Gestion administrative

- documents relatifs aux qualifications de l'employé (évaluations, MBO)

- expertises graphologiques, phsychologiques ou médicales

- tests psychologiques

A déduire 1 à 2 ans après leurs établissements.

La gestion de ces informations nécessite une systématique de classement efficace et pratique pour tous les utilisateurs du dossier.

- classer par ordre alphabétique

- classer chronologiquement les pièces et numéroter ces dernières -> facilite à suivre l'évolution du dossier, classement rapide lors de nombreuses consultations, détection rapide des informations manquantes

- Feuille de couverture (nom, prénom, adresse, date de naissance, date d'entrée, fonction, no AVS, état civil)

- Personnel (dossier de candidature)

- Contrats (contrat de travail, modification du contrat)

- Qualifications (cahier des charges, évaluations, appréciations (MBO), promotion/mutation)

- Formation (plan de carrière, cours, perfectionnement)

- Assurances (AVS, caisse maladie, caisse de pension, déclarations)

- Correspondance (divers : avis de naissance, directives)

Système d'information du personnel : un système d'information de gestion des ressources humaines est une interface entre la gestion des ressources humaines et les technologies de l'information et de la communication. Il combine la GRH avec les moyens mis à disposition par les technologies.

ce système libère ainsi le personnel RH de tâches fastidieuses et répétitives leur permettant de se concentrer sur des problèmes plus décisionnels, stratégiques ou politiques et économiques.

- générer automatiquement des ratios retenus sous forme de tableaux de bords

- base de référence pour les collaborateurs

- intégration entre les données saisies pour l'engagement, la rémunération, formation et évolution professionnelle

- extraire et travailler les données de façon conviviale

- accès décentralisé aux données pour les responsables qui veulent consulter leur personnel

- indicateurs d'état (pyramide d'âge, ancienneté, ratio hommes-femmes)

- indicateurs de flux (taux de rotation, absentéisme)

- indicateurs de gestion (coût moyen de recrutement, nb jour de formation par an et collaborateur)

- Turnover ou taux de fluctuation (nb de départ ou d'entrée / par effectif moyen

- Taux de formation (montants des formations / masse salariale ou nb d'actions ou jours de formation / par  nb de salariés

- Taux d'absentéisme (nb de jours de travail perdus / nb de jours de travail disponibles ou heures d'absences pendant une période / par heures théoriques de travail pendant la même période

- Ratio de déperdition (nb de départ volontaires (CDI sauf retraités) / par nb d'entrées (CDI)

- dossiers placés dans une armoire fermée à clé

- dossiers consultables uniquement en présence d'un collaborateur RH

- seuls les collaborateurs du département RH ont accès au local

1. Garanties suffisantes (contractuelles) qui assurent un niveau de protection à l'étranger

2. Personne concernée a donné son consentement

Seules les données étant en lien avec l'activité professionnelle (aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou nécessaire à l'exécution de son contrat de travail (328b CO) peuvent être consignées dans son dossier personnel.

1. Contrôle des coûts

2. En un coup d'oeil visualiser des données stratégiques

3. outil de pilotage et d'aide à la décision des responsables

4. mettre en évidence des écarts entre une situation prévue et réelle

5. analyser des actions, amélioration, restriction à entreprendre

- effectif du personnel et leur répartition par secteurs

- répartition hommes / femmes

- mouvement du personnel - rotation - turn-over

- effectif moyen

- fidélité du personnel

- suivi des activités de recrutement (nb de candidat par recrutement, nb de candidatures analysées, reçues, coût moyen du recrutement)

- l'absentéisme

un indicateur doit fournir un résultat qui donne lieu à une interprétation, une analyse plus fine, voire un plan d'action.

Une base pour l'action.

- mieux suivre et anticiper la situation sociale de l'entreprise

- se comparer et se situer dans un secteur en fort développement

- enrichir et faciliter le bilan annuel

- essentielles

- significatives

- rapidement compréhensibles

Un outil de pilotage incluant des indicateurs RH

1. Planification des besoins en personnel

2. Description de fonction / demande en personnel

3. Acceptation du poste

4. profil d'exigence

5. publicité - annonce

6. réception des dossiers de candidature

7. Présélection

8. entretiens

9. décision du choix du candidat

10. contrat

11. formalité d'entrée

12. plan d'introduction

13. accompagnement durant le temps d'essai

1. réception des dossiers de candidature

2. préselection

3. entretien

4. décision du choix du candidat

Avantages : connaissance et capacités des candidats sont connues - adaptation plus rapide - procédure de recherche plus rapide et moins onéreuse

Inconvénients : favorise la routine et un regard neuf sur l'entreprise - les supérieurs hiérarchiques peuvent faire preuve de résistance en leur privant de leurs bons éléments.

