Personaladministration 2 - NBW PersonalassistentIn 2021

• Einsichtnahme durch unbefugte Personen
• Diebstahl von Personendaten
• Veränderung von Personendaten
• Zerstörung durch Wasser und Feuer oder mutwillig

Art. 7 DSG besagt, dass Personaldaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden müssen.

Zum Beispiel durch:

• Zentrale Lagerung (z.B. in der Personalabteilung)
• Abschliessbarer Raum
• Feuerfester Schrank
• nicht offen und unbeaufsichtig herumliegen lassen
• Einsichtnahme ausschliesslich im Personalbüro

• schneller Zugriff
• Kosten- und Platzvorteile bei der Lagerung
• bestimmte Daten können von verschiedenen Abteilungen (HR, FIBU, Controlling, Linie) genutzt werden
• besserer Schutz mittels Sicherung durch Backup

• jeder Mitarbeiter hat das Recht auf umfassende Einsichtnahme / Auskunftserteilung - schriftlich und kostenlos (Kopie oder Ausdruck)
• der direkte Vorgesetzte → arbeitsplatzbezogenes Interesse
• Mitarbeiter der Personalabteilung

• überwiegende Interessen des Arbeitgebers
• persönliche Notizen des Arbeitgebers
• Unterlagen über Personal- und Karriereplanung (beabsichtigte Beförderung des Arbeitnehmers)
• Unterlagen über laufende Verfahren

Im Regelfall empfiehlt sich eine Aufbewahrungsdauer von 5 Jahren, die in Ausnahmefällen (wenn das Gesetz dies vorsieht) auf 10 Jahren verlängert werden kann. 

10 Jahre:

• Verträge
• Lohnabrechnungen und -ausweise
• Sozialversicherungsunterlagen
• Mitarbeiterbeurteilungen und Zeugnisse

5 Jahre (aus arbeitsrechtlicher Sicht):

• Akten- und Gesprächsnotizen
• Verweise, Verwarnungen
• Belobigungen
• Zeiterfassungsblätter
• Spesenbelege 

Im Übrigen sind Daten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, zu vernichten.

Grundsätzlich darf der ArbG ohne Einwilligung der betroffenen Person keine Auskunft an Dritte erteilen.

Nur wenn eine gesetzliche Pflicht besteht, Daten weiterzugeben, wie zum Beispiel für die AHV, dürfen die Daten auch ohne Einwilligung der betroffenen Person bekannt gegeben werden.

• bei Anfragen von Banken, Kreditkartenherausgebern und Vermietern:
  nur mit Zustimmung des Mitarbeiters
   
• bei Anfragen von Amtsstellen/Behörden (z.B. Organe wie Sozialversicherungen, (Fremden-)Polizei, etc.):
  ohne Zustimmung des MA aufgrund Kraft gesetzlicher Verpflichtungen
   
• in allen andere Fällen (z.B. Referenzauskunft):
  keine Auskünfte ohne Zustimmung des MA

Aus Sorgfalts- und Beweisgründen schriftliche Anfragen verlangen und diese schriftlich beantworten.

• Bildung
• Förderung
• Organisationsentwicklung

1. Zielsetzung
2. Bedarfsermittlung
3. Planung
4. Durchführung
5. Controlling

• Zeitliche Planung
• Örtliche Planung
• Teilnehmer

• Bedarfsanalyse
• Laufbahnplanung
• Massnahmen
• Controlling

1. Kündigung prüfen und Erhalt schriftlich bestätigen ⇒ HR
2. Klärendes Gespräch mit MA ⇒ HR/VG
3. Interne Meldung an GL/VG/IT ⇒ HR
4. Klären der gegenseitigen Forderungen/Guthaben (Ferien, Überstunden, Weiterbildungsvereinbarung, etc.) ⇒ HR
5. Festlegen des Austrittstermin ⇒ VG
6. Nachfolgeregelung ⇒ VG
7. Arbeitsorganisation während der KF ⇒ VG
8. Schlussqualifikation / Zeugnisentwurf ⇒ VG
9. Aufklärung über Versicherungsschutz (nach Austritt) ⇒ HR
10. Abmeldung bei den Sozialversicherungen ⇒ HR
11. Zeugnis ausformulieren/übergeben ⇒ HR/VG
12. Schlusslohnabrechnung veranlassen ⇒ HR
13. Austrittsgespräch ⇒ HR
14. Verabschiedung ⇒ VG
15. Materialrückgabe/Schlusskontrolle ⇒ VG
16. Personaldossier bereinigen, abschliessen und archivieren ⇒ HR

Aufgrund der Fürsorgepflicht des ArbG muss der ArbN über folgende Punkte informiert werden:

• Deckung im Rahmen der Unfallversicherung nach dem Austritt
   
• Deckung im Rahmen des BVG/Pensionskasse
   
• Deckung im Rahmen der Krankentaggeldversicherung (KTG)

Die Deckung im Rahmen der Unfallversicherung endet mit dem 31. Tag nach dem Tag, an dem der Anspruch auf min. halben Lohn oder Lohnersatz aufhört.
→ Der Versicherungsschutz läuft im Falle eines Unfalles grundsätzlich bis am 31. Tage nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter.

