Personalmanagement - NBW PersonalassistentIn 2021

Einzelübungen: Postkorbübungen, Fallstudien mit anschliessenden Präsentationen

Gruppenübungen: Planspiele, Diskussionen, Rollenspiele

Es werden die Erkenntnisse aus der Vorselektion verifiziert, vertieft und ergänzt.

Einführungsinterview:

Ist ein erster Informationsaustausch, jedoch bereits mit einem ersten vorselektiven Charakter.
Ziel ist dem Bewerber eine Einblick in Firma, Abteilung und Stelle mit Aufgabenportfolio zu geben, wie auch die Grössenordnung in Sache Salär abzustecken.

⇒ Chance das gegenseitige Interesse zu vertiefen - oder eben nicht. 

Einstellungsinterview:

Bisherige Angaben aus der Vorselektion und dem Einführungsinterview werden zusammen mit dem Linienvorgesetzte gezielt vertieft.

Nach dem Gespräch sollen alle Daten wie auch die konkreten Referenzen klar sein, so das in der Folge der Entscheid über eine Anstellung getroffen werden kann.

► Die Wahl der Interviewart hängt von der Unternehmungsphilosophie, der eingesetzten Selektionsinstrumente oder der vakanten Stelle ab.

1. Gesprächseinstieg
    
2. Vorstellen der Firma
    
3. Interview
   → Interviewarten (strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert)
   → Fragetechnik (offen, geschlossen, Auswahlfragen)
   → Interviewfehler (Gesprächsanteil, Gesprächsdauer, unklare Struktur, nicht zuhören können)
   →  Auswertung (Notizen und Feedback Interviewer)
    
4. Gesprächsabschluss

Interviews können nach der Strukturierungstiefe des Gesprächs differenziert werden:

• unstrukturiertes Gespräch
   
• teilstrukturiertes Gespräch
   
• vollstrukturiertes Gespräch

• offene und geschlossene Fragen
• Auswahlfragen
• Skalen und Reihenfolgen → für Fachkompetenz
• Hypothetische Fragen
• Rhetorische Fragen
• Selbsteinschätzungsfragen
• verhaltensorientierte Fragen
•  

→ die verhaltensorientierte Fragetechnik

Definition:
Diese Fragetechnik orientiert sich strukturiert nach Erlebtem (Erfahrungswerte) und der Vorgehensweise in bestimmten Situationen. Aufgrund dieser Erkenntnisse wird auf künftige Verhalten in der neuen Position geschlossen.

Erfolgsfaktoren:

• relativ rasch umfassende Erkenntnisse
• erzielt gute unf valide Ergebnisse
• keine auswendig gelernte Antworten möglich
• konkrete und persönliche Antworten

Im Wesentlichen besteht sie aus einem Fragedreieck.

1. Wie war die Situation/die Problemstellung? 
2. Was wurde getan, wie war das Verhalten? 
3. Welches Ergebnis wurde erzielt? 

 

Es handelt sich um eine ähnliche Fragetechnik wie die verhaltensorientierte Fragetechnik, welche um eine vierte Dimension (Rolle und persönlicher Beitrag in der Situation) ergänzt wird.

STAR-Fragetechnik:

Situation: Beschreibung einer Situation, Problemstellung
Task: Konkrete Rolle und Aufgabe in dieser Situation
Action: Was wurde getan, Vorgensweise
Result: Resultat, Erfolg oder Lerneffekt

Es können fehlerhafte Einschätzungen, Verzerrungen oder verfälschte Wahrnehmungen auftreten, durch:

• Stereotypen und Vorurteile
   
• Halo-Effekt - Überstrahlungseffekt einzelner Faktoren 
   
• Primacy-Effekt - Überbewertung des 1. Eindrucks
   
• Symphatie/Antipathie
   
• Nikolaus-/Recency-Effekt - letzter Eindruck 
   
• Kontrasteffekt

Arbeitszeugnisse sind interessant weil sie eine Fremdbeurteilung der Leistung und des Verhaltens in früheren beruflichen Stellungen ist → sind eine zusätzliche Quelle für mehr Objektivität beim Entscheid.

Wenn auf mehrere Zeugnisse abgestellt werden kann und diese insgesamt eine stimmige Aussage haben → reduziert sich die Unsicherheit bei der Interpretation der Informationen.

• Referenzauskünfte sind ein einfaches, wertvolles und kostengünstiges Selektionsinstrument.
   
