18_SC_Pflichtenheft

Um die neuen Anforderungen definieren zu können, muss das IST bekannt sein. Damit erkennt amn die Schwachstellen sowie die Abgrenzung zu anderen Schnittstellen. Zentrale Bestandteile: Platzbedarf, Mengegerüst und Betriebskosten.

Im Team die Soll-Anforderungen erarbeiten (Basis: Ist-Analyse)

• Welche Leistungen + Funktionen sind zentral?
• Was soll künftig besser sein?
• Sind die gesetzlichen Ziele erfüllt?
• Sparpotential und welche Optionen wollen umgesetzt werden?

Bei den Soll-Anforderung muss eine Berechnung der Einsparung zu Grunde liegen. Nur so kann eine Investition begründet werden.

Die Vorgaben werden an die Anbieter übergeben + sind dann Bestandteil des Angebots respektive des Pflichtenheft. folgende Vorgaben müssen noch definiert werden:

• Budget der Beschaffung
• Termin Abgabe Pflichtenheft
• Investitionsvolumen/Kostenfolge/Betriebskosten
• Erfüllungsgrad der Kriterien

• Projektteam: Zusammenstellen des Projektteams für die Erarbeitung des Lastenhefts
• Projektleiter: Muss wissen über die zu beschaffene Ware haben, Erfahrung im Projektmanagement, Kompetenz zugesprochen, Rapportwesen, Budgetverantwortung => sobald Rechte, Pflichten, Kompetenz und Verantwortung geregelt sind Information an Belegschaft
• Owner: hat die Verantwortung über die bestehende Prozesse und weiss wie diese ablaufen
• Anwender: Er weiss wie stark der Soll vom Ist abweicht. Nur er weiss am besten, wo die Schwachstellen liegen.
• Spezialist: Zb. Informatiker, QM-Verantwortlicher, Arbeitssicherheits-Verantwortlicher
• Anmerkung: Bei grösseren Beschaffungen werden auch externe Berater hinzugezogen

• Dokumentation: Erarbeitung div. Dokumente, welche ins Lastenheft eingebunden werden (Sitzungsplanung, Soll-Ist-Beschreibung, Pendenzliste, etc.)
• Ist-Prozess: Mit Owner und Anwender abstimmen
• Stärken/Schwächen: Prozesse haben über eine gewisse Lebensdauer an Stärken und Schwächen zugelegt. Diese müssen beim Redesign angegangen weden.
• Redesign: Mit Owner, Nutzer + Spezialisten optimiert werden.
• Soll-Prozess: Muss gemeinsam erarbeitet werden. Alle müssen dahinter stehen.
• Funktionsinhalt: Muss so detailliert wie nötig beschrieben werden. Achtung geben, dass der Anbieter die wesentlche + wichtigsten Punkte unmissverständlich sieht.
• Schnittstellen: Müssen klar beschrieben + abgegrenzt werden
• Kriterienkatalog: Im Lastenheft muss einee Tabelle erstellt weden mit Anforderungskriterien mit der Klassifikation Muss/Soll/Kann => Anbiete weiss wie die Anforderung zu werten sind
• Bewertung: Zu den Anforderungen respektive Kriterienmerkmale wird eine Bewertung bzw. Messung des Erfüllungsgrades eingesetzt. Meistens mit einer Nutzwerttabelle wird verglichen + gewichtet. Wird dem Anbieter nicht gezeigt (= interne Bewertung).

Suche übers Internet einfach, bequem + hilfreich (zB. via Suchmaschinen, Messe-Websites, etc.)

Weitere Möglichkeiten:

• Mitbewerber
• Eigene Netzwerke
• Studien/Vergleiche
• Fachmagazine/Brochuren
• Literatur
• u.v.m.

• Definition: Prozess wird die inhaltlich abgeschlossene, die zeitlich + schlogische Abfolge der Funktionen verstanden, die zur Bearbeitung eines betriebwirtschaftlichen relevanten Objekts notwendig sind.
• Prozessdarstellung: In-/Outputmodelle => Einfache Methode werden die Beziehungen zwischen Unternehmen, Abteilungen, Funktionen.....

