Personalmanagement - NBW PersonalassistentIn 2021

Beim Bruttopersonalbedarf (Soll) wird der Personalabgang (Fluktuation) nicht berücksichtigt.

Quantitativer Nettopersonalbedarf ist aussagekräftiger!

Dabei werden die künftigen benötigten Kompetenzen definiert (Soll) und dem aktuell vorhandenen Wissen und Fähigkeiten (Ist) gegenübergestellt.

Dies entspricht einer Lücke im Soll - Ist Vergleich bei den Kompetenzen/Fähigkeiten/Wissen der Mitarbeiter und zeigt auf

→ wo Personalentwicklung betrieben werden muss oder

→ neue Mitarbeiter mit benötigten Fachwissen eingestellt werden müssen

→ Wie lange benötigen wir unsere Mitarbeiter?
→ Geht es um zeitlich befristete Projekte?
→ Stehen absehbaren Schliessungen von Betrieben/Abteilungen vor?

Allfällige Vorlaufzeiten für Ausbildung bzw. Einarbeitung müssen eingeplant werden. Dies ist vorallem auch für die Personalkostenplanung wichtig.

→ Wo genau benötigen wir unsere Mitarbeitenden?

Wenn ein Geschäft in Zürich schliesst, gleichzeitig in Bern ein ähnlich grosses Geschäft eröffnet, wird insgesamt keinen Mehrbedarf ermittelt. Trotzdem muss in Bern neues Personal angestellt werden, was die Personalgewinnungsplanung beeinflusst. Hingegen in Zürich wird Personal abgebaut was in der Personaltrennungsplanung zu berücksichtigen ist.

• Lohn, Sozialversicherungen, Boni, Spesen (=direkte Kosten)
   
• Arbeitsmarkt und daraus resultierende Fachkräftemangel
   
• Kosten für Personal-Entwicklung wie Aus-/Weiterbildung (=indirekte Kosten)
   
• Ziele/Entwicklung des Unternehmens
   
• Konjunkturaussichten
   
• Teuerung
   
• Fluktuation
   
• Absenzkosten (Krankheit)

Die richtigen Person, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu besetzen, umschreibt treffend die Zielsetzung.

Ziel der Personalgewinnung:

• die richtigen Mitarbeiter
• in richtiger Anzahl
• am richtigen Ort
• zur richtigen Zeit

Funktion/Nutzen:

• Basis für Personalentwicklung
• Wettbewerbsfähigkeit
• Image

Instrumente:

• Interview
• Assessment
• Schnuppertag

Unter Personalmarketing versteht man die Ausrichtung aller Aktivitäten auf die Gewinnung neuer und die Erhaltung bestehender Mitarbeiter.

Fazit:
Alle Tätigkeiten des Personalmanagement haben mit Personalmarketing zu tun und
alle HR-Mitarbeiter betreiben durch ihre Haltung und die alltäglichen Tätigkeiten Personalmarketing.

• guter "Kundenservice" gegenüber Stellenbewerber am Telefon
   
• effiziente & unbürokratische Personaladministration
   
• Verpflegungskonzept
   
• einfach verständliche HR-Formulare
   
• attraktive Fringe Benefits
   
• moderne, zeitgemässe Arbeitszeitmodelle

Darunter versteht man die Attraktivitat eines Arbeitgebers (Ruf des Unternehmen als attraktiver ArbG) bei den Stellensuchenden.

Employer Branding = Arbeitgeberattraktivität

Persönlichkeitskompetenzen

• bilden grundlegende Fähigkeiten und Eigenschaften der Persönlichkeit ab, liegen in der Natur der Person
• Befähigen zum Eigenverantwortlichen Handeln
  
  Beispiele:
  • Leistungsorientierung
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Selbstmanagement / -entwicklung
  • Entscheidungsfähigkeit
     

Fachkompetenzen

• Fähigkeiten/Fertigkeiten welche von einer Person zur Erreichung der Ziele eingesetzt werden
• Fachwissen
  
  Beispiele:
  • Arbeitstechnik
  • Moderation
  • Problemlösung
  • Kreativitätsmethodik
     

Sozialkompetenzen

• Kommunikative Fahigkeiten, die dem Info-Austausch und der Verständigung dienen
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten, die dem Aufbau, Gestaltung und Erhalt von sozialer Beziehung dienen
  
  Beispiele:
  • Teamfähigkeit
  • Emphatie udn Sensivität
  • Überzeugungskraft
  • Interkulturelle Sensibilität

