Projektmanagement

Ein Portfolio ist eine Sammlung von Projekten oder Programmen und anderen Aufgaven die in Gruppen zusammengefasst wurde um durch eine effiziente abwicklung strategische Geschäftsziele besser zu erreichen 

Der Projektauftrag ist für den Projektleiter die Basis der Projektarbeit. Es soll nutzen bei:

*der Präsentation von projektergebisse die Einordnung zu erleichtern 

*zusätzlichen Forderungen von Fachbereichen und Auftraggeber den  Ausgangspunkt klar zu stellen 

Gespräche mit anderen Projektleitern die Inhalte deutlich zu machen 

*ein vollständiger und aktueller Projektauftrag ist Holpflicht des Projektleiter 

*der Auftrag lebt! Auftragsänderungen sind Möglich der grundlegende Charakter darf jedoch nicht verloren gehen 

*änderungen müssen vom Auftraggeber/Lenkungsausschuss genehmigt werden, mit Änderungsdatum und Unterschrift versehen und dokumentiert sein 

*bei Änderungen einer auftragsposition sind die Auswirkungen auf alle anderen Inhalte zu prüfen 

1. Ausgangslage 

2. Umfang und Inhalt

3. Ergebnisse/Ziele/ Lieferobjekte

4. projektaufgaben

5. Aufwabd/Kosten/Budget 

6.termine/Meilensteine

7. Einflussgrössen

8. projektaufbauorganisationn

9. Informationen 

Sind Individuen oder Gruppen die einen Anspruch am Projekt und dessen Ergebnisse haben und / oder am Projekt beteiligt bzw. Betroffen sind 

Jedes System hat in seiner Umgebung einflussfaktiren: 

Rechtlich 

Ökonomisch 

Ökologische

Wissenschaftlich

Technisch

Kulturelle

Politisch 

Welche Einflussgrössen wirken auf das Projekt ein?

Welche Trends können für diese Einflussgrössen prognostiziert werden?

Welche Auswirkungen auf das Projekt lassen sich daraus ableiten ? 

Zwingende Vorgaben 

Was muss, was darf nicht ? 

Finanziell

Gesetzlich 

Zeitlich 

Personell

Organisatorischen

Was ist zu beachten ? 

Was beeinflusst Eignung der Ergebnisse?

Technisch 

Wissenschaftlich

Logistisch 

Räumlich 

Wettbewerblichen 

Ein Risiko ist ein noch nicht eingetretenes Ereignis das einen positiven oder negativen Einfluss auf das erreichen der Projektziele hat

Es wird jedes Ziel miteinander vergleichen und festgelegt was im direkten Vergleich wichtiger ist. Anschließen wird die Zahl der Sieger im Vergleich ermittelt und der Anteil der insgesamt möglichen Sieger ermittelt 

Mit dem Kano Ansatz können Anforderungen klassifiziert werden und dadurch kann eine Aussage über die relative Bedeutung gemacht werden. 

Die Kano Analyse eignete sich insbesondere bietet insbesondere bei Produkten und Leistungen eine gute Hilfe für eine erste Gewichtung 

Dem Kunden/ Abnehmer werden für die Ermittlung folgende Fragen gestellt: 

1. wie würden sie es finden, wenn diese Anforderungen erfüllt würde ? (Positive Frage)

2 wie würden sie es finden, wenn diese Anforderungen nicht erfüllt würde ? 

Es sind vier Antwortmöglichkeiten vorgegeben: 

1. fänden ich gut

2. erwarte ich 

3. ist mir gleichgültig 

4 würde mir nicht gefallen 

1 Elementetare/Basis Anforderungen 

    => zwingend erwartet Bestandteile oder Funktionen  eine Produktes. Werden diese nicht erfüllt ist der Kunde äußerst unzufrieden. Daher sind dieses auch MUSS Bestandteile 

2. Leistung / Performance Anforderungen 

Sichern die Zufriedenheit und sind dtandardmerkmale eines Produktes, je besser diese Anforderungen erfüllt sind umso zufriedener ist der Kunde 

3 überzeugende / begeisternde Anforderungen 

Mehr als der Kunde erwartet 

Sind Leistungen die der Kunden nickt erwartet hat und daher von sicher aus die Anforderungen gar nicht formuliert hat . Angebot überrascht und beeindruckt Kubden und führt im besten Fall dazu dass der Kunde vom Produkt begeistert ist. 