Ist eine einfache Methode die Beziehungen zwischen Unternehmen, Abteilungen, Funktionen... aufzeigt.

• eine kostenintensive Ware oder Dienstleistung zu beschaffen
• unsere bestehende Prozesse analysiert zu haben
• die Anforderungen an das "Neue" intern definiert zu haben
• die Freigabe des Beschaffungsprozess zu erlangen
• verschiedene Anbieter identisch anzufragen
• auf einfache Art und Weise eine Bewertung zu erstellen
• damit einen optimal dokumentierten Antrag zu erstellen

• Anschaffungsgrund
• Ist-Analyse
• Soll-Anforderung
• Vorgaben

• Ist-Prozess aufnehmen
• Stärken/Schwächen festhalten
• Redesign, soweit notwendig anbringen
• Soll-Prozess beschreiben und darstellen
• Funktionsinhalt detaillieren
• Schnittstellen abgleichen
• Pendenzenliste führen
• Evaluationskriterien bestimmen

In einer Tabelle werden die Anforderungen aufgeführt, welche mit Wert MUSS, SOLL oder KANN klassifziert werden. Der Anbieter weiss nun, wie die Anforderung zu werten sind.

Es wird auch noch eine Bewertung zur Messung Erfüllunggrades eingesetzt. Diese Bewertung wird in der Regel den Anbietern nicht gezeigt. Wird diese Bewertung zusätzlich noch gewichtet, so spricht man von einer Nutzwerttabelle.

• Einfache In/Outputmodelle
• Einfache Prozessdarstellung (Prozesslandkarte, Flowcharts)
• ARIS, ARchitektur integrierter Informations-Systeme
• Blueprinting

siehe Bild

ARchitektur integrierter Informations-Systeme => speziell entwickeltes Softwarepaket um kompl. Vorhaben abzubilden.

Ist eine 5-Sichten-Architektur:

Jede Sicht des ARIS-Konzeptes gibt das Modell eines Geschäftsprozesses unter einem bestimmten Aspekt wieder:

• Funktionssicht: Die Vorgänge, die Leistungen transformieren, und die zwischen ihnen bestehenden statischen Beziehungen werden in der Funktionssicht beschrieben. Die Begriffe Vorgang und Tätigkeit werden hierbei synonym verwendet. Alle funktionalen Elemente, ihre Gruppierungen und hierarchischen Beziehungen. Da Funktionen Ziele unterstützen und durch sie gesteuert werden, werden Ziele wegen dieser engen Verbindung ebenfalls der Funktionssicht zugeordnet, vgl. Funktionsbaum.
• Organisationssicht: Alle Ressourcen (menschliche Arbeitskräfte, Maschinen, Hardware), das heißt alle Organisationseinheiten und ihre Beziehungen, siehe auch Organigramm
• Datensicht: Alle Ereignisse (die Daten generieren) und Umfelddaten, wie Schriftverkehr, Dokumente etc., das heißt alle unternehmensrelevanten Informationsobjekte, siehe auch Entity-Relationship-Modell
• Leistungssicht: Alle Dienst-, Sach- und finanziellen Leistungen, siehe auch Produktbaum
• Steuerungssicht: Integration der vorangegangenen Sichten in einen zeitlich logischen Ablaufplan, das heißt Verknüpfung der anderen Sichten, siehe auch Ereignisgesteuerte Prozesskette

Blueprinting ist eine Flowchart ähnliches Verfahren, um visuell Prozesse darzustellen.

Besonderes Merkmal ist die Darstellung der Sichtlinien (line of visibility) zwischen Kunden und Anbieter resp. innerhalb der Unternehmensorganisation.

=> Line of interaction.... Line of visibilty

In diesem Bereich kommt es zur direkten Kontaktnahme zwischen KD und Anbieter. Die Aktivitäten sind für ihn unmittelbar wahrnehmen.