Der ArbN kann jedoch den Versicherungsschutz für Nichtberufsunfälle (NBU) durch eine Abrede-Versicherung für max. 6 aufeinanderfolgende Mte. über das Ende der obligatorischen Unfallversicherung hinaus verlängern.

Die Prämie für die Abrede muss aber spätestens am 31. Tag nach dem Tag, an dem der Anspruch auf mindestens den halben Lohn oder Lohnersatz aufhört, einbezahlt werden.

Die Risikoversicherung gegen Invalidität/Tod läuft 30 Tage nach dem Austritt  aus.

Die Gelder werden i.d.R. in die Pensionskasse des neuen ArbG oder auf ein Sperrkonto einer Freizügigkeitsstiftung einbezahlt.

Der ArbG muss für die Lohnfortzahlung sorgen; dies ist eine gesetzliche Pflicht basierend auf den Dienstjahren des ArbN und wird anhand der Berner / Zürcher / Basler Skala berechnet. 

Der ArbG hat die Möglichkeit Feedback vom ArbN über folgende Themenkreise zu erhalten:

• Arbeit / Aufgaben
• Arbeitsplatz / Infrastruktur
• Führung durch VG / Zusammenarbeit
• Lohn / Sozialleistungen / Fringe Benefits
• Aus- und Weiterbildung / Entwicklungsmöglichkeiten

Um Mängel im Arbeitsverhältnis (nicht erfüllte Erwartungshaltung der MA) zu verbessern: 

• Erfassung der wahren Austrittsgründe
• Grundlage für Verbesserungen 
• Feedback an Linie
• Förderung des Firmenimages
• Wiedereinstieg ermöglichen
• Arbeitsverhältnis mit Dank abschliessen

• unstrukturiertes Gespräch
   
• strukturiertes (standardisiertes) Gespräch
  (Befragung aller austretenden MA zu den gleichen Themen)

• Möglichkeit der Präsentation eines strukturierten Gesamtergebnisses aus allen Einzelaustrittsgesprächen (Aggregation/Zusammenfassung aller gleichen Einzelaussagen zu einem Thema)
   
• spontanere Antworten
   
• innert kurzer Zeit viele Feedback-Informationen
   
• Möglichkeit der besseren Überprüfbarkeit durch grössere Objektivität der Aussagen
  (aufgrund der Aggregation durch eine grossen Fallzahlen-Menge)

Kündigung durch Arbeitgeber:

• Betriebsschliessung, Standortwechsel
• Wirtschaftliche Gründe (Stellenabbau)
• Strukturrelle Gründe (rationellere Arbeitsabläufe)
• Mangelnde Leistung oder Verhalten des ArbN

Kündigung durch Arbeitnehmer:

• Berufswechsel oder -aufgabe
• zu tiefer Lohn oder keine Erhöhung
• zu anspruchsvolle oder unterfordernde Tätigkeit
• schlechtes Arbeitsklima (VG, Team)
• keine Entwicklungsmöglichkeiten
• keine Beförderung
• Rückstufung
• Mobbing oder Burnout

Aufhebungsvertrag:

nur bei gemeinsamer Einigung über Beendigung des Arbeitsverhältnisses; im gegenseitigen Einvernehmen 

• Pensionierung
• Invalidität
• Todesfall des ArbN (stirbt der ArbG, geht das Arbeitsverhältnis auf die Erben über)
• Von vornherein befristeter Einsatz
• Keine Verlängerung der Arbeitsbewilligung

Art. 330a Abs. 1 OR

Der ArbN hat jederzeit Anspruch auf ein Zeugnis. Es beinhaltet Aussagen über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, sowie über seine Leistungen und Verhalten. 

Art. 330a Abs. 2 OR

Auf besonderes Verlangen des ArbN hin, hat sich der Inhalt der Angaben auf die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses zu beschränken.

Es bildet für den MA eine Empfehlung, die bestmögliche Voraussetzungen für eine neue Stelle und wirtschaftliches Fortkommen schafft.

Es ist für den MA eine Orientierung, um sich über die Arbeitsleistung und Verhalten bewusst zu werden.