Hinweis: mit der Zeit werden begeisternde Faktotnenzu leistungsfaktorne und schließlich zu basisfaktoren

Hilft die Projektarbeit auf die Funktionen zu fokussieren welche den größten Zielerreichungsgrad für den Kunden bietet. 

Kein Eintrag = die Art der Realisierung der Anforderung wirkt sich nicht auf das erreichen des konkreten Zieles aus 

1 + die Realisierung der Funktion trägt in geringem Maße zur Zielerreichung bei 

3= Realisierung trägt wesentlich zur Zielerreichung bei 

0= die Realisierung ist entscheidend für das erreichen de Zieles 

Der Projektstrukturplan gliedert die Projektarbeit und sollte mit den übrigen struckturen der Organisation abgestimmt sein, um unnötige Übertragungsschritte und Missverständnisse mit der Stammorganisation zu vermeiden . 

- er zerlegt große Projektaufgaben in kleinere delegierbare Teile, er dokumentiert den Arbeitsvorrat aller projektbetriligteb und fügt Einzelergebnisse zusammen. 

- er ist der Marterpfahl von dem alle wesentlichen Projektpläne ausgehen und stellt ein unverzichtbares Orientierungsmuster da 

- besserer Überblick über die zu erledigenden Aufgaben 

- Lücken und Überschneidungen werden erkennbar 

-mehr Systematik in der Ptojektplanung

- liefert die Basis für Formulierung von Teilergebnissen und Schnittstellen 

- unterstützt eine transparente Aufwand - und Kostenschätzung 

-liefert Bausteien für die Ablauf und Terminplanung 

-

Ist Grundlage für die Arbeitsteilung und Zuordnung von Kosten zu Verantwortlichen 

-gibt Klarheit für alle projektbeteiligten bezüglich Leistungen und Verantwortung 

-ist Voraussetzung für Diagnose und Steuerung 

-erleichtert die Projektdokumentationen, da er gliederungsstrucktur für die ergebisdokumenete bildet 

1. Objektorientiert 

  => welche Teile im Projekt , teilprojekt ist zu bearbeiten?

2. Funktionsorientierung/ Verrichtungsorientiert

  => welche Funktion sind im Projekt, teilprojekt auszuführen?

3. Phasen oder prozessorientierte 

  => in welchen Schritten läuft das Projekt , teilprojekt ab?

Codierung soll zur eindeutigen Kommunikation im Projekt beitragen. Die Codierung ist: 

* der Kostenplan des Projekts

*hilft bei der Einordnung der Arbeitspakete

*unterstützt die Aufwandsschätzung

*erleichtert eine Auswertung über mehrere Projekte

Als Schlüsselbärten für die Codierzbg gibt es : 

- rein numerische

- rein alphabetisch e

Gemischte: numerische & alphabetisch 

Eigenet sich z.B für eine Organisationsprojekt

- viele Organisationsprojekte laufen immer nach den selben Muster ab, daher bietet sich ein standardisiertes vorgehen an

- meist ist zu Beginn der projektumfang unklar, wichtige Entscheidungspunkte sind zu setzten und die Teilergebnisse bauen stark aufeinander auf

Eine Gliederung nach Phasen ist gerade bei großen Projekten sinnvoll 

Objektorientierte  Strukturpläne eigenen sich gut für technische und große Projekte. 

Zubeginn ist es wichtig, die projektgegenstände in der vollen Komplexität zu begreifen

Während dem Projekt werden diese gestaltungsinhalte oder Objekte dann schrittweise verändertvoder neu einzuwickelt

Objekte benötigen sehr unterschiedliche Einsatzmittel (Anlagen und Spezialisten ) 

Die kosteneinhaltung und Steuerung gilt vordergründlich zu beachten

Die Arbeitszeiten an den einzelnen Objekten überlappen zeitweise sehr stark und Reihenfolgen ändern häufig + dies macht ein Phasen oder ablauforientierte Gleiderung nicht mehr sinnvoll 

In Objektorientierten Projekten dominiert die systemematische Zerlegung des Systems bzw. Produkts. 

Das teilprojekt Software ab der nächsten Ebene ausschließlich Objektorientiert und folgt dem entsprechenden Release Plan, den Einschränkungen aus der Architektur und der rollenden Planung jeden Sprints. 

- Themen werden nur um einen Sprint im Voraus in Epics und user stories zerlegt.

