FAWI M249 - ICT-Projektplanung und -überwachung Repetitionsfragen

Kosten, Termine, Ergebnis/ Qualität

Informationsquellen:

• Aktueller Projektplan (Soll-Daten)
• Arbeitspaketberichte bzw. Rückmeldungen über den Arbeitsfortschritt (Ist-Daten)
• Restaufwandschätzungen
• Ergebnisse aus Projektteamsitzungen

Durch die Offenlegung des aktuellen Projektstands und der bestehenden Probleme schafft die Projektleiterin auch die Voraussetzungen für ihre eigene Entlastung gegenüber dem Steuerungsausschuss bzw. dem Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Statusbericht eine wichtige Grundlage zur Ermittlung von Handlungsbedarf bei Abweichungen.

• Die Abweichungstabelle eignet sich für die Darstellung von Abweichungen gegenüber dem geplanten Zustand sowie für Abweichungen gegenüber der Vorperiode.
• Die Verlaufsgrafik bietet sich für die Darstellung von Abweichungen gegenüber einer geplanten Entwicklung an.

Der Leistungswert ist eine wichtige Kennzahl in einem Projekt. Er wird auch Fertigstellungswert genannt. Der Leistungswert ist die Antwort auf die Frage:« Was wurde für den Kunden bereits erbracht und wie viele Finanzmittel wurden dafür geplant?»

• Systematische Berücksichtigung von Änderungen im Rahmen der Projektarbeiten und -ergebnisse.
• Nachvollzug von Entscheidungen über Änderungswünsche
• Dokumentation aller durchgeführten Änderungen (als Nachweis für Zielanpassungen)

Mögliche Probleme:

• Termine und Kosten werden ohne nachvollziehbare Gründe überschritten.
• Die Konsistenz und Machbarkeit von Lösungen kann nicht gewährleistet werden.
• Änderungen an den Rahmenbedingungen und Zielen lässt das Projektteam am Sinn und an der Stossrichtung des Projekts zweifeln.

• Die Berücksichtigung von Änderungen wird mit zunehmendem Projektfortschritt immer teurer.
• Die Gefahr steigt, dass Änderungen nicht geordnet in die Projektergebnisse integriert werden.

Auswirkungen auf die Fachergebnisse des Projekts

Auswirkungen auf den Arbeitsaufwand des Projekts

Auswirkungen auf die Kosten des Projekts

Auswirkungen auf die Termine des Projekts

Auswirkungen auf den Ressourcenbedarf des Projekts

Auswirkungen auf die Aufbauorganisation des Projekts

Auswirkungen auf die Ablauforganisation des Projekts

Auswirkungen auf das Projektmarketing

• Das Konfigurationsmanagement soll die Konsistenz der (Zwischen-) Ergebnisse eines Projekts gewährleisten. Dabei wird untersucht, ob die Arbeitsergebnisse widerspruchsfrei sind, und sichergestellt, dass deren Elemente optimal aufeinander abgestimmt sind.
• Das Versionsmanagement soll sicherstellen, dass alle Versionen von (Zwischen-) Ergebnissen jederzeit wiederhergestellt werden können. Es sorgt also für die Konsistenz und Funktionsfähigkeit unterschiedlicher Varianten eines Lieferobjekts. Für diese Aufgabe ist das Versionsmanagement auf aktuelle und korrekte Informationen über alle Versionsstände angewiesen und muss deren Elemente und Änderungen kennen.

Inhalte des Projektabschlussberichts (Aspekte):

• Business Case
• Projekt- bzw. Programmziele
• Projektorganisation
• Vorgehensweise und wichtige Methoden
• Einhaltung der Termine, Kosten und Aufwände
• Ergebnisqualität
• Prozessqualität
• Zufriedenheit der Interessengruppen
• Zufriedenheit der Projektmitarbeitenden
• Empfehlungen für die Nachhaltigkeit des Nutzens
• Übertragbare Lehren aus dem Projekt

Dokumente für den Projektabschlussbericht:

• Sitzungsprotokolle
• Beschlussprotokolle
• Referenzpläne (Projektstrukturplan, Ablaufplan, Terminplan, Kostenplan usw.)

