FAWI M249 - ICT-Projektplanung und -überwachung Repetitionsfragen

• Bei komplexen, weit gefassten Projektzielen
• Bei interdisziplinären Projektergebnissen
• Bei grossen Projektorganisationen

• Das Arbeitspaket ist gegenüber anderen Arbeitspaketen eindeutig abgrenzbar.
• Die Ergebnisse des Arbeitspakets sind genau beschrieben.
• Das Arbeitspaket kann einer bestimmten Rolle bzw. Instanz der Projektorganisation zugewiesen werden.
• Das Arbeitspaket liefert ein überprüfbares Ergebnis.
• Das Arbeitspaket ist zeitlich begrenzt.

Die Funktionsmatrix erlaubt es dem Projektleiter, die Aufgaben bzw. Aktivitäten eines Projekts den einzelnen Rollen zuzuordnen und deren Funktion festzulegen. Dadurch lässt sich eine klare Abgrenzung zwischen den einzelnen Rollen und eine gute Übereinstimmung zwischen Nachfrage und Angebot bei der Stellenbesetzung erzielen.

• Termine können nicht gehalten werden.
• Kosten können das Budget überschreiten.
• Projektergebnisse können nicht in der vereinbarten Zeit bzw. zu den geplanten Kosten geliefert werden. Der erwartete Projektnutzen wird nicht oder nur reduziert erreicht.

• Kapazitätstreue Planung
• Puffertreue Planung
• Termintreue Planung

Ergebnisse und Ressourcen sind fix, der Endtermin ist variabel

Ergebnisse und der Endtermin sind fix, die Ressourcen sind variabel

Ergebnisse sind variabel, Ressourcen sowie der Endtermin sind fix

• Projektmanagement: Planung, Überwachung und Führung des Gesamtprojekts.
• Projektsitzungen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Meetings.
• Projektreporting: Systematische Berichterstattung über das Projekt.
• Änderungsmanagement: Geordnete Prüfung und Umsetzung von Projektänderungen.
• Konfigurationsmanagement: Gewährleistung konsistenter Projektergebnisse.
• Projektmarketing: Konzeption und Umsetzung interner und externer Informations-, Kommunikations- sowie Marketingmassnahmen.

• Projektstrukturplan
• Terminplan
• Kapazitätsplan
• Aufwandplan
• Kommunikationsplan

• Das Delphi-Verfahren ist eine systematische Befragungsmethode, bei der mindestens zwei Experten befragt werden, die aufgrund ihrer Erfahrungen realistische Voraussagen über den Aufwand einzelner Projektaktivitäten machen können.
• Während die Befragung beim Standard-Delphi-Verfahren anonym durchgeführt wird, werden die Schätzresultate beim Breitband-Delphi-Verfahren ausgetauscht, diskutiert und ggf. korrigiert.

• Die Infrastruktur ermöglicht die Projektaktivitäten.
• Zur Infrastruktur gehören Einrichtungen wie das Projektbüro oder auch die Ausstattung mit Informationstechnologie.

• Die Sachmittel stehen wegen der langen Lieferzeiten nicht zur Verfügung.
• Das gewünschte Personal ist in anderen Projekten gebunden.

Die Kostenplanung geht vom Detail aus, weil nur so sichergestellt werden kann, dass alle Kosten für Personal und Einsatzmittel differenziert erfasst werden. Das schützt davor, dass die Gesamtkosten unterschätzt werden.

• Bei der Vorwärtsrechnung werden vom frühesten Anfangszeitpunkt des ersten Vorgangs aus alle weiteren Termine (Anfangs- und Endzeitpunkte der anderen Vorgänge) berechnet.
• Bei der Rückwärtsrechnung werden vom spätesten Endzeitpunkt des letzten Vorgangs aus alle weiteren Termine (Anfangs- und Endzeitpunkte der anderen Vorgänge) berechnet.

Werkvertrag:

• Der Auftragnehmer erbringt ein konkretes Werk.
• Der Werkvertrag ist ergebnisbezogen.
• Das Werk muss die vereinbarte Beschaffenheit haben, das macht den Auftragnehmer ggf. schadenersatzpflichtig

Dienstleistungsvertrag:

• Der Beauftragte wird tätig und erbringt eine Dienstleistung.
• Der Dienstleistungsvertrag ist prozessbezogen.
• Bei einem Dienstleistungsvertrag ist die Schadensersatzpflicht äusserst eingeschränkt, da kein konkretes Werk erstellt wird.

Ein Arbeitsauftrag definiert die Bedingungen und Zuständigkeiten für die Ausführung eines oder mehrerer Arbeitspakete.

Der Projektleiter

Gemeinsamkeit:

• Es handelt sich um rechtlich bindende Verträge, die im OR geregelt sind.

