01-07 Personaladministration

Innert nützlicher Frist, als zumutbare Frist gelten zwei Wochen

Es muss sachlich und fachlich korrekt sein

Das Zeugnis gilt rechtlich gesehen als eine URKUNDE. Der SCHREIBER verbürgt sich mit seiner UNTERSCHRIFT für den Wahrheitsgehalt des Zeugnisses. Falschangaben fallen unter den Artikel der URKUNDENFÄLSCHUNG. Der entsprechende Artikel, der im Falle eines Verstosses zur Anwendung kommen kann, lautet auf Fälschung bzw Verwendung von gefälschten Ausweisen. Der fehlbare ArG trägt auch das RISIKO für einen evtl. Schaden, der dem ArN oder einem späteren ArG aus dem falschen Zeugnis entstanden ist.     

„Herr/Frau XY verlässt uns frei von jeder Verpflichtung“ (Der Satz wird oft als unnötige Floskel angefügt)

• Geheimhaltungspflicht
• Konkurrenzverbot
• Rückzahlung von Darlehen
• Rückgabe von Material, Werkzeug, Laptop
• Übergabe von Kundendaten und Karteien
• Rückgabe von Geschäftswagen usw.

„Herr/Frau XY verlässt uns frei von jeder Verpflichtung, mit Ausnahme der Geheimhaltungspflicht“

Man kann daraus sehr gut die Entwicklung erkennen und mit gezieltem Lesen sogar in jedem der 3 Bereiche „Arbeitsgebiet, Leistung und Verhalten“. Man sieht dabei, in welchem Bereich sich eine Person besonders entwickelt hat.

1. Angenehmer MA
2. minimale Fähigkeiten, Leistung mangelhaft
3. Sonst war er eine Niete
4. Er setzte sich für die Firma ein
5. Er bemühte sich, war aber nicht tüchtig
6. Er tut was er kann
7. Suchte Kontakt zum anderen Geschlecht
8. Sprücheklopfer, Alkoholiker
9. Seine Leistungen waren schwach
10. Er war ein Besserwisser
11. Er war bequem
12. Er war ein Streber
13. Er war ein Anpasser
14. Entwickelte keine Eigeninitiative
15. Genügende Leistungen
16. Zuverlässige Leistungen
17. Gute Leistungen
18. Sehr gute Leistungen
19. Wir haben ihm gekündigt
20. Wir haben nichts dagegen
21. Er ist tüchtig, wir hätten ihn gern behalten
22. Äusserst tüchtiger MA
23. Hat selbstständig gearbeitet und was sehr zuverlässig

1. Der Wahrheit entsprechen (Wahrheitsprinzip)
2. wohlwollend sein (Prinzip des Wohlwollens: es darf den Empfänger nicht in seinem beruflichen Fortkommen behindern
3. objektiv und sachlich sein, nicht emotional (Klarheitsprinzip) 
4. vollständig sein (Vollständigkeitsprinzip: nichts Wichtiges verschweigen)

1. Arbeitsbestätigung
2. Arbeitszeugnis
3. Zwischenzeugnis

1. Personalien / Geburtsdatum
2. Funktion im Betrieb
3. Bei Funktionsänderungen: Laufbahn im Betrieb
4. Dauer der Anstellung: Beginn und Ende

Wir bestätigen, dass

Herr Fritz Rinder, geboren am18.4.1970

vom 1. April 2012 bis zum 31. April 2013

in unserer Administration zuerst als Hilfsbuchhalter

und ab dem 1. Mai 2013 als Buchhaltungsangestellter tätig war                                           

Ort, Datum..............................Personalverantwortlicher

• Titel:“Argbeitszeugnis“
• Wichtigste Personalien (Name, Vorname, Geburtsdatum, Heimatort)
• Datum Eintritt und Austritt (Dauer der Anstellung:Beginn und Ende)
• Berufsbezeichnung und Funktion im Betrieb oder Laufbahn im Betrieb
• Tätigkeitsgebiet Schwerpunkte / Spezialitäten
• Kompetenzen und Verantwortung (Für welche Aufgaben)
• Leistungen: Aussagen über Arbeitsqualität
• Verhalten: Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen, Kunden, Lieferanten, Behörden
• Auflösung des Vertragsverhältnisses Auflösende Partei / Gründe dafür
• Wünsche für die Zukunft / Dank / Schlusswort
• Dieses Zeugnis ist nicht codiert (Wenn es der Zeugnis-Philosophie der FA entspricht)

Ein Arbeitszeugnis sollte nicht länger als zwei Seiten sein.

