Projektmanagement Repetitionsfragen

? Anlehnung an die natürlichen Gegebenheiten, wie - physische Struktur - räumliche / geografische Anordnung (z.B. Hauptsitz, Filialen) - Funktionen - beteiligte Disziplinen

? Ermessen des Projektleiters

? Module so eng umschreiben, dass sie von einer Stelle bearbeitet werden können

? Ausführende Stelle sollte jedoch möglichst freie Hand bei der weiteren Untergliederung des Moduls haben

? Die Vollständigkeit ist Voraussetzung, um Überraschungen bezüglich des Aufwandes zu vermeiden.

? Brainstorming-artiges entwickeln mit Mind-Map ? Struktur-Baum / Geschäftsfunktionshierarchie-Diagramm (GFHD)

? Den zeitlichen Ablauf vom Projektstart bis zum Projektabschluss

? Aufzeigen des zeitlichen Projektablaufs

? Zerlegen des Projekts in überschaubare Etappen, Phasen und Meilensteine

? Start und Ende dieser Phasen werden definiert

Beispielsweise gegliedert nach Phasen gemäss gewähltem Vorgehensmodell, wie

? Vorstudie

? Hauptstudie

? Detailstudien

? Systembau

? Einführung

? Überlagerung der zwei Dimensionen Objektstruktur und Zeit- / Ablaufstruktur

? Übersicht über den gesamten Inhalt des Projektes

? Welche Aufgaben in welcher Projektphase

? Zuteilung der Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitspakete

? Grundlage für die Planung der Projektorganisation

? Die definierten Arbeitspakete werden in der Projektablaufplanung weiterverwendet, welche wiederum die Grundlage für die Termin- und Ressourcenplanung bildet.

? Sind die AP in sich geschlossen, unabhängig von den übrigen Paketen

? Kann verantwortliche Stelle für die Durchführung des AP klar identifiziert werden

? Ist der Umfang des Pakets nicht zu gross oder zu klein

? Klare Abgrenzung gegenüber anderen Paketen

? Wofür interne und wofür externe Stellen zuständig sind (Zuständigkeiten und Abgrenzungen).

? Externer Auftraggeber (Kunde) ? Berater / Experten ? Lieferanten

? Lieferfristen und Termintreue, Qualität ? Verfügbare Bearbeitungskapazität ? Risiken bei Schnittstellen ? Ausweichmöglichkeiten, Alternativen

? Eine zweckmässige, auf das Projekt ausgerichtete Organisation

? Wahrnehmen derjenigen Aufgaben, welche von der Linienorganisation nicht oder nicht ausreichend wahrgenommen werden.

? Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen werden geregelt

? Die Projektorganisation ist auf die bestehende Organisation und das Projekt auszurichten

? Für jedes der Arbeitspakete ist zu beurteilen, ob die bestehende Linienorganisation die Aufgabe in eigener Verantwortung abdecken kann, oder ob die Aufgabe in die Projektorganisation einzubinden ist.

? Prinzip: der Aufgabe geben, was sie braucht.

? Komplexität und Neuheitsgrad der Aufgabe ? Vorhandenes Knowhow und Voraussetzungen der Linienorganisation ? Dauer der Aufgabe / des Projektes

? Linienorg.: administrativ-disziplinarische Führung, das "Wie, Wer" ? Projektorg.: projektbezogene Führung, das " Was, Wann"

? Direkter Vorgesetzter des Projektleiters ? Der Auftraggeber ? Speziell ernannter Projektausschuss

? Notwendigkeit abklären

? Nur massgeblich am Projekt beteiligte oder vom Resultat betroffene Mitglieder

? Kosten- Nutzenvertreter in ausgewogenem Verhältnis ? Beschränkte Anzahl Mitglieder, zwecks Effizienz, Flexibilität, Entscheidungsfähigkeit, ca. max. 5-8 Mitglieder

