BWM 4 Betriebsorganisation

Ist nicht bei allen Bestellungen notwendig.  Sinvoll zum Beispiel:

• wenn eine grössere Menge neuer Sachen z.B. Mobilar für Neueröffnung auf einen bestimmten Termin im Betrieb sein muss. Dann rufe ich z.B. 14 Tage vorher nochmals an und fragen nach.
• Evtl. bei neuen Lieferanten, die Ware liefern, welche zeitnah gebraucht wird, bis das Vertrauen aufgebaut ist. 

Ich kontrollier den Wareneingang 

• sachlich (Menge, Zustand der Ware)
• terminlich 

Wenn alles in Ordnung ist, werden die Waren eingelagert oder direkt verteilt. Ist etwas nich zu meiner Zufriedenheit, reklamieren ich. 

Der Lieferschein wird mit der Rechnung kontrolliert 

• Stimmen die Preise wie vereinbart 
• wurden mögliche Gutschriften / Retouren (z.B. Leergut) berücksichtigt 
• Rabatte gewährt 
• Konditionen eingehalten 

Rechnungskontolle visieren und kontieren

• Zahlung veranlassen 
• Registrieren (EDV, Kartei usw.) 

Vorteile

1. spezialisierung der Einkäufer 
2. Mehr Einkausmacht da grössere Einkaufsmengen 
3. Lieferant hat nur eine Ansprechsperson 
4. Entlastung der Abteilungsleiter 
5. Geringer Bestellkosten 

Nachteile 

1. Schwerfällg
2. Längere Kommunikationswege
3. Machtposition der Einkäufer
4. Kleinbestellmengen und Eil- Fälle sind problematisch
5. Individuelle Wünsche sind schwer zu berücksichtigen 

Vorteile:

1. Bessere Konditionen (kleine Betriebe haben oft zu kleine Bestellmengen, um gute Konditionen zu bekommen, deshalb habe sich einzelen Betriebe oder Betriebsgruppen zu Einkaufsorganisationen zusammengeschlossen, der Grösste Betrieb oder ein Verband z.B. Curaviva handelt die Konditionen für alle auf)
2. Weniger adminstrativer Aufwand (Offerteineinholung, Überprüfung und- vergleich, Verhandlungen mit Liefereanten, testen von Materialien) 
3. weniger Lagerkosten 
4. Ware ist schnell abrufbar 

Nachteile: 

1. kleiner Auswahl an Produkten 
2. allgemein grössere Abhängigkeit 
3. örtliche Lieferanten können zum Teil nicht mithalten 
4. Flexibiltität in Bezug auf Mengenschwankungen fällt weg 

Eigenet sich vorallem für Non Food Artikel und für Artikel, bei denen der Verbrauch für ein Jahr gut berechenbar ist. Betriebe an abgelegenen Orten (erreichbarkeit z.B. mit Helikopter müssen vorallem auf Vorrat einkaufen auch andere Waren) 

1. WC Paier / Papierwaren 
2. Wäsche / Textilien
3. Druckerpapier  
4. Geschirr / Besteck / Gläser  

Man kann Lieferengpässe überbrücken / Man kann gute Kodnitonen aushandeln oder  kommt zu tieferen Preisen, da günstiger Zeitpunkt (Aktion) abgewartet werden kann / Lagerprodukte, die zu einem späteren Zeitpunkt z.T. nur noch schwierig und viel zu teuer erhältlich sind (z.B. Wein) / Schwer erreichbare Betreibe (Berghotel) können Betrieb aufrecht erhalten. / Spontanalnlässe sind möglich (Stock vorhanden) / Bei Berufskleider Vorrat für neue Mitarbeiter vorhanden 

Jahresverbrauch laut Statistik, Kartei, EDV

- Bestand 

- Vorgängig bereits bestellte Mengen (noch nicht geliefert) 

+ Sicherheitsbestand

+ Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit 

_________________________________________

= zu beschaffende Menge (zeitliche Verteilung der Einzellieferung soll noch bestimmt werden) 

1. Einkauf von Ladenhütern 
2. Grobe Fehleinschätzung 
3. Grosser administrative Aufwand 
4. Abhängig von Angaben anderer gleichartiger Betriebe 

Mindestemenge eine Artikels an Lager, bei der eine Meldung für die Beschaffung ausgelöst wird. Er muss so hoch sein, dass die Beschaffungszeit überbrückt werden kann. Damit der lagerbestand bis zum Lieferzeitpunkt nicht ganz auf Null sinkt, wird ein Sicherheitsbestand dazugerechnet. 