• Referenzauskünfte erst gegen Ende des Auswahlverfahrens einholen

• Instrument zur Abrundung des bisher gewonnenen Bildes des Bewerbers
   
• Nur Einholen bei ausdrücklicher Einwilligung des Kandidaten

1. durch Einsetzen von verschiedenen Selektionsinstumente:

• psychologische Testverfahren
• Assessment Center
• Bewerberinterview
• Arbeitszeugnisse
• Referenzauskünfte
• biografischer Fragebogen
• Schnuppertage/Arbeitsproben
   

2. sich bewusst sein, dass bei einem Entscheid immer ein grosser Teil an Subjektivität mit drin steckt.

3. Bauchgefühl ernstnehmen. Gefühle und Symphatien können durchaus als Evaluationskriterien gelten und in den
    Entscheid Prozess eingebunden werden. 
 

Der 6. Schritt: Einführung (neuer Mitarbeiter) und Review (des Personalgewinnungprozess)
 

Die 5 Phasen der Einführung sind:

• vor dem 1. Arbeitstag
• am 1. Arbeitstag
• in der Probezeit
• Probezeitgespräch
• Review des Gewinnungsprozess

Einen guten Start beeinflusst den weiteren Verlauf der Entwicklung (Leistung, Verhalten) des Mitarbeiters im Unternehmen. 

In dieser Phase wird vom neuen MA häufig bereits der Entschluss gefasst, ob er im Unternehmen bleibt oder diesen wieder verlässt.

• den Kontakt bis zum 1. Arbeitstag aufrecht erhalten, durch Versand von MA-Zeitung, Telefonate und Einladung zu MA-Anlässe
   
• Erledigung von administrativen Aufgaben wie Vertragsunterzeichnung, Zustellung PK-Unterlagen und Reglemente, Einforderung des AHV-Ausweises, ev. ärztliche Abklärungen
   
• Beratung und Betreuung bei Umzug, Behördengängen, usw.

• Empfang, Vorstellungsrunde mit Rundgang
• Erklärung des Einführungsprogamm
• Einführung in die administrative und fachlichen Abläufe
• Integration in das fachliche und betriebliche Arbeisumfeld durch Zuweisung eines Götti

• sorgfältige Einführung vorantreiben
   
• Erwartungen und Anforderungen rasch an die üblichen Standards anzupassen
   
• Entwicklung sorgfältig beobachten und Erkenntnisse für die künftige Enfaltung des erwarteten Leistungsniveau ableiten
   
• Regelmässige Gespräche über Leistung, Verhalten und Erwartungen

• Mit dem Probezeitgespräch wird der Selektionsverfahren definitiv abgeschlossen.
   
• Zusammen mit dem MA Fazit und Ausblick auf die weitere Zusammenarbeit besprechen
   
• erste Mitarbeiterbeurteilung und Zielvereinbarung duchführen
   
• Anstellung offiziell bestätigen 
   
• Überprüfung des Auswahlprozesses "Review"

• Haben wir die richtigen Ausschreibungskanäle gewählt?
   
• Wurden die richtigen Auswahlinstrumente eingesetzt?
   
• richtiger Einsatz der Auswahlinstrumente?
   
• Welche Punkte müssen verbessert werden?
   
• Was sind die Kosten des Auswahlverfahrens?
   
• Dauer der Stellenbesetzung?
   
• Professionalität allfälliger externer Partner und waren diese das Geld wert?

Es geht darum, kritisch auf den Rekrutierungsprozess Rückschau zu halten.

Ziel: Schwächen im Prozess zu erkennen und in Zukunft zu verbessern, positive Erfahrungen beibehalten.

Darunter werden alle Aktivitäten im Rahmen des Personalmarketings verstanden, auch die Aktivitäten welche auf die Erhaltung der bestehenden und bewährten Mitarbeitern.

Angesichts der weiten Definition von Personalerhaltung, wird ganz speziell die Zufriedenheit der Mitarbeiter fokussiert.

Achtung
Personalerhaltung ist eigentlich kein eigener Personalprozess.

Alles was im Personalmanagement gut und richtig getan wird, ist immer auch Personalerhaltung:

• ein faires Lohnsystem
• attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten
• gut ausgebildete Vorgesetzte
• proaktive Kommunikation
• Laufbahnmöglichkeiten
• flexible Arbeitszeitmodelle

Die Förderung der Gesundheit des Personals und das professionelle Management der Absenzen stehen im Zentrum des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. ⇒ Umfassendes Verständnis mit dem Thema Gesundheit im Unternehmen

Betriebliche Gesundheitsförderung umfasst alle Massnahmen von ArbG, ArbN und der Gesellschaft zur Verbesserung und dem Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Es umfasst Prävention, den professionellen Umgang mit Absenzen und die konsequente und frühzeitige Reintegration in den Berufsalltag.

