Personal Skills

Kommunikation und Verhalten gegenüber den Kunden

Kommunikation und Verhalten gegenüber den Kunden


Kartei Details

Karten 76
Lernende 15
Sprache Deutsch
Kategorie Marketing
Stufe Andere
Erstellt / Aktualisiert 09.09.2020 / 09.03.2025
Weblink
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 Nennen Sie die wichtigsten Punkte eines Telefongesprächs mit einem Kunden

  • Mit einem Lächeln den Höhrer abnehmen
  • Firmennamen und Ihren Vor- und Nachnamen laut und deutlich nennen
  • Aktiv zuhören und Namen des Anrufers notieren
  • Falls man den Anrufer kennt, dann sollte man sich nach seinem Befinden erkundigen
  • Fragen weshalb er anruft, in der Abklärungsphase ist mit offenen Fragen zu arbeiten
  • Bei Unklarheite nachhaken
  • Die Sprache ist dem Geschäftsleben anzupassen
  • Bei Gesprächsende müssen alle Vereinbarungen und Handlungsanweisungen klar und verständlich vorhanden sein. Durch Kontrollfragen kann die gegenseitige Übereinstimmung geprüft werden. 
  • Gespräch dann freundlich beenden, sich bedanken und Verabschiedung mit Namen

Wichtigste Punkte des Ablaufs einer Reklamation

  1. Ruhig bleiben und zuhören
  2. Reklamierenden nicht unterbrechen
  3. Sachlich bleiben
  4. Verständnis für die Reklamation zeigen, aber dem Reklamierenden nicht einfach Recht geben
  5. Keine Schuldzuweisungen formulieren
  6. Reklamierenden eventuell von anderen Kunden separieren
  7. Den Inhalt der Reklamation genau herausarbeiten --> Missverständnis vermeiden
  8. Inhalt der Reklamation noch einmal in eigenen Worten zusammenfassen und sich vom Reklamierenden bestätigen lassen, dass dies so stimmt --> Missverständnisse vermeiden.
  9. Lösung vorschlagen und den Reklamierenden fragen, ob er damit einverstanden ist
  10. Falls nicht, in fragen, was nötig ist, damit der einverstanden ist. 
  11. Am Schluss sich für die Reklamation bedanken und sich noch einmal für den Fehler entschuldigen.
  12. Reklamation unverzüglich weiterleiten, bei Verzögerungen ist der Reklamierende umgehend zu informieren

Was versteht man unter dem Begriff Reklamation?

Ausdruck eines unzufriedenen Kunden.

Beanstandung ist sachlicher Natur

Beschwerde ist persönlicher Art

Wichtigsten Regeln für die digitale Kommunikation

  • Ablage effizient
  • Form: Rechtschreibung und Formulierungen wie bei einem Brief, Kopien CC oder BCC (Blindkopie)
  • Schreibstil wie bei einem Brief

Was ist bei der Ablage von Mails zu beachten?

  • Ordner anlegen, in denen Mails zwischengelagert werden
  • E-Mail Account so anlegen, dass Ihre Arbeitsweise unterstützt wird
  • Am Ende des Arbeitstages sollte der Posteingang keine ungelesenen Mails mehr enthalten

Welche Zeiträume sind für die Bearbeitung von E-Mails einzuhalten?

  • Innert 24 Stunden bearbeiten
  • Bei Kundenanfragen sollte die Mail am gleichen Arbeitstag bearbeitet werden , falls nicht möglich, ist dem Kunden eine Bestätigung zu schicken

Was ist bei der Form von Mails einzuhalten?

  • Form, Rechtschreibung und Formulierungen sind wie bei einem Brief einzuhalten
  • Betreff einfügen --> wichtige Hinweis für den Leser (Spam?)
  • Bei mehreren Adressaten darauf achten, ob Mail vertraulich oder nicht --> CC oder BCC

Welche Punkte sind beim Schreibstil einzuhalten?

  • Anreden und Grussformel
  • Datum nicht notwendig 
  • Gross- und Kleinschreibung beachten
  • Schriftsprache verwenden
  • in Abschnitte unterteilen
  • Bei längeren Abwesenheiten Abwesenheitsmeldung einrichten

Welche sozialen Netzwerke werden von Schweizer Unternehmen benutzt?