Für den AG soll es ein Ausweis qualitativ guter Arbeit darstellen und positives Image fördern.

• einfaches Zeugnis (Arbeitsbestätigung)
  Enthält nur Angaben über die Person, deren Funktion, Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses und den Tätigkeitsbeschrieb.
   
• qualifizierte Zeugnis (Vollzeugnis)
  Enthält die gleichen Angaben wie Bestätigung, zusätzlich Beurteilung über Leistung und Verhalten des AN.
  → bei VG: Beurteilung über das Führungsverhalten
  
  Formalitäten: Erhalt nach Beendigung des Arbeitsverhältnis, Formulierung in der Vergangenheitsform.
   
• Zwischenzeugnis
  Dient zur persönlichen Standortbestimmung bei Versetzungen oder Austritt von VG.
  Erleichtert den MA die Suche nach einer neuen Herausforderung bei ungekündigter Stelle.
  
  Formalität: Formulierung in der Gegenwartsform
• Lehrzeugnis
  Art. 346a OR - wird erst nach Beendigung der Lehre ausgestellt.
  Inhalt: Angaben über Person, erlernten Beruf und Dauer der Lehre.
  → Auf Verlangen des Lernenden, hat sich das Zeugnis auch über die Fähigkeit, die Leistung und das Verhalten auszudrücken. 
  
  Bemerkung: Lernende haben pro Semester 1x Anspruch auf eine schrift. Beurteilung über die Arbeits- und Lernsituation (ALS) → Inhalt: Aussagen über Eignung für den Beruf, Leistungen und Verhalten.

• Bei besonders kurzen Arbeitseinsätzen (1-2 Monate)
   
• Auf besonderes Verlangen des Arbeitnehmers

Das Erscheinungsbild von einem Zeugnis wird positiv beeinflusst durch:

• optische klare Textaufteilung und -gestaltung 
• fehlerfrei und grammatikalisch richtig verfasst
• auf Firmenpapier mit Ort und Datum der Ausstellung
• Originalunterschriften der ausstellenden Personen
• inhaltlich klar und eindeutig formuliert sein (keine Codes)
• in der gängigen Sprache des Landes, Region oder Firma verfasst sein

Ein Zeugnis 

1. muss vollständig und
2. wahr sein 
3. und die Beurteilung soll wohlwollend ausfallen sowie
4. klar und
5. individuell formuliert sein.

Bemerkung: Diese Forderungen schliessen aber nicht aus, auch Negatives im Zeugnis festzuhalten. Es empfiehlt sich, die Kündigungsbegründung in einem Vollzeugnis niederzuschreiben.

• Die Ausführlichkeit muss der Position und der Anstellungsdauer entsprechen 
   
• Vollständigkeit und ein guter Sprachstil spricht für die Professionalität der Firma 
   
• Individualität und Fehlerfreiheit zeugen von sorgfältiger Arbeit im Personalwesen 

Grundsatz: Die Ausführlichkeit & Länge sollte der Anstellungsdauer & Position entsprechen.
In der Regel max. 2 Seiten 

• Angaben zur Firma (Genaue Bezeichnung mit Adresse)
• Titel des Dokuments (Zwischen-, Arbeits-, Lehrzeugnis, Arbeitsbestätigung)
• Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Heimatort/Staatsangehörigkeit)
• Anstellungsdauer (Anstellung von ....bis.....)
• Art der Tätigkeit (Berufsbezeichnung/Funktion, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) 
• Werdegang (Entwicklung: Versetzung oder Beförderung, Weiterbildung)
• Leistungsbeurteilung: Fach-/Methoden-kompetenz (Arbeits-Qualität und -Quantität, Fachkenntnisse und deren Anwendung, Arbeitseinsatz und -weise, Leistungen, Erfolge) 
• Verhaltensbeurteilung: Sozialkompetenz (gegenüber Vorgesetzte, Mitarbeiter, Kunden, Team; Zusammenarbeit im Team & mit VG)
• Führungsbeurteilung (Vorbildrolle, motivierendes Verhalten, Durchsetzungsvermögen, Kommunikationsfähigkeit, Fähigkeit zur Konfliktlösung)
• Ort/Datum (rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sonst Ausstelldatum)
• Austrittsgrund (nur zur Klärung des Gesamtbildes oder bei Kündigung durch MA)
• Schlusssatz/Grussformel (Dank, Weiterempfehlung, Bedauern und Zukunftswünsche)

Entweder vom Linienvorgesetzten oder von der Personalabteilung. Rechtspraxis verlangt, dass es sich um eine leitende Angestellte handelt und zeichnungsberechtigt ist.