VOR → Prävention: Kostenbeteiligung, Ergonomie am Arbeitsplatz

WÄHREND → Präsenzmanagement: Präsenzerfassung, Kümmergespräche

NACH → Case Management: Enge Begleitung, Vertrauensarzt

• höhere Arbeitszufriedenheit
   
• geringere Personalfluktuation  → somit tiefere Gewinnungskosten
   
• Steigerung der Produktivität und Arbeitsqualität
   
• besseres Unternehmensimage und Betriebsklima
   
• tiefere Personalnebenkosten und Betreuungsaufwand
   
• Rückgang der Fehlzeiten durch Krankheit und Unfall
   
• Senkung der Krankheits- und Unfallkosten

1. Prävention (vor einer Absenz)

Befasst sich mit vorbeugenden Massnahmen. Damit soll eine Absenz verhindert werden. Die Tätigkeiten erfolgen VOR einer allfälligen Krankheits- oder Unfallabsenz.

 →  Gefahren vorbeugen durch Einführung und Einhaltung von Arbeitssicherheit- und Gesundheitsrichtlinien, sowie Appell an die Eigenverantwortung des einzelnen MA.

2. Präsenzmanagement

Hier geht es um das "managen" einer eingetroffenen Absenz. WÄHREND eines krankheitsbedingten Ausfall, braucht es viel Aufmerksamkeit. Durch Kümmergespräche soll eine rasche Rückkehr an den Arbeitsplatz sicherstellen.

 →  Unternehmensseitig muss alles unternommen werden, damit MA oft und gesund am Arbeitsplatz sind. Auffälligkeiten in der Leistung und Verhalten sollen Vorgesetzte frühzeitig erkennen und anprechen 

3. Case Management

Dabei geht es um die berufliche (schnelle) Reintegration der MA nach längerer krankheits- oder unfallbedingter Absenz mit Unterstützung und Betreuung duch einen Fallmanager, der sich in der Berufslandschaft und in Sozialversicherungen gut auskennt.

• Schulungen im Umgang mit Stress, gesunder Ernährung
   
• Kurse und Training am Arbeitsplatz, z.B. richtiges Tragen/Heben von Lasten, Ergonomie am Arbeitsplatz
   
• Informationen über gesunde Lebensweise
   
• Beteiligung an Fitnessabos, Sportaktivitäten
   
• langfristige ausgelegte Laufbahnplanung

• Sensibilisierung und Schulung der Vorgesetzten zum Präsenzmanagement
   
• Gespräche mit dem/durch den Vorgesetzten während und nach einer Absenz

• Aufbau einer fairen, offenen aber verbindlichen Gesprächskultur → systematische Rückkehrgespräche nach jeder Absenz  
   
• Aufbau und Einsatz EDV-gestützter Systeme und Analysetools in Form eines "Präsenzspiegels" → der die Absenzen übersichtlich darstellt
   
• Durchführen von "Kümmerngespräche" beim Erkennen von bestimmten Absenzenmustern 

• Fragen bezüglich Renten (Teil- oder Vollrenten) rund um IV/SUVA und BVG
   
• Berufsberatung
   
• Qualifizierungs- und Umschulungsmassnahmen bei Unmöglichkeit der Wiederaufnahme der früheren Tätigkeit

Falsch, dies ist ein Fall für die das Präsenzmanagement. Beim Erkennen eines bestimmten Absenzmuster sollte ein "Kümmergespräch" durchgeführt werden und schriftlich Massnahmen vereinbaren, die zu einer Verbesserung der Situation führen.

Es ist eine Erkrankung die sich über einen längeren Zeitraum schleichend entwickelt. Es ist ein Zustand emotionaler Erschöpfung, innerer Leere und reduzierter Leistungsfähigkeit.

→ Man ist seelisch wie auch körperlich völlig ausgelaugt.

psychische Symptome:

• Erschöpfung
• Niedergeschlagenheit
• Angst
• Aggressivität

körperliche Symptome:

• Müdigkeit
• Schlafstörung
• Kopfschmerzen
• Anspannung

kongnitive Symptome:

• Konzentrationsstörung
• Entscheidungsunfähigkeit
• Unlust
• Resignation

Verhaltenssymptome:

• zögerlich statt anpackend
• Rückzug aus dem sozialen Leben
• aufbrausen