Führungskompetenzen

• Fähigkeiten um zielgerecht zu agieren und
• andere zur Erreichung gemeinsamer Ziele anzuleiten und zu motivieren
  
  Beispiele:
  • Umsetzungsstärke
  • Zielorientierung
  • Ergebnisorientiert

1. Stellenanalyse und Gewinnungsstrategie

2. Stellenausschreibung

3. Vorselektion (Longlist)

4. Selektion und Interview (Shortlist)

5. Entscheid

6. Einführung und Review

Braucht es die Stelle noch? Sind die Aufgaben zwingend nötig?
Kann der Beschäftigungsgrad reduziert werden?
Können die Aufgaben der Vakanz auf andere Stellen verteilt werden?
Sind die entsprechenden Ressourcen (FTE) budgetiert?

• Bezeichnung der Stelle
   
• Aufgaben: Kurze Beschreibung der Aufgaben
   
• Verantwortung: Aufgaben, für die der Stelleninhaber verantwortlich ist
   
• Kompetenzen des Stelleninhabers (Kompetenzen im Sinne der Befugnisse)
   
• Hierarchische Stellung: Bezeichnung der Stellung im der Organisationsstruktur des Unternehmens (Vorgesetzte, Unterstellte)
  
  
• Stellvertretung

Die Stellenbeschreibung verhilft uns herauszufinden, welche Kompetenzen gesucht werden.

Die eruierten Kompetenzen werden im Anforderungsprofil strukturiert aufgeführt. Als Strukturhilfe dient uns die Einteilung in Fach-, Sozial-, Führungs- und Persönlichkeitskompetenzen.

→ Es empfiehlt sich, sich auf Schlüsselkompetenzen zu konzentrieren. Muss- und Kann-Kriterien.

→ der richtigen Bewertung der Funktion (Lohn)

→ zur Formulierung des Stelleninserates

→ der Vorselektion (Definition von Killerkriterien)

→ dem Selektionsprozess generell und speziell der Fokussierung auf die wichtigsten Kriterien im Interview

→ der Mitarbeiterführung

→ der Personalbeurteilung und -entwicklung

Vorteile:

• tiefere Gewinnungskosten
• Image
• Personalzufriedenheit
• Firmen Know-How
• Personalentwicklungs-Möglichkeiten
• Motivationsfaktor für Mitarbeiter

Nachteile:

• Förderung der Betriebsblindheit
• fehlendes Fachwissen
• Investition in Personalentwicklung
• ungesunde Fluktuation
• Überbewertung der Schwächen von internen Mitarbeitern

Vorteile:

• externes Know-How
• Breites Wissen / Erfahrung
• Teamzusammensetzung
• erforderliche Fachkenntnisse werden gezielt eingekauft und sind schnell vorhanden

Nachteile:

• Gewinnungskosten
• Einarbeitung
• Risiko einer Fehlbesetzung

• interne, externe oder temporäre Stellenbesetzung?
   
• Wer ist am Auswahlprozess involviert und wie sind die Zuständigkeiten und Kompetenzen (Linie und HR)?
   
• Welche Selektionsinstrumente (Interview, Test, Assessment Center) werden eingesetzt?
   
• Wie sieht die Budget- und Zeitplanung aus? Welche Kostenstelle?
   
• Rekrutiert die HR-Abteilung oder ein externer Personaldienstleister und wie sieht die Aufgabenverteilung aus?
   
• Wie und wo sollen Vakanzen ausgeschrieben werden? Welche Kommunikationskanäle?

Gewinnungsstrategie

• Printmedien
   
• Online-Stelleplattformen
   
• Universitäten: direkte Ansprache oder interne Stellebörsen
   
• Ehemalige: gute ehemalige Mitarbeiter anschreiben
   
• Eigene Mitarbeiter: eigene Mitarbeiter werben Mitarbeiter
   
• Personalentwicklung: systematische Personalentwicklung und Laufbahnplanung
   
• RAV: Zusammenarbeit mit RAV
   
• Personalvermittler: private Personalvermittler und Executive Search Unternehmen
   
• Tag der offenen Tür: Möglichkeit Interessenten direkt anzusprechen
   
• Fahrbahre Werbung: Botschaften auf Firmen- und Privatautos, Trams, Bussen

1. Einleitung und Unternehmensdarstellung
    
2. Funktion und Beschreibung der Aufgaben
    
3. Beschreibung der Anforderungen (Profil)
    
4. Vorzüge der Unternehmung (Angebot)
    
5. Informieren und bewerben (Kontakt)

1. Stimmen muss es → Stimmigkeit

Inserat muss stimmig sein, d.h. ausgewogenes und klares Bild der Stelle. Ehrlichkeit hinsichtlich des Stellenpotenzials und Anforderungen. Realistisch bleiben.
 

