Wissensmanagement Semester 1

• Fehlende Fehlertoleranz bzw. Fehlerkultur
  →Raum und Gesprächskultur für Fehlerreflexion schaffen
• Mangelndes Bewusstsein bezüglich Nützlichkeit von Wissenstransfer
  →Explizite Wissensziele definieren und mit Erfolgsbeispielen illustrieren
• Wissenstransfer als Ziel nicht in Unternehmensstrategie integriert
  →Entsprechende Erweiterung der Unternehmensstrategie
• Strikte Hierarchie unterbindet Eigeninitiativen
  →Handlungsspielräume schaffen (Management bei Objectives)
• Strikte Regelung von Datenschutz und Geheimhaltungspflichten
  →Explizit aufzeigen, wo Wissenstransfer erwünscht ist
• Fehlende Lern- und Veränderungsbereitschaft
  →Vorteile aufzeigen, Anreize schaffen

• Angst vor Gesichtsverlust und Versagen
  →Fehlerkultur ändern, Vorteil von Offenheit aufzeigen
• Bequemlichkeit
  →Vorteile von Lernbereitschaft aufzeigen
• Fehlende Anreize
  →Anreize schaffen
• Konkurrierende Zielsetzungen
  →Integration der Betroffenen in die Planungs- und Umsetzungsprozesse
• Fehleinschätzung eigener Fähigkeiten (insbesondere Überschätzung)
  →Jobbeschriebe, Anforderungsprofile publizieren, Erfolgsmessung
• Abneigung gegenüber «fremden» Ideen (Not invented-here)
  →Vorteile des Lernens von externen Ideen aufzeigen

• Fehlende Fach- und Methodenkompetenzen
  →Gezielte Weiterbildung und Trainings
• Fehlende zeitliche Ressourcen und Freiräume
  →Vorgesetzte formulieren Erwartungen und planen Ressourcen ein
• Kulturelle Barrieren
  →Schulung, gezielte Bildung interkultureller Teams
• Mangelnde Sozialkompetenzen
  →Gezielte Zusammensetzung von Teams, effizientes Konfliktmanagement
• Ungeeignete Kommunikations- und Informationssysteme (IT)
  →Auswahl und Implementierung angemessener Systeme

• Fehlende gemeinsame Sprache
  →Übersetzungsdienstleistungen, Übersetzungstools
• Fehlende Kommunikation
  →Kommunikationskanäle und Informationsprozesse definieren
• Falsch adressierte Kommunikation
  →Frühzeitige gemeinsame Überprüfung von Informationsprozessen
• Mangelhafte Aufnahmemöglichkeit (Rezeption)
  →Zeitressourcen einplanen, Vorteile aktiven Informierens aufzeigen
• Unkenntnis bezüglich vorhandenem Wissen
  →Wissen transparent und auffindbar machen
• Fehlende Einbindung in relevante Arbeits- und Informationsprozesse
  →Wissensträger gezielt in Prozesse einbinden

• Externalisierung von Wissen (Kernprozess 2)
  • •Wissen kommt nicht in geeigneter Medienform zur Speicherung.
  • •Wichtiges Wissen kommt nicht in die organisationale Wissensbasis.
• Internalisierung von Informationsangeboten = Lernen (Kernprozess 4 )
  • •Informationsangebote werden nicht rezipiert und internalisiert: bleiben ungenutzt.

• Methoden und Werkzeuge auf der Strategieebene
  • • Formulierung von Wissenszielen
  • • Definition von Erfolgsfaktoren
• Methoden und Werkzeuge auf der Prozessebene
  • • Informationsbedarfsanalyse
  • • Wissensverdichtung durch Modellierung
  • • Informationslogistik
  • • Diverse Wissensmanagement-Techniken zur Unterstützung des Unterrichts
• Methoden und Werkzeuge auf der Informationssystemebene
  • • Wahl geeigneter Informationssysteme

• Organisationen versuchen in der Regel, die Wahrscheinlichkeit ihrer Fortexistenz zu erhöhen.
• Sie beobachten dazu sich selbst (System) und ihre Umwelt.
• Sie knüpfen laufend Entscheidungen an bereits gefällte Entscheidungen an.

→ Organisationen bezeichnen ihre Operationen, die der Absicherung der Fortexistenz dienen sollen, als (strategisches) Management.