• Titel Zwischenzeugnis statt Arbeitszeugnis
• Eintrittsdatum (Austrittsdatum fehlt)
• Auflösung des Vertragsverhältnisses kommt nicht vor, stattdessen „Befindet sich in ungekündigtem Verhältnis“
• Auflösende Partei Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses -> nur wenn es der ArN verlangt
• Grund für die Erstellung des Zwischenzeugnisses -> Auf Wunsch der Firma/MA, als Standortbestimmung, wegen Wechsle von: Vorgesetzten, Funktion, Abteilung
• Wünsche für die Zukunft / Dank / Schlusswort -> Eventuell pos. Aussage wie "Wir hoffen, Herr/Frau XY noch lange bei uns beschäftigen zu können"

1. er hat schon lange keine Quali mehr erhalten und such sich so eine Standortbestimmung
2. er will ein Schulung machen, für deren Einschreibung oder Prüfung er ein Zeugnis benötigt
3. er will sich mittelfristig beruflich verändern
4. er hat innerlich gekündigt und sucht unbewusst eine Bestätigung, dass er richtig entschieden hat
5. er sucht eine andere Stelle (intern oder extern)

1. Zusage, dass er selbstverständlich Anspruch darauf habe und innert weniger Tage ein Zeugnis erhalten werde
2. Wunsch des Vorgesetzten nach einem Gespräch, in dem man mit dem MA die Inhalte besprechen will:“was wollen, müssen Sie im Zwischenzeugnis stehen haben?"
3. Wunsch, mit dem MA eine Beurteilung/Quali durchzuführen und sofort einen Termin ansetzen.

Damit können besonders die guten MA, die man behalten will, vielleicht so angesprochen werden, dass sie von der kooperativen Haltung des Vorgesetzten pos. Überrascht werden und sich den geplanten Weggang evtl. nochmals überlegen.

1. Funktionenänderung / Beförderung eines MA
2. Wechsel der Vorgesetzten
3. Wechsel in andere Abteilung
4. Austritt des Vorgesetzten
5. Als persönliche Standortbestimmung
6. Verkauf / Fusion der Unternehmung

1. Periodisch: ca alle 5 Jahre
2. Wesentliche Änderung der Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit/Jahresarbeitszeit/Schicht)
3. Abschluss einer wesentlichen internen oder externen Weiterbildung
4. Generell auf Wunsch des MA

Dieses Zeugnis ist neutral

• Beurteilung über die Leistung weglassen oder nur ganz knapp darauf eingehen
• Gute Aspekte auf einzelnen Arbeiten begrenzen „Wir schätzten seine/ihre Kollegialität“
• Direkt oder indirekt schreiben -> In einer Besprechung mit dem MA, sucht man einen Vorschlag, wie man den neg. Aspekt beschreiben soll. Beispiel „Aufgrund von Problemen bei der Kassaverwaltung und auf seinen Wunsch hin haben wir die Führung Kassa einem anderen übergeben, was wir auch aus unserer Sicht als sinnvoll erachten“
• Durch unklare Aussage eine Referenzanfrage provozieren Beispiel „Weil der Druck in diesem Arbeitsgebiet zu gross wurde, haben wir ihm eine andere Arbeit zugewiesen, die ihm besser entsprach"
• Spezialfall Krankheiten -> darf nur erwähnt werden, wenn sie im direkten Zusammenhang mit der Tätigkeit stehen
• Das Benutzen des Zeugniscodes für negative Aussagen ist heut verpönt und wir allgemein nicht empfohlen

1. Sie müssen wahr, korrekt und begründbar sein (Einmalige und eher nebensächliche negative Vorkommnisse gehören nicht in ein AZ
2. Der MA muss das Zeugnis akzeptieren können (neg. Punkte müssen ggb. Dem MA sachlich begründbar und evtl. auch später beweisbar sein
3. Dem Leser des Zeugnisses klare Hinweise geben (Klarheitsprinzip) oder eine Referenzanfrage auslösen (Wage Hinweise und zu starke Verschlüsselungen genügen oft nicht. Der Hinwes auf Negatives muss so deutlich erkennbar sein, dass der Leser darüberstolpert)
4. Einer arbeitsgerichtlichen Beurteilung standhalten (Es kommt vor, dass MA wegen eines neg. Zeugnisses das Arbeitsgericht anrufen und auf diesem Weg ein besseres zu erhalten. Die neg. Punkte müssen eindeutig beweisbar sein und den erwähnten Zusammenhang mit der Arbeit aufweisen.
5. Bei Schadenersatzklagen das Gericht überzeugen (Ein MA kann grundsätzlich die gleichen Verfehlungen an einer nächsten Stelle begehen und dort Schaden anrichten. Wenn ein Hinweis im AZ fehlt, kann die vorherige Firma und/oder der Unterzeichnende des Zeugnisses persönlich wegen unterlassener Hinweise schadenersatzpflichtig werden.