2. Bringen Sie es in den Zusammenhang

Gewünschte Eigenschaften in den Zusammenhang mit den Stellenaufgaben bringen und Notwendigkeit begründen.

3. Sagen Sie es direkt

Direkte Ansprache der potenziellen Kandidaten: Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

4. Kommen Sie auf den Punkt.

Nicht mehr als 20 Wörter pro Satz, nur ein Nebensatz pro Satzgefüge.

5. Sprechen Sie konkreten Klartext.

Einfach und leserfreundliche Sprache. Wenig oder keine Fremdwörter und abstrakte Worthürden einsetzen.

1. Vorbereitung (sich in Stimmung bringen)

2. Vorauswahl treffen (A-B-C Kandidaten)

• 3-4 erfolgsentscheidende Skills (Fähigkeiten, Kenntnisse, Qualitäten, Kompetenzen)
• Hard-Skills (Muss-/Killerkriterien)
  → Fachkompetenzen
• Soft-Skills
  → Persönlichkeitskompetenen
  → Führungskompetenzen
  → Soziale Kompetenzen

3. Analyse interessanter Dossiers

4. Vorselektion abschliesse und kommunizieren

Nach der A-B-C Analyse

Jedes Dossier wird einer Schnellanalyse unterzogen. Dabei wird im CV nach den Muss-Kriterien gesucht und die Kandidaten nach folgenden Schema sortiert:

A-Kandidaten → Kommt nahe an den Wunschkandidaten (erfüllt alle Musskriterien)
⇒ Priorität 1 = sofort kontaktieren und einladen

B-Kandidaten → Joker Kandidat (erfüllt die Musskriterien mehrheitlich, aber nicht alle)
⇒ Priorität 2 = schriftlich vertrösten

C-Kandidaten → Kommt nicht in Frage (erfüllt keine oder zu wenige Musskriterien)
⇒ Priorität 3 = direkt Absagen und Dossier zurücksenden oder wenn online vernichten

Hard-Skills

beschreiben klar messbares Wissen bzw. Fähigkeiten oder Erfahrungen, die einfach und schnelle im Dossier zu finden sind.

• Erfahrung
• Wieterbildung
• Fachkompetenzen
• Sprachkenntnisse
• IT-Kenntnisse

Soft-Skills

sind schwermessbare Kompetenzen, in der Regel schwer oder durch Interpretationen aus dem Dossier zu lesen sind.

• Persönlichkeitskompetenzen
• Soziale Kompetenzen
• Führungskompetenzen

Aus der Gruppe der Hard-Skills, wie

• Erfahrung
• Aus-/Weiterbildung
• Fachkompetenzen

da diese im Dossier rasch und zweifelsfrei ersichtlich sind.

Weil man je nach Stimmungslage ein anderes Selektionsmuster einsetzt.

Man soll sich bewusst sein, welche Symphatien/Antiphatien und Vorurteile man hat resp. diese ausklammern.

1. Analyse Motivationsschreiben

2. Analyse Lebenslauf

3. Analyse Arbeitszeugnisse

→ Abschluss Vorselektion und Kommunikation

Analyse der Arbeitszeugnisse:

• Überprüfen Sie diese auf ihre Vollständigkeit

• Achten Sie auf Arbeitsbestätigungen anstelle von qualifizierten Zeugnissen. Deutet das auf Probleme oder eine unbefriedigende Leistung hin oder war ganz einfach die Anstellungsdauer zu kurz?

• Stellen sie den Bezug zur freien Stelle her

• Achten Sie auf Auslassungen und (bewusst?) Ungesagtes

• Achten Sie auf die Austrittsgründe

• Mehrere in der Aussage übereinstimmende Arbeitszeugnisse erhöhen die Aussagekraft

• Auseinandersetzung mit Unternehmen
   
• an Stellenausschreibung anknüpfen
   
• Verknüpfung von Stärken mit dem Anforderungsprofil
   
• Begründung warum Anforderungskriterien erfüllt
   
• formelle Punkte wie Länge, Darstellung, Schreibstil, Rechtschreibung, Fehler