• Auftraggeber und Manager der Linienorganisation
• Verantwortliche für das Projektmanagement
• Projektkunden
• Projektteam

• Mangelhafte Managementkompetenz
• Mangelhafte Projektunterstützung
• Mangelhafte Projektorganisation
• Mangelhafte Auftragsanalyse und -erteilung
• Mangelhafte Projektkultur
• Mangelhafte Projektplanung
• Mangelhaftes Projektmarketing
• Mangelhafte Projektüberwachung
• Mangelhaftes Konfigurationsmanagement
• Mangelhaftes Änderungsmanagement

• Aufträge (Projekt, Teilprojekt, Arbeitspakete)
• Anträge (Projekt, Teilprojekt, Phasen)
• Referenzpläne (Projektstrukturplan, Ablaufplan, Terminplan, Kostenplan etc.)
• Sitzungs- und Beschlussprotokolle
• Statusberichte und Problembeschreibungen
• Änderungsanträge und -massnahmen

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.

• Projekte sind zeitlich begrenzt, einmalig und komplex.
• Projekte haben für die jeweilige Organisation eine besondere Bedeutung.
• Projekte haben ein definiertes Ziel, das möglichst umfassend erreicht werden soll.
• Projekte beeinflussen die Unternehmenskultur (Normen und Verhalten).
• Projekte haben begrenzte Ressourcen zur Verfügung.
• Projekte bergen Risiken in sich (inkl. das Risiko des Scheiterns).
• In Projekten arbeiten unterschiedliche Fach- und Methodenspezialisten zusammen.
• Projekte haben eine hohe Dynamik.
• Projekte bilden temporär eine eigene, in sich geschlossene Organisationseinheit.

• Ziele (Systemziele und Vorgehensziele)
• Projektorganisation (Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation)
• Projektlenkung (Planung, Führung, Steuerung und Kontrolle der Projektaktivitäten)
• Instrumente (Techniken der Systemgestaltung und des Projektmanagements)
• Mitarbeitende (Die am Projekt Beteiligten)
• Unternehmenskultur (Gesamtheit der Wertvorstellungen, Leitmotive, Denkhaltungen und Normen in einer Organisation)

Veranstaltungsprojekt

Organisationsprojekt

Forschungs- und Entwicklungsprojekt

Investitionsprojekt

Das Programmmanagement geht über das Multiprojektmanagement hinaus, denn es geht nicht nur um das Management von mehreren Projekten, sondern um die Synergieeffekte zwischen den Projekten.

• Situationsanalyse
• Umfeldanalyse
• Projektzielsetzung
• Machbarkeitsanalyse
• Erste Aufwands- und Kostenschätzung
• Projektorganisation
• Projektantrag bzw. -auftrag

• Projektstrukturplan
• Aufwandsplan
• Termin- und Meilensteinplan
• Kosten- und Ressourcenplan
• Kommunikationsplan

• Projektführung
• Projektkommunikation (Projektmarketing)
• Projektcontrolling
• Projektreporting

• Projektauswertung
• Projektabschlussbericht
• Entlastung und Auflösung der Projektorganisation

Vorteile:

• Leicht verständlich
• Klare Struktur.

Nachteile:

• Es wird unterstellt, dass sich die Anforderungen und Ziele im Verlauf des Projekts nicht ändern.
• In jeder Phase wird davon ausgegangen, dass die zu lösenden Probleme vollständig erkannt sind.
• Der Kunde sieht das System erst, wenn es fertig ist.
• Theorie und Praxis können schnell auseinanderklaffen.

Das Wasserfallmodell konzentriert sich auf den Erstellungsprozess und ist flussorientiert, während sich das Spiralmodell auf die gesamte Lebensdauer eines Produkts bezieht und iterativ ist.