(Durchschnittlicher Bedarf pro Tag x Beschaffungszeit + evtl. Reserve für Verbrauchsschwankungen) 

1. ich führe eine detaillierte Beschaffungsmarktanalyse durch 
2. ich führe intensive Preisverhandlungen durch 
3. ich berechne die optimale Bestellmenge 
4. ich bestimme den genauen Sicherheits- und Meldebestand 
5. ich überprüfe die Bestandesentwicklung laufend 

1. Ich studiere Fachliteratur, Intenet, Brachenverzeichnis und Prospektmaterial um rauszufinden wo ich neues finde
2. Ich besuche Fachmessen und Kurse, um neues zu endecken 
3. Ich führe Gespräche mit Vertreten oder Sachbearbeitern von Firmen, um zu sehen was sie anbieten 
4. Ich nehme Kontakt mit gelichartigen Betrieben und mit Berufskollegen auf, um ihre Erfahrungen mit Produkten zu erfragen
5. Bin in Erfa - Gruppen um Erfahrungen zu teilen und um mitzubekommen wo Besichtigungen, Kurse etc. stattfinden
6. Bin Mitglied in Berufsverbänden 

1. Auslieferungsmöglichkeiten (Kann er dann liefern, wenn ich möchte) 
2. Qualität (besitzt er Zertifizeirung / Woher bezieht er seine Rohstoffe) 
3. Image Unternhemenskultur (passt das Image zu unserem Betrieb Konzept Leitbild) 
4. Bietet er mir Service und Supportmöglichkeiten an 
5. Wie ist die Gewährleistung (Gibt er Garantie / ist er Kulant Rücknahmen etc.) 
6. Bietet er eine breite Produktepalettte 

1. Ich vereinbare nicht nur einen Termin, sondern auch die Zeitdauer (bestelle evtl. Muster oder Testproukt 
2. Ich bestimme einen geeigneten Besprechungsort und reserviere ihn
3. Ich bereite micht gut auf das Gespräch vor, indem ich eine Liste mit Fragen zum Markt, Nutzen, Preis, Zuverlässigkeit erstelle, Ziele und Einschränkungen formuliere 
4. Ich bin höflich aber bestimmt damit ich das sein kann, überelge ich mir im Vorraus wichtige Argumente 
5. Am Schluss definiere ich das weitere Vorgehen und schreibe ein kurzes Protokoll 

1. Wie gross ist Ihre Kapazität, die Sie uns zur Verfügung stellen? 
2. Können Sie uns Referenzen vorweisen? 
3. Welchen Nutzen bringt ihr Produkt uns? 
4. Was bieten Sie mehr als ihre Mitbewerber? 
5. Wie entstand dieser Preis?
6. Wie lange gilt der Preis bereits / Wie beurteilen Sie die Preisstabilität? 
7. Wie flexilbel sind Sie in Problemsituationen?
8. Wie abhängig sind Sie von zulieferen? 

1. Um die Verbrauchefreundlichkeit / Handling zu testen (Ist das Produkt praktisch zu handhaben oder ist es zu gross, zu schwer, zu umständlich
2. Die Wirksamkeit zu  testen (ist das Papier saugfähig, wie bewährt sich ein Produkt in der Praxis, ist dieser Stuhl praktisch)
3. Die Wirtschaftlichkeit zu testen (ist das Produkt auch effizent, bringt das Produkt den gewünschten Nutzen) 

Intern 

1. Erhalten von eignem Know How
2. Kapazitäten und Auslastung 
3. Potenzial und Fähigkeiten der Mitarbeitenden 
4. Investionsbedarf 
5. strategische Bedeutung des Artikels

Extern

1. Abhängigkeit vom Lieferanten 
2. fianzielle Situation des Lieferanten 
3. Image des Lieferanten 
4. Termintreue und Flexibilität des Lieferanten 
5. Vertrauenwürdigkeit des Lieferanten 

• Qualitätsmerkmale 
• Kundenanforderungen 
• Lieferfristen 
• ökologische Merkmale 
• Wirtschaftlichkeit 

werden einander gegenübergestellt bewertet und gewichtet. So kann die Entscheidung nicht nur nach finanziellen Aspekten entschieden werden,sonder die qualitativen Anforderungen werden auch berücksichtigt. 

1. Für teure Maschinen (Viele Angebote auf dem Markt, deshalb lohnt sich ein Vergleich)
2. Anschaffung für zukunftige Budgetperiode ( z.B. neue Pflegebetten, die nicht alle miteinander angeschafft werden können) 
3. Neue Produkte (Bettwäsche / Geschirr) 
4. Unterhalts- und Reparaturarbeiten (Umbau / Neubau) 

1. Eideutige Qualitätsangaben 
2. Lieferzeitpunkt 
3. Erforderliche Menge, Mindestbezugmenge 
4. Zahlungbedingungen 
5. Servicebedingungen 
6. Offertgültigkeit 