Xing und Linkedin

Nenne wichtige Punkte, die bei der Wahl der Bekleidung in der Arbeitswelt zu berücksichtigen sind bei einer Frau?

  • Gedeckte Töne
  • Geschlossene Schuhe und sauber, Höhe maximal 4 cm, zur Kleidung passend
  • Handtasche in derselben Farbe wie die Schuhe
  • Rock knielange, allenfalls 1-2 cm über knie
  • Oberteil: Bluse und Shirt, nicht zu eng und keine grossen Ausschnitte, nicht rückenfrei
  • Schmuck und Accessoires geschmackvoll zur Kleidung wählen und nicht zu pompös
  • Strümpfe hautfarben, keine Laufmaschen
  • Make-up dezent, nicht zu lange Fingernägel --> natürliche Schönheit unterstützen
  • Haare sauber und gepflegt, Frisur sollte während der Arbeit nicht behindernd sein

Wichtige Punkte, die bei Bekleidung zu beachten sind bei einem Mann

  • Anzug, Unterhemd, Hemd, Krawatte, Socken und Schuhe
  • Farben, grau, braun, blau, schwarz und anthrazit, im Sommer beige oder hellbraun
  • Anzug: Fischgratmuster oder Nadelstreifen
  • Hemd: hellstes Element der Kleidung, kurz- oder langärmlig
  • Jeans sind in der Arbeitswelt akzeptiert, allerdings ohne Löcher oder eingefärbt
  • Shirt ist erlaubt, aber sauber und nicht zu farbig

No-Go's für Bekleidung bei einer Frau

  • Grelle Farben und Glitzerstoffe
  • Spagettiträger und rückenfrei
  • kurze Hosen und Miniröcke
  • High Heels, offene Schuhe, schmutzige Schuhe
  • zu starkes Make-up
  • zu viel Parfüm
  • Grosse Ausschnitte und bauchfrei
  • Schmutzige und fettige Haare

No-Go's bezüglich Bekleidung bei Männer

  • Vollgestopfte Taschen in Jackett und Hose
  • Handytasche am Gürtel
  • Einstecktuch
  • Fliege im Alltag
  • Hemdknopf und Krawatte offen
  • Schmutzige Schuhe 
  • kurze HOsen
  • Trainerhosen
  • Pullover

Was genau ist das Johari-Fenster

Das Johari-Fenster zeigt bildlich auf, ob das was andere über eine Person denken, übereinstimmt mit dem was diese Person von sich selbst denkt. Selbst und Fremdeinschätzung.

Zähle die 4 Kriterien vom Johari-Fenster auf

  • öffentlicher Bereich, ist mir und anderen bekannt
  • geheimer Bereich, ist mir bekannt aber anderen nicht
  • blinder Fleck, ist mir unbkannt aber anderen bekannt
  • unbekannter Bereich, ist mir und anderen nicht bekannt

Zähle die 4 Positionen beim Rangdynamikmodell auf?

  • Alphatier
  • Betaposition
  • Gammaposition
  • Omegaposition

Erkläre die Betaposition

Ist ein neutrales Gegenüber, bringt sachliche Einwände in die Gruppe, sind spezialisten im Fachgebiet und bewegen sich mit ihren Äusserungen auch im fachlichen Gebiet. Diese Person findet man nicht in jeder Gruppe.

Erkläre die Position Alphatier

Übernimmt die Führung in einer Gruppe. Sie führt aktiv die Verhandlungen und trifft auch die Entscheidungen

Erkläre die Gammaposition

Unterstützt das Alphatier in jeder Hinsicht, stehen nicht gerne im Mittelpunkt 

Erkläre die Omegaposition

Ist der aktive Gegenpol zu der Alphaperson und leistet Widerstand gegen die Zielerreichung. Wird als Störenfried wahrgenommen, ist jedoch wichtig für Gefahrenerkennung.

Zähle die Team-Rollen auf nach Meredith Belbin?

  • Führer
  • Unterhalter
  • Helfer
  • Künstler
  • Macher
  • Prüfer
  • Berater
  • Organisator

Zähle Stärken und Schwächen vom Führer auf

Stärken: Er spornt das Team an und zeigt Wege auf.