Eine organisationale Beobachtungliegt immer dann vor, wenn im Rahmen eines Entscheidungs(bildungs)prozesses eine unterscheidende Bezeichnung – also eine Beobachtungskategorie – verwendet wird. 

Oder anders gesagt: Organisationen beobachten sich selbst und ihre Umwelt, um Informationen im Hinblick auf Entscheidungsmöglichkeiten zu sammeln.

• Eine Entscheidung liegt immer dann vor, wenn aus einer Alternative eine Entscheidungsmöglichkeit selegiert wird.
• Es liegt nur dann eine «echte» Entscheidungsalternative vor, wenn es sich dabei um mehr oder weniger gleichwertige gangbare Wege handelt.
• Viele Entscheidungen sind «Pseudoentscheidungen», da eigentlich nur ein gangbarer Weg vorliegt.

(1) Selektion eines Entscheidungsthemas

→ Unterscheidung eines relevanten Themas vom «Rest der Welt»

(2) Selektion einer Entscheidungsalternative

→ Unterscheidung einer Entscheidungsalternative von allen anderen denkbaren Wegen

(3) Selektion einer Entscheidungsmöglichkeit

→ Unterscheidung einer Entscheidungsmöglichkeit der alternativen Entscheidungsmöglichkeiten

• Planungsentscheidung bzw. strategische Entscheidung

Eine Ausführungsentscheidungbzw. operative Entscheidung liegt immer dann vor, wenn zur Ausführung einer Planungsvorgabe ein gangbarer Weg (= eine Entscheidungsmöglichkeit) aus einer Alternative ausgewählt wird.

• Ausführungsentscheidung bzw. operative Entscheidung (auch: «Transformationsaufgabe»)

Planungliegt immer dann vor, wenn Vorgaben für zukünftige Entscheidungen (also Entscheidungsprämissen) in Form einer Entscheidung festgelegt werden.

Kontrolle liegt immer dann vor, wenn ein Vergleich zwischen festgelegten Soll-Werten und beobachteten Ist-Werten vorgenommen wird.

+ Zeigt anschaulich, wie bei der Daten- und Informationsverarbeitung immer neue Anforderungen hinzu kommen.

+ Liefert eine Unterscheidung zwischen operativem und strategischem Informations- und Wissensmanagement.

- Vermittelt falsche Werthierarchie: Kompetenzen sind nicht einfach mehr wert als exklusive Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

- Geringe Praxisnähe: In realen Arbeits-bzw. Entscheidungsprozessen ergibt sich nie ein linearer Ablauf von der Datenverarbeitung hin zur Entwicklung einer Wettbewerbsstrategie.

Pragmatische Ebene (Informationswirkung)

Was kann dazu führen, dass Informationsangebote nicht die gewünschte Wirkung haben?

Mögliche Probleme auf der pragmatischen Ebene (Informationswirkung):

• Generell: Fehlende fachliche Kompetenzen (Ausbildungsbedarf), fehlende Motivation der Mitarbeitenden
• unklare Organisationsstrukturen: unklare Zuständigkeiten, Arbeitsabläufe, Zielsetzungen (Lösungsansatz: Standardisierung von Arbeitsabläufen usw.)

Semantische Ebene (Informationsbedeutung)

Welche Probleme kann es bezüglich der Eindeutigkeit von Informationsangeboten geben? Worin können Mehrdeutigkeiten begründet sein?

Mögliche Probleme auf der semantischen Ebene (Informationsbedeutung):

• Generell: Mehrdeutigkeit oder Missverständlichkeit von Programmen, Informationsangeboten usw.
• Programme: Inkonsistenz, Widersprüche, Verträge: Widersprüche, zu grosser Interpretationsspiel-raum
• inhaltliche Erschliessung von Dokumenten: inkonsistente Thesauri, unsystematische Recherchemöglichkeiten, fehlende Konsistenz von Ontologien

Syntaktische Ebene (Informationsdarstellung)

Welche Probleme kann es bei der Codierung/Decodierung von Beobachtungen geben?

Mögliche Probleme auf der syntaktischen Ebene (Informationsdarstellung):

• Software: Limitierte Zeichensätze und Programmiersprachen (z.B. unbekannte Messgrössen; Fehler beim Datenmanagement: unkontrollierte Strukturveränderungen bei Datensätzen
• Hardware: Obsoleszenz von Datenträgern, Schnittstellenprobleme; grundlegende Sprachprobleme

Was ist Wissensmanagement?

