TIM/PM

Potenzielle Schadenshöhe * Risikowahrscheinlichkeit

• Vermeidbare Risiken
• Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit
• Nicht definierbare Katastrophen

• Fehleinschätzungen in der Planung

• Neue Entwicklungen im Umfeld der Projektes

• Entdeckten Fehlern in der Umsetzung

• Änderungswünsche des Auftraggebers

Festlegung und Einhaltung eines systematischen Ablauf zur Durchführung und Kontrolle von Änderungen

• Änderungsantrag

• Genehmigung oder Ablehnen des Antrages

• Durchführung der Änderung

• Rückmeldung nach Änderung

Steuern von Änderungen

Produkt (Projektgegenstand) soll mittels systematischen Dokumentationsprozesses in seiner Struktur (Konfiguration), Inhalt und Umfang erhalten bleiben und ständig auf dem neuesten Stand gebracht werden

• Ordnung, Transparenz und Qualität des Entwurfs und Herstellung

• Bereitstellung der Projektergebnisse und des Entwicklungsprozesses

• Nachvollziehbarkeit des Entwicklungsprozesses und der einzelnen Konfigurationen

• Bereitstellen der aktuellsten Informationen aller Beteiligten

• Wiederverwendbarkeit von Modulen

• Formales Ende des Projektes

  • Was geschieht mit dem Projektergebnis?

  • Was geschieht mit den Ressourcen?

• Analyse des gesamten Projektablaufes für Erkenntnisgewinn für zukünftige Projekte

• Inhaltlicher und emotionaler Abschluss des Projektes

• Wertschätzung der Arbeit zur positiven Motivation für zukünftige Projekte

• Zusammenführung von Archivierung der Projektdokumentation

• Festlegung der Verantwortlichkeit für die Ergebnisse oder Leistungen nach dem Projektabschluss

• Auflösung der betriebswirtschaftlichen Infrastruktur (Kostenstellen)

• Reintegration der temporär am Projekt beteiligten Mitarbeiter

• Ggf. Rückführung nicht benötigter Ressourcen

• Formale Entlassung des Projektleiters und des Projektteams

• Erfahrungssicherung

• Überleitungs- und Erhaltungsplan

• Endabnahme der Projektergebnisse

• Projektauswertung

• Projektinterne Abschlussbesprechung im Team / wichtigsten Stakeholdern

• Abschlussbericht und Fertigstellung der Projektdokumentation

• Überleitungsplan: Was soll mit denen im Projekt eingesetzten Ressourcen passieren?

• Erhaltungsplan: systematische Betreuung des Projektergebnisses

• Abnahmetest: z.B. Produkttests

• Produktabnahmebericht / Abnahmeprotokoll

  • Beschreibung der Abnahme und eventuellen Nachforderungen

• Vereinbarungen / Vorkehrungen für die künftige Einsatzphase mit dem Kunden

  • Vereinbarung über Leistungen wie

    • Wartung

    • Weiterentwicklung

    • Anwendungsunterstützung

• Ermittlung der Kundenzufriedenheit

• Ermittlung strategischen und operativen Zielerreichung

• Ermittlung der Ergebnisse auf Sach- (z.B. Nachkalkulation) und Beziehungsebene (z.B. Einschätzung der Atmosphäre)

• Erhebung von Kennzahlen zum Projektabschluss zur Ermittlung der operativen Zielerreichung; z.B.

  • Kosten- und Termintreue

  • Änderungshäufigkeiten

  • Fehlerquote

• Reflexion im Projektteam über die im Projekt gesammelten Erfahrungen

• Projektbeurteilung aus Sicht des Projektteams

• Besprechung kann auf die wichtigsten Stakeholder (PM Office, Kunden, etc) ausgeweitet werden

• Themen

  • Zielerreichung

  • Zufriedenheit

  • Ablauf des Projektmanagements

  • Verbesserungspotential

  • Konsequenzen aus Erfahrungen

• Festhalten des Projektgesamtergebnisses

• Sicherung der Erfahrung für Folgeprojekte

• Ablage und Zugriffsberechtigung auf relevante Projektdokumente (Reviews, Log-Buch, etc.) bekannt geben

• Planungsdaten für zukünftige Umplanungen und Schätzungsanalogien auswerten und einpflegen

• Projektabschlusssitzung (final session) mit erweiterten und interessierten Teilnehmerkreis veranstalten

• Projekt-Steckbriefe erstellen und verteilen (Wer, Was, Wann, Warum, Wie)

• Aus wichtigen Erkenntnissen (Technologien, Lösungskonzepte), innerbetriebliche Qualifizierungsmaßnahmen planen

• Projektleiter und Projektteam mit ihrem Wissenszugewinn intern outen

• Definition der Aufgabe und Planung eines Projektes, Aufwandschätzung, Zeitschätzung

• Aufgabenverteilung, Abgrenzung der Teilgebiete

• Festlegung von Methoden und Verfahren

• Koordination

  • Projektteam

  • Fachabteilung

  • Externe Beratung

  • Andere Beteiligte

• Dokumentation und Berichtwesen

  • Management

  • Fachabteilungen

• Überwachung von

  • Projektfortschritt / Leistungsumfang (Quantität / Qualität)

  • Zeit (Termine)