Wenn die Software Komponenten welche entwickelt werden sollen auf ein oder mehrere agile Teams verteilt, muss dies in der Projektstruktur erkennbar sein 

- das agile Team zerlegt für den jeweiligen Sprint vorgesehene User Stories in Aufgabe (Tasks) und arbeiten diese eigenverantwortliche nachdem pull Prinzip ab

- eigenet sich für stark arbeitsteilige Projektarbeiten

- Projekte die nach gleichen Mustern ablaufen 

- Spezialisten führen immer die gleichen Funktionen aus

- Reihenfolge in der Verrichtung mit zeitlichen Abständen 

- die Koordination der Arbeitsgruppen ist eine eigenständige Funktion und kann einem Funktionsträger zugeordnet werden 

- die Verrichtung wird über Aufwand und Termine gesteuert

Wie könnnen Schnittstellen minimiert werde? 

Was muss in einer Hand bleiben? 

Nach welchen gliederungsprinzipien soll unterteilt werden? ( Phasen, Objekte, Verrichtungen) 

Der Projektstrukturplan bleibt handhabbar wenn nicht mehr als vier gliederungsebenen enthalten sind.

Folgende Kriterien bestimmen den detaillierungsgrad: 

- Dauer des Projektes 

- Kosten

- beherrschbarkeit des Ablaufs 

- Risiko des Projekt 

- orga Rahmenbedingungen 

- Führungsprinzip innherkab ser Projektoganisation

- Komplexität 

-

Eignet sich als Checkliste mit wichtigen hinweisen fur eine sinnvolle Strukturierung 

P =pragmatisch strukturiert gesteuert 

R= Ressourcen berücksichtigen 

A= angemessen tiefe anstreben 

K= Kombination aus button up und top down vorgegangen wählen 

T= Techniken einsetzen 

I= Inneren Zusammenhang beachten 

K=komplette Aufgabenlistene anstreben 

E= Ergebnis orientiert vorziehen (l

R= rollende Planung anwenden 

Wenn spezielle Ressourcen benötigt werden und deren Kapazität abgesichert werden muss  und möglichst schnell eine erste kosten Einschätzung vorliegen so werden zuerst : Ressourcen ermittelt, dann m: kosten ermittelt und die Finanzierung und Beschaffung geregelt.  Danach erfolgt die Einordnung der arbeitspakete in eine Reihenfolge und Termine werden fixiert.

Wenn Terminvorgaben zwingend einzuhalten sind oder die Erledigung der projektaufgaben hohe Priorität haben. Dann werden zunächst Meilensteine gesetzt die Dauer der Arbeitspakete ohne Berücksichtigung von konkreten Kapazitäten geschätzt und danachkiesend die Reihenfolge geplant. Die Ressourcen werden dann nach Termin angefordert  

6 Schritte für die Terminplanung: 

 1. Terminmanagement planen 

      => Termin Management Plan 

2. Vorgänge definieren 

=> Vorgangliste

3 Vorgangsfolfe festlegen

=> netzwerkdiagram , Meilenstein, Termin Einschränkung 

4 Ressourcen für Vorgänge schätzen 

=> Ressourcen mit Anforderungsporfil , geschätzter Aufwand 

5 Vorgangs Dauer schätzen 

  => Optik, pessimistisch, realistisch Dauer der Vorgänge, Peer Dauer, varianz und Standarteabweichung

6 Terminplan entwicklen 

=> kritscher Pfad, freier Puffer gesamt Puffer Ressourcen optimiert Terminplan 

Vorgänge müssen abgeschlossen werden bevor der Nachfolge Vorgang beginnen kann

Sollen zwei Vorgänge zum gleichen Termin fertig werden spricht man von einer Ende - Ende Beziehung 

Wennn Vorgänge zum gleichen Zeitpunkt parallel anfangen sollen ist es eine Anfang Anfang Beziehung 

Ein wesentliches und eindeutig vordifiniertes zwischen bzw Endergebnis im Projektverlauf

- vorgangsnummer 

-Vorgänger

-Nachfolger-Dauer und Aufwand in Arbeitstagen

- Einsatzmittel ( Beziehung und Kapazität)

-frühester Anfang, Frustes Ende , spätester Anfang, spätes Ende 

-Puffer  (gesamt und freier) - Vorgangs/ arbeitspaketbezeichnung