Unterschied:

• Gegenstand des einfachen Auftrags ist die Ausführung einer bestimmten Arbeit; der Beauftragte schuldet dem Auftraggeber ein bestimmtes Wirken.
• Gegenstand des Werkvertrags ist der Arbeitserfolg; der Beauftragte schuldet dem Auftraggeber ein bestimmtes Werk oder Ergebnis.

• Aufgabe: Erforderliche externe Leistungen und Produkte identifizieren - Ergebnis: Make-or-Buy-Entscheidung
• Aufgabe: Anforderungen an die externe Erbringung von Leistungen eindeutig definieren - Ergebnis: Anforderungskatalog
• Aufgabe: Vertragsart bestimmen und Vertragsbedingungen aushandeln - Ergebnis: Vertrag

• Projektcontrolling ist verantwortlich für die erforderliche Transparenz im Projekt und schafft eine Entscheidungsgrundlage für das Managen und Steuern des Projekts. Projektcontrolling erfüllt damit eine Unterstützungsfunktion.
• Projektmanagement ist für die Projektergebnisse verantwortlich und stützt sich auf fortlaufende Berichte des Projektcontrollings.

• Genaue Problembeschreibung
• Konkrete Lösungsvorschläge

• Problemausmass: Betroffene Projektziele?
• Problemtendenz: Verstärkung oder Verringerung?
• Zeitraum: Dauer des Problems?
• Problemlösung: Symptombekämpfung oder Ursachenbeseitigung? Kosten?

Kosten, Termine, Ergebnis/ Qualität

Informationsquellen:

• Aktueller Projektplan (Soll-Daten)
• Arbeitspaketberichte bzw. Rückmeldungen über den Arbeitsfortschritt (Ist-Daten)
• Restaufwandschätzungen
• Ergebnisse aus Projektteamsitzungen

Durch die Offenlegung des aktuellen Projektstands und der bestehenden Probleme schafft die Projektleiterin auch die Voraussetzungen für ihre eigene Entlastung gegenüber dem Steuerungsausschuss bzw. dem Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Statusbericht eine wichtige Grundlage zur Ermittlung von Handlungsbedarf bei Abweichungen.

• Die Abweichungstabelle eignet sich für die Darstellung von Abweichungen gegenüber dem geplanten Zustand sowie für Abweichungen gegenüber der Vorperiode.
• Die Verlaufsgrafik bietet sich für die Darstellung von Abweichungen gegenüber einer geplanten Entwicklung an.

Der Leistungswert ist eine wichtige Kennzahl in einem Projekt. Er wird auch Fertigstellungswert genannt. Der Leistungswert ist die Antwort auf die Frage:« Was wurde für den Kunden bereits erbracht und wie viele Finanzmittel wurden dafür geplant?»

• Systematische Berücksichtigung von Änderungen im Rahmen der Projektarbeiten und -ergebnisse.
• Nachvollzug von Entscheidungen über Änderungswünsche
• Dokumentation aller durchgeführten Änderungen (als Nachweis für Zielanpassungen)

Mögliche Probleme:

• Termine und Kosten werden ohne nachvollziehbare Gründe überschritten.
• Die Konsistenz und Machbarkeit von Lösungen kann nicht gewährleistet werden.
• Änderungen an den Rahmenbedingungen und Zielen lässt das Projektteam am Sinn und an der Stossrichtung des Projekts zweifeln.

• Die Berücksichtigung von Änderungen wird mit zunehmendem Projektfortschritt immer teurer.
• Die Gefahr steigt, dass Änderungen nicht geordnet in die Projektergebnisse integriert werden.

Auswirkungen auf die Fachergebnisse des Projekts

Auswirkungen auf den Arbeitsaufwand des Projekts

Auswirkungen auf die Kosten des Projekts

Auswirkungen auf die Termine des Projekts

Auswirkungen auf den Ressourcenbedarf des Projekts

Auswirkungen auf die Aufbauorganisation des Projekts

Auswirkungen auf die Ablauforganisation des Projekts

Auswirkungen auf das Projektmarketing

• Das Konfigurationsmanagement soll die Konsistenz der (Zwischen-) Ergebnisse eines Projekts gewährleisten. Dabei wird untersucht, ob die Arbeitsergebnisse widerspruchsfrei sind, und sichergestellt, dass deren Elemente optimal aufeinander abgestimmt sind.
• Das Versionsmanagement soll sicherstellen, dass alle Versionen von (Zwischen-) Ergebnissen jederzeit wiederhergestellt werden können. Es sorgt also für die Konsistenz und Funktionsfähigkeit unterschiedlicher Varianten eines Lieferobjekts. Für diese Aufgabe ist das Versionsmanagement auf aktuelle und korrekte Informationen über alle Versionsstände angewiesen und muss deren Elemente und Änderungen kennen.