Schwächen: Ungeduldig bis er den Weg gefunden hat, in der Phase manchmal auch sprunghaft

Zähle Stärken und Schwächen vom Macher auf

Stärken: Er packt mit an und führt seine Arbeiten effizient zum Ziel.

Schwächen: Er sieht die langfristige Zielsetzung nicht. Manchmal ist er überaktiv

Zähle die Stärken und Schwächen vom Prüfer auf

Stärken: Durch seine ständige Kontrolle meldet er sofort, wenn Verzögerungen eintreten.

Schwächen: Er demotiviert das Team mit den ständigen Kontrollen

Zähle die Stärken und Schwächen vom Unterhalter auf

Stärken: Er macht den Alltag lustig mit seinen kleinen Witzen.

Schwächen: Er nimmt vieles nicht so ernst, wie man es nehmen müsste. Er hat eine leichte Neigung, Dinge liegen zu lassen.

Zähle die Stärken und Schwächen vom Helfer auf

Stärken: Andere stehen für ihn im Zentrum. Er ist unterstützend.

Schwächen: Verirrt sich manchmal in andere Hierarchien, dann übernimmt er ohne weitere Erklärungen die Ausführung.

Zähle die Stärken und Schwächen vom Berater auf

Stärken: Er kann gut analysieren und zeigt Problemlösungen auf.

Schwächen: Zupacken ist nicht seine Stärke, er beschränkt sich aufs Reden

Stärken und Schwächen vom Organisator

Stärken: Er bringt Stabilität in die Abläufe

Schwächen: Er kann durch zuviel Organisation der Abläufe den Arbeitsalltag unflexibel und starr machen.

Stärken und Schwächen vom Künstler

Stärken: Er belebt das Team mit seinen ungewöhnlichen Ideen.

Schwächen: Er verliert manchmal die Tatsachen aus den Augen.

Erklären Sie das Rangdynamikmodell

In einer Gruppe von mehr als 3 Personen, werden immer 3-4 unterschiedliche Stellungen von den Personen besetzt. Diese Positionen werden in den Gruppen aufgeteilt ohne das es jedem einzelnen Mitglied bewusst ist.

Was bedeutet der Begriff Wert?

Werte sind Ideen und Überzeugungen, die für den einzelnen Menschen und Gemeinschaften wichtig sind. Sie werden geprägt durch historische, kulturelle und soziale Zusammenhänge.

Welche Kommunikationsebene beinhaltet der sichtbare Bereich?

Sachebene: rational, Zahlen, Fakten, Daten

Welche Kommunikationsebene beinhaltet den unsichtbaren Bereich?

Beziehungsebene: emotional, Gefühle, Ängste, Erwartungen

Beschreibe das einfache Kommunikationsmodell

Ist ein Sender-Empfänger Modell. Der Sender übermittelt eine verschlüsselte Nachricht dem Empfänger, welche der Empfänger entschlüsseln muss. Die Nachricht kann jedoch durch falsche Wahrnehmung verfälscht oder anderst interpretiert werden. 

Nenne die fünf Axiome in der Kommunikation

  1. Man kann nicht, nicht kommunizieren
  2. Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt
  3. Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung
  4. Menschliche Kommunikation bedient sich analoger und digitaler Modalitäten
  5. Kommunikation ist symmetrisch oder komplementär

Nenne die vier Ebenen der Kommunikation (vier-Ohren-Modell)

  • Sachebene
  • Selbstoffenbarung
  • Appell
  • Beziehung

Was versteht man unter der Sachebene

Vermittelt Daten, Fakten, Sachverhalt 

Worüber ich jemanden informiere

Was versteht man unter der Ebene "Selbstoffenbarung"

Wie entschlüssle ich die Botschaft? Nehme ich es persönlich? (persönliche Haltung)

Was ich von mir offenbare

Was versteht man unter der Ebene "Appell"

Grund einer Mitteilung (Befehl, Aufforderung, Wirkung, Einfluss)

Was ich von jemanden will

Was versteht man unter der Ebene "Beziehung"?

Wie stehen Sender und Empfänger zueinander. 

Wie ich zu jemanden stehe, was ich von dieser Person halte.