1. Ausgangsalage (Ist - Zustand) 
2. Anschaffung definieren (was, wieviel) 
3. Nutzen und Notwendigkeit begründen (warum) 
4. Kosten und Termine gekanntgeben (welche Beiträge wann) 

1. Offertenvergleiche
2. Statisitken 
3. Umfrageauswertungen 
4. Wirtschaftlichkeitberechnung 

1. Sachliche Kontrolle (Produkt, Menge und Qualität) 
2. Termninliche Kontrolle (terimingerecht?)
3. Adminstrative Kontrolle (Rechnungskontrolle) 

1. Liefermanung
2. Rücktritt vom Vertrag 
3. Mängelrüge

1. Hinweis welche Lieferung betroffen ist 
2. Genaue Beschreibung des Mangels 
3. Vorschlag (Ersatz OR 206 1 , Preisermässigung Minderung OR 205 1 , Rücktritt vom Vertrag Wandelung OR  205 208 209 ) 
4. Antwort mit Terminangabe verlangen 

1. Orientierungsfunktion (finanzielle Ziele werden verbindlich festgelegt, so kann zielorientiert gehandlet werden) 
2. Koordinationsfunktion (Die insgeamt knappen Mitttel werden möglichst gerecht, entsprechend den Prioritäten, auf alle Bereiche eines Unternehmens verteilt) 
3. Kontrollfuntkion (Ein Budget setzt Massstäbe zur Leistungsmessung. Plangrössen (Umsätze, Kosten, erträge) sind vorgegeben und innerhalb einer bestimmten Periode zu erreichen

1. Nur Abteilungsbezogenes Denken und Handeln (Nicht beanspruchte Beträge werden am Ende der Budgetperiode noch ausgegeben, obwohl die Anschaffung im Moment noch unnötig ist 
2. Aufbau stiller Reserven ( Bei der Budgeteingabe werden Kosten höher als erwartet eingegenben ,dass man dann sicher genügend bekommt bzw. zur Verfügunng hat) 

1. Abrechnunge der Vorjahre 
2. Laufende Rechnungen 
3. Inventurkarteien 
4. Reparaturkarteien 
5. Formulierte Jahreszielsetzung des Betriebes oder der Abteilungen für die zu budgetierende Periode 

1. Ungenügende Genauigkeit der Vorraussschätzungsmethoden 
2. Folgen wegen preislicher Veränderungen (Materialkosten / Lohnentwicklung) 
3. Folgen von Beschäftigungsveränderungen 
4. Veränderung beim "Kaufverhalten" der Kunden / Abnehmer 

Kontrolle bei Verbrauchsartikel 

• laufend geführte Statistiken vergelichen 
• Rechnungen nach Warengruppen zusammenzählen und die Resultate mit den Vorjahren / Quartalsweise oder montalich vergleichen

Kontrolle beim Investiotionsbudget 

• Rechnungsdoppel aufbewahren und nach den entsprechnenden Kontonummern ordnen 
• Alle Rechnungen nach Sparten bezw. Aufwandkonto sortiert eintragen 
• Bestellungen genau nach Budgetofferten aufgeben

Kontrolle der Löhne 

• sämtliche Lohnkosten von allen MA inkl. Aushilfen monatlich kontrolleiren (Soll- Ist- Vergleich) 

1. Artikelbezeichnung 
2. Artikelgruppen / Artikelnummer 
3. Einheit (kg, Stk, Karton etc.) 
4. Datum der Verändrung (Ausgang / Einang / Inventar) 
5. Bestand 

1. Gewählreistung von Prouktionssichherheit durch Vorratshaltung lagerfähiger Waren 
2. Schaffung einer gewissen Unabhängigkeit von Lieferfirmen und Bestellmengen (Pufferfunktion in Bezug auf Menge, Zeit, Ort) 
3. Verbesserung der allgemeinen Versorgungssicherheit (Notvorrat / Pflichtlager) 
4. Ausnützung von Preisvorteilen duch Beschaffung grösserer Mengen oder in Erwartung von Preissteigerungen ("spekulative" Lagerhaltung)

1. Abmessung und Gewichte der zu lagernden Gegenstände 
2. Anforderungen an klimatische Gegebenheiten der Lagerprodukte in Bezug auf Temperatur, Licht, Luftfeuchtigkeit etc. 
3. Häufigkeit und zeitliche Verteilung der Ein- und Auslagerungsvorgänge 
4. Durchschnittliche und maximale Lagerzeit 
5. Sicherheit 

Für Güter die schnell und oft erreichbar sein müssen. Lagemitarbeiter können höchste Lagerungsebene mit der Hand erreichen (brauchen nur ausnahmsweise eine Leiter für obere Tablare) 

Vorteil

• leicher Zugriff 
• Gute Übersicht 

Nachteil

• Grosser Flächen- und Raumbedarf