Projektmanagement

projektidee

projektantrag

antragprüfung

entscheid

projektauftrag

projektfreigabe & start

soll projekt wirklich durchgeführt werden?

ziele: wirtschaftlich, sozial, politisch vertretbare lösungsvarianten

ergebnisse: projektabgrenzung, schnittstellen, lösungsvarianten

aufgaben: infos analysieren, situation modellieren, projekt abgrenzen, empfehlungen erarbeiten,..

ziel: globales lösungskonzept auf basis gewählter vorstudienvariante

ergebnisse: konkretisierte ziele, prios setzen, globale lösungen für projekte

aufgaben: verfeinerung modellierter situation, qualitätsanforderungen ermitteln & beschreiben, globale lösungsvarianten erarbeiten & bewerten

ziel: vollständige & ausführungsreife pläne aller teilprojekte

ergebnisse: verfeinerte pläne für lösungskomponente, definitives budget, aktueller projektvertrag

aufgaben: ausführungsreise pläne erstellen, bedarfsermittlung finanzen & personal, angebote einholen & bewerten, vorlagen für realisierung erarbeiten

ziel: einzuführende lösung

ergebnisse: umgesetzte pläne, testberichte, dokumentationen

aufgaben: pläne in arbeitsfähige lösung umsetzen, vergabe & überwachung fremdaufträge, tests, einführungsvorbereitung abschliessen

ziel: übergabe an benutzer

ergebnisse: durchgeführte schulung, eingerichtete hotline, erfolgskontrolle

aufgaben: infos der indirekt / direkt betroffenen, unterstützung anwender in anfangsphase, störungsfreies funktionieren sicherstellen

ziel: system / lösung am leben erhalten

ergebnisse: erfolgskontrolle, nachschulungen, fehlerkorrekturen, systemanpassungen

aufgaben: überwachung der funktionsfähigkeit der lösung, korrektur der fehler, projektorganisation auflösen

ausgangslage

probleme

lösungsideen

nutzen / ziele

wirtschaftlichkeit

realisierungszeitraum

projekttauglichkeit

vereinbarung mit unternehmensstrategie

risiko eines misserfolges

deckung ressourcenbedarf

deckung know-how bedarf

wirtschaftlicher nutzen

konsequenzen der nichtrealisierung

ausgangslage

zielsetzungen

restriktionen

projektabgrenzung

projektorganisation

projekttermine

projektbudget

schnittstellen

chancen & risiken

information & berichterstattung

infopflicht

aktives zuhören

offene kommunikation

pünktlichkeit

gegenseitiger respekt

feedback einfordern

ziele ermitteln (projektumfeldanalyse)

ziele analysieren (echte, doppelte, projektbezogen, muss/kann, zielkonflikte?)

ziele klassifizieren (kann-ziele in system- ((w,l,p) & vorgehensziele)

ziele operationalisieren (ziele messbar machen, vergleichen, quantitativ & qualitativ)

ziele gewichten (oft nur systemziele durch stufenweise gewichtung oder präferenzmatrix)

zielentscheid herbeiführen (zieldokumentation muss von entscheidungsträgern genehmigt werden)

ziele kommunizieren (präsi in kick-off-meeting)

rechtzeitig

proaktiv

adressatengerecht

situationsgerecht

sorgfältig

verbindlich

projektumfeldanalyse (identifikation stakeholder & ermittlung interessen & einfluss)

stakeholdermanagementkonzept entwickeln (tabelle: was, wer, an wen, wann, wie, wo)

planung & umsetzung massnahmen

wirksamkeitskontrolle

intern: intranet, newsletter, kick-off-meetings, events,..

extern: newsletter, briefe, umfragen, firmenbesuche,..

informationsflüsse systematisieren

nachvollziehbarkeit arbeitsergebnisse & entscheide

gesetzliche/interne informationspflichten erfüllen

methoden & vorgehen für infobeurteilung definieren

systematisch informieren (auftraggeber einbeziehen, ängste & bedenken kritiker ernst nehmen)

gezielt informieren (nicht zu viel, wenig, spät, früh)

transparent informieren (offen & unmissverständlich, adressatengerecht)

lenkung (auftraggeber, projektausschuss)

führung (projektleitung, project office, teilprojektleitung 1, 2, 3)

ausführung (projektmitarbeiter 1, 2, 3, 4, ..)