1. ausgeprägtes lösungsorientiertes Denken
2. ausgeprägtes Kundendenken
3. denkt aktiv mit im Team
4. kann sich sehr gut in einem Team integrieren
5. ist auch unter Druck zu guten Leistungen fähig
6. hat unsere Erwartungen bestens erfüllt - bei weitem übertroffen
7. Wir bedauern den Weggang von XY ausserordentlich
8. Wir waren auf der ganzen Linie mit Herr/Frau XY zufrieden
9. Unter seiner Führung wirkte seine Gruppe sehr gut organisiert XY konnte durch besser Organisation -> Kostensenkung realisieren, Durchlaufzeiten verkürzen, Termintreue verbessern, Effizienz deutlich steigern

1. Eindrücke von der Firma
2. Konstruktive Kritik an der Firma: Was würden Sie ändern, jetzt aus der Distanz: Job, Abaluforg., Org. allgemein?
3. Kündigungsgründe
4. Zukunft des scheidenden MA (nur wenn man ein gutes Arbeitsverhältnis hatte)
5. Gute Wünsche
6. Evt. kleine Aufmerksamkeit, Abschiedsgeschenk

1. Ungenügende Leistungen: „Er arbeitete sehr zuverlässig und exakt, wenn er nicht unter Zeitdruck stand“ „Die Stelle von XY entfällt wegen Änderungen in der Abteilung (Produktion) und wir konnten ihm keine passende Stelle mehr bieten"
2. Absenz, häufige Absenzen ohne ersichtlichen Grund: „Es war ihm nicht möglich, seinen Arbeitsplatz regelmässig zu besetzen“ „Gelegentliche Absenzen wurden für uns zu einem Problem“ „Seine häufige unregelmässige Präsenzzeit war ein Problem“
3. Stehlen (hat Firma, Kollegen bestohlen): „Die Verwaltung von Werkzeugen schien ihm weniger zu liegen, deshalb haben wir ihm diese Aufgabe aus seinem Aufgabenbereich entfernt"
4. Eingeschränkte Belastbarkeit: „Mit Situationen mit grossem Zeitdruck kann XY weniger gut umgehen“
5. Krankheit/Absenzen: „Wegen Rückenproblemen war Herr/Frau XY nicht mehr in der Lage, schwere Lasten zu tragen“
6. Alkohol: „Sein Verhalten führte zu Sicherheitsproblemen im Umgang mit Menschen“
7. Unruhe stiften: „Seine grosse Gesprächsfreudigkeit stiessen im Team nicht immer auf Gegenliebe“
8. Psychisch krank: „XY wechselt die Stelle aus gesundheitlichen Gründen“
9. Mobbing:“YX hat Mühe, mit schwächeren Kollegen im Team zusammenzuarbeiten“. „Er hat die Tendenz, auf schwächere Kollegen Druck auszuüben“. „Der Druck, den er auf schwächer Kollegen ausübte, entsprach nicht unserer Firmenkultur“
10. Unerwünschte Annäherung /Sexuelle Belästigung: „Einen Einsatz in einem gemischten Team mit Frauen/Männern ist für ihn/sie weniger Sinnvoll“ „Aufgrund seines pers. Verhaltens ggb. Kollegen/innen mussten wir ihn ein ein anderes Team versetzen“
11. Genauigkeit war ungenügend: „Absoltue Präzision ist vielleicht nicht seine grosse Stärke“
12. Unzuverlässigkeit/Mangelnde Präzision/Undiszipliniert: „Er erledigte einen grossen Teil seiner Aufgaben sehr speditiv und gründlich“ „XY wünschte ein Arbeitsgebiet, in dem die absolute Präzision weniger von Bedeutung ist.“

Es ist ein kleines Eingeständnis, dass ich den Falschen gewählt habe

• Besonders wichtige Punkte über eine Person in Bezug zu einer Stelle durch ein Fremdurteil absichern
• Ergänzende Infos zur eigenen Wahrnehmung einholen -> Vorbehalte bestätigen
• Zusätzliche Sicherheit geben, dass man innerhalb der engeren Wahl die am besten passende Person auswählt
• Infos über Persönlichkeitsaspekte erhalten, die man im Bewerbungsgespräch nicht erkennen kann (Teamfähig, Loyal, Leistung)
• Fragen klären, die das AZ aufgeworfen hat

• Kandidat: Person, über die eine Referenz eingeholt wird (Referenzperson sorgfältig auswählen)
• Anrufer: Person, die Auskünfte wünscht und einholt (Kandidaten informieren, wen man anfragen will)
• Referenzperson: Auskunftsperson, Person, die Auskunft erteilt (Sicher sein, dass Sie Auskunft geben darf, wenn keine Ermächtigung vom Kandidaten, evtl. nachfragen, Sicher sein dass man genügend eigene Wahrnehmung über die Person hat

1. Aus Datenschutzgründen dürfen nur Referenzpersonen angefragt werden, die der Kandidat schriftlich oder mündlich angegeben hat
2. Man darf nur Auskünfte geben, wenn man vom Kandidaten ausdrücklich als Referenzperson angegeben wurde
3. Erteilt man Auskünfte ohne ausdrückliches Einverständnis des Kandidaten, kann man nach dessen Klage schadenersatzpflichtig werden

Personendaten wie Daten über Religion, Weltanschauung, Politische Neigung, Intimsphäre, e.t.c Eine Auskunft ist auch nicht gestattet, wenn sich Referenzperson und Anrufer persönlich kennen

1. Einstieg/Legitimation
2. Grundsatzfragen
3. Fachliche Fragen zur Person
4. Zukünftige Tätigkeit des Kandidaten
5. Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
6. Schlussfragen