? Festlegung übergeordneter Projektziele und der Rahmenbedingungen

? Formulierung des Projektauftrages ? Genehmigung der Projektorganisation

? Periodische Genehmigung bzw. Korrektur der übergeordneten sachlichen, terminlichen und wirtschaftlichen Ziele

? Fällen von Entscheiden

? Instanz bei Interessenkonflikten Linien-/Projektorganisation

? Entscheid über den Abbruch von Projekten

? Das Planen, Überwachen, Steuern und Koordinieren der Projektabwicklung. ? Das Dokumentieren der Projektdaten und Ereignisse. ? Sicherstellen einer geordneten Projektdokumentation. ? Informations- und Führungsaufgaben gegenüber internen und je nach Projektorganisation auch gegenüber externen Beteiligten.

? Für die Erreichung oder Übererreichung der sachlichen, terminlichen und wirtschaftlichen Projektziele, im Rahmen seiner Kompetenzen.

? Für die Berichterstattung gegenüber den übergeordneten Instanzen bei sich abzeichnenden Problemen oder Abweichungen und das Vorschlagen geeigneter Massnahmen.

? Notwendige Entscheide sach- und termingerecht fällen ? Wahren der Unternehmungsinteressen

? Zugesicherte Leistungen sach-, termin-, und kostengerecht ausführen

? Verpflichtung, den Projektleiter bei Abweichungen, Massnahmen und Entscheiden aus eigener Initiative frühzeitig und richtig zu informieren und ihn bei der Durchführung von Korrekturmassnahmen aktiv zu unterstützen.

? Das Recht, Aufträge an die am Projekt beteiligten Stellen zu erteilen (im Rahmen der Projektaufgaben und der vereinbarten Kapazitäten).

? Das Recht, jederzeit von den am Projekt beteiligten Stellen (auch unter Umgehung des Dienstweges der Linienorganisation) zu allen projektrelevanten Fragen umfassende und verbindliche Informationen einzuholen.

? Führungskompetenzen gegenüber den Mitgliedern der Projektorganisation

? Das Recht, fristgerechte Entscheide zu erwirken, nötigenfalls durch Weiterziehen des Entscheides an die zuständige, übergeordnete Stelle der Linienorganisation

? Einspruchsrecht, in Fällen, wo Sach-, Termin- oder Wirtschaftlichkeitsziele des Projektes gefährdet sind.

? Durchsetzung von Massnahmen, die durch die Linieninstanzen getragen werden ? Entscheid über die von der Linie zur Verfügung gestellten Personalkapazitäten ? Prioritätensetzen ausserhalb des Projektrahmens

? Mit Partnern klares, offenes Verhältnis schaffen durch klare, präzise Abmachungen, welche mit Vorteil schriftlich erfolgen.

? Mit den betroffenen Stellen der Linienorganisation.

? Die vorangehende Strukturierung des Projektes ? Die Zuteilung der Arbeitspakete

? Analyse der Rahmenbedingungen ? Analyse der einzelnen Aufgabenpakete ? Festlegung der Struktur der Projektorganisation ? Regelung des Informationsflusses ? Personelle Besetzung der Projektorganisation ? Einführung der Projektorganisation

? Das Projektvolumen

? Die Durchlaufzeit des Projektes

? Die Bedeutung des Projektes für die Unternehmung

? Es überprüft werden, ob und in welcher Form ein jedes Aufgabenpaket in die Projektorganisation zu integrieren ist.

? Anzahl der Direktunterstellten nicht zu gross wählen ? Administrative Führung in der Regel beim Linienvorgesetzten belassen

? Wichtige Mitglieder der Projektorganisation auch örtlich zusammenziehen

? Projektorganisation auf die Struktur des Auftrages ausrichten

? Fachliche und persönliche Eignung für die Aufgabe ? Stellvertretung vom Schlüsselpositionen insbesondere des Projektleiters regeln ? Auswahl in Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten der Linienorganisation