pl & pt arbeiten nur an diesem projekt

pl idr direkt unter gl

sehr grosses projekt & bedeutung, komplex, pl muss hohe fach- & methodenkompetenz haben

weniger ressourcenkonflikte, entwicklung echter teamgeist

teuer & hoher umstellungsaufwand, interne rekturierung schwierig, evtl. entfremdung fachbereich

pl hat nur koordinationsfunktion, pt nur nebenbei

bedeutung & grösse klein, nicht komplex, pl hohe anforderung an persönlichkeit

tagesgeschäft wird wenig beeinträchtigt, organisatorische umstellung ist günstig & einfach, einfache rekrutierung projektma

erschwerung projektsteuerung, unklare kompetenzen, tagesgeschäft oft höhere prio, zeitliche verzögerung dadurch, projektmas nicht so interessiert

projektmas nur teilweise, häufigste form, oft zeitliche überbelastung & kapazitätsengpässe, 2 vorgesetzte = interessenkonflikt

grösseres projekt & bedeutung, mittlere komplexität, pl muss hohe methodenkompetenz haben

wenig umstellungsaufwand, akzeptanz meist höher

ziele

projektresultate

vorgehensmethodik

projektstrukturplan

ablauf- & terminplanung

ressourcenplanung

kostenplanung

allgemein (kennzeichnung & titel, verantwortliche p.)

ziele

ergebnis (beschreibug, qualität, form der präsi)

schnittstellen

aktivitäten / termine / aufwand

voraussetzungen / restriktionen (finanziell, personell)

anhang (dokumente & pläne)

bedarf ermitteln

ressourcen evaluieren (rekrutierung pt,..)

ressourcenplan erstellen (kapazitätsengp. erkennen)

kosten ermitteln (pro arbeitspaket)

kostenarten zuweisen (personal-,material-,betriebsmittel-,sonstige kosten)

kostenplan erstellen

ist-situation erheben

soll-ist-vergleich durchführen (kosten,termine,ressourcen,...)

abweichungsursachen ermitteln

steuerungsmassnahmen entwerfen (strategie-, struktur-,kultur-,projektmanagementbezogen)

earned value: %fertig x ursprüngliches budget / 100

scheduled performance index: ev / budget bis stichtag

terminprognose: budgetierte durchlaufzeit / spi

cost performance index: ev / ist-kosten

voraussichtliche kosten: budget / cpi

strategiebezogen (leistungsred.,prioverschiebung, endterminverschiebung)

strukturbezogen (technikeinsatz, überstunden, streichung unwichtiger arbeitspakete)

kulturbezogen (fortbildung ma, offene infopolitik, verbesserung arbeitsumfeld)

projektmanagementbezogen (info- & kommunikationssysteme ausbauen & verbessern, erhöhung kontrollen)

management summary

projekt-fortschritte

risikoanalyse (risiken, einschätzung, massnahmen)

projektstand (ergebnisse & abweichungen termine, kosten, qualität)

aufwand- & kostencontrolling (ggüstellung soll- & ist)

steuerungsmassnahmen

anträge für entscheidungen

analyse änderungen

erstellung änderungsantrag

entscheid über änderungsantrag

aktualisierung dokumente

weiterarbeit am geänderten projekt

risiken erkennen (mit checkliste, interviews,..)

risiken bewerten (ursachen, wahrscheinlichkeit, tragweite)

risiken bewältigen (vorbeugende massnahmen, eventualmassnahmen, frühwarnsystem)

risiken überwachen (kontrolle & dokumentation)

personelle (know-how, motivation, zuverlässigkeit)

technische

organisatorische (kosten, termine, qualität, ziele,..)

externe (lieferanten, datenschutzbestimmungen)

projektmanagement (projektplanung,-methoden,..)

übergabe lösung in prod. betrieb (mit übernahme-& übergabeprotokoll)

erstellung abschlussdokumentation (festhaltung projektergebnis, für MA benutzer- & verfahrensdokumentation für Experten)

erstellung projekt-schlussbericht (reflektion/schlussfolgerung/gut fürs nächste projekt)

erstellung projekt-schlussabrechnung

auflösung projektorganisation & abschlusssitzung

ausgangslage

projektziele

organisation

lessons learned

gesamtbeurteilung

..