10-15 Arbeitsrecht / Weitere Gebiete

Die reine Stabsstelle hat lediglich Hilfs- und Entlastungsfunktion und selbst keinerlei Entscheidungs- oder Anweisungsbefugnisse.

Funktionelle Stabsstellen können wohl fachtechnischen Weisungen erteilen, sie dürfen jedoch keine Führungsentscheide fällen. Diese bleiben nach wie vor den Linienstellen vorbehalten.

1. Buchhalter
2. Verkäufer
3. Lagerist
4. Ingenieur
5. Chemiker
6. Abteilungsleiter

Zentrale Fachstellen gibt es vor allem in grossen Unternehmen, wo Aufgaben einheitlich gelöst werden müssen. Die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis sowie die Kontrollrechte entsprechen jenen der funktionalen Stabsstellen. Beispiele:

• Planung
• Budgetierung
• Bauten
• Finanz- und Rechnungswesen
• Marketing
• Einkauf
• Verwaltung

Während Aufbauorganisation eher ein statistisches Bild der Organisation zeichnet (Fotografie), ist die Ablauforganisation eine dynamische Betrachtung (Film). Beide, Aufbau- und Ablauforganisation, sind natürlich untrennbar miteinander verknüpft und dürfen nie losgelöst voneinander betrachtet werden.

Die Ablauforganisation muss Arbeitsabläufe, Arbeitsmittel (Maschinen), Arbeitsmethoden (wie arbeiten wir) zweckmässig gliedern und räumlich und zeitlich koordinieren.

Diese Zielsetzung lässt erkennen, dass die Ablauforganisation noch stärker als  die  Aufbauorganisation an die Individualität des Betriebs angepasst werden muss. Die Ablauforganisation betrachtet die Arbeit als einen Prozess, der in seiner einfachsten Form und in seinem grundsätzlichsten und allgemeinsten Ansatz die Fragen Beantwortet: Wer macht was, wann, wo, wie und womit?

1. Festlegen von Arbeitsfolgen (Arbeitsschritten)
2. Abstimmen von Leistungen (Kapazitäten pro Zeit)
3. Ermittlung minimaler Durchlaufwege
4. Regelung der zeitlichen Belastung der Aufgabenträger

Maximale Kapazitätsauslastung

bei minimalen Durchlaufzeiten (Das ist die Zeit vom Start bis zum Schluss)

Kapazitäten sind Ressourcen, die man für die Informationsverarbeitung oder die Produktion einsetzen kann und die eine bestimmte Leistung erbringen müssen wie: - Arbeit (Arbeitskräfte, Arbeitszeit), - Kapital (finanzielle Mittel und Sackkapital wie Anlagen, Maschinen, Geräte, Werkzeuge) und Boden ( (Arbeitsplätze, Transportwege, Lagerplatz).

Mit minimaler Durchlaufzeit will man erreichen, dass Arbeiten (Informationen Produkte) nur solange im Fertigungsprozess verweilen (=die Produktionsanlage und die Arbeitskräfte beanspruchen), wie unbedingt nötig. Dazu schaltet man die Arbeitsvorgänge gezielt parallel- oder seriell nacheinander. Kurze Durchlaufzeiten sparen auch Kosten (Material, Arbeitszeit, Zinsen, usw.) 

Zwischen den Zielen„maximale Kapazitätsauslastung“ und „minimale Durchlaufzeit“ herrscht aber eine Antinomie (Konkurrenz). Während eine bestimmte Arbeit auf einer bestimmten Anlage erledigt wird, müssen anderen Arbeiten u.U. warten, bis die Anlage oder die Arbeitskräfte wieder frei sind. Wartezeiten verlängern aber die Durchlaufzeit.

Siehe Grafik

1. nach Ihrer Richtung (vertikal/horizontal)
2. nach dem Zeitaspekt (dauerhaft/kurzfristig)
3. nach der Form (mündlich/schriftlich/elektronisch)

In jedem Kommunikationssystem können Informationen verloren gehen, Gerüchte entstehen, wenn Informationen Ihren Empfänger nicht rechtzeitig und nicht vollständig erreichen usw. Diese Gefahren und die daraus entstehenden Schwierigkeiten und Pannen im Ablauf des Arbeitsprozesses müssen vermieden werden.

Die interne Informationspolitik und –praxis soll so konzipiert sein, dass die mündliche Kommunikation begünstigt wird, wobei man sich um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen mündlicher, schriftlicher und elektronischer Information bemüht. Gerade in der Ablauforganisation hängt sehr viel davon ab, ob die notwendigen Informationen in einer geregelten Kommunikation zwischen den einzelnen Stellen richtig fliessen und zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sind.             

Insofern kann man von einer eigentlichen Logistik der Information sprechen.

1. Informationen werden als Produktionsfaktor betrachtet und müssen ihren Empfänger rechtzeitig erreichen
2. Befehle und Vollzugsmeldungen gehören ausschliesslich auf den vertikalen Kanal
3. Informationen werden wenn möglich mündlich übermittelt, aber immer in einer organisierten Form

4. Dauerhafte Kanäle gewährleisten den ungestörten und zeitlich richtigen Fluss der notwendigen Informationen in horizontaler und vertikaler Richtung

5. Neben den dauerhaften Kanälen gibt es netzartige Verbindungen, die bei Bedarf benützt werden für: Ratschläge, Wünsche,…

6. Der Einzelne muss von den Informationen persönlich angesprochen werden, die ihn betreffen

7. Wichtige Informationen gehören dahin, wo man sie braucht, resp. wo man sie im Bedarfsfall sucht

Ein Formular dient dazu, u.a. in gewissen Situationen den Ablauf zu vereinheitlichen, zu vereinfachen oder zu überwachen. Ein Formular kann als Checkliste (Aufgaben auflisten), als Begleiter im Arbeitsprozess (festhalten des Ablaufs), als Informationsinstrument (Info geben, einholen), als Standardisierung (Vereinheitlichung von Infos) oder als Planung/Kontrolle (Planen von Massnahmen) gebraucht werden.

Wird sehr oft bei einfachen Projekten oder projektähnlichen Arbeiten eingesetzt. Auf der Vertikalen werde die einzelnen Aufgaben aufgelistet und auf der Horizontalen liegt die Zeitachse in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren. Die Teilarbeiten eines Projekts werden dann in Form von Balken eingetragen und zeigen so auch die zeitlichen Zusammenhänge der einzelnen Aufgaben.

Ein Terminplan ist eine detaillierte, tabellarische, chronologische Auflistung aller Termine für ein bestimmtes Projekt. Diese Termine können auch aus einem anderen Instrument (Balkendiagramm, Funktionsdiagramm,) stammen. Der Aktionsplan ist eigentlich der Einsatzplan für das ganze Projekt.