=> Line of visibilty...... Line of internal interaction

Hier sind die kundenbezogenen, internen Aktivitäten für die Leistungserbringung angesiedelt, aber für den Kunden nicht sichtbar (Backstage-Aktivitäten)

=> Line of internal interaction.... Line of oder penetration

In diesem Bereich werden die KD-Informationen in kundengerechte Leistungen umgesetzt (Support-Aktivitäten)

=> Line of order penetration ... Line of implementation

Hier sind alle vorbereitenden Aktivitäten der markterschliessung und der kundenneutralen Auftagsvorbereitungen angesiedelt (Preparation-Aktivitäten)

=> Unterhalb der line of implemenation

sind alle Prozesse und Systeme angesiedelt, die die Leistungsfähigkeit gewährleisten, wie zB. Maschinen, Personalkapazitäten, IT-Systeme, Gebäude, etc.

• durch die ebenen gerechte Visualisierung erhöht sich die Transparenz
• Schnittstellen zwischen Kunde und Anbieter treten hervor
• Fehlerquellen lassen sich klar zuordnen
• Kundenorientierung Gestaltung der Prozesse ist mit wenig Analyseaufwand möglich
• Ein Absenken der line of visiblity kann für den Kunden positiv sein (Bsp. offene Küche im Restaurant), stellt aber höhere Anforderungen an den Anbieter einer (Dienst)-Leistung.

• Titelblatt
• Inhaltsverzeichnis
• Ausgangslage
• Zielsetzung
• Inhalt und Umfang der Angebotstellung
• Termine
• Projektorganisation
• Geheimhaltung

• Firma und Anschrift
• Name des Projekts (evt. Projekt-Nr.)
• Verson oder Ausgabe
• Name des Autors (Projektleiter)
• Erreichbarkeit (Tel. Mail, etc.)
• Datum
• Firmenlogo

=> Titelblatt ist die Visitenkarte des Lastenhefts!

• Auffinden des interessierenden Bereichs
• Gliedierung des Projekts
• Logik im Aufbau des Pflichtenhefts
• Beilagen

Anmerkung: Empfohlen max. 2 Gliederungsebenen

=> sehr wichtiges Kapitel

• Firmenstruktur und Aufbauorganisation
• vorhandene/zu berücksichtigende Infrastruktur/Umsysteme
• Projekt- resp. Systemabgrenzung
• Übersicht der relevanten Geschäftsprozesse
• Mengengerüst und Kennzahlen

=> der Sollzustand ist der Kern eines Lastenhefts!

• Allgemeine Projektzielsetzung
• Entwicklung des Mengengerüst in der Zukunft
• Sollbeschreibung und -Anforderung
• Anforderungen an Datenstrukturen, Datenhaltung
• Anforderungen an Systemtechnik, Systemplattformen
• Terminziele (Meilensteine)
• Anforderungen an Anbieter, Realisierungsunterstützung, Support, usw.

• Management-Summary
• Systemabdeckung der Muss-, Soll- und Kann-Kriterien
• Vorgehensvorschlag zur Sollerfüllung
• Datenmigration und Integration (ERP-spezifisch)
• Hardware/Netzwerk, um Leistungskrieterien zu erfüllen (ERP-spezifisch)
• Projektabwicklung
• Servicebedarf
  • Wartung
  • Support
  • Release-Management (ERP-spezifisch)
• Kosten
  • Investitionen
  • Honorarsätze (Beratung, Spesen, Partnerfirmen, etc.)
  • Betriebskosten
  • Lizenzgebühren/Lizenzpolitik (ERP-spezifisch)
• Referenzliste
• Angaben zur Unternehmung
  •  
•  

=> klar definierter Termin ist ein MUSS!

Anmerkung: Falls Workshops erforderlich sind, ist darauf zu achten, dass jeder Anbieter die selben Information erhält, da sonst ein Anbieter bevorteiligt werden kann.