Avantages : motivation des collaborateurs en leur ouvrant des perspectives de carrière - contribue à accroître le sentiment de sécurité de l'emploi - satifaire le besoin de changement

Inconvénients : en cas de refus de candidature, démotivation du collaborateur - problèmes d'acceptation peuvent surgir au sein d'une équipe lorsqu'un collaborateur est nommé chef.

- revues spécialisées (plus onéreuse que sur internet)

- site de l'entreprise (être attentif à l'accessibilité, facilité d'utilisation, l'interactivité, formulaire)

- portails d'offres d'emploi (jobup)

- agence de recrutement (utile sur des postes de cadres ou de personnel à qualifications, plus de discrétion)

- chasseurs de tête (débaucher des collaborateurs à la concurrence)

- ORP offices régionaux de placement (service gratuit)

- réseautage

- relations publiques (écoles, manifestations, réunions d'information)

Formulaire donnant l'accord pour l'engagement d'un nouveau collaborateur.

Aide dans la planification du personnel et est nécessaire pour avoir un contrôle permanent des engagements et des coûts relatifs.

- demandeur : département et supérieur direct

- description du poste demandé (raison, nature du contrat, fonction)

- justification en cas de remplacement ou si nouveau poste ou si modification de contrat

- signature / controlling

- commentaires des ressources humaines

- décision du CEO

- décision du délégué du conseil d'administration

Elle doit éveiller l'intérêt des futurs candidats potentiels et leurs donner envie de poser leur candidature. Elle doit être rédigée en étant tournée vers le candidat et contenir toutes les informations nécessaires et filtrer tous ceux qui ne correspondraient pas aux exigences du poste. Son apparence graphique doit être soignée. Doit fournir des informations claires et transparentes.

1. Présentation de l'entreprise

2. Intituler du poste (pourcentage)

3. Exigences recherchés (profil du poste)

4. Activités liées au poste

5. Prestations (avantages)

6. Détails de la postulation (modalités de candidature)

1. le service du personnel connait mieux les exigences techniques et personnelles du poste ainsi que la culture d'entreprise - cela revient moins cher.

2. discrétion - toucher directement le candidat travaillant pour la concurrence - si service RH restreint, le specialiste peut fournir toute une prestation de service (rédaction d'annonce, premier tri)

- Traiter le dossier avec soin (pas de pliage, de perforation si envoyé par la poste : il appartient au candidat à l'exception de la lettre de motivation)

- Envoyer un accusé de reception en mentionnant dans quel délai des nouvelles seront données et respecter les délais de postulation de l'annonce

- répondre de manière personnalisée au moins à ceux qui ont été auditionnés ou même parfois mieux de téléphoner pour expliquer la décision négative

Complet : ensemble des docs et renseignements demandés

Organisé : correct du point de vue formel (pas de fautes de frappe ou d'orthographe), bien présenté

adapté : documents adaptés à la fonction et à la position

structuré : clairement structuré et compréhensible - mise en évidence des informations pertinentes

crédible : informations et données compréhensibles, succintement décrites si nécessaire, attestées par des certificats

non elliptique : présenté de manière chronologique - périodes sans activité rémunérée justifiées sur le CV

à jour : tous les documents doivent être à jour

La matrice ABC

A = excellent dossier

B = bon dossier (en attente)

C = ne correspond pas (réponse négative)

1. Confirmation par courriel du lieu, l'heure, la date et les personnes présentent à l'entretien

2. un plan d'accès

3. Informations utiles

Elle apporte beaucoup d'information sur le candidat :

- décrivez-moi une situation où ....

- comment vous y êtes-vous pris ....

- quels résultats avez-vous obtenus

- ne pas se laisser influencer par des idées préconçues, par des préjugés et l'effet de halo

- garder à l'esprit que c'est le candidat qui doit le plus parler et pas vous

1. Etre à l'heure

2. Mettre à l'aise le candidat en le remerciant de sa venue

3. Indiquer le déroulement de l'entretien (présentations des personnes autour de la tables, questions sur le candidat, présentation du poste, questions en général)

4. ne pas parler des exigences du poste avant que le candidat n'ait pu se présenter et parler de ses compétences

5. Terminer l'entretien par les prochaines démarches et éventuellement demander au candidat de confirmer son intérêt par écrit.

6. donner au candidat des brochures ou autres informations utiles sur l'entreprise

mise en situation et analyse de compétence de futurs cadres ou poste de spécialiste effectué par des entreprises spécialisées