Das Wissensmanagement (WIM) hat die Aufgabe, den organisationalen Wissenstransfer –das Mitteilen und Teilen von Wissen –zu optimieren. Das WIM legt den Fokus seiner Massnahmen auf die Externalisierung (Prozesse 1 + 2) und Internalisierung (Prozesse 1 + 4) von Wissen.

Was ist Informationsmanagement?

Das Informationsmanagement (IM) hat die Aufgabe, den organisationalen Informationsfluss zu optimieren. Das IM unterstützt das Erstellen und Vermitteln von bedarfsgerechten Informationsangeboten (Prozesse 2, 3 + 4). 

Fazit: «Aktiviertes» und «ruhendes» Wissen

→ Wissen in Aktion= Information (Rainer Kuhlen)

→Ruhendes Wissen = potenzielle Information

Wissensmanagement= gezielte Aktivierung ruhenden Wissens zur Schaffung von Innovationspotentialen 

Informationsmanagement= Optimierung des Informations- und Wissenstransfers mit Hilfe von Informationssystemen

• Artefakte (sichtbar, aber interpreationsbedürftig)
  Verhaltensweisen, Strukturen, Prozesse im Unternehmen àleicht zu beobachten, schwer zu entschlüsseln
• Werte und Normen (teilweise sichtbar, teilweise unbewusst) 
  Wertem Normen, Gefühle, wie Dinge sein sollten
• Grundannahmen (unbewusst und unsichtbar)
  Grundannahmen, unbewusste Anschauungen, Muster für Wahrnehmung und Verhalten àwerden nicht hiterfragt

Wissens- und Informationskultur = System aus Werten, Einstellungen & Verhalten in Bezug auf den sozialen Umgang mit Wissen und Information in der Organisation

• Integrität: geregelte & respektvolle Nutzung von Wissen/Information ànicht stehlen/ausnutzen
• Formalität: Offenheit, um informationelle Kommunikationswege zu nutzen
• Kontrolle: Nutzung der Infos zur Kontrolle (Facebook, Cambridge Analytics)
• Transparenz: Fehlerkultur
• Austausch: Rahmenbedingungen zur Bereitschaft der Wissensteilung
• Proaktivität_ Lernbereitschaft

Effiziente Deckung des Informationsbedarfs àkonzentrierte und verdichtete Informationsangebote àEffizienz und Effektivität des Informationsaustausches steigern

• Abstracts, Indexierung, Schlagworte, Kollaborative Inhaltserschliessung, Wissensordnungen (Klassifikation), graphische Darstellung, Kennzahlen/Indikatoren, Referenz- und Prozessmodelle, Organigramme

Funktionen von Modellen

Visualisierungen von komplexen Zusammenhängen àReduktion auf das Wesentliche ermöglicht schneller Ein- und Überblick = attraktive Informationsangebote

• Abbildung: Sachverhalt repräsentieren àleicht erkennbar
• Verkürzung: Fokus auf ausgewählte Aspekte
• Pragmatismus: bestimmter Nutzungszusammenhang

Kerneigenschaften von Modellen

• Allgemeingültigkeit
• Theoriebildung
• Mehr als eine Zustandsbeschreibung
• Empfehlungscharakter
• Vorlage für die Entwicklung eigener Modelle

Ideenvermittlung durch bildliche Assoziation und graphische Strukturierung von Information àSinnliche Erfahrungen auf abstrakte Inhalte übertragen = Analogiebildung àkognitive Brücken zwischen neuem und unbekanntem Wissen (Bekanntes mit neuen Perspektiven verknüpfen). Sie verfügen über starke emotionale Kraft – falsche Metaphern kann sich das Ganze aber auch ins Negative umkehren. 

Kritik und Nachteile von Metaphern

Wird ein angemessenes Sinnbild/Gleichnis verwendet? Verständnisfördernde Gliederung der Info?