  • Kosten

  • Änderungen (change control)

• Erkennung von Engpässen und möglichen Risiken

• Erarbeitung von Lösungsmöglichkeiten

• Beschaffung von Mitteln zur Realisierung des Projektes

• Projektsteuerung und Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber (Vertragstreue)

• Persönliche Qualifikation

• Projektqualifikation

• Systemqualifikation

• Führungsstil

• Teamgeist

• Initiative

• Kreativität

• Kontaktfreudigkeit

• Verhandlungsgeschick

• Zuverlässigkeit

• Durchsetzungsvermögen

• Beinhaltet Kenntnisse und Erfahrungen die sich auf Organisationsmethoden und -techniken beziehen

• Fachmann der Projektorganisation, was Erfahrungen in der Projektarbeit voraussetzt

• Qualifikation beinhaltet alle Kenntnisse und Erfahrungen, die sich auf die Projektaufgabe beziehen

• Fundierte Systemkenntnisse für den Gesamtüberblick des Projektes, da jedes Teammitglied auf seinem spezifischen Fachgebiet qualifiziert sein sollte

• Abhängig von der Persönlichkeit, sollte überwiegend kooperativ sein

• Prinzip der offenen Tür

• Führung durch Überzeugung und Argumentation

• Ergebniskontrolle statt Verfahrenskontrolle

• Förderung von Initiative und Eigenverantwortung

• Am Anfang eher personenorientiert; später aufgabenorientiert

• Interdisziplinäre und hierarchieübergreifende Arbeitsgruppe

• In der Lage eine bestimmte Aufgabe in Projektform zu lösen

• Projektaufgabe erfordert gemeinsame Bearbeitung

• Einbeziehung von Spezialisten baut Brücken zu Fachabteilungen

• Commitment, Engagement und Ownership wird durch gemeinsame Bearbeitung im Team gefördert

• Offen vs. geschlossen

  • Offen

    • Zusammensetzung des Projektteams ändert sich im Laufe der Projektabwicklung

    • In den einzelnen Phasen werden unterschiedliche Mitarbeiter in unterschiedlicher Anzahl eingesetzt

  • Geschlossen

    • Von Anfang bis zum Ende sind die Mitarbeiter des Projektes gleich

    • Anzahl der Personen auch gleich

• Extern / intern / gemischt

  • Extern

    • ausschließlich betriebsexternen Mitarbeiter

  • Intern

    • Ausschließlich eigene Mitarbeiter

  • Gemischt

    • extern + intern

• Offen vs. geschlossen

  • Offen

    • Vorteil: Spezialisten

    • Nachteil: Identifikation mit Projekt

  • Geschlossen

    • Vorteil: Team Building

    • Nachteil: Arbeitsauslastung

• Extern / intern / gemischt

  • Extern

    • Vorteil: Best Practice

    • Nachteil: Fehlende Akzeptanz

  • Intern

    • Vorteil: Prozesskenntnis

    • Nachteil: Veränderungsscheu

  • Gemischt

    • Vorteil: Kreativität

    • Nachteil: Kommunikation

1. Forming (Testphase)
2. Storming (Konfliktphase)
3. Norming (Organisationsphase)
4. Performing (Verschmelzungsphase)

• Anfangsphase nach formaler Etablierung des Teams

  • Kontakt und Meinungsaustausch

• Mitglieder interessieren sich für

  • Einstellungen

  • Werterhaltung

  • Kontaktbereitschaft ihrer Teamkolegen

• Situation

  • Unsicherheit

  • Testen

  • Toleranzgrenzen

  • => Proaktive Rollenklärung

mit der der individuellen Bestimmung der Rolle im Team

• Welche meiner vielen Rollen soll ich spielen?

• Wen kann ich beeinflussen?

• Wer ist mein Einfluss zugänglich und von wem kann ich mich bereitwillig beeinflussen lassen?

• Wer besitzt eine Machtposition?

• Welche Individuen oder Untergruppen bestimmen anscheinend das Gruppengeschehen?

• Wie offen kann ich sein?

• Wie viel von mir, meine Gefühle und Einstellungen soll ich in der Gruppe zeigen?

• Gruppe muss sich entscheiden, wie sie zusammenarbeiten will

• Gruppenregeln werden getestet

• Sanktionserfahrungen werden gesammelt

• Konflikte werden explizit

• Situation

  • Konfliktentstehung ggf. Aufstand

  • Ablehnung von Kontrollen oder Prüfungen

  • Polarisierung der Meinungen

  • => Konfliktmanagement

• Wer übt Kontrollfunktionen aus?

• Wie werden Kontrollfunktionen ausgeübt?

• Was geschieht mit denen die gegen die Gruppenregeln verstoßen?

• => Spielregeln

• Bedingungen für eine Teammitgliedschaft sind

• Wer drinnen und wer draußen ist

• Welche Art Führerschaft findet Anhänger und Unterstützer

• Grenzen des akzeptablen Verhaltens

• Reagieren auf unpopuläres Verhalten

• Situation

  • Erste Teambeziehungen

  • Teamnormen und -verhaltensregeln werden ausgebildet

  • Abbau von Konflikten

  • Unterstützung und partizipative Zusammenarbeit wird selbstverständlich

  • => Informationsmanagement