Beschaffungslogistik

Der Güterfluss umfasst sowohl die materiellen Güter, die für die Leistungserstellung direkt oder indirekt benötigt werden, als auch die immateriellen Güter, die die Leistungsfähigkeit der Unternehmung erhöhen (z. B. Entwicklungs- und Prozess-Know-how).

Im Zusammenhang mit dem Geldfluss wird das Thema der Lieferantenkredite und der Zahlungsbedingungen betrachtet (z. B. Anzahlungen, Zahlungsziele und Absicherungen im internationalen Zahlungsverkehr).

Die Primäraufgabe der Beschaffung ist die Versorgung der Unternehmung mit den notwendigen Ressourcen. Ressourcen können direkte und indirekte Güter und Dienstleistungen sein (Versorgungsfunktion). Unter direkten Gütern werden Material und Dienstleistungen verstanden, die unmittelbar mit der Leistungserstellung verbunden sind: Rohstoffe, Halbfabrikate, Fertigfabrikate, Systeme und dergleichen mehr. Sie sind Bestandteile des fertigen Produkts.

• Bezugsquellen externer Leistungen identifizieren
• Bezugsquellen externer Leistungen auswählen
• Auftragserteilung an externe Leistungsersteller
• Überwachung und Sicherstellung der externen Leistungserstellung

• Kostenkontrolle und Kostenreduktion: Bei der Überwachung der Kosten ist das Augenmerk auf die Gesamtkosten zu legen. Neben den Kosten für die Ressourcen (Preise), sind auch die Kosten für die Beschaffung und die Lagerhaltung zu berücksichtigen.
• Beherrschung der Beschaffungsrisiken: Durch die Abhängigkeit von den Beschaffungsmärkten entstehen Risiken, insbesondere bezüglich Zeit (Liefertermin und Durchlaufzeit), Qualität und Quantität sowie Kosten (Preis- und Wechselkursstabilität).
• Beiträge zur Produkt- und Prozessinnovation: Der Innovationsprozess lebt vom Ideenreichtum, der in der Regel mit der Anzahl der Beteiligten zunimmt. Mit zunehmender Vernetzung mit dem Beschaffungsmarkt wird es für die Beschaffung immer wichtiger, das Innovationspotential des Beschaffungsmarktes für die Unternehmung zu nutzen.

Die primären Sachziele der Beschaffung bezüglich der externen Leistungserstellung befassen sich mit der Einhaltung von Terminen, Qualität, Kosten und Mengen.

Da sich die primären Sachziele kurzfristig widersprechen können, ergeben sich oftmals Zielkonflikte. So z. B., dass kurze Durchlaufzeiten nur mit höheren Kosten oder Einschränkungen bei der Qualität zu erreichen seien. Dies wird vor allem durch den erhöhten Planungs- und Koordinationsaufwand begründet, den die Verkürzung der Durchlaufzeiten verursacht.

• Sie dienen innerhalb der betrieblichen Zielhierarchie ausschliesslich zur Erfüllung der  Unternehmensziele (so genannter „Strategischer FIT").

• Sie können nur aus den Vorgaben anderer Funktionsbereiche abgeleitet werden (und umgekehrt).

• Wie viele Lieferanten sind notwendig und sinnvoll?

• Welche Beschaffungsmärkte sollen bevorzugt werden?

• Welche Art von Lieferantenbeziehung (partnerschaftlich vs. opportunistisch)?

• Welche Bedeutung hat der lokale Markt für die Unternehmung?

• Wie funktioniert die interne und externe Kommunikation?

• Welche Organisationsform soll gewählt werden?

•             Umsetzen der Beschaffungsstrategien
•             Risiko-u. Vertragsmanagement
•             Beziehungsmanagement mit ausgesuchten Lieferanten (Integrationsvorteile)
•             Mitarbeit in Entwicklungsprojekten (Innovationsvorteile)
•             Nutzen von Synergiepotenzialen
•             Make-or-Buy-Projektarbeit
•             Nutzen von Prozessvorteilen in Logistikprojekten (JiT; VMI, Kanban)
•             Schaffen von Mehrwert für das Unternehmen

• Persönlich: engagiert, flexibel, belastbar, loyal
• Fachlich: Wirtschaft, Technik, Recht, Bildung
• Sachlich: rational, unternehmerisch, systematisch, zielorientiert
• Methodisch: Strategie, IT, Organisation, Management, Konzepte
• Sozial: Führung, Motivation, Verhandlung, Kommunikation, Internationalität

BMF ist eine aktive und systematische Informationsermittlung über Situationen und Tendenzen in

• Beschaffungsmärkten, über
• Beschaffungsgüter und Dienstleistungen und über
• Anbieter / Lieferanten.

Zur Informationsermittlung zählen die Suche, Aufbereitung, Analyse und Interpretation der Informationen über die oben genannten Betrachtungsfelder.