Vorteile

• Motivation zur Auseinandersetzung mit der Thematik
• Neue Perspektiven der Interpretation
• Verbessert die Merkbarkeit der dargestellten Inhalte
• Erweitert unsere Erklärungen der Wirklichkeit
• Aufmerksamkeit auf das Bild gebündelt

Nachteile

• Ablenkung aufwendige Grafik mit unnötigen Details und Dekorationen
• Nicht passend zum Kontext
• Ruft unerwünschte Assoziationen hervor àfalsche Interpretation, irreführend
• Wirkung verloren à zu viel/lange benutzt
• Schwer interpretierbar à Missachtung von Visualisierungs-Konventionen
• Hoher Aufwand

Normative Wissensziele

VISION => was will man global erreichen? Bedeutung von WIM àoberste Kriterien, nach denen sich die Strategie und Umsetzung auszurichten haben

• Bedeutung von WIM und Wissen aufzeigen
• Grundlagen definieren
• Anweisungen und Anreize formulieren

Strategische Wissensziele

Welches Wissen/Fähigkeiten längerfristig pflegen oder neu entwickeln?

• Fähigkeitsportfolio definieren
• Ableitung von organisationalem Wissens- und Informationsbedarf wird möglich
• Strategiebildung fördern

Wissen identifizieren => Wissen entwickeln => Wissen bewerten

Operative Wissensziele

Wie kann das Wissen/die Information optimal aufbereitet und vermittelt werden?

• Normative und strategische Ziele umsetzen
• Optimierung der Wertschöpfungsprozesse

Hürden bei der Formulierung von Wissenszielen

Fehlende gemeinsame Sprache, fehlendes Methodenwissen, fehlende Praxisnähe, fehlende Motivation, blockierende Machtverhältnisse, Überschätzung der Bedeutung der Ziele

ACHTUNG: Zukünftiger Bedarf ist schwierig abzuleiten, Blindheit durch Bewährtes, Externe sehen Entwicklungsalternativen und Risiken meistens besser àunterschiedliche Perspektiven miteinbeziehen!

Kernfrage: Welche Informationen werden benötigt, um die Aufgabe auszuführen=

1. Repräsentative Befragung der Nutzer: praxisnahe Einsicht in betreffenden Arbeitsbereich / ACHTUNG: Blindheit ( àauch Tätigkeitsumfeld befragen)
2. Befragung im erweiterten Tätigkeitsumfeld: ergänzende Perspektive / ACHTUNG: geringere Praxisnähe, fehlende Distanz
3. Strategieanalyse: ausgeprägter Strategiebezug / ACHTUNG: Blindheit gegenüber Innovation ( àexterne Berater einbeziehen)
4. Prozessanalyse, Input-Output-Analyse, Entscheidungs- oder Aufgabenanalyse: enger Fokus auf konkrete Prozesse / ACHTUNG: fehlende Aussensicht (àergänzende Befragung)
5. Benutzermodellierung: enger Fokus auf ganz konkrete Anwendung / ACHTUNG: Informationsbedarf durch andere Methoden erheben.

Den wesentlichen Informationsbedarf ermitteln => unwichtiges eliminieren

• Methode der Bestimmung der kritischen Erfolgsfaktoren => via Interviews werden die wichtig eingestuften Themen ermittelt und Indikatoren zu deren Überwachung identifiziert
• Erfolg wird erst durch das Festlegen von Zielen und Planwerten messbar
• Wer die Erfolgsfaktoren kennt, ist eher in der Lage, die gesetzten Ziele zu erreichen

Vorgehensweise

1. Erfolg & Misserfolg definieren
2. Erfolgsfaktoren identifizieren & operationalisieren
3. Datenerhebung: IST-Werte
4. Auswertung & Darstellung der Kernergebnisse
5. Integration der Ergebnisse

Personal

• Unterstützung vom Management
• Zeitressourcen
• Verständliche Ziele
• Mitarbeiter integrieren
• Transparente Unternehmensziele
• Gezielte Weiterbildungen, Qualifikationen
• Individuelle, teamorientierte Anreizsysteme

Kultur

• Hohe Bereitschaft zur Wissensteilung
• Fehlertoleranz àAus Fehler lernen
• Offenheit für Neues & Lernen
• Teamfähig
• Kooperationsfähig

Struktur

• Flache Hierarchie
• Viele informelle und formelle Netzwerke
• Wissensbezogene Aufgaben direkt in Arbeitsabläufe integrieren
• Kommunikations- und Informationssysteme angemessen einsetzen

WIM-Aktivitäten

• Systematischer Wissenserwerb àgezielte Massnahmen
• Systematische Wissensgenerierung
• Wissensbasis pflegen durch Bewertung und Selektion von vorhandenem Wissen