Organisation: Anbieter soll Angaben über die Projektleitung, die Betreuung und den Korrespondenzweg zu machen. Z.t. wird auch CV's verlangt.

 Der Angebotssteller verpflichtet sich, Dritte weder ganz nohc teilweise über dieses Projekt zu informieren. Insbesondere dürfen keine Kenngrössen, noch Prozessbeschriebe an Dritte weitergeleitet werden.

Aufgrund der Eingabe eines Angebotes können keine Ansprüche auf Entschädigungen geltend gemacht werden.

- Erstellung Kriterienkatalog

- Werten mit Muss, Soll oder Kann

- Bewertung respektive benoten  (= Erfüllungsgrad) zB. 1- 10 Pkt.

- Gewichtung der einzelne Kriterine (zB. Total 100 Pukte, falls erforderlich kann auch 1000 Pkt. genommen werden)

Anmerkung:

Mit der Gewichtung kann der Wunschkanditat, gewollt oder ungewollt, in den Vordergrund rücken. Deshalb ist es von Vorteil die Gewichtung der Kriterien durch MA im Projektteam, unabhängig voneinander, eigene Gewichtung vorzunehmen.

Kosten dürfen nicht einbezogen werden. Ist der Kriterienkatalog bwertet, kann man der Erfüllungsgrad in % ermitteln + zusätzlich Werte einmalige Kosten (Investition + wiederkehrende Kosten (Wartung) dazu stellen.

=> Wenn es ums Geld geht, werden kritische Fragen gestellt!

• Ist eine Investition vorteilhaft?
• Welche der Investitionsalternative soll gewählt werden?
• Wann soll die Anlage durch die neue ersetzt werden? (optimaler Ersatzzeitpunkt)
• Welche Nutzungsdauer muss die Anlage unterstellt werden?

Mit Kapital-Rückfluss-Rechnungen (ROI-Berechnung, etc.) kann darauf geantwortet werden. Diese dienen der Entscheidungsfindung, resp. sind ausschalggebend bei der Entscheidung.

ist immer monetär. Zb. tiefere Zinskosten durch Bestandesreduktion, tiefere Fehlerverlustkosten, geringere Personalkosten..... sind jährlich wiederkehrend, teils mit unterschiedlichen Werten

=> lassen sich montär nicht beziffern. Zb. Optimalere Möglichkeiten zur Statistikbildung, bessere Arbeitsbedinungen, etc.

• jährliche wiederkehrende Lizenzkosten
• Serviceverträge
• Wartungs- und Unterhaltsarbeiten
• Stillstandzeiten
• Abschreibungs- und Verzinsungskosten
• Release- und Updatekosten
• Ausbildung

Achtung: Bei einem Parallebetrieb in der Übergangszeit sind die neuen und die bisherigen Betriebskosten in einer Wirtschaftlichkeitsrechnung zu berücksichtigen.

• IT-Personalaufwand
• IT-Wartung, Ausfallkosten
• Jährliche Anpassungen
• Durchschnittliche IT-Investitionen pro Jahr
• Ersatzplanung (kurz-, mittel- und langfristig)
• Personalkosten Benutzer (zB. Stammdatenpflege)
• Jährlicher Schulungsaufwand
• Lagerkosten (Bestände, Inventur, Wertbereinigungen infolge Problemen, etc.)

Statische Investionsrechnungsverfahren

• Kostenvergleichsrechnung
• Gewinnvergleichsrechnung
• Rentabilitätsrechnung
• Statische Amortisationsrechnung => Empfehlung!!!!

Dynamische Investitionsrechnungsverfahren

• Kapitalwertmehtode => Empfehlung!!!!
• Interne Zinsfussmethode => Empfehlung!!!!
• Annuitätenmethode
• Dynamische Amortisationsrechnung

• Aus der Sicht des Rechnungswesens handelt es sich bei einer Investition um die Überführung von Zahlungsmitteln in Sach- und Finanzvermögen. Alle statischen Verfahren basieren auf dieser Sicht.