BMF dient der Vorbereitung strategischer Beschaffungsentscheidungen z. B. bei der Suche neuer Lieferanten, bei bevorstehenden Investitionen, der Suche neuer Märkte oder der Beurteilung von Marktveränderungen (politische Unsicherheit führt zu Versorgungsengpässen).

• Transparenz auf den Beschaffungsmärkten weltweit verbessern (Analyse der Markt- und Branchensituation)
• Optimale Versorgung durch Früherkennung von Beschaffungsengpässen und erschließen neuer Quellen
• Erkennen der strategischen und operativen Leistungsfähigkeiten bei Anbietern/ Lieferanten als   Entscheidungsgrundlage der Lieferantenwahl sowie der Lieferantenbewertung.
• Versorgung andere betrieblicher Funktionen mit Informationen (Finanz, Produktion, Marketing, Vertrieb)
• Nutzung internationaler Gegebenheiten (Wechselkursvorteile, Preisgefälle)
• Wissen über Wettbewerber in den Beschaffungsmärkten und deren Aktivitäten

• die Beschaffungspolitik ein fester Bestandteil der Unternehmenspolitik ist

• die Beschaffungsstrategien einen nachvollziehbaren Beitrag zur Erfüllung der Unternehmens- resp. Beschaffungsziele leisten

• die Organisation und Ressourcen diesen Auftrag unterstützen

• ein Management-Commitment diesen Leistungsauftrag in alle Unternehmens-bereichen mit trägt

• die Beschaffung über ein „griffiges" Beschaffungsmarketing-Konzept verfügt

• internes sowie externes Marketing der Beschaffung (pro-aktive Zusammenarbeit)betrieben wird

• Planung, Steuerung, Kontrolle und Bewertung der Beschaffungsergebnisse regelmässig und zielorientiert verlaufen

1. Strategische und Operative Rhamenbedienungen (Management Aufgaben)
2. Strategischer Make or buy Entscheid (Management Aufgaben)
3. Strategischer Hauptstossorientierung (Strategische Aufgaben)
4. Umsetzungplanung (Strategische Aufgaben)
5. Umsetzung (Strategische Aufgaben)

Strategie ( Warengruppen, Beschaffungsmärkte, Lieferantenmanagement, Lieferantenstrategie

Aufgaben und Prezesse ( Kostenmanagement, Beschaffungsmanagement, Qualität)

Struktur und Führung ( Organisation, Personal, Infrastruktuir, Kompotenzen)

Kultur ( Ethik, Rechte)

•Jahreszielsetzungen

•Design von Strukturen und Prozessen

•Festlegung von Ressourcen und Qualifikationen

•Planung von Kosten / Investitionen

•Masterplan

-Umsetzungsprojekte definieren

-Massnahmen/Arbeitspakete definieren (Projektstruktur)

-Termine und Verantwortung festlegen

•Konkrete Umsetzungsmassnahmenausführen

•Training der Mitarbeitenden

•regelmäßiges Controlling & Reporting des Projektfortschrittes

•Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) einleiten

Immer stärker richten Unternehmen ihre strategischen Ziele nicht nur nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten aus, sondern binden auch andere Aspekte in ihre Vision und langfristigen Ziele ein. Nachhaltige Beschaffung soll die Einhaltung als Triage von sozialen und ökologischen (Mindest-)Anforderungen über die ganze Lieferantenkette einer Organisation auf der Basis ökonomischer Nachhaltigkeit sicherstellen.

Es umfasst somit die Planung, Umsetzung und Überwachung der notwendigen Instrumente und Abläufe zur Durchsetzung von Nachhaltigkeitsstandards bei Lieferanten

• Risikominimierung von Verletzungen grundlegender sozialer und ökologischer Standards in der Lieferantenkette

• Einsparungspotential durch effizientere Ressourcennutzung

• Imageverbesserung der Organisation in der Öffentlichkeit, bei Kunden und Mitarbeitern

• Erhöhung der Qualität und Effizienz der Austauschbeziehungen zu Lieferanten

• Ermöglichung positiver Einflussnahme auf ökologische und soziale Entwicklungen

Für Unternehmen und Organisationen, deren Beschaffungsmärkte in Entwicklungs- und Schwellenländern liegen.

• Verhaltenskodex definieren

• Lieferanten zur Einhaltung des Verhaltenskodex verpflichten

• Risikoreiche Lieferanten kontrollieren

• Über weitere Zusammenarbeit entscheiden

Situation des Unternehmens und den Beschaffungsbedarf

sowie den Problemlösungsprozess als Beschaffungsmarkt- und Lieferantenanalyse

im Beschaffungsmarkt z.B. rasche Preisveränderungen, Kapazitätsengpässe oder -überhang, neue Märkte / neue Lieferanten, bisherige entfallen (Insolvenz von Lieferanten)

im Absatzmarkt z.B. Anspruchsänderungen der Kunden (Preise, Service, Termine, Nachfrageänderung, soziale / ökologische Anforderungen), Veränderung der Wettbewerbssituation, Fusionen.

im makroökonomischen Umfeldz.B. staatspolitische, rechtliche oder wirtschaftspolitische Rahmenbedingungen (z.B. Schutz-Zölle, Währungsparitäten, Wirtschaftskrisen, Streiks), technologische Entwicklung, neue Gesetze und Verordnungen.

1. Verkauf / Marketing: z.B. neue Produkte / Dienstleistung lancieren, neue Kunden und Märkte erschliessen, erweitertes Angebot, Verkaufsaktionen

2. Beschaffung:neue Lieferanten, Lieferantenentwicklung, -integration, Preis-/ Kostensenkungsziele der GL, Outsourcing-Projekte , strategische Beschaffungsprojekt

3. Forschung / Entwicklung: z.B. Neuentwicklungen, Konstruktions-und Spezifikationsänderungen

4. IT:Prozessoptimierung durch neue ERP-Möglichkeiten (belegloser Bestell-und Abrechnungsverkehr, VMI), E-Auktionen

5. Finanz + Controlling: z.B. höhere Ebit-Ziele, höherer Kapitalumschlag, reduziertes Umlaufvermögen

Leistung z. B. durch neue Angebote, Senken oder Erhöhen bestehender Leistungen.

Mengen z. B. Mindermengen führen zu Produktions- bzw. Auslieferproblemen, Fehlmengen im Markt, zu viel Mengen bei Absatzeinbruch.

Preise / Kosten: z. B. Preiserhöhungen (Höhe, Zeitpunkt, Möglichkeit der Kompensation bzw. Weitergabe im Markt), Preissenkungen durch Währungswechsel.

Zeit wie z. B. Lieferzeiten verändern sich drastisch und unvorteilhaft.

Ort z. B. Beschaffungsmärkte fallen weg bzw. neue entstehen

1. Zieländerung / Anpassung der Beschaffungspolitik und -strategie
2. Beschaffungsmarkt- und Lieferantenwechsel
3. Alternativen zu bestehenden Beschaffungsgütern (Alternativrohstoffe und -technologien wie z. B. 3D-Druck)

Die Kernziele bzw. Formalziele sind Ziele, in denen der Erfolg des unternehmerischen Handelns zum Ausdruck kommt. Sie sind z. B. die Realisierung einer marktgerechten Rentabilität auf dem investierten Kapital. Eine wichtige Voraussetzung für eine gute Rentabilität ist eine hohe Wirtschaftlichkeit. Die Wirtschaftlichkeit wiederum ist abhängig von der Produktivität und den Input- und Output-Preisen (Aufwand und Ertrag)

Sachziele sind Ziele, die sich auf das konkrete Handeln eines Betriebes bei der Leistungserstellung beziehen, d. h. auf die Art, Menge, Qualität, Ort und Zeit der zu produzierenden Güter oder einer zu erbringenden Dienstleistung. Sachziele richten sich meist nach den Formalzielen (siehe auch „Übersicht Zielkategorien").

• Leistungserstellungsziele

o Markt- und Produktziele (Fokus Marketing!)

o Umsatzziele, nach Produkten und Märkte

• Finanzziele (abgeleitet aus finanzwirtschaftlichen Umsatzprozess) o Vermögens- und Kapitalstruktur (Eigenfinanzierungsgrad)

o Cashflow, Ebit, Zahlungsbereitschaft, Liquidität

• Führungs- und Organisationsziele (zur optimalen Gestaltung und Steuerung des güter- und finanzwirtschaftlichen Umsatzprozesses) o Gestaltung des Problemlösungsprozess (Führung nach Zielen, MBO)

o Führungsfunktionen (PEAK) und Führungsstil (z. B. kooperativ)

• Soziale und ökologische Ziele o In Bezug auf die Mitarbeiter (Arbeitsplatzgestaltung, Bonussystem)

o In Bezug auf die Gesellschaft (Ökologie)

Produktivität

Wirtschaftlichkleit

Gewinn/ Rentabilität

- Lieferantenstruktur (Single-/Multiple-/Modular Sourcing)

- Lieferantenbeziehungen (Opportunistisch vs. Partnerschaft)

- Entwicklungspartnerschaften / Lieferantenintegration

- Inland/Ausland (Local / Global Sourcing)

- direkt oder indirekt (Hersteller oder Händler)

- Lieferantenbewertung, Audits; Zertifikate

- Eingangskontrolle, Qualitätssicherungsvereinbarung

- Bedarfs- und Mengenplanung, Prognosen

- Rahmenverträge/Abruf

- Mindestmengen/Kleinmengen/Bedarfsbündelung

- Lagerprogramm (Konsignationslager, Kanban, Just in Time)

- Währungsfokus / -mix (USD, €, CH)

- Zahlungs- und Lieferbedingungen/Konditionen

- Preisform (fest/ Gleitpreisformel)

- Preis- und Wertanalyse mit Lieferanten

- Kostensenkungsvereinbarungen / open book