neuen Medien» weist im Projektstrukturplan die folgende Gliederung aus:
Diagramm S60 folgt
A] Um welches Gliederungsprinzip handelt es sich bei diesem Projekt?
B] Wie beurteilen Sie die gewählte Projektstruktur? Begründen Sie in Stichworten, warum Sie dieses Gliederungsprinzip gutheissen bzw. warum Sie ein anderes Gliederungsprinzip bevorzugen.
Projektstrukturplan für den Kongress «Lernen mit Neuen Medien»:
A] Gliederung nach Objekten
B] Die Gliederung nach Objekten scheint aus folgenden Gründen sinnvoll: – Logische Aufteilung von abgrenzbaren Kongress-Teilelementen – Transparente Struktur (für Entscheidungsgremien, Projektleitung und -mitarbeitende nachvollziehbar)
Der Projektleiter des Kongresses «Lernen mit Neuen Medien» weist im Projektstrukturplan die folgende Gliederung aus:
Diagramm S60 folgt
A] Um welches Gliederungsprinzip handelt es sich bei diesem Projekt?
B] Wie beurteilen Sie die gewählte Projektstruktur? Begründen Sie in Stichworten, warum Sie dieses Gliederungsprinzip gutheissen bzw. warum Sie ein anderes Gliederungsprinzip bevorzugen.
Projektstrukturplan für den Kongress «Lernen mit Neuen Medien»:
A] Gliederung nach Objekten
B] Die Gliederung nach Objekten scheint aus folgenden Gründen sinnvoll: – Logische Aufteilung von abgrenzbaren Kongress-Teilelementen – Transparente Struktur (für Entscheidungsgremien, Projektleitung und -mitarbeitende nachvollziehbar)
Der Projektleiter des Kongresses «Lernen mit Neuen Medien» weist im Projektstrukturplan die folgende Gliederung aus:
Diagramm S60 folgt
A] Um welches Gliederungsprinzip handelt es sich bei diesem Projekt?
B] Wie beurteilen Sie die gewählte Projektstruktur? Begründen Sie in Stichworten, warum Sie dieses Gliederungsprinzip gutheissen bzw. warum Sie ein anderes Gliederungsprinzip bevorzugen.
Projektstrukturplan für den Kongress «Lernen mit Neuen Medien»:
A] Gliederung nach Objekten
B] Die Gliederung nach Objekten scheint aus folgenden Gründen sinnvoll: – Logische Aufteilung von abgrenzbaren Kongress-Teilelementen – Transparente Struktur (für Entscheidungsgremien, Projektleitung und -mitarbeitende nachvollziehbar)
Cornelia Vetsch leitet das Projekt «Aufbau des Produktmanagements» für einen Möbelprodu-zenten von Betten, Tischen und Schränken. Die Möbel werden in der gesamten Schweiz sowie in Deutschland und den Niederlanden an ausgesuchte Möbelhandelsgeschäfte verkauft.
Machen Sie Cornelia Vetsch einen Vorschlag, wie sie dieses Projekt sinnvollerweise gliedern könnte, und begründen Sie Ihren Vorschlag in ein paar Sätzen.
Am ehesten kommen die folgenden Gliederungsprinzipien infrage:
• Gliederung nach Projektphasen (Begründung: Es handelt sich um ein einfacheres Organi-sationsprojekt, bei dem die Gliederung gemäss Vorgehensmethodik ausreicht.)
• Gliederung nach Objekten (Begründung: Sofern unterschiedliche Gegebenheiten in den Absatzmärkten herrschen, die einen wesentlichen Einfluss auf die Produktmanagement-lösung haben könnten, ist dieses Gliederungsprinzip passender als die Gliederung nach Projektphasen.)
Cornelia Vetsch weiss nicht genau, wie detailliert sie den Projektstrukturplan entwickeln muss. – Geben Sie ihr einen Ratschlag bezüglich des Detaillierungsgrads.
Eine angemessene Strukturierungstiefe erreichen Sie, wenn Sie allen am Projekt beteiligten Mitarbeitenden klare Arbeitspaketaufträge vergeben können.
Das Ziel der Ablauf- und Terminplanung ist es ...
ie Reihenfolge der Vorgänge eines Projekts, ihre Abhängigkeiten von anderen Vorgängen sowie die Start- und Endtermine jedes einzelnen Vorgangs zu bestimmen. Die Ablauf- und Terminplanung hängt wesentlich von der Qualität des Projektstrukturplans ab, der die Vorgaben liefert.
Wichtig ist auch, dass nicht die Projektleiterin alleine die Ablauf- und Terminplanung erstellt.
Warum? Wer sonst?
Die Mitarbeitenden im Projektteam verfügen i. d. R. über mehr Fachwissen als ein Projektlei-ter. Dank einer gemeinsamen Planung sind die beteiligten Mitarbeitenden zudem besser informiert. Dadurch steigt auch ihre Motivation und Bereitschaft, für die eigenen Arbeitspa-kete Verantwortung zu übernehmen.
Die Ablauf- und Terminplanung anhand des Projektstrukturplans kann in die drei Hauptschritte gemäss gegliedert werden.
Welche?
Diagramm S61 folgt
Was verstehen wir unter Vorgangsliste?
1. Alle im Projektstrukturplan ermittelten Arbeitspakete werden logisch miteinander ver-knüpft, ihre Dauer sowie die jeweils vorausgehenden und nachfolgenden Arbeitspakete bestimmt. Daraus resultiert eine sog. Vorgangsliste, die gewöhnlich in tabellarischer Form dargestellt wird.
Was verstehen wir unter "Netzplan"?
2. Die Vorgangsliste bietet in vielen Fällen noch zu wenig Übersicht. Deshalb wird im Netz-plan die logische Abfolge der verschiedenen Arbeitspakete dargestellt. Daraus lässt sich der kritische Pfad eines Projekts erkennen.
Was verstehen wir umter "Terminplan"? Wie wird er dargestellt?
3. Aus dem Netzplan ergibt sich schliesslich der Terminplan mit den konkreten Anfangs-und Endterminen der einzelnen Arbeitspakete. Er wird üblicherweise in Form eines Balkendiagramms dargestellt.
Aus dem Projektstrukturplan ergeben sich alle auszuführenden Tätigkeiten bzw. Vorgänge, die chronologisch in eine Vorgangsliste eingetragen werden. In der Regel handelt es sich bei diesen Vorgängen um die einzelnen Arbeitspakete, die bekanntlich auf der untersten Ebene des Projektstrukturplans stehen. Von jedem der systematisch gekennzeichneten Vorgänge bzw. Strukturelemente (siehe Kap. 6.4, S. 57) werden die Identifikationsnummer (ID) und die verantwortliche Person in der Vorgangsliste aufgeführt.
Sie verstehen diese Aussage und können ein Beispiel dazu benennen.
Beispiel S62 folgt
Bemerkung: Die noch leeren Spalten dieser Vorgangsliste werden in den nächsten Abschnitten suk-zessive gefüllt und erklärt.
Die Vorgangsdauer ist die Zeitspanne zwischen Start und Ende eines Arbeitspakets, die benötigt wird, um alle mit dem Arbeitspaket zusammenhängenden Aufgaben vollständig zu erfüllen. Die Vorgangsdauer wird meist in Tagen (manchmal auch in Stunden) festgelegt; bei umfangreichen Arbeitspaketen empfiehlt sich die Angabe in Wochen oder sogar in Monaten. Eine seriös bestimmte Vorgangsdauer ist eine wesentliche Grundlage für die nachfolgende Termin-, Einsatzmittel- und Kostenplanung.
Start und Ende eines Arbeitspakets, die benötigt wird, um alle mit dem Arbeitspaket zusammenhängenden Aufgaben vollständig zu erfüllen. Die Vorgangsdauer wird meist in Tagen (manchmal auch in Stunden) festgelegt; bei umfangreichen Arbeitspaketen empfiehlt sich die Angabe in Wochen oder sogar in Monaten. Eine seriös bestimmte Vorgangsdauer ist eine wesentliche Grundlage für die nachfolgende Termin-, Einsatzmittel- und Kostenplanung.
Die Vorgangsdauer wird meist in welcher einheit festgelegt?
Tagen (manchmal auch in Stunden) festgelegt; bei umfangreichen Arbeitspaketen empfiehlt sich die Angabe in Wochen oder sogar in Monaten. Eine seriös bestimmte Vorgangsdauer ist eine wesentliche Grundlage für die nachfolgende Termin-, Einsatzmittel- und Kostenplanung.
Manche Projektleiter fragen sich, wie im Voraus eine seriöse Bestimmung der Vorgangsdauer möglich ist. Hinter dieser Frage steckt nicht nur die Angst, sich bei einem (i. d. R. komplexen, erstmals zu realisierenden) Vorhaben auf bestimmte Termine festlegen zu müssen, sondern auch die Unsicherheit in der Anwendung von Schätzmethoden. Tatsächlich ist es nicht ein-fach, die Dauer eines Vorgangs möglichst realistisch zu schätzen, vor allem dann, wenn beim betreffenden Arbeitspaket viele Unwägbarkeiten bestehen.
Es gibt dennoch allgemeingültige Zusammenhänge bei der Bestimmung der Vorgangs-dauer.
Benennen Sie.
• Je detaillierter die Projektstruktur ist, desto genauer kann die Vorgangsdauer eines Arbeitspakets eingeschätzt werden.
• Je grösser die Erfahrung des Projektleiters ist, desto genauer kann die Vorgangsdauer eines Arbeitspakets eingeschätzt werden.
• Je weiter die Projektabwicklung vorangeschritten ist, desto besser wird die durchschnitt-liche Schätzgenauigkeit.
Erläutern Sie folgendes Diagramm.
S63 folgt
Der zuletzt genannte Zusammenhang zwischen Projektfortschritt und Schätzgenauigkeit lässt sich durch die bisher gewonnenen Erfahrungen bei der Entwicklung von IT-Systemen unter-mauern. Abb. 7-3 zeigt dies auf. Beachten Sie hierzu: Diese Kurve lässt sich sinngemäss für alle anderen Projektarten verallgemeinern.
Gemäss Abb. 7-3 nimmt die Abweichung der Schätzgenauigkeit mit fortschreitender Projekt-dauer ab: Während die Abweichung in der Planungsphase «Vorstudie» noch zwischen 30 und 50% liegt, sinkt sie in den Phasen «Systembau» und «Einführung» auf unter 10%.
Schätzverfahren auswählen
Bei der Auswahl des Schätzverfahrens empfiehlt es sich, welche Aspekte zu beachten?
• Das Schätzverfahren soll zu realistischen Resultaten führen.
• Das Schätzverfahren soll wenn möglich auf alle Projektphasen anwendbar sein.
• Um den Aufwand für die Bestimmung der Vorgangsdauer möglichst gering zu halten, soll das Schätzverfahren leicht zu verstehen und einfach zu handhaben sein.
• Die Schätzresultate sollen für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar sein
Abb. 7 - 4 gibt eine Übersicht über die in der Praxis angewendeten Schätzverfahren zur Bestimmung der Vorgangsdauer. Die meisten Schätzverfahren basieren auf Erfahrungswer-ten aus früheren Projekten, wobei diese Erfahrungswerte für Vergleiche oder als Grundlage für mathematische Berechnungen verwendet werden.
Erläutern Sie die Art und die Merkmale der "Delphi-Methode".
Art: Vergleichsverfahren
Merkmale:
Art: Vergleichsverfahren
Merkmale: Systematische Befragung von mindestens